La UNI EN ISO 14001:2015 e la BS OHSAS 18001:2007, prevedono che l'organizzazione si doti di strumenti per verificare la propria conformità legislativa. In attesa dell'arrivo della ISO 45001, vediamo cosa vuol dire e come le organizzazioni possono rispettare queste requisito.

1. www.aimsafe.it
La verifica di conformità
legislativa
UNI EN ISO 14001:2015
BS OHSAS 18001:2007

2. www.aimsafe.it
Ogni organizzazione ha l’obbligo di
rispettare le prescrizioni legali imposte dalla
normativa.
Spesso, però, le stesse prescrizioni non
sono note all’organizzazione.

3. www.aimsafe.it
Le organizzazioni che sono certificate secondo gli schemi:
UNI EN ISO 14001:2015 e/o BS OHSAS 18001:2007
Devono dotarsi di procedure e strumenti per garantire di:
1) avere accesso alle prescrizioni legali, ovvero sapere quali sono ed essere
informati di integrazioni o modifiche;
2) avere un elenco delle prescrizioni legali applicabili con indicazione delle
modalità di adempimento rispetto alla tipologia di organizzazione;
3) verificare periodicamente la conformità alle prescrizioni legali.

4. www.aimsafe.it
UNI EN ISO 14001:2015 punto 6.1.3: Obblighi di conformità
“L’organizzazione deve:
a) determinare e avere accesso agli obblighi di conformità realtivi ai propri
aspetti ambientali;”
BS OHSAS 18001:2007 punto 4.3.2: Requisiti legali e aggiuntivi
“L’organizzazione deve stabilire, implementare e mantenere attive procedure
per l’identificazione e accesso ai requisiti OH&S Legali e aggiutivi applicabili
all’organizzazione stessa”

5. www.aimsafe.it
In sostanza, l’organizzazione deve capire come:
1) ottenere le prescrizioni legali;
2) essere informati delle modifiche e/o integrazioni alle prescrizioni stesse.
Spesso, le organizzazioni si appoggiano a newsletter. Ma quante volte, i
responsabili aziendali hanno modo e tempo di approfondire i contenuti di
queste newsletter che arrivano anche ad avere periodicità giornaliera?
Allora, come fare a gestire in
maniera opportuna questi punti?

6. www.aimsafe.it
AimSafe ha implementato un elenco delle Prescrizioni Legali
estratto dalle norme nazionali in materia di:
1) Sicurezza e salute dei lavoratori;
2) Tutela dell’ambiente;
3) Sicurezza degli alimenti.
Ecco cosa vi offriamo:
1) le prescrizioni legali sono già state estratte dalle norme dal
nostro staff e messe a vostra disposizione;
2) qualsiasi aggiornamento a livello nazionale verrà gestito
dallo staff di AimSafe aggiornando le prescrizioni;
3) gli utenti vengono avvisati degli aggiornamenti alle
prescrizioni legali e l’aggiornamento richiede 1 click.

7. www.aimsafe.it

8. www.aimsafe.it
UNI EN ISO 14001:2015 punto 6.1.3: Obblighi di conformità
“L’organizzazione deve:
b) determinare come questi obblighi di conformità si applicano
all’organizzazione;
c) tenere conto di questi obblighi di conformità nell’istituzione, attuazione,
mantenimento e miglioramento continuo del proprio sistema di gestione
ambientale”
BS OHSAS 18001:2007 punto 4.3.2: Requisiti legali e aggiuntivi
“L’organizzazione deve assicurare che i requisiti legali applicabili e gli altri
requisiti da essa sottoscritti ssiano presi in considerazione nella definizione,
implementazione e manutenimento del proprio OH&SMS.
L’organizzazione deve mantenre aggiornate queste informazioni”

9. www.aimsafe.it
Non basta individuare le prescrizioni legali applicabili alla propria
organizzazione ma dovrà anche definire come rispettarli e quali
impatti queste prescrizioni devono avere sull’organizzazione e sul
sistema di gestione.
Questa parte risulta di particolare complessità in quanto
richiede competenze specifiche spesso non in possesso dei
soggetti aziendali. Le norme, sono spesso scritte in maniera
non chiara ai soggetti non avvezzi alla loro lettura e
comprensione.

10. www.aimsafe.it
Per ogni prescrizione legale presente nel database, lo staff di
AimSafe ha provveduto, e continua in quest’opera, a definire le
modalità di adempimento in modo da supportare l’azienda e i suoi
consulenti in quest’opera.
Ecco cosa vi offriamo:
1) per ogni prescrizione andiamo a indicare le ricadute
operative in generale sull’azienda;
2) per ogni prescrizione, viene descritto nel dettaglio come
poter rispettarla e con quali strumenti supportare l’azienda in
quest’opera;
3) per i clienti di AimSafe, viene indicato come usare la
piattaforma per dimostrare il rispetto alla singola
prescrizione.

