Presentation slide for KIKHB 2020. Sistem Maklumat Kunci (KISS). Kumpulan MYKIZ.

1. KEY INFORMATION STORAGE SYSTEM (KISS)
KIK HB 2020
1

2. RINGKASAN
PROJEK
KIK HB 2020
2

3.  Sistem Maklumat Kunci (KISS) memantau penggunaan kunci secara dalam talian dan berpusat.
 Pengguna mengakses sistem untuk merekod penggunaan kunci secara dalam talian.
 Ia mengatasi masalah penggunaan kunci semasa peralihan sesi perkuliahan / kelas.
 Pengguna boleh mengemaskini maklumat kunci secara dalam talian.
 Implimentasi kod QR pada tag kunci memudahkan proses peminjaman dan pemulangan kunci semasa
peralihan sesi kuliah. Staf tidak perlu bergegas ke unit pentadbiran semata-mata untuk melaksanakan
proses pemulangan dan peminjaman kunci.
 Ia menjadikan proses perekodan kunci lebih efisyen, menjimatkan masa, tenaga, kertas dan kos.
KIK HB 2020
3

4. LATAR
BELAKANG
PROJEK
KIK HB 2020
4

5. TULANG BELAKANG
PROJEK
MYKIZ
1. Hasimahwati Abu Yamin
2. Syilawati Zakarna
3. Faizatul Noor Abu Bakar
4. Mohd Taufiq Abdullah Zawawi
5. Nafi Zalman Jamaludin
6. Siti Norsiah Ahmad
7. Muhammad Helmi Abu Bakar
KIK HB 2020
5

6. LOGO KUMPULAN
MYKIZ
KIK HB 2020
6

7. SIRI PENGLIBATAN
PIHAK PENGURUSAN
KIK HB 2020
Bil
Mesyuarat/
Perbincangan
Tarikh Perkara/ Isu
1
Mesyuarat
Akademik
Rujuk
LAMPIRAN L
15 Jan
2019
“Pensyarah meminta satu jalan terbaik untuk menyelesaikan masalah kunci
terutamanya melibatkan kunci-kunci di blok akademik.”
- Penyelesaian: Implimentasi Kod QR pada tag kunci bagi membolehkan
proses perekodan penggunaan kunci lebih
24 Jun
2019
“Sistem kunci akan digunakan pada sesi jun 2019 di mana kotak kunci akan
diletak di pentadbiran dan menggunakan pc di kaunter khidmat pelanggan.
Bagi link sistem kunci boleh save menggunakan add to home screen.”
- 1 set komputer diletakkan di kaunter utama di mana kotak kunci dipantau
oleh staf sokongan sebagai inisiatif tambahan jabatan.
30 Jan
2020
“Cik Hasimahwati mohon semua pensyarah menggunakan sepenuhnya
sistem kunci dan merekodkan setiap penggunaan kunci.”
- peringatan mesra pada permulaan semester.
7

8. SIRI PENGLIBATAN
PIHAK PENGURUSAN
KIK HB 2020
Bil Mesyuarat/ Perbincangan Tarikh Perkara/ Isu
2
Taklimat EKSA: Pengurusan
& Sistem Maklumat Kunci
14 Feb
2019
Disampaikan oleh Pengarah, Tn. Norizam Bin Sekak dan
pendtadbir sistem Cik Hasimahwati Binti Abu Yamin kepada
semua warga Kolej Komuniti Segamat 2.
3 Perbincangan Pengurusan
8 Ogos
2019
Perbincangan susun atur ruang & kunci, dipengerusikan oleh
Timbalan Pengarah Pengurusan (TPP), En. Joehari Bin Abdul
Tholib.
4
Taklimat Pengurusan Kunci
kepada warga KKS2
15 Ogos
2019
Taklimat oleh Timbalan Pengarah Pengurusan, En. Joehari
Bin Abdul Tholib.
5 Laporan Lean Management Rujuk LAMPIRAN I
6
Garis Panduan EKSA:
Manual Penggunaan Sistem
Maklumat Kunci
29 Jun
2020
Manual Penggunaan Sistem Maklumat Kunci (KISS) di
masukkan dalam Buku Garis Panduan EKSA KKS2 2020.
https://kksegamat2.mypolycc.edu.my/index.php/arkib-
2/penernbitan
8

