Gennemgang af den nye persondatalov for videngruppe af records managers. Møde afholdt af VidenDanmark i Dansk Standard oktober 2013.

1. Persondataloven
Af Inger Toft Thiersen
Viden Assistance
Oktober 2013
Oktober 2013 1

2. Viden Assistance
Oktober 2013 2
• Etableret 2009 – rådgivning og sparring til viden virksomheder
• Tilbyder optimering og vedligehold af videndeling, arbejdsgange og
projektstyring og resultatorienteret samarbejde uden faste
omkostninger.
• Kunder – SME advokatfirma, juridisk afdeling, rådgivende ingeniører,
undervisningsinstitution, arkitekt, revisor, IT-hus & reklamebureau mv.
• Baggrund – Jurist 1986, advokat, Skatteministeriet, Magnus
Informatik, Bech-Bruun, Ernst & Young & censor i LEAN management
ved CBC.
• Kurser – Lean, samarbejde, LinkedIn, effektive møder, exit café

3. Dagsorden
• Anvendelse
•God databehandling
•Typer
•Undtagelser
•Manuelt register
•Rettigheder
Oktober 2013 3

4. Persondataloven
• Lov om behandling af personoplysninger LOV nr 429 af
31/05/2000
• www.retsinformation.dk/Forms/r0710.aspx?id=828
• Ændret 9 gange siden senest juni 2013.
• Persondataloven er hovedloven for, hvornår og hvordan
personoplysninger kan behandles.
Oktober 2013 4

5. Persondataloven - anvendelse
• gælder både for private virksomheder, foreninger og
organisationer og for alle offentlige myndigheder.
• gælder som hovedregel for al elektronisk behandling af
personoplysninger. Desuden gælder loven for manuel
behandling af personoplysninger, som er indeholdt i et
register.
• gælder endvidere i den private sektor for systematisk
behandling af personoplysninger, selvom den ikke foregår
elektronisk. F.eks. sagsmapper, ringbind m.v.
Oktober 2013 5

6. God databehandling
• Når man behandler personoplysninger, skal det ske i
overensstemmelse med god databehandlingsskik.
• Fastlægges af datatilsynet
• Når man indsamler oplysninger skal være klar over
hvad formålet er – ikke gemme til senere
• Sagligt i forhold til virksomhed/myndighed
• En senere behandling må ikke være uforenelig med det
formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til
• Indsamlede oplysninger må ikke omfatte mere end
nødvendigtOktober 2013 6

7. Persondataloven - typer
• Persondataloven opdeler personoplysninger i tre typer:
– følsomme oplysninger,
– oplysninger om andre rent private forhold og
– almindelige ikke-følsomme oplysninger.
• Opdelingen findes, fordi der gælder forskellige betingelser og
procedurer for behandling af person-
oplysninger afhængig af oplysningernes
følsomhed.
Oktober 2013 7

8. Almindelige personoplysninger
• Hvis den registrerede har givet sit udtrykkelige samtykke.
• Hvis nødvendig for at kunne opfylde en aftale, som den registrerede er part i.
• Hvis nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den
dataansvarlige.
• Hvis nødvendig for at beskytte den registreredes vitale interesser.
• Hvis nødvendig for at kunne udføre en opgave i samfundets interesse, statistisk,
historisk, videnskabeligt øjemed mv.
• Hvis led i myndighedsudøvelse. f.eks. afgørelser om sociale ydelser eller
afgørelser om skatteansættelser.
• Hvis nødvendig for at varetage en berettiget interesse, og denne interesse
overstiger hensynet til den registreredes interesser. F.eks. sædvanlige
personaleregistre og registre over en virksomheds kunder og leverandører.
Oktober 2013 8

