Internal audit QMS

‫مفاهیم‬ ‫بر‬ ‫گذری‬
‫کیفیت‬ ‫مدیریت‬ ‫سیستم‬ISO 9001:2008
‫داخلی‬ ‫ممیزی‬ ‫فرایند‬ ‫و‬
‫کار‬ ‫تازه‬ ‫ممیزان‬ ‫برای‬

‫داخلی‬ ‫ممیزان‬ ‫بازآموزی‬
‫بر‬ ‫مبتنی‬ISO 9001:2008
‫مدرس‬:‫ور‬ ‫پیشه‬ ‫رضا‬ ‫حمید‬ ‫دکتر‬

Welcome on board
• Captain speaking:
• This is 1 day course
• Switch off your cellphone
• Ask any time
• We need your team activities
• Please act as a professional
cabin crow
• Have a nice course

•‫بر‬ ‫بتواند‬ ‫که‬ ‫دارد‬ ‫رشد‬ ‫و‬ ‫بقا‬ ‫قدرت‬ ‫سازمانی‬
‫های‬‫خواسته‬ ‫و‬ ‫انتظارات‬ ‫و‬ ‫نیازها‬ ‫روی‬
‫صورت‬ ‫به‬ ،‫گردیده‬ ‫متمرکز‬ ‫خود‬ ‫مشتریان‬
‫و‬ ‫ریزی‬‫طرح‬ ‫را‬ ‫خود‬ ‫های‬‫فعالیت‬ ‫یافته‬ ‫سازمان‬
‫قابل‬ ‫و‬ ‫پایدار‬ ‫شرایطی‬ ‫در‬ ‫تا‬ ‫نماید‬ ‫مدیریت‬
‫الزامات‬ ‫قبول‬ ‫قابل‬ ‫های‬‫هزینه‬ ‫با‬ ‫و‬ ‫اطمینان‬
‫سازد‬ ‫برآورده‬ ‫را‬ ‫مشتری‬.

Quality
Customer focus
requirement
product
Preventive
action
Corrective
action
conformity
Continual
improvement
Decision base on
fact
Systematic
approaches

‫محصول‬:‫است‬ ‫فرایند‬ ‫یک‬ ‫حاصل‬
process is defined as set of interrelated or interacting activities
which transforms inputs into outputs

quality
defined as degree to which a set of inherent characteristics fulfils
requirements
requirement
need or expectation that is stated, generally implied or obligatory
customer satisfaction
customer’s perception of the degree to which the customer’s requirements
have been fulfilled

conformity
fulfilment of a requirement
nonconformity
non-fulfilment of a requirement
preventive action
action to eliminate the cause of a potential nonconformity or other
undesirable potential situation
corrective action
action to eliminate the cause of a detected nonconformity or other
undesirable situation

‫بااین‬ ‫آیا‬
‫در‬ ‫مفاهیم‬
‫نیز‬ ‫ضحی‬
‫آشنا‬
‫هستید؟‬

the facts.
QMS is created and maintained by International
Organization of Standardization.
It’s a National Standard of Iran too!.

the facts.
BUT…
ISO certified means the company operate in
a way to produce good quality, in a good price,
with reliable delivery, and world class service

