Klienthandlingar inom socialvården. Utbildning om rutiner för aktörer i Klientdata-arkivet för socialvården, våg 5. 8.10.2019, THL/OPER

1. Klienthandlingar inom
socialvården
Utbildning om rutiner för aktörer i
Klientdataarkivet för socialvården, våg 5
THL / OPER 8.10.2019

2. Presentationens innehåll
 Klienthandlingar i de olika faserna av ibruktagandet av Kanta-
tjänsterna
 Principer i formbundna klienthandlingar
 Tillgång till klienthandlingsstrukturer
 Klassificeringar av klienthandlingstyper
 Handlingar baserade på serviceuppgifter, handlingar gemensamma
för serviceuppgifter och socialtjänstrelaterade handlingar
 Klientjournal och anteckningar i klientjournal
THL / OPER 8.10.20192

3. Handlingar i olika faser av Kanta-
införandet
THL / OPER 8.10.20193
FAS IIIFAS IIFAS I
”GAMLA”
HANDLINGAR
• Ej formbunden
• Ej strukturerad (PDF/A,
XHTML)
• Kortfattade metadata
• Gammal klassifikation
av handlingstyper
• Upprättad före
anslutningen till Kanta-
tjänsterna
• Visas inte på Mina
Kanta-sidor
HANDLINGAR FRÅN
FAS I
• Formbunden = följer
klienthandlingslagen
• Ej strukturerad
• Gammal klassifikation
av handlingstyper
• Visas inte på Mina
Kanta-sidor
HANDLINGAR I FAS II
• Formbunden = följer
klienthandlingslagen
• Strukturerade anteckningar
i klientjournaler
• Möjlighet att spara
klienthandlingar i
strukturerad form
• Gemensamt ärende
• Ny klassifikation av
handlingstyper
• Visas på Mina Kanta-sidor
HANDLINGAR I FAS
III
• Formbunden = följer
klienthandlingslagen
och THL:s
handlingsstrukturer
• Strukturerad (JSON)
• Ny klassifikation av
handlingstyper
• Visas på Mina Kanta-
sidor
2018 2020

4. Handlingsgrupp
 Klassificeringen används i Klientdataarkivet för socialvården i HL7
Medical records-meddelandet för att beskriva gruppen dit
handlingen som ska förvaras hör
 Obligatoriska metadata  utgående från handlingsgruppen
beslutar Klientdataarkivet för socialvården vilka åtgärder som bör
vidtas för handlingen. Själva meddelandet/begäran om service
genomförs tekniskt med HL7-interaktion.
THL / OPER 8.10.20194

5. Kap. 3 i lagen om klienthandlingar inom
socialvården: klientuppgifter som ska
antecknas
 14 § Inledandet av ett ärende
 15 § Bedömning av servicebehovet
 16 § Klientplan
 17 § Klientrapport
 18 § Beslut
 Dessutom författningar om basuppgifter som ska antecknas i en
klienthandling, anteckningar om att uppgifter har utlämnats och
emottagits, anteckning om förbudsrätt för en minderårig klient,
rättelse av anteckningar i en klienthandling, anteckningar i
anslutning till verkställandet av beslut samt vissa andra uppgifter
THL / OPER 8.10.20195

6. Formbundna klienthandlingar
 Klienthandling inom socialvården = en handling som uppkommit
inom socialvården, innehåller personuppgifter om klienten, som
mottagits inom socialvården och som registreras i uppgifterna om
klienten.
 Formbunden klienthandling = en klienthandling som har en på
förhand fastställd, nationellt enhetlig struktur för registrering av
klientuppgifter och som följer lagen om klienthandlingar inom
socialvården.
 Klienthandlingsstrukturer som är
 serviceuppgiftsspecifika,
 gemensamma för serviceuppgifter och
THL / OPER 8.10.20196

7. Formbundna klienthandlingar
 De formbundna handlingarna omfattar
 Fält för fri text under de givna rubrikerna
 Klassificeringar och kopplingar (d.v.s. menyer och kryssrutor)
 Sifferfält, datumfält, o.s.v.
THL / OPER 8.10.20197

8. Anteckning av klientuppgifter
 Lagen om klienthandlingar inom socialvården 4 §: ” Den
yrkesutbildade personalen inom socialvården samt biträdande
personal som deltar i klientarbetet är skyldiga att i formbundna
handlingar anteckna sådan information som är behövlig och
tillräcklig med tanke på ordnandet, planeringen, lämnandet,
uppföljningen och övervakningen av socialvården.
 Klienthandlingslagen och övriga lagar förpliktar att anteckna vissa
uppgifter i vissa handlingar. Med hjälp av de formbundna
handlingarna blir de lagenliga uppgifterna antecknade.
THL / OPER 8.10.20198

