1. Izrada izveštaja u Access-u
Predmet: Računarstvo i informatika
Profesor: Pejčić Dejan
Ekonomska škola Niš
Odeljenje: IVF1
Bačanin Ana
Đorđević Katarina
Ristić Aleksandra

2. Sadržaj
• Uvod
• Sličnosti i razlike izveštaja i obrazaca
• Kategorizacija tipova izveštaja programa Access
• Izrada grupisanih izveštaja pomoću alatke Report Wizard u 7 koraka
• Izrada grupisanih izveštaja pomoću alatke Report Wizard u 7 koraka (VIDEO)
• Formatiranje prikaza izveštaja (VIDEO)
• Kontrole
• Podešavanje margina i štampanje konvencionalnih izveštaja
• U praksi – Neostvarivost kancelarije bez papira
• Izrada složenih izveštaja od nule
• Grupisanje i sortiranje podataka u izveštaju
• Korišćenje podizveštaja
• Kontrola preloma strana i štampanje gornje i donje žive kolone
• Dodavanje drugih kontrola u izveštaj
• U praksi – Umetnost projektovanja izveštaja

3. Uvod
• Izveštaj je krajnji proizvod većine aplikacija baza
podataka.
• Access kombinuje podatke iz tabela, upita, pa i obrazaca
da bi napravio izveštaj koji možete da štampate i delite
ljudima kojima je potreban ili koji ga traže.
• Jedna od glavnih tržišnih prednosti Accessa je njegova
mogućnost da se lako i brzo naprave potpuno formatirani
izveštaji. Nijedna druga aplikacija za pravljenje izveštaja
ni iz daleka ne predstavlja konkurenciju Accessovoj
fleksibilnosti u pravljenju izveštaja.
Sadržaj

4. Sličnosti i razlike izveštaja i obrazaca
Razlike: Sličnosti:
• Izveštaji su namenjeni jedino za • Čarobnjaci za izveštaje
štampanje • Odeljci sadrže zaglavlja i podnožja
• Ne možete kao na obrascu pomoću izveštaja koja se pojavljuju jednom
kontrola iz okvira sa alatkama da na početku i na kraju izveštaja
promenite vrednost podataka na • Odeljci grupa u izveštaju kao celini
kojem je zasnovan izveštaj sadrže ono što na obrascu spada u
• Izveštaji nemaju prikaz Datasheet odeljak Detail.
• Kod izveštaja koji imaju više kolona, • Kontrole se dodaju na izveštaj iz
broj kolona, širine kolona i razmak Accessovog okvira sa alatkama.
između njih podešavaju se u okviru • Podizveštaji mogu da se uključe u
za dijalog Printer Setup, a ne izveštaj na isti način kao što se
odgovarajućim raspoređivanjem podobrazac dodaje u obrazac.
dodatnih kontrola ili svojstava u
režimu Design.
Sadržaj

5. Kategorizacija tipova izveštaja programa
Access
Izveštaji koji se prave u Accessu mogu da se razvrstaju u
šest osnovnih tipova, koje nazivamo rasporedima
(layout):
• Izveštaji u obliku tabele (Tabular reports)
• Izveštaji sa više kolona (Multicolumn reports)
• Izveštaji po grupama (Group/totals reports
• Nalepnice za koverte (Mailing labels)
• Nepridruženi izveštaji
• Izveštaji u jednoj koloni (Single-column reports)
Sadržaj

6. Izrada grupisanih izveštaja pomoću
alatke Report Wizard u 7 koraka
Prednost čarobnjaka Report Wizard je u tome što su postupci
identični onima sa kojima počinjete podrazumevani prazan izveštaj.
Korak 1. 1
Pritisnite prečicu
Reports u prozoru
Database i zatim
pritisnite dugme New.
New
Access otvara okvir
za dijalog New
Report i tu izaberite
Report Wizard.
Sadržaj

7. Korak 2.
U polju Tables/Queries
izabere se tabela,
odnosno upit na osnovu
koga se želi generisanje
izveštaja. Po izboru
odgovarajuće tabele,
odnosno upita, u prozoru
Available Fields
pojavljuje se spisak svih
polja koja se nalaze u
izabranoj tabeli, odnosno
upitu. Potrebna polja se
prebacuju u listu
Selected Fields, posle
Fields
čega se bira taster Next.
Sadržaj