‫ایشون‬2‫اوردند‬ ‫بدست‬ ‫را‬ ‫شغلی‬ ‫فرصت‬
‫هاکوپیان‬ ‘the’ Brand

‫هاکوپیان‬
‫رضایمندی‬ ‫مشتریان‬ ‫نیازهای‬ ‫پوشش‬ ‫با‬
‫کند‬ ‫می‬ ‫جلب‬ ‫را‬ ‫آنها‬.
‫از‬ ‫جلوگیری‬ ‫جهت‬ ‫را‬ ‫فرایندهایش‬ ‫کل‬
‫دارد‬ ‫کنترل‬ ‫تحت‬ ‫انطباق‬ ‫عدم‬ ‫بروز‬.
‫مشخصی‬ ‫المللی‬ ‫بین‬ ‫استاندارد‬ ‫یک‬ ‫از‬
‫کند‬ ‫می‬ ‫تبعیت‬.
‫رضایمندی‬ ‫مشتریان‬ ‫نیازهای‬ ‫پوشش‬ ‫با‬
‫کند‬ ‫می‬ ‫جلب‬ ‫را‬ ‫آنها‬.
‫از‬ ‫جلوگیری‬ ‫جهت‬ ‫را‬ ‫فرایندهایش‬ ‫کل‬
‫دارد‬ ‫کنترل‬ ‫تحت‬ ‫انطباق‬ ‫عدم‬ ‫بروز‬.
‫تبعیت‬ ‫خوش‬ ‫عملکرد‬ ‫و‬ ‫ها‬ ‫شیوه‬ ‫یک‬ ‫از‬
‫کند‬ ‫می‬.
‫برند‬ ‫یک‬

‫است؟‬ ‫اعتماد‬ ‫قابل‬ ‫شرکت‬ ‫کدام‬

the opinion.
WHICH COMPANY
WILL SHE CHOOSE?

productivity + customer satisfaction
Q = cost

the benefit of a systemic process
is to create consistency
‫است‬ ‫ثبات‬ ‫ایجاد‬ ‫فرایندی‬ ‫رویکرد‬ ‫مزیت‬

‫را‬ ‫فردی‬ ‫به‬ ‫منحصر‬ ‫موفقیت‬ ‫کسی‬ ‫چه‬
‫کند؟‬ ‫می‬ ‫جستجو‬
‫را‬ ‫جهانی‬ ‫کالس‬ ‫محصوالت‬ ‫کسی‬ ‫چه‬
‫کند؟‬ ‫می‬ ‫انتخاب‬

in order to sustain our business
and win the market

we need our processes to consistently
creating world class products
‫ما‬‫سطح‬ ‫در‬ ‫محصوالتی‬ ‫تولید‬ ‫برای‬ ‫فرایندهایمان‬ ‫به‬
‫نیازمندیم‬ ‫جهانی‬ ‫کالس‬

HOW TO
IMPLEMENT
ISO 9001
photo by Mehmet Goren (mgoren) freeimages.com

customer
focus Involvement
of people
process
approachleadership
8 QMS
PRINCIPLES
mutually
beneficial
supplier
relationship
system
approach
factual
approach
to decision
making
continual
improvement

‫کیفیت‬ ‫مدیریت‬ ‫گانه‬ ‫هشت‬ ‫اصول‬
1-‫سازمان‬‫گرا‬‫مشتری‬(‫متمرکز‬‫بر‬‫مشتری‬)
2-‫راهبری‬‫و‬‫رهبری‬
3-‫مشارکت‬‫همکاران‬‫و‬‫کارکنان‬
4-‫رویکرد‬‫فرآیند‬‫ی‬
5-‫تفکر‬‫سیستمی‬‫به‬‫مدیریت‬
6-‫بهبود‬‫مستمر‬
7-‫گیری‬‫تصمیم‬‫برپایه‬‫واقعیات‬‫وحقایق‬
8-‫متقابل‬ ‫منافع‬ ‫پایه‬ ‫بر‬ ‫کنندگان‬‫تأمین‬ ‫با‬ ‫ارتباط‬

commitment consistency
proactively looking for improvement
focus on problem solving
create a realistic solution
evaluate system and documentation

THE 8 CLAUSES
analysis, and
products
8. Measurement,
improvement
•8.1 General
•8.2 Monitoring
measurement
•8.3 Control of
nonconforming
•8.4 Analysis of data
•8.5 Improvement
7 Product Realization
•7.1 Planning
•7.2 Customer
related process
•7.3 Design and
development
•7.4 Purchasing
•7.5 Production and
service provision
•7.6 Control of
monitoring and
measuring
equipment
6. Resource
Management
•6.1 Provision of
resources
•6.2 Human
resources
•6.3 Infrastructure
•6.4 Work
environment
5. Management
Responsibility
•5.1 Management
commitment
•5.2 Customer focus
•5.3 Quality policy
•5.4 Planning
•5.5 Responsibility,
authority and
communication
•5.6 Management
review
4. Quality
Management System
•4.1 General
Requrements
•4.2 Documentative
Requirements
1. Scope; 2.
Reference; 3. Terms
and Definitions

oops,
did I just give you
headache?