9. Persondataloven - undtagelser
• Hvis anden lov
• Hvis beskyttet af informations- og ytringsfriheden.
• Hvis rent privat karakter fx. privat korrespondance eller om
adressefortegnelser.
• Hvis inden for strafferetten.
• Gælder ikke for Folketinget, Ombudsmanden, Rigsrevisionen mv.
• Mediernes elektroniske registre fx. interne redaktionsdatabaser og
offentligt tilgængelige informationsdatabaser.
• Arkiver med avisudklip.
• Øvrige behandlinger i journalistisk øjemed eller kunstnerisk eller
litterær virksomhed.
• Efterretningstjenesterne
Oktober 2013 9

10. Persondataloven - geografisk
• Dataansvarlige, der er etableret i Danmark
• Hvis behandlingen af oplysninger udføres for en dataansvarlig, som
etableret her i landet, vil persondataloven som regel gælde.
• Det er uden betydning, hvilken nationalitet den registrerede har,
og hvor den pågældende bor eller opholder sig.
• Det afgørende er, at den dataansvarlige er etableret i Danmark, og
ikke hvor behandlingen sker. Selv om den dataansvarlige benytter
et edb-servicebureau eller en databehandler i et andet EU-land
eller i et tredjeland, er det den danske lov, der gælder, når den
dataansvarlige er etableret i Danmark.
Oktober 2013 10

11. Manuelt register – hvornår omfattet
• I den offentlige sektor er manuel behandling af personoplysninger
kun omfattet af persondataloven, hvis den manuelle behandling
omfatter personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et
register.
• I den private sektor er manuel behandling af personoplysninger
omfattet af persondataloven, selvom oplysningerne ikke er
indeholdt i et register.
• Dvs. fortegnelser, kartotekskasser og journalkortsystemer
betragtes som manuelle registre. Almindelige sagsakter i form af
papirdokumenter, mapper med sagsakter og samlinger af sådanne
mapper, f.eks. samlet i et system med hængemapper eller i
sagsreoler, betragtes derimod ikke som et register.
Oktober 2013 11

12. Manuelt register – hvornår omfattet
• To betingelser skal være opfyldt, for at en samling af materiale
med personoplysninger betragtes som et register:
1. at materialet er struktureret efter bestemte kriterier.
Strukturering kan bestå i inddeling efter f.eks. personnummer,
fødselsdato, navn i alfabetisk rækkefølge, dato for udgående
breve eller blot inddeling efter sagskategorier/emneområder.
2. at formålet med den struktureret samling af materiale er at
kunne finde frem til oplysninger om bestemte personer.
• Diverse former for praksisoversigter såsom visdomsbøger eller
medarbejderes egne ringbind o.lign. vil ikke være et register, da
formålet er overblik over praksis eller standardformuleringer.
Oktober 2013 12

13. Særlige regler
• Forskning og statistik
• Adresserings- og kuverteringsbureauer
• Registrering af telefonnumre
• Kreditoplysningsbureauer
• Markedsføring
• Videregivelse af oplysninger om forbrugere
Oktober 2013 13

14. Den registreredes rettigheder
• At få besked fra den dataansvarlige om, at der indsamles oplysninger om en selv,
• indsigt i de oplysninger, der behandles om en selv,
• modsætte sig at behandling af oplysninger finder sted,
• modsætte sig at oplysninger om en selv videregives til markedsføring,
• modsætte sig at man underlægges beslutninger, der berører en er truffet på grundlag af
elektronisk databehandling
• at få oplysninger, der er urigtige eller vildledende, rettet, slettet eller blokeret,
• at tilbagekalde et samtykke, og
• at klage til Datatilsynet over behandling af personoplysninger om en selv.
Oktober 2013 14

15. Har du husket det hele?
• Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte mig
på 24426977 eller inger@videnassistance.dk
• Hvis du er utilfreds med kurset – så sig det til mig!
• Hvis du er tilfreds med kurset – sig det til dit netværk
– Følg gerne Viden Assistance – herved får du opdateringer på din
startside, som du så gerne må dele eller synes godt om.
– Anbefal produktet foredrag med/uden kommentar.
Oktober 2013 15

16. Kontakt:
Inger Toft Thiersen
Viden Assistance
Tel: 2442 6977
inger@videnassistance.dk
www.videnassistance.dk
Profil på LinkedIn
Oktober 2013 16