9. Anteckning av klientuppgifter
 Trots formbundenheten är det mest väsentliga att en yrkesutbildad
person inom socialvården utövar sin prövningsrätt angående vilka
uppgifter som ska antecknas. Personen i fråga besluter enligt
klientens situation vilka uppgifter är nödvändiga och tillräckliga att
anteckna.
 Användningen av klientdataarkivet förutsätter att klientuppgifterna
antecknas i klientdatasystemen på ett enhetligt sätt.
 Alla klientuppgifter som ska registreras i Kanta registreras som
klienthandlingar.
THL / OPER 8.10.20199

10. Klienthandlingsstrukturer
 THL svarar för upprätthållandet och utvecklingen av
klienthandlingsstrukturer.
 I definitionen av handlingarnas strukturer har man använt
datakomponenter för att göra strukturerna så lika varandra som
möjligt.
 För att vara så flexibla som möjligt har handlingsstrukturerna få
obligatoriska datafält.
 Ett fält som tekniskt sett inte är obligatoriskt kan i vissa klientsituationer
vara det.
 Obligatoriska data är inte avsedda att beskriva vilka fält som ska föras in i
datasystemet utan de fält som upprättaren av handlingen är tvungen att
fylla i.
THL / OPER 8.10.201910

11. Handlingen kan gälla flera klienter
 Efter fas II blir det möjligt att upprätta en handling för flera än en
klient.
 Till exempel då en familj blir klient öppnas ett gemensamt ärende
 Alla familjemedlemmar antecknas som klienter i ärendehandlingen.
 Handlingarna fogas till det gemensamma ärendet och alla
familjemedlemmar antecknas som klienter i handlingarna.
THL / OPER 8.10.201911

12. Tillgång till klienthandlingsstrukturer
 Via Sosmeta-tjänsten
 Handlingsstrukturer i Excel-format
slopas i oktober 2019
 JSON-scheman
 Strukturerna kommer ännu att ändras:
 Nya handlingsstrukturer
 Ändringar baserade på respons
 Andra identifierade behov av ändringar
THL / OPER 8.10.201912

13. Handlingsstrukturernas statusar
THL / OPER 8.10.201913
Status Beskrivning
under utveckling Utvecklingsteamet för specifikationer inom socialvården arbetar ännu med
handlingsstrukturen och det kan komma många ändringar. Handlingsstrukturen kan
också utvecklas med en begränsad expertgrupp.
utkast Utvecklingsteamet för specifikationer inom socialvården är färdigt med
handlingsstrukturen och den ska kommenteras av flera experter. Handlingsstrukturen
vidareutvecklas utifrån kommentarerna.
under testning Till exempel arkivering görs redan utifrån handlingsstrukturen, och den är tillgänglig i
klientdataarkivets kundtestmiljö och under samtestning eller genomgår andra tekniska
åtgärder. Respons samlas särskilt från Fpa och leverantörer av informationssystem.
klar Handlingsstrukturen är en officiell version som stöds i Kanta-tjänsterna. En färdig
handlingsstruktur kan inte ändras utan en ny version.
föråldrad Handlingsstrukturen stöds i Kanta-tjänsterna ännu under en övergångsperiod, och
därefter får versionen statusen borttagen. Övergångsperioden (i regel 6 månader)
fastställs av THL.
borttagen En handlingsstruktur med statusen borttagen kan inte längre användas för att spara
handlingar (utarbeta handlingar) i klientdataarkivet. Handlingar som utarbetats med
strukturen i fråga finns dock tillgängliga i arkivet.

14. THL OPER 13.2.201914
Klassificeringar av handlingstyper
• Varje handling som lagras i arkivet hör till en allmän typ, t. ex. plan,
beslut, (Fas I)
• Med hjälp av den allmänna handlingstypen kan handlingar tas fram i
arkivet.
• I klassificeringen av handlingstyper har de allmänna
handlingstyperna omkring 200 underklasser som är preciserande
handlingstyper, d.v.s. de handlingar i vilka socialvårdens
klientuppgifter lagras. (Fas II)
Sosiaalihuolto – Asiakasasiakirjatyyppi (2016) Sosiaalihuolto – Asiakasasiakirjatyyppi (den nya klassificeringen)