but first,
documentation.
‫سازی‬ ‫مستند‬
Documentation is the heart of quality
management system. You do what you
write, and you write what you do.

a statement of a quality policyQuality
Policy and quality objectives4.2.1
Quality Manual
Procedure
Working Instructions
Records

Quality
Policy
provide scope of the system and exclusion,
list of procedures, and description ofQuality Manual 4.2.2
process interactions
Procedure
Records

Quality
Policy
Quality Manual
Procedure
A good procedure and working
Instruction are those with clear “What”,
“Why”, “When”, “Where”, “Who”, and “How.”Working Instructions
Records

Quality
Policy
Quality Manual
Procedure
Records are Evidence!
Any documented evidence to
a process. It doesn’t have to be in a
form of a form (:D), it could be anything
that could prove what actually happen.
Including photograph.
Records

all document should be controlled!
4.2.3
Quality
Policy
Quality Manual
Procedure
Records

‫از‬ ‫تا‬ ‫دو‬‫مهمترین‬‫این‬ ‫مفاهیم‬‫استاندارد‬
‫فرایندی‬ ‫رویکرد‬
‫و‬
‫مداوم‬ ‫بهبود‬
‫باشد‬ ‫می‬

Continual improvement is a set of recurring
activities that
enhance
an
its
organization carries out in order to
ability to meet requirements.

Continual Improvements can be achieved by
carrying out audits, self-assessments,
management reviews, and
projects
benchmarking

requirements satisfaction
management
responsibility
measurement
, analyses,
improvement
resource
management
product
realization
input output
continual improvement
dinar.indra|qms|shafco

process approach is a management strategy. It
means that they manage the processes that
make up their organization, the interaction
between these processes, and the inputs and
outputs that tie these processes together.

process approach
(wholeness)
plan
do
plan
Process B
dodo
Process DProcess A plan
do
Process C

common process
TQM
requirements satisfaction
plan
RND
warehouse productionpurchasing
distribution
human
resource
equipment facility

source
ution
houseurchasing
common process
4.1requirements satisfaction
4.2
5.2-
5.4
plan
7.1
RND 7.3
7.5
7.4.1
7.4.2
7.4.3
7.5.5 8.2.1
7.2
6.3
6.4
6.2 7.6
facilityequipment
human
re
distrib
productionwarep
RND
plan
TQM
4

‫اولین‬ ‫داخلی‬ ‫ممیز‬ ‫یک‬ ‫عنوان‬ ‫به‬
‫است‬ ‫ساده‬ ‫بسیار‬ ‫شما‬ ‫وظیفه‬.
‫بسپارید‬ ‫خاطر‬ ‫به‬ ‫باید‬ ‫را‬ ‫استاندارد‬ ‫بندهای‬ ‫همه‬

sadly, you will not remember any of it
(without exercise)

search the document for
mandatory procedures

HINT
there are 6 of them
6‫کنید‬ ‫استحراج‬ ‫را‬ ‫شده‬ ‫الزام‬ ‫اجرایی‬ ‫روش‬.

search the document for
mandatory records

interpretation of
(for a beginner auditor, part 2)

Hamidreza Pishevar pishevar@gmail.com

based on ISO 19011:2011
‫ممیزی‬ ‫بحث‬ ‫به‬ ‫ورود‬ ‫از‬ ‫قبل‬
‫کنیم‬ ‫مرور‬ ‫باهم‬ ‫را‬ ‫تعاریفی‬ ‫دهید‬ ‫اجازه‬.