9. SIRI PENGLIBATAN
PIHAK PENGURUSAN
KIK HB 2020
Bil
Mesyuarat/
Perbincangan
Tarikh Perkara/ Isu
7
Sesi Brainstorming
kumpulan KIKHB 2020
14 Julai
2020
Taklimat dan gerak kerja KIK HB 2020
- Memo dan minit mesyuarat di LAMPIRAN C
8
Sesi Brainstorming KIK
HB 2020 Bersama Tuan
Pengarah
4 Ogos
2020
Perancangan strategi penyertaan dalam KIK HB
2020
- Memo dan minit mesyuarat di LAMPIRAN D
9
Surat Lantikan ahli
KIKHB
Rujuk LAMPIRAN B
10
Permohonan
penggunaan Sistem
Maklumat Kunci di
institusi lain
Surat permohonan penggunaan Sistem Maklumat
Kunci rujuk LAMPIRAN K
9

10. PENGLIBATAN PIHAK
PENGURUSAN
Taklimat EKSA:
Sistem Maklumat Kunci oleh Cik Hasimahwati & Tn. Norizam
KIK HB 2020
10

11. PENGLIBATAN PIHAK
PENGURUSAN
Sesi Brainstorming
Ahli Kumpulan KIK HB Bersama Tn. Norizam Bin Sekak
Rujuk LAMPIRAN D bagi memo dan minit mesyuarat
KIK HB 2020
11

12. PENGLIBATAN PIHAK
PENGURUSAN
Sesi Brainstorming Kumpulan MYKIZ.
Rujuk LAMPIRAN C bagi memo dan minit mesyuarat
KIK HB 2020
12

13. KETERANGAN PROJEK
KIK HB 2020
 Sistem Maklumat Kunci (KISS) membantu pihak pengurusan KKS2 untuk mendapatkan maklumat
peminjaman dan pemulangan kunci dengan cepat dan mudah.
 Sistem ini dibangunkan bertujuan untuk membolehkan staf KKS2 mengisi dan mengemaskini
maklumat kunci ke dalamnya secara dalam talian.
 Rujuk Lampiran F untuk rangkakerja dan manual penggunaan sistem.
 Penambahbaikan projek:
 Kod QR diletakkan pada tag kunci.
 Kaedah penggunaan dan paparannya lebih
 Fokus kepada proses pinjam dan pulang kunci dan disertakan pautan ke laman web utama.
 Pengguna hanya perlu imbas kod QR, mengesahkan identiti dan melaksanakan proses pinjam
dan pulang kunci secara mudah dan pantas.
13

14. KETERANGAN PROJEK
 Fungsi utama sistem ini:
 Modul Peminjaman Kunci
 Modul Pemulangan Kunci
 Memudahkan penggunaan kunci semasa proses peralihan / pertukaran penggunaan bilik /
makmal / bengkel di antara staf
 Melihat dan membuat carian senarai kunci
 Melihat history transaksi penggunaan kunci
 Laporan dijana secara maya dan mudah dicetak untuk simpanan
 Data kunci dan pengguna mudah dikemaskini secara maya
 Sistem Maklumat Kunci ini juga telah didaftarkan di bawah hakcipta harta intelek MyIPO.
 Rujuk LAMPIRAN G untuk sijil hakcipta
KIK HB 2020
14