15. THL / OPER 8.10.201915
Klassificeringar av klienthandlingstyper
Gammal klassificering av handlingstyper Ny klassificering av handlingstyper
Omfattar endast allmänna handlingstyper Omfattar allmänna och preciserande handlingstyper
Används för gamla handlingar och handlingar i fas I
(obligatorisk, om inte en standardversion används)
Används från och med fas II (obligatorisk),
kan användas också för gamla handlingar och handlingar
i fas I
Klientjournal  Anteckning i en klientjournal
(13 preciserande handlingstyper)
Bilaga  Annan handling
• Övrig handling upprättad inom socialvården
• Övrig handling som inkommit till socialvården
• Bilaga

16. THL / OPER 8.10.201916
Klassificeringar av klienthandlingstyper:
exempel
Exempel på handlingar Gammal klassificering
av handlingstyper
Ny klassificering av handlingstyper
Beslut om
omhändertagande av barn
och vård utom hemmet
Beslut Beslut
• Beslut om omhändertagande av barn
och vård utom hemmet
Serviceplan inom service
för personer med
funktionsnedsättning
Plan Plan
• Serviceplan inom service för personer
med funktionsnedsättning
Klientjournal Anteckning i en klientjournal
Bilaga Övrig handling
• Övrig handling upprättad inom
socialvården
• Övrig handling som inkommit till
socialvården
• Bilaga

17. THL / OPER 8.10.201917
Klassificeringar av handlingstyper:
exempel på bilagor
Exempel på handlingar Gammal klassificering av
handlingstyper
Ny klassificering av handlingstyper
Brev skrivet inom socialvården Bilaga Övrig handling
• Övrig handling upprättad inom
socialvården ELLER
• Bilaga
Beslut av magistraten om
fastställande av faderskap
Bilaga Övrig handling
• Övrig handling som inkommit till
socialvården
Klientens hyresavtal
(kompletterande eller
förebyggande utkomststöd)
Bilaga Övrig handling
• Bilaga
Arbetstagaren avgör om det är fråga om en självständig handling som inte hänför sig
till en annan handling. Ett brev kan också vara bilaga.

18. Serviceuppgiftsspecifika klienthandlingar
 Serviceuppgifter = helheter som utgörs av socialservice (service för
barnfamiljer, service för personer i arbetsför ålder, äldreservice,
missbrukarvård, barnskydd, familjerättslig service, service för
personer med funktionsnedsättning)
 Obs! Serviceuppgiften är obligatorisk metadata för alla handlingar (även
gamla) redan i fas I
 På grund av de olika behoven av information har egna
handlingshelheter definierats för varje serviceuppgift
 Bedömning av servicebehovet, klientplaner, genomförandeplaner,
ansökningar, beslut om service (med undantag för familjerättslig service)
 Dessutom egna särskilda handlingar
THL / OPER 8.10.201918

19. Serviceuppgiftsspecifika klienthandlingar
 Om en person är klient i flera serviceuppgifter kan man utarbeta
 antingen en egen klientplan för varje serviceuppgift
 eller en gemensam klientplan, varvid arbetstagaren väljer vilken
serviceuppgifts klientplan som ska användas
 Serviceuppgiftsspecifika ansökningar
 Används vid ansökan om sådana tjänster inom serviceuppgifterna som
inte har någon egen ansökan.
 Tjänsten som handlingen angår kan beskrivas med hjälp av
klassificeringen av socialservice i innehållet
THL / OPER 8.10.201919

20. Serviceuppgiftsspecifika klienthandlingar
 Serviceuppgiftsspecifika beslut
 Används vid beviljandet av tjänster som hör till serviceuppgifterna om
tjänsten inte har något eget beslut (beslut om kompletterande eller
förebyggande utkomststöd, beslut om social kreditgivning)
 Med hjälp av klassificeringen av socialservicen i innehållet kan man
beskriva tjänsten om vilken beslutet fattas
 Serviceuppgiftsspecifika genomförandeplaner
 Avsedda för att planera genomförandet av en enskild socialservice
 Används om socialservicen inte har någon egen plan
 Omfattar klassificering av socialservice
THL / OPER 8.10.201920