‫تعريف‬‫مميزي‬
،‫سیستماتیک‬ ‫فرآیندی‬ ‫ممیزی‬
‫کسب‬ ‫برای‬ ‫مدون‬ ‫و‬ ‫مستقل‬
‫ارزیابی‬ ‫و‬ ‫ممیزی‬ ‫شواهد‬
‫منظور‬ ‫به‬ ‫آن‬ ‫واقعیت‬ ‫بر‬ ‫مبتنی‬
‫شدن‬ ‫برآورده‬ ‫میزان‬ ‫تعیین‬
‫است‬ ‫ممیزی‬ ‫معیارهای‬.
‫از‬ ‫بسیاری‬‫بزرگان‬‫سیستم‬ ‫این‬ ‫مهم‬ ‫ارکان‬ ‫از‬ ‫یکی‬ ‫داخلی‬ ‫ممیزی‬ ‫هستند‬ ‫معتقد‬ ‫مدیریت‬ ‫های‬ ‫سیستم‬
‫پذیرد‬ ‫انجام‬ ‫بار‬ ‫یک‬ ‫سالی‬ ‫حداقل‬ ‫و‬ ‫قبلی‬ ‫ریزی‬ ‫برنامه‬ ‫با‬ ‫باید‬ ‫و‬ ‫هاست‬
audit
Systematic, independent and documented process for obtaining audit
evidence and evaluating it objectively to determine the extent to which the
audit criteria are fulfilled.

•‫ممیزی‬:
‫با‬ ‫مربوطه‬ ‫ونتایج‬ ‫مرتبط‬ ‫فعالیتهای‬ ‫اینکه‬ ‫تعیین‬ ‫برای‬ ‫یافته‬ ‫ونظام‬ ‫مستقل‬ ‫بررسی‬
‫شوند‬ ‫می‬ ‫اجرا‬ ‫موثر‬ ‫طور‬ ‫به‬ ‫ترتیبات‬ ‫واین‬ ‫دارد‬ ‫مطابقت‬ ‫شده‬ ‫ریزی‬ ‫برنامه‬ ‫ترتیبات‬
‫هستند‬ ‫مناسب‬ ‫اهداف‬ ‫به‬ ‫یافتن‬ ‫دست‬ ‫ودرجهت‬
•‫شونده‬ ‫ممیزی‬:
‫گیرد‬ ‫می‬ ‫قرار‬ ‫ممیزی‬ ‫مورد‬ ‫که‬ ‫یاسازمانی‬ ‫فعالیت‬ ، ‫حرفه‬
•‫ممیز‬:
‫باشد‬ ‫الزم‬ ‫شرایط‬ ‫واجد‬ ‫ممیزی‬ ‫انجام‬ ‫جهت‬ ‫که‬ ‫شخصی‬
•‫انطباق‬ ‫عدم‬:
‫شده‬ ‫مشخص‬ ‫نیازمندیهای‬ ‫نشدن‬ ‫برآورده‬

audit criteria
set of policies, procedures or requirements used as a reference against which
audit evidence is compared
audit evidence
Records, statements of fact or other information which are relevant to the
audit criteria and verifiable

audit findings
results of the evaluation of the collected audit evidence agains audit criteria
audit conclusion
Outcome of an audit, after consideration of the audit objectives and all audit
findings.