15. SIGNIFIKAN
PEMILIHAN
PROJEK
KIK HB 2020
15

16. KRITERIA PEMILIHAN
PROJEK
Definisi
Masalah
Mengikut
kaedah
5W+1H
KIK HB 2020
WHAT?
Apa Masalah?
• Masalah berlaku apabila kunci sukar dikesan seperti lewat,
tertangguh dalam urusan PdP dan lain-lain.
• Pengguna terakhir kunci tersebut tidak dapat dikesan
WHY?
Mengapa
Berlaku?
• Pengurusan kunci sedia ada kurang efisien
• Kerap berlaku masalah apabila kunci sukar dikesan
• Pengguna tidak merekod peminjaman & pemulangan kunci
WHEN?
Bilakah
Berlaku?
• Sepanjang masa selagi kunci tidak dipulangkan dan tidak dapat
dikesan
WHO?
Siapa Terlibat?
• Staf Akademik, Staf Sokongan dan pihak Pengurusan
WHERE?
Di mana
Berlaku?
• Seluruh bilik di premis Kolej Komuniti Segamat 2 seperti
bengkel, makmal, studio, bilik kuliah, dewan dan lain-lain
HOW?
Bagaimana
Berlaku?
• Meminjam dan memulangkan kunci tanpa merekodkan data
pada buku rekod
16

17. KAITAN DENGAN FUNGSI
JABATAN & PIAGAM
PELANGGAN
Visi dan Misi Kolej Komuniti
KIK HB 2020
17

18. KAITAN DENGAN FUNGSI
JABATAN & PIAGAM
PELANGGAN
Piagam Pelanggan Kolej Komuniti Segamat 2
KIK HB 2020
18

19. KAITAN DENGAN FUNGSI
JABATAN & PIAGAM
PELANGGAN
Hubungkait Projek dengan Piagam Pelanggan Kolej Komuniti
KIK HB 2020
19

20. KAITAN DENGAN AGENDA
NASIONAL
Teras Strategik Politeknik & Kolej Komuniti yang berkaitan
KIK HB 2020
20

21. KAITAN DENGAN KEADAAN
& EKOSISTEM
 EKSA di KKS2 menjadikan Sistem Maklumat Kunci sebagai pemudahcara perekodan Log
Penggunaan Kunci.
 Sistem ini membantu KKS2 mengamalkan Teknologi hijau dari segi penjimatan:
1. KOS kerana ia dibangunkan oleh staf KKS2 dan memanfaatkan sumber sedia ada;
2. TENAGA kerana penggunaannya boleh diakses menggunakan telefon pintar;
3. MASA kerana pengguna tidak perlu menunggu giliran untuk merekod penggunaan kunci
atau bergerak dari bangunan yang berbeza untuk merekod penggunaan kunci dan;
4. KERTAS kerana perekodan dan pelaporannya adalah secara dalam talian.
 42 sampel responden dari 60 populasi staf KKS2 telah memberikan maklumbalas terhadap
keberkesanan pelaksanaan sistem ini.
 Rujuk Hasil analisa statistik ringkas pada LAMPIRAN H.
KIK HB 2020
21

22. ANALISA
PENYELESAIAN
Analisa Sebab dan Akibat (Fishabone) bagi Masalah Pengurusan Kunci
KIK HB 2020
22

23. ANALISA
PENYELESAIAN
KIK HB 2020
Jadual Verifikasi Penentusahkan Sebab-sebab Umum Permasalahan
Faktor Sebab-Sebab Penemuan Catatan
Penguk
uran
Kelewatan pensyarah
ke kuliah
Kerap berlaku kelewatan pensyarah masuk ke kuliah Ditolak
Buku rekod tidak
dikemaskini
Terdapat pengguna tidak menulis pada buku rekod.
Buku rekod tidak dikemaskini
Ditolak
Kaedah
Kaedah sedia ada
kurang efisen
Ramai bersetuju pengurusan kunci sedia ada tidak
efektif
Diterima
Kurang mesra
pengguna
Majoriti bersetuju prosedur sedia ada kurang mesra
pengguna
Diterima
Manusi
a
Lupa
Pengguna bersetuju kadang-kadang mereka terlupa
untuk memulangkan kunci
Ditolak
Sikap
Terdapat pengguna yang tidak merekodkan
peminjaman dan pemulangan kunci pada buku log
Ditolak
23