11. www.aimsafe.it

12. www.aimsafe.it

13. www.aimsafe.it
UNI EN ISO 14001:2015 punto 6.1.3: Obblighi di conformità
“L’organizzazione deve mantenere informazioni documentate dei propri obblighi
di conformità”
BS OHSAS 18001:2007 punto 4.3.2: Requisiti legali e aggiuntivi
“L’organizzazione deve comunicare alle persone che lavorano sotto il proprio
controllo e alle parti interessate le informazioni pertinenti su tali requisiti”

14. www.aimsafe.it
Il database delle prescrizioni legali è stato validato da molti audit
relativamente ai sistemi di gestione, quale strumento funzionale di
registrazione dei requisiti legali, loro aggiornamento.
Grazie alla funzione di condivisione di AimSafe, è possibile
comunicare i requisiti legali ai diversi soggetti e parti interessate.

15. www.aimsafe.it

16. www.aimsafe.it
UNI EN ISO 14001:2015 punto 9.1.2: Valutazione delle conformità
“L’organizzazione deve istsituire, attuare e mantenere il processo necessario
per valutare l’adempimento dei propri obblighi di conformità.
L’organizzazione deve:
a) determinare con che frequenza valutare la conformità;
b) valutare la conformità e intraprendere azioni se necessario;
c) mantenere conoscenza e comprensione del proprio stato di conformità.
L’organizzazione deve conservare informazioni documentate come evidenza
del risultato della valutazione della conformità.”
BS OHSAS 18001:2007 punto 4.3.2: Requisiti legali e aggiuntivi
“Coerentemente con l’impegno alla conformità l’organizzazione deve stabilire,
implementare e mantenre e procedure per la valutazione periodica del rispetto
dei requisiti legali applicabili.
L’organizzazione deve conservare le registrazioni di queste valutazioni
periodiche.
NOTA la frequenza delle valutazioni periodiche può variare a seconda dei
diversi requisiti legali.”

17. www.aimsafe.it
L’organizzazione, dopo aver istituito e mantenuto aggiornato
l’elenco delle prescrizioni leagli, deve anche verificarne il rispetto.
Questa verifica deve essere periodica al fine di individuare
eventuali situazioni mutate.
La verifica di conformità legislativa periodica non è lo
SCADENZARIO il quale è invece un controllo operativo
finalizzato al rispetto dei requisiti.
Potremmo dire, che la verifica di conformità legilstiva serve
anche a capire se lo scadenzario funziona.

18. www.aimsafe.it
L’organizzazione deve quindi:
a) definire a priori ogni quanto verificare la conformità legislativa.
La frequenza può essere diversa da prescrizione a prescrizione;
b) verificare la conformità alla singola prescrizione legale;
c) in caso di mancato rispetto, adottare le misure necessarie. Nel
caso si tratti di una prescrizione che deve entrare in vigore,
inserire le modalità di prescrizione nel piano di miglioramento, se,
invece, si tratta del mancato rispetto di una prescrizione in vigore,
sarà necessario gestirla come una situazione non conforme;
d) avere visibilità del suo stato di rispetto dei requisiti in modo da
poterli gestire correttamente.

19. www.aimsafe.it
AimSafe prevede la verifica di conformità legislativa per ogni
prescrizione presente nel database.
E’ sufficiente decidere su quali aziende l’utente vuole applicare le
prescrizioni e accedere alla sezione “Requisiti di conformità”.
Per ogni requisito l’utente può decidere la frequenza di verifica di
conformità. In fase di singola verifica, l’utente potrà anche
modificare la data della prossima verifica.
L’utente andrà a registrare la verifica della singola prescrizione e,
in caso di mancato rispetto, dovrà aprire una non conformità e
definire le azioni necessarie.

20. www.aimsafe.it
Definizione della periodicità e responsabilità della verifica della singola
prescrizione.

21. www.aimsafe.it
Definizione delle aziende sulle quali l’utente vuole verificare le prescrizioni
legali. Per ogni azienda, l’utente potrà anche “spegnere” la singola prescrizione
se non applicabile.

22. www.aimsafe.it

23. www.aimsafe.it
Schermata dove poter inserire le verifiche di conformità effettuate sulla singola
prescrizione, il risultato e la data entro cui effettuare la verifica successiva.

24. www.aimsafe.it
AimSafe
Obiettivo sicurezza!
www.aimsafe.it