8. Korak 3.
U ovom prozoru
čarobnjak pita kako
želite da rasporedite
podatke u izveštaju.
Najčešće je ovde
dovoljno izabrati samo
Next.
Sadržaj

9. Korak 4.
Na ovom mestu se biraju
polja po kojima se želi da
izveštaj bude sortiran.
Moguće je izabrati i više
polja, kao i to da li se želi
sortiranje u rastućem ili
opadajućem redosledu
Ascending/Descending.
Sadržaj

10. Korak 5.
U ovom prozoru bira se
izgled izveštaja, a pored
ovoga može se podesiti i
orijentacija stranice.
Sadržaj

11. Korak 6.
U ovom prozoru može se
izabrati jedan od šest
unapred definisanih
izveštaja
Sadržaj

12. Korak 7.
Na kraju kreiranja ovog
izveštaja zadaje se njegovo
ime. Izaberite opciju
Preview the Report i
pritisnite dugme Finish da
biste zaključili specifikaciju
izveštaja. Report Wizard
pravi izveštaj i prikazuje ga
u režimu Print Preview.
Sadržaj

13. Izrada grupisanih izveštaja pomoću
alatke Report Wizard u 7 koraka (VIDEO)
Zadatak: Kreirati izveštaj za tabelu RADNIK sa poljima Ime, Prezime,
DatRodj, Adresa, Plata i Sektor, sortirati podatke po prezimenu, koristiti
layout Tabular, stil Corporate i snimiti izveštaj kao “Pregled plata”.
Sadržaj

14. Formatiranje prikaza izveštaja (VIDEO)
Dobijeni izveštaj se
može menjati
korišćenjem Design
View, a njegovo ime
View
nalazi se na listi
Reports u prozoru
baze podataka.
Formatiranje prikaza
izveštaja posebno je
bitno jer je svrha
izveštaja njihovo
pregledavanje i
štampanje pa će u ovim
situacijama svaki
pogrešno postavljeni
objekat biti vrlo uočljiv.
Sadržaj

15. Kontrole
Kontrole vam omogućavaju da prikažete podatke i
radite sa njima u aplikaciji za baze podataka.
Najčešće korišćena kontrola jeste okvir za tekst, a
druge kontrole obuhvataju komandnu dugmad,
oznake, polja za potvrdu i kontrole
podobrasca/podizveštaja.
Kontrole mogu biti:
– Izračunata kontrola
– Nepovezana kontrola
– Povezana kontrola
Sadržaj

16. Podešavanje margina i štampanje
konvencionalnih izveštaja
Postupak za štampanje izveštaja je isti kao i kod štampanja
podataka iz tabela i upita, kao i obrazaca, bilo da je reč o jednom
zapisu ili o neprekidnom obrascu.
Korak 1.
Izaberite File, Page Setup da bi se otvorio okvir za dijalog Page
Setup.
Korak 2.
Da bi se na jednoj stranici štampalo što više podataka, smanjite
gornju i donju marginu. Ako potvrdite polje Print Data Only,
štampaće se samo podaci iz izveštaja; odeljci Report Header i
Footer, kao i page Header i Footer neće se štampati.
Sadržaj

17. Pritisnite OK da biste videli prikaz
Korak 3. One Page sa promenjenim
U okvir za tekst Left upišite 1.5 da marginama.
biste odredili marginu od 1,5
inča, a u okvir za tekst Right
upišite 0.5. U okvire za tekst
Top i Bottom upišite 0.75.
Sadržaj

18. Korak 4.
Za štampanje izveštaja
pritisnite dugme Print.
Access odmah štampa
izveštaj sa trenutnim
opcijama štampača. Možete
da štampate ceo izveštaj ili
samo jedan deo, ili da
štampate izveštaj u datoteku
koja će se kasnije štampati i
možete da odredite broj
primeraka koji će se
štampati.
Sadržaj