24. ANALISA
PENYELESAIAN
KIK HB 2020
Faktor Sebab-Sebab Penemuan Catatan
Bahan
Kunci/ rak
simpanan kunci
Kunci tidak dapat dikesan dan rak simpanan kunci
tidak dikawal
Ditolak
Buku log
pergerakan kunci
Buku log tidak dikemaskini. Sukar untuk
melaksanakan laporan secara berkala.
Ditolak
Persekitar
an
Lokasi kunci jauh
dari bengkel/bilik
kuliah
Lokasi simpanan kunci berada di blok pentadbiran
yang jauh dari blok kuliah
Ditolak
Banyak kekangan
Pengguna terpaksa mengambil lebih dari 1 kunci
dalam satu masa kerana keperluan peralatan PdP
berada di tempat lain
Ditolak
Peralatan Tiada sistem kunci Tiada sistem kunci efektif Diterima
Jadual Verifikasi Penentusahkan Sebab-sebab Umum Permasalahan
24

25. ANALISA
PENYELESAIAN
Senarai Punca Masalah yang dikenalpasti
KIK HB 2020
Kaedah
Prosedur Kurang
Efisen
Kurang Mesra
Pengguna
Peralatan
Sistem Kunci
yang kurang
efektif
25

26. POTENSI KEMAMPANAN /
PENGEMBANGAN PROJEK
KIK HB 2020
26

27. TINDAKAN
PENYELESAIAN
KIK HB 2020
27

28. CADANGAN PENYELESAIAN
& PEMBUKTIAN
Sebab Alternatif
Strength
(Kekuatan)
Weakness
(Kelemahan)
Oppoturni
ty
(Peluang)
Threat
(Ancaman)
Prosedur
peminjaman
/
pemulangan
kunci efisen
Memudahkan
prosedur
Menggunakan
buku rekod
yang telah
disediakan
Kekangan
masa
pemantauan
oleh pihak
pengurusan
Menepati
Masa
Apabila pengguna
tidak merekodkan
peminjaman
/pemulangan
kunci. Kunci tidak
dapat dikesan.
Sistem
kurang
mesra
pengguna
Menggantikan
kaedah
merekod kunci
pada buku log
Membangunka
n sistem rekod
peminjaman
yang baru
Melibatkan
kos
Lebih
efisien dan
sistematik
Apabila ketiadaan
talian internet
KIK HB 2020
Analsis SWOT bagi Sistem Maklumat Kunci
28

29. CADANGAN PENYELESAIAN
& PEMBUKTIAN
Sebab-
Sebab
Cadangan
Penyelesaian
Pro Kontra Penilaian
Sistem
kurang
mesra
pengguna
Mewujudkan
Sistem
Maklumat Kunci
(Key
Information
Storage System)
1. Menjimatkan masa
2. Mengurangkan kos operasi
(cetakan laporan, buku log)
3. Akses tanpa had, daya mobiliti
yang tinggi dan sesuai
digunakan pada peranti yang
pelbagai
4. Fungsinya boleh di expand
dengan kos yang rendah
5. Keselamatan data dan ruang
simpanan data yang besar
1. Memerlukan
kos hosting
2. Memerlukan
talian internet
Praktikal
KIK HB 2020
Analsis Pro & Kontra bagi Sistem Maklumat Kunci
29

30. PELAKSANAAN PELAN TINDAKAN
PENYELESAIAN
KIK HB 2020
30

31. PERAKUAN DARIPADA PIHAK
BERTAULIAH / PENGIKTIRAFAN
KIK HB 2020
Sistem Maklumat Kunci (KISS) telah diterima sebagai salah
satu pencapaian dalam pengurusan lean (Lean Management)
Kolej Komuniti Segamat 2 oleh Jabatan Pendidikan Politeknik &
Kolej Komuniti pada tahun 2019.
Rujuk Lampiran I untuk laporan penuh.
31

32. KEBERHASILAN
PROJEK (OUTCOME /
IMPAK)
KIK HB 2020
32

33. KEBERHASILAN PROJEK
(OUTCOME / IMPAK)
Sistem Maklumat Kunci ini boleh menghasilkan laporan untuk
dinilai keberkesanannya oleh pihak Pengurusan institusi.
Contoh laporan yang dijana oleh sistem ini boleh dirujuk pada
LAMPIRAN J.
KIK HB 2020
33