21. Socialservicespecifika klienthandlingar
 Vissa typer av socialservice har behov av information som är så
speciella att de behöver egna handlingar
 T. ex. handlingar för rådgivning i uppfostrings- och familjefrågor,
handlingar för adoptionsrådgivning, handlingar för främjande av
integration
 Om inga handlingar hittas för socialservicen i fråga används
serviceuppgiftsspecifika handlingar
 Handlingar för stödrelationsverksamhet och familjearbete
 Innehållet passar endast barnfamiljers behov
 I övriga situationer används de allmänna handlingarna för
serviceuppgiften
 Användningen av handlingarna beskrivs i den s.k. kontexttabellen
THL / OPER 8.10.201921

22. Handlingar om inledande
 Handlingar med vilka ärendehanteringsprocessen inleds inom
socialvården
 Serviceuppgiftsspecifika ansökningar, socialservicespecifika ansökningar
 Anmälan och kontakt enligt socialvårdslagen
 Barnskyddsanmälan
 Föregripande barnskyddsanmälan
 Anteckning om inledande av ett ärende
 Anteckning i en klientjournal
 Används då ingen annan handling om inledande uppgörs, t.ex. då arbetstagaren
själv anhängiggör ärendet
THL / OPER 8.10.201922

23. Handlingar om inledande
 Anteckning om handledning och rådgivning
 Anteckning i en klientjournal
 Om man börjar utreda klientens behov av socialvård utifrån handledning och
rådgivning
 Begäran om handräckning, begäran om utlåtande
 Kan leda till att ett ärende anhängiggörs i den mottagande organisationen
THL / OPER 8.10.201923

24. Klientjournal
 Klientjournal = klienthandling inom socialvården där
tillhandahållaren av service i kronologisk ordning kan göra
anteckningar om socialvårdsklientens situation eller om
funktionerna inom socialvården som hänför sig till klienten eller
ärendet.
 Handlingstyp i fas I
 Organisationen avgör hur ofta klientjournalen arkiveras
 Även en anteckning som ska lagras kan vara en klientjournal
THL / OPER 8.10.201924

25. Anteckningar i en klientjournal
 Anteckning i en klientjournal = klienthandling inom socialvården i
vilken tillhandahållaren av service antecknar uppgifter om
socialvårdsklientens situation eller om händelser eller
verksamheter som är av betydelse för klientens ärende inom
socialvården. I klientjournalsanteckningarna antecknas
lagstadgade eller andra väsentliga klientuppgifter som inte har
sparats i andra klienthandlingar inom socialvården.
 Anteckning i en klientjournal = en allmän handlingstyp
 Det finns sammanlagt 13 olika preciserande handlingstyper, d.v.s.
handlingsstrukturer, av anteckningar i klientjournal.
THL / OPER 8.10.201925

26. Anteckningar i en klientjournal
 Men några få undantag är anteckningar i en klientjournal
gemensamma handlingar för alla serviceuppgifter och all
socialservice.
 Anteckningar i en klientjournal som upprättas för en klient bildar en
helhet kallad klientjournal.
 Anteckningarna i klientjournalen visas inte för klienten i
inledningsskedet av Mina Kanta-sidor.
THL / OPER 8.10.201926

27. THL / OPER 8.10.201927
Anteckningar i en klientjournal
Anteckning i en klientjournal Obs.
Anteckning om inledande av ett ärende Används om ärendet anhängiggörs på annat sätt än via ansökan, anmälan eller
kontakttagande.
Anteckning om inledande av socialservice
Anteckning om handledning och rådgivning
Anteckning om överläggning
Anteckning om besök eller kontakt Avsedd t.ex. för anteckningar om hembesök.
Anteckning om inhibering av överläggning, besök eller
kontakt
Anteckning om klientens vardag Används t.ex. i institutioner, familjearbete, hemservice.
Anteckning om begränsningsåtgärd Används endast vid anteckningar om begränsningsåtgärder inom specialomsorger om
personer med utvecklingsstörning.
Anteckning om begäran eller mottagande av
klientuppgifter
Grundar sig på 11 § i klienthandlingslagen
Anteckning om utlämnande av klientuppgifter Grundar sig på 10 § i klienthandlingslagen
Anteckning om socialombudsmannens verksamhet Endast för socialombudsmannaverksamhet. Används ifall klientspecifika uppgifter antecknas.
Anteckning om upphörande av socialservice
Övrig anteckning i en klientjournal

28. Sammanfattning
 I fas I av Kanta-tjänsterna arkiveras huvudsakligen gamla
klienthandlingar och klienthandlingar i fas I
 Klienthandlingarna i fas I och II bör uppfylla kraven i
klienthandlingslagen
 Definitionerna som hänför sig till klienthandlingarna görs enligt
målbilden och kan användas redan i fas I
THL / OPER 8.10.201928