19. U praksi – Neostvarivost kancelarije bez papira
• Prodavci različitih sistema za snimanje i čuvanje nudili su široku
lepezu skupog hardvera koji je trebalo da omogući kancelariju bez
papira.
• Snimanje dokumenata i sistemi organizacije rada postali su
industrija vredna milione dolara.
• Najpopularniji periferijski uređaj za PC je i dalje štampač.
• Počevši od verzije 1.0, jedna od najvećih prednosti Accessa prilikom
prodaje bila je njegova ugrađena prilagodljiva mogućnost štampanja
izveštaja. U većini drugih korisničkih aplikacija baze podataka za
pravljenje izveštaja koriste se dodatni programi.
Sadržaj

20. Izrada složenih izveštaja od nule
Alatka Report Wizard Accessa 2003 pravi izveštaje koje
možete da koristite kakvi jesu ili da ih prilagodite za
većinu potrebnog izveštavanja iz baze podataka.
U nekim slučajevima neophodno je napraviti izveštaj koji
je složeniji ili „različitiji“ od svih tipova izveštaja koje nudi
Report Wizard. Na primer, možda u izveštaju treba
primeniti poseban način grupisanja i sortiranja, ili, ukoliko
u izveštaj želite da uključite podizveštaj, morate da
počnete od praznog izveštaja.
Sadržaj

21. Grupisanje i sortiranje podataka u izveštaju
Report Wizard omogućava
početno grupisanje i sortiranje
podataka, ali može doći i do
preuređivanja nakon pregledanja
prve skice čarobnjaka.
Okvir za dijalog Sorting ang
Grouping omogućava
klasifikovanje i sortiranje izveštaja
po numeričkim ili tekstualnim
vrednostima.
Metode grupisanja podataka:
– Grupisanje prema numeričkim
vrednostima
– Grupisanje sa podgrupama
– Grupisanje po datumu i
vremenu
Sadržaj

22. Korišćenje podizveštaja
Podizveštaj je moguce dodati u izveštaj koji je napravljen
pomoću Report Wizarda ili se može napraviti od praznog
izveštaja.
• Dodavanje povezanih izveštaja u pridruženi izveštaj -
Glavnom izveštaju se može dodati više povezanih
podizveštaja samo ako svaki podizveštaj ima zajedničko
polje sa izvorom podataka glavnog izveštaja.
• Korišćenje nepovezanih podizveštaja i nepridruženih
izveštaja - Izvor podataka podizveštaja može da bude
povezan ili potpuno nezavisan od izvora podataka
glavnog izveštaja.
Sadržaj

23. Kontrola preloma strana i štampanje
gornje i donje žive kolone
Ručna kontrola preloma strane postiže
se svojstvima Force New Page i Keep
Together odeljaka Group Header,
Detail i Group Footer.
Kada treba podesiti ta svojstva,
neophodno je pomoću dva pritiska na
taster miša izabrati liniju
odgovarajućeg odeljka kako bi se
otvorio njen prozor Properties.
Svojstvom Force New Page postiže se
bezuslovan prelazak na novu stranicu
neposredno pre štampanja odeljka.
Ako svojstvu keep Together dodelite
vrednost Yes i na stranici nema
dovoljno mesta da se odštampa ceo
odeljak, stranica se prekida i odeljak
se štampa na sledećoj stranici.
Sadržaj

24. Dodavanje drugih kontrola u izveštaj
Ostale kontrole koje je moguće koristiti na izveštajima:
• Okviri pridruženih objekata
• Okviri nepridruženih objekata
• ActiveX kontrole
• Linije i pravougaonici
• Polja za potvrdu i dugmad za izbor opcija
Sadržaj

25. U praksi – Umetnost projektovanja izveštaja
• Projektovanje izveštaja koji prikazuju korisne informacije na vizuelno
privlačan način jeste izazov koji postaje još veći ako treba da
projektujete veoma složen izveštaj kao što je istorija bolesti u kojoj
podaci potiču iz niza povezanih tabela.
• Srećom, softverska mašina za izveštaje Accessa 2003 i grafički
režim Report Design mogu da se nose sa svakim formatom
izveštaja koji zamislite. Fleksibilnost u pripremi izveštaja jedan je od
razloga što razvijaoci baza podataka nisu napustili Access i prešli
na Visual Basic 6.0 ili Visual Basic .NET koji nude tradicionalniji
pristup programskoj strukturi i dizajnu za obrasce.
Sadržaj