Intervento al corso Master in Fundraising - Università di Forlì - 01032014

Fundraising avanzato – Il database

Intervento del 1 marzo 2014
Il Data Base per il non profit

myDonor Italia
Marco Cecchini
Marco Parisini

• Dal 1996 nel non profit: Roma, Bologna, Milano
• Oltre 120 installazioni software
• Ora anche in Spagna con sede a Madrid
• Software multilingua
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Intervento del 1 marzo 2014

myDonor®
la soluzione enterprise per le medie e grandi Organizzazioni
che vogliono gestire a 360° tutti i processi interni.
The Raiser®
La soluzione pensata per le medie e piccole organizzazioni che
necessitano si un numero ridotto di utenti e funzionalità, e
hanno un budget limitato.
GreenbymyDonor®
La soluzione web per le picole e piccolissime organizzazioni che
necessitano con un investimento minimo di un sistema
disegnato per la gestione dei donatori. Fruibile in modalità
cloud, può essere utilizzata con qualsiasi browser e
disponibilità H24.
myVictory®
La soluzione web enabled, integrata con i social network per la
gestione dei sostenitori e il fundraising in ambito politico. È
possibile utilizzarlo anche su smart device.
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Parte 1

l’importanza di un Sistema
Informativo Data Base centrico
nel fundraising.

01/03/2014

myDonor Italia © 2014 – documento riservato ad uso interno

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Il Data Base per l’informatica
è un Sistema Strutturato per archiviare dati
secondo relazioni tra le tabelle in esso
contenute, che deve rispettare delle
regole tra le quali quello di
normalizzazione cioè della non presenza
di dati e relazioni ridondanti, cioè non
duplicati.
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è un Sistema Informativo Integrato
con processi che governano la gestione
organizzata dei dati di costituent e
stakeholders dell’Organizzazione con una
particolare focus sul Donatore

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Che cosa serve al fundraiser per sviluppare al
meglio la propria attività all’interno
dell’organizzazione?

Un contenitore strutturato
d’informazioni omogenee e non
ridondanti

un Data Base dei Donatori
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Rappresentazione d’insieme dei dati

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Parte 2

Schema funzionale
del Sistema Informativo in una
Organizzazione non profit

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myDonor Italia © 20134– documento riservato ad uso interno

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Le aree funzionali interconnesse al data base
Analisi dei dati
archiviati
ROI sulle campagne.

Geomarketing
Data Base
Valutazione Donatori Organizzazione
non profit

Segmentazione

Data analysis

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Univocità e centralità del dato,
prerogativa per una efficiente gestione dei
rapporti con il Donatore
• Data Base unico per tutta l’Organizzazione.
• Interconnesso con tutte le aree gestionali.
• Completezza, sia gestionale che amministrativa,
del dato.
• Interconnessione con i dati raccolti sul web.
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Parte 3

Come categorizzare e segmentare il
Data Base

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L’anagrafica e le sue categorizzazioni:
1. Funzionali
2. Geografiche
3. Biologiche
4. Statistiche

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1. Funzionali

- Persona Fisica o Organizzazione
- Rapporto con l’organizzazione
- Categorie di appartenenza

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Categorizzazioni Funzionali di una Anagrafica

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L’anagrafica e le sue categorizzazioni
2. Geografiche
Cap / Provincia / Regione
- Zona geografica di appartenenza
-

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Categorizzazione Geografica di una Anagrafica

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3. Biologiche
Età
- Sesso
-

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Categorizzazione Bio di una Anagrafica

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L’anagrafica e le categorizzazioni:
4. Statistiche
Valutazione: caldo, freddo, continuativo
RFM (recency, frequency, moniterary)

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Categorizzazione Statistica di una Anagrafica

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Parte 4

Organizzazioni e relazioni
all’interno del Data Base.

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Anagrafica relazioni e ruoli
E’ fondamentale tracciare all’interno del
Data Base tutte le relazioni tra le
anagrafiche, i ruoli che rivestono nelle
Organizzazioni a cui appartengono, i
rapporti che intercorrono tra queste.