34. KESAN JANGKA PENDEK &
NILAI TAMBAH
Pemantauan atau penyeliaan penggunaan kunci dalam
kalangan warga kolej menjadi lebih efektif
Satu sistem berpusat atau integrated system dalam kawalan
penggunaan kunci yang efisyen dan sistematik
Rekod penggunaan manual dapat dikurangkan dan menjamin
keselamatan data – tiada lagi rekod yang hilang
KIK HB 2020
34

35. KESAN JANGKA PANJANG
KEPADA JABATAN
Penjimatan sumber – tiada lagi rekod secara manual
Kawalan rekod yang lebih terjamin dan selamat – tiada rekod
yang hilang
Komunikasi menjadi lebih mudah dan cekap – pengguna dapat
menyelia dan mendapatkan maklumat pengguna dengan lebih
pantas – berhubung terus dengan pengguna yang
menggunakan kunci
komunikasi antara organisasi dan pekerja dapat
dipertingkatkan – pemantauan penggunaan kunci yang efektif
Tugas warga KKS2 menjadi lebih pantas dan sistematik
KIK HB 2020
35

36. KESAN JANGKA PANJANG
KEPADA NEGARA
Penggunaan sumber kertas yang kurang
Peningkatan kemahiran staf dalam menghasilkan satu sistem
bersepadu yang dapat diaplikasikan di jabatan-jabatan kerajaan
yang lain
Kebergantungan kepada kaedah simpanan data secara manual
dapat dikurangkan
Menggalakkan pengguna untuk menerima baik perkembangan
teknologi terkini
KIK HB 2020
36

37. IMPAK PROJEK
KIK HB 2020
IMPAK PROJEK
37

38. POTENSI
PENGEMBANGAN
PROJEK
KIK HB 2020
38

39. TAHAP KETERSEDIAAN TEKNOLOGI
& PENGKOMERSIALAN
Sistem Maklumat Kunci ini telah dikembangkan ke institusi lain
melalui kerjasama di antara jabatan iaitu Kolej Komuniti Besut.
Penggunaannya secara dalam talian telah membuka peluang
yang besar untuk memudahkan perkongsian maanfaat sistem
ini kepada Kolej Komuniti dan Politeknik di Malaysia.
Rujuk LAMPIRAN K untuk surat permohonan penggunaan
sistem ini oleh Kolej Komuniti Besut.
KIK HB 2020
39

40. TAHAP KETERSEDIAAN TEKNOLOGI
& PENGKOMERSIALAN
Implimentasi kod QR pada tag kunci membantu staf akademik
semasa proses peralihan kelas.
Penggunaan kod QR pada tag kunci ini hanya memerlukan
pengguna untuk terus ke kelas dan bertukar kunci dan merekod
pengunaannya ke dalam sistem secara dalam talian.
Ia sangat menjimatkan masa, dan tenaga.
KIK HB 2020
40

41. TAHAP KETERSEDIAAN TEKNOLOGI
& PENGKOMERSIALAN
Kaedah pengembangan sistem ini sangat mudah, iaitu:
1) mendapatkan persetujuan Ketua Jabatan KKS2 dan Jabatan X
2) data pengguna dan kod kunci Jabatan X dikumpulkan dan di key-in
ke dalam sistem.
3) Sistem Maklumat Kunci di Jabatan X diaktifkan secara dalam talian
dan dikawalselia oleh pentadbir sistem dan PIC yang dilantik.
4) PIC mencetak laporan janaan sistem secara berkala untuk
pelaporan.
KIK HB 2020
41

42. PENUTUP /
KESIMPULAN
KIK HB 2020
42

43. PENUTUP /
KESIMPULAN
Penggunaan Sistem Maklumat Kunci amat berkesan untuk
diperluaskan atau digunapakai untuk semua jabatan kerajaan
samada di kolej-kolej komuniti atau di politeknik.
Ia turut menyumbang kepada amalan hijau, penjimatan kos
dan menyokong Revolusi Industri 4.0.
Sistem ini juga mampu membantu pengurusan institusi agar
menjadi lebih efisyen, sistematik dan berpusat.
KIK HB 2020
43

44. KIK HB 2020
44