HAMKissa on rakennettu intranet O365-palveluun. IT-päivien 2015 esityksessä kerrotaan kokemuksia uuden konseptin käyttöönotosta.

1. www.hamk.fi
Kokemuksia intran
rakentamisesta pilveen, case
HAMK
Lotta Linko, Mirlinda Kosova-Alija
Hämeen ammattikorkeakoulu

2. www.hamk.fi
Esityksen sisältö
• Osa Office 365 -palvelua
• Uuden intran konseptointi
• Vaiheistus
• Käyttöönotto käytännössä
• Osana opetusta ja työn tekemistä, esimerkkejä
• Käyttäjäpalaute
• Projektista opittua
• www.hamk.fi/O365intra

3. www.hamk.fi
Uusi intra osana O365-palvelua
• O365 -> sähköposti, yhteystiedot, kalenteri, tehtävät, uutissyöte,
OneDrive for Business, selainkäyttöiset Office-sovellukset, sivustot,
Delve, OneNote, Sway, Yammer...
• Uutissyöte: kokoaa henkilölle kuuluvat tiedot ja syötteet
• OneDrive for Business: tiedostojen yhteisöllinen työstö
• Sivustot:
• informatiivinen intra
• tiimien työtilat
• Yammer organisaation yhteisenä viestintävälineenä

4. www.hamk.fi
Intran konsepti
Informatiiviset intrasivut
- koulutusvastuun
täsmätietoa
- toimipaikkakohtaista
asiaa
- myös kaikille yhteistä
sisältöä, esim.
koulutuksen
toimintaohjeet.
Oma uutissyöte
- koulutuksen&
toimipaikan jne.
uutissyöte
- yhteiset
opiskelijatiedotteet
- omat seurattavat
sivustot ja tiedostot
(esim. koulutuksen
sivuilta tai tutkimuksen
työtiloista)
- omat linkit (esim.
SoleOpsiin tai
koulutuksen sivulle)
Työtilat + OneDrive
- yhteisölliseen
työskentelyyn (esim.
ryhmätöiden
tekemiseen)
tarkoitettuja sivustoja
- henkilökohtainen
pilvitallennustila
- selainkäyttöiset
Office-ohjelmat
Yammer
- koulutukseen, kampuksiin ja kouluun liittyvä viestintä ja keskustelu
www.hamk.fi
- tietoa koulutuksesta
- tietoa opiskelun
käytännöistä
- tietoa opiskeluun
liittyvistä toiminnoista
ja palveluista
SoleOps
- opetustarjonta
- ilmoittautuminen
opintoihin
- arvosanat
Moodle
- opiskelu eli
toteutusten sisältö,
ohjaus ja viestintä
WinhaWille
- ilmoittautuminen
lukuvuodelle

5. www.hamk.fi
Osana opetusta ja työn tekemistä,
esimerkkejä
• Informatiiviset intrasivut:
• toiminta- ja työohjeet opiskelijoille ja henkilökunnalle
• OneDrive for Business:
• verkkolevyiltä työskentely siirtynyt pilveen: yhdessä työskentely ja etätyö helpottuneet
• Työtilat:
• opiskelijaryhmillä, koulutuspäälliköillä, johdolla, projekteilla, yksiköillä, tiimeillä
• keskustelu, tiedostokirjasto, linkkilista, muistikirja, kalenteri, aikajana, tehtävät
• Yammer:
• kaikki tiedotus yhdessä palvelussa
• kohdentaminen, julkisuuden rajaaminen, läpinäkyvyys, löydettävyys, integrointi
sivustoihin, mobiilikäyttö

6. www.hamk.fi
Vaiheistus
Vaihe Aikataulu
Esiselvitys 2013
Pilotointi kevätlukukausi 2014
Release 1.0 syyslukukausi 2014
Release 2.0 kevätlukukausi 2015
Release 3.0 syyslukukausi 2015

7. www.hamk.fi
Käyttöönotto käytännössä
• Strategia vaatii digitaalisuuteen ja yhteisöllisyyteen -> selkänoja käytännössä
• Ketterät menetelmät projektin toteutuksessa -> nopeat tulokset ja nopeat korjaukset
• Projektin toiminta työtiloissa ja Yammerissa -> opimme, käytämme ja näytämme esimerkkiä
• Nimetty projektiporukka -> jatkuvuus, mutta oman työn ohella
• Toimipaikkakierrokset -> palvelu esille jo rakentamisen aikana
• Ylläpitäjien nimeäminen ja koulutus -> jalkautus yksiköihin kunkin oman tarpeen mukaan
• Online-koulutukset ja läsnäolo Yammerissa -> tehdään niin kuin opetetaan
• Opasmateriaali -> nyt osana uusien opiskelijoiden perehdytysmateriaalia
• Sitoutetaan johto, koulutuspäälliköt, tuutorit, opintosihteerit -> puuttuvat 'muun henkilöstön'
esimiehet
• Opiskelijoiden kampuskiertueet -> vertaisilta vertaisille omalla kielellä
• Esittely henkilöstöpäivillä -> tavoitettiin suuri massa kerralla
• Yksiköistä parhaita käytäntöjä esiin -> monenlaiset käyttötavat ja soveltamiset omaan työhön
• 'Intrapassi' osana osaamismerkkejä -> sidotaan osaamisen kehittämiseen ja näyttämiseen

8. www.hamk.fi
Käyttäjäpalaute
Plussaa
• yhdessä tekeminen
• jakamisen helppous, läpinäkyvyys
• ajantasainen materiaali
• nopea seuraaminen
• hyvä haku ja löydettävyys
• rentous ja henkilökohtaisuus
• aika-, paikka- ja
laiteriippumattomuus
• korvaa sähköposteja ja pdf-
tiedotteita
Miinusta
• palvelun hajanaisuus
• eri työkalujen rooli
• vakiintumattomat työtavat
• kriittisen massan puute
• tulevaisuuden sisältömassa
• vaatii uudenlaista osaamista ja
toimintatapojen muutosta

9. www.hamk.fi
Projektista opittua
• Käyttötarkoitus ja käyttö suhteessa muihin järjestelmiin
• Ohje tietojen luokitteluun ja tallennuspaikkoihin
• Omistajuus ja päätöksenteko
• Ketterät menetelmät ja release-ajattelu
• Mahdollisimman vähän räätälöintiä
• Avoin toiminta, mallin näyttäminen, käyttäjien mukaan ottaminen
• Kyse on toimintakulttuurin muutoksesta enemmän kuin teknisestä
toteutuksesta
• Projekti, josta tuli jatkuva prosessi – valinta on tehty, joten kuljettava
kehityksen mukana

10. www.hamk.fi
Julkaisu: Kohti yhteisöllistä viestintää
SharePointilla ja Yammerilla
• Julkaisussa kerrataan ja kootaan sisäisen sivuston suunnittelu- ja
rakennusprojektin aikana havaittuja asioita viestinnällisestä ja
toiminnallisesta näkökulmasta.
• Suomenkielinen: www.hamk.fi/O365intra
• Englanninkielinen tiivistelmä: www.hamk.fi/O365intranet
• Tulossa uusi julkaisu käyttöönottoprojektista 2016 alussa