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Relazioni, ruoli, rapporti
Marito o Moglie
Fratelli
Genitori/Figli
Stakeholders
Amici

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All’interno di una Org tra
Anagrafiche si hanno Relazioni

Relazioni

Marito o Moglie
Fratelli
Genitori/Figli
Dipendenti
Amici

Componenti

Rapporti

All’esterno di una
Org tra anagrafiche
si hanno Rapporti

All’interno di una Org ogni
anagrafica ha un Ruolo

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Relazioni tra ORG:
Holding/Subsidiary
ASL/Dipartimenti
Organizzazione/Sedi territoriali

Sig. Mario Rossi
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Presidente

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Relazioni e Ruoli tra Anagrafiche Persona ed Org

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Relazioni e Ruoli anche tra Anagrafiche Org

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Componenti e Ruoli in una Org

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Rapporti tra Anagrafiche e Persone Fisiche / ORG

Tipo rapporto

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Parte 4

La storicizzazione delle
informazioni all’interno del
Data Base

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Anagrafica e contatti
Ogni attività intercorsa tra l’organizzazione ed
il Donatore deve trovare una corrispondenza
come contatto nel data base

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Storicizzazione dei contatti

L’importanza che ogni attività di
comunicazione avvenga dall’interno del
Data Base con:
Creazione automatica
e storicizzazione dei contatti

I contatti possono essere utilizzati come
criterio di estrazione di un target.

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Storicizzazione dei contatti
I Contatti sono la storia delle attività tra
Donatore ed Organizzazione. Il il punto
di entrata per navigare le informazioni
storicizzate nel Data Base

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I contatti

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Parte 5

Come impostare Campagna
ed Azioni per una corretta
valutazione delle attività di
fundraising svolte.

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le attività interne di raccolta fondi
Campagna – l’idea, l’obiettivo per cui raccolgo
fondi
Azioni – le attività che metto in atto per
raggiungere l’obiettivo
Lotti – i target estratti dal mio Data
Base

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fonti interne: Attività suddivisa per campagna azione lotto
Campagna

Natale

Azioni
Lotti

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Mailing

00096

Concerto

00097


00098

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Le attività interne di raccolta fondi
Attenzione
La provenienza da
Campagna – Azione – Lotto
è attribuibile sia ad un’anagrafica sia ad una
donazione, e possono essere differenti, qui
esaminiamo solo il primo caso

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Fondamentale tracciare le fonti di
provenienza dell’anagrafica
•
•
•
•
•
•

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1 – Fonte interna
2 – Fonte esterna (form web, iniziative varie…)
3 - Sconosciuta
4 – Altra persona
5 - Evento
6 – Donazione
• Bollettini postali
• Rid
• CdC
• Contante
• ---


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Fonti interne: la provenienza per campagna, azione, lotto

Anagrafica

2

3

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Fonti esterne: La codeline nei bollettini postali 674

– Codice Lotto (Identifica Campagna – Azione)
– Utente (Adozioni, Progetti, Partner)
– ID Anagrafica (Donatore/Partner)
– CC (Caratteri di controllo)

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Fonti esterne: La codeline nei bollettini postali 674

– Codice Lotto (Identifica Campagna – Azione)
– Utente (Adozioni, Progetti, Partner)
– ID Anagrafica (Donatore/Partner)
– CC (Caratteri di controllo)

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Fondamentale tracciare puntualmente le
informazioni che ogni donazione porta con se:

- chi ha donato
- quando
- quanto
- perché e arrivata
- dove sarà impiegata
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La donazione postale

chi quanto quando perché dove

Acquisizione delle donazioni

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Farlo significa essere in grado di:
- Ringraziare chi ha donato.
- Tracciare il ROI delle iniziative fatte.
- Rendicontare al donatore su dove sono
destinati i fondi da lui inviati.
- Segmentare il Data Base per future azioni,
mirate in base alla capacità
contributiva ed alla fidelizzazione del
Donatore alla mission dell’Organizzazione.

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Le funzionalità applicative alimentano il
Data Base

Acquisizione delle donazioni
• Bollettino ccp
– Acquisizione automatica dei flussi

• Bollettino 674 e 896
– Creazione della codeline

• I contanti. Il bollettino per la deducibilità.
• Offerte on-line one-shot e ricorrenti
• Promesse di pagamento
– Rid bancario
– Rid postale
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Le funzionalità applicative usano il Data Base

Comunicazione e fundraising
• Mailing cartaceo interno (DM)
– Produzione dei documenti personaizzati

• Esternalizzazione della comunicazione
– Produzione di file di anagrafiche

• E-mail (DEM)
– Invio diretto della comunicazione digitale dal DB

• Sms/MMS
– Invio diretto della comunicazione da target estratti

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Le funzionalità applicative
• Produzione documenti personalizzati
– Ringraziamenti
– Ricevute “fiscali” e rendicontazione
– Certificazioni
– Welcome pack
– Bollettini personalizzati

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La lettera di ringraziamento

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La lettera di ringraziamento

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La lettera di ringraziamento con CCP 674

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La lettera di ringraziamento con CCP 674

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La lettera di riepilogo delle Donazioni


Ricordiamoci che la così
detta “Ricevuta Fiscale” non
ha nessun valore fiscale e
che è molto più importante
mandare a fine anno al
Donatore un riepilogo di
tutte le donazioni ricevute
indicando i progetti sui quali
queste
sono
state
impegnate.
Questa è trasparenza!

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La e-mail di ringraziamento

Dati provenienti
in automatico dal
Data Base

Call to action

Link alla sua area riservata

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Integrazione web
• I Data Base sul web:
– la frammentazione dell’informazione
– Perdita di centralità del dato
• Sinergia del Data Base centrale con il web
• Le funzionalità applicative

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L’anagrafica ed il web 2
• Data Base multipli geograficamente
distribuiti a causa di form presenti su più siti
web
• Indeterminatezza di assegnazione delle
informazioni alle anagrafiche di
appartenenza
• Duplicazione dei dati anagrafici e gestionali
• Difficile riconciliazione con il data base
centrale e le donazioni
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il Data Base connector

web
IMPORTANTE!
Consente ad un
operatore il controllo
dei dati provenienti dal
web garantendone la
qualità e la non
ridondanza ed
ambiguità

Organizzazione

Gestionale
interno

data base

servizi
Area riservata
offerte online

progetti
newsletters

logiche applicative
logiche applicative
Intervento operatore
Controllo dato

data base
connector

webservices

webservices
connector architettura SOA

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Fundraising è anche questo:

trasparenza
Avere un Data Base centrale ed un Sistema Informativo che
garantisca un circuito virtuoso del dato, senza soluzione di
continuità, tale che lo renda non manipolabile.
Il Donatore dovrebbe poter seguire tutto il percorso della
sua donazione da quando arriva all’Organizzazione fino a
quando viene spesa con la consapevolezza che le
informazioni che ne riceve sono gestite da sistemi
informatici automatici e certificati.

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Area riservata del donatore
Come con la banca possiamo wia web collegarci,
vedere i movimenti del conto, effettuare pagamenti
Attraverso l’area riservata gli consentiamo di accedere allo storico delle
sue donazioni, stampare il rendiconto e soprattutto tenerlo informato
delle nostre iniziative e chiedergli subito di donare on line nel
momento di maggiore emotività
Mettere in grado il donatore di partecipare alla nostra mission
Informandolo, rendicontandogli in tempo reale le somme ricevute e la
loro destinazione sui progetti. In una parola essere trasparenti e così
acquistare la sua fiducia e fedeltà

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Parte 6

Gli indici di performance del
donatore:
Valutazione e RFM

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RFM

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RFM


Il metodo di segmentazione RFM ipotizza che i Donatori migliori (più profittevoli)
siano quelli che:
a) hanno effettuato una donazione più di recente;
b) hanno donato con maggiore frequenza in una dato intervallo temporale;
c) hanno effettuato donazioni di elevato importo.
La segmentazione RFM è utilizzata estesamente nel DM (Direct Marketing) per
qualificare, valutare la lista dei Donatori dell’Organizzazione e segmentare il
mercato , ottimizzando la raccolta.
La tecnica RFM si traduce, quindi, nel calcolo di un valore di punteggio (score),
sintesi dei seguenti tre elementi:
• La donazione più recente nell'ambito dell'intervallo temporale considerato;
• La frequenza delle donazioni effettuate dal Donatore nel periodo;
• Il valore monetario delle donazioni.
L'applicazione della formula RFM richiede un sistema di pesi di ponderazione
delle precedenti tre variabili.

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Valutazione

È TOP chi negli ultimi 12 mesi
ha effettuato una donazione
superiore a 30.000 euro

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Parte 7

Gli strumenti di data analysis
per un fundraising
consapevole.

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Il CUBO per l’analisi dei dati
Un Cubo OLAP è una struttura per la memorizzazione di dati che permette
di eseguire analisi in tempi rapidi, superando un limite dei database
relazionali.
Il Cubo OLAP può essere immaginato come un'estensione del foglio di
lavoro a due dimensioni (come un excel). Il cubo OLAP ha da tre a un
arbitrario numero di caratteristiche o dimensioni di analisi.
Ad esempio, un'Organizzazione può essere interessata ad analizzare alcuni
dati finanziari relative alle Donazioni per Campagne, periodo di tempo,
città e tipologie di Azioni, e alla comparazione di questi dati con una
previsione di budget su assi temporali di riferimento diversi (Annualità).
Questi metodi di analisi dei dati sono noti come dimensioni. Poiché in un
cubo OLAP possono esserci in generale più di tre dimensioni, il termine più
appropriato è quello di ipercubo o CUBO MULTIDIMENSIONALE.

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Grazie per l’attenzione
e
buon Master

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