‫ممیزی‬ ‫انواع‬
‫داخلی‬ ‫های‬‫ممیزی‬:
‫آن‬ ‫جانب‬ ‫از‬ ‫یا‬ ‫سازمان‬ ‫خود‬ ‫توسط‬ ،‫شود‬ ‫می‬ ‫گفته‬ ‫نیز‬ ‫اول‬ ‫شخص‬ ‫های‬‫ممیزی‬ ‫آن‬ ‫به‬ ‫که‬
‫شوند‬ ‫می‬ ‫انجام‬ ‫داخلی‬ ‫مقاصد‬ ‫دیگر‬ ‫و‬ ‫مدیریت‬ ‫بازنگری‬ ‫منظور‬ ‫به‬
‫خارجی‬ ‫های‬‫ممیزی‬:
‫سوم‬ ‫شخص‬ ‫و‬ ‫دوم‬ ‫شخص‬ ‫های‬‫ممیزی‬ ‫ها‬‫آن‬ ‫به‬ ً‫ال‬‫معمو‬ ‫که‬ ‫باشند‬ ‫می‬ ‫هایی‬ ‫ممیزی‬ ‫شامل‬
‫شود‬ ‫می‬ ‫گفته‬.‫قبیل‬ ‫از‬ ‫سازمان‬ ‫ذینفع‬ ‫های‬‫طرف‬ ‫توسط‬ ‫دوم‬ ‫شخص‬ ‫های‬‫ممیزی‬
‫شود‬ ‫می‬ ‫انجام‬ ‫ذینفع‬ ‫های‬‫طرف‬ ‫جانب‬ ‫از‬ ‫دیگری‬ ‫اشخاص‬ ‫یا‬ ‫مشتریان‬.‫های‬‫ممیزی‬
،‫مستقل‬ ‫و‬ ‫بیرونی‬ ‫ممیزی‬ ‫های‬‫سازمان‬ ‫توسط‬ ‫سوم‬ ‫شخص‬‫شوند‬ ‫می‬ ‫انجام‬.

audit type.
first party audits
Regulator
zoha
Certification Body

second party audits
audit type.
zoha
Certification Body
Regulator

audit type.
third party audits
ZOHA
Certification Body
Regulator
TUV inter cert

‫اجزا‬‫داخلی‬ ‫ممیزی‬‫خارجی‬ ‫ممیزی‬
‫پیشنهاد‬ ‫ارائه‬‫رود‬ ‫می‬ ‫انتظار‬ ً‫ال‬‫معمو‬‫به‬ ‫دوم‬ ‫شخص‬ ‫خیر،در‬ ‫ثالث‬ ‫شخص‬ ‫در‬
‫ندرت‬
‫ممیزی‬ ‫شیوه‬‫اگر‬ ‫مواقع‬ ‫برخی‬ ‫شودگرچه‬ ‫انجام‬ ‫سادگی‬ ‫به‬ ‫تواند‬ ‫می‬
‫عمل‬ ‫تر‬ ‫رسمی‬ ‫باید‬ ‫باشد‬ ‫ارشد‬ ‫مدیر‬ ‫شونده‬ ‫ممیزی‬
‫کند‬
‫شود‬ ‫می‬ ‫انجام‬ ‫رسمی‬ ‫صورت‬ ‫به‬
‫مقدماتی‬ ‫جلسه‬‫است‬ ‫اختیاری‬‫است‬ ‫الزم‬
‫پایانی‬ ‫جلسه‬‫است‬ ‫اختیاری‬‫است‬ ‫الزم‬
‫ریزی‬ ‫برنامه‬‫است‬ ‫انعطاف‬ ‫قابل‬ ‫و‬ ‫دارد‬ ‫ضرورت‬ ‫کمتر‬‫شود‬ ‫می‬ ‫انجام‬ ‫جزئیات‬ ‫با‬ ‫و‬ ‫رسمی‬

‫ممیزی‬ ‫اصول‬

‫مدیریت‬
‫ممیزی‬ ‫برنامه‬

•‫جمع‬‫آوری‬‫اطالعات‬‫جهت‬‫تعیین‬‫کارکرد‬‫یک‬‫سیستم‬‫است‬‫بنا‬‫براین‬‫اطالعات‬‫جمع‬‫آوری‬‫شده‬‫در‬
‫طی‬‫یک‬‫ممیزی‬‫در‬‫دستیابی‬‫به‬‫این‬‫هدف‬‫فوق‬‫العاده‬‫گرانبها‬‫است‬‫و‬‫اغلب‬‫حوزه‬‫هایی‬‫که‬‫نیاز‬
‫به‬‫بهبود‬‫و‬‫یا‬‫اقدامات‬‫اصالحی‬‫دارند‬‫را‬‫مشخص‬‫می‬‫سازند‬‫اقدامات‬‫اصالحی‬‫با‬‫هدف‬‫تطبیق‬
‫دادن‬‫سیستم‬‫با‬‫نیاز‬‫های‬‫جاری‬‫انجام‬‫می‬‫شود‬.
‫مميزي‬ ‫هدف‬:

‫ممیزی‬ ‫تدارک‬
‫ممیزی‬ ‫برنامه‬ ‫تهیه‬
‫آموزش‬ ‫ممیزان‬ ‫تعیین‬‫دیده‬
‫ممیزی‬ ‫انجام‬ ‫برای‬ ‫آمادگی‬
‫مقدماتی‬ ‫جلسه‬ ‫برگزاری‬
‫عملی‬ ‫ممیزی‬
‫ممیزی‬ ‫گزارش‬ ‫تهیه‬
‫پایانی‬ ‫جلسه‬
‫ممیزی‬ ‫اجرای‬
‫اصالحی‬ ‫اقدامات‬ ‫انجام‬ ‫پیگیری‬
‫سوابق‬ ‫ثبت‬
‫ثبت‬ ‫و‬ ‫اقدامات‬ ‫پیگیری‬
‫سوابق‬
‫يک‬ ‫اجرايي‬ ‫چرخه‬ ‫عمومي‬ ‫نمودار‬‫مميزي‬

‫مسئوليت‬:
•‫واحد‬‫تضمین‬،‫کیفیت‬‫صاحب‬‫فرایندممیزی‬‫داخلی‬‫است‬.‫وی‬‫مسئول‬‫کنترل‬
‫و‬‫بکارگیری‬‫الزامات‬‫تشریح‬‫شده‬‫دراین‬‫خطوط‬‫راهنما‬‫و‬‫همچنین‬‫توسعه‬
‫وبهبود‬‫مستمراثربخشی‬‫عملکرد‬‫فرایند‬‫مذکوراست‬.

‫داخلی‬ ‫ممیزین‬:
‫از‬ ‫کارکنانی‬‫شرکت‬‫اجرای‬ ‫برای‬ ‫شرایط‬ ‫واجد‬ ‫که‬
‫قسمت‬ ‫و‬ ‫هستند‬ ‫کیفیت‬ ‫ممیزی‬‫از‬ ‫هایی‬‫شرکت‬
‫مستقیم‬ ‫مسئولیت‬ ‫که‬ ‫را‬‫فعالیت‬ ‫در‬‫های‬‫آن‬
‫ندارند‬‫را‬‫می‬ ‫ممیزی‬‫نمایند‬.

‫داخلی‬ ‫ممیزان‬ ‫ویژگیهای‬

‫داخلی‬ ‫ممیزین‬ ‫ویژگیهای‬
•‫حوصله‬ ‫با‬
•‫متخصص‬
•‫بودن‬ ‫شخصی‬ ‫سالیق‬ ‫از‬ ‫دور‬ ‫به‬
•‫باشد‬ ‫ها‬ ‫انطباق‬ ‫دنبال‬ ‫به‬
•‫کند‬ ‫اطمینان‬
•‫باشد‬ ‫صادق‬
•‫نماید‬ ‫برخورد‬ ‫احترام‬ ‫با‬
•‫نکند‬ ‫نگاه‬ ‫پایین‬ ‫به‬ ‫باال‬ ‫از‬
•‫باشد‬ ‫داشته‬ ‫سیستماتیک‬ ‫رفتار‬
•‫استرس‬ ‫بدون‬
•‫خوب‬ ‫های‬ ‫جواب‬ ‫برای‬ ‫خوب‬ ‫سواالت‬
•‫اطالعات‬ ‫جریان‬ ‫کننده‬ ‫تقویت‬

‫است‬ ‫هماهنگ‬ ‫تیمی‬ ‫کار‬ ‫یک‬ ‫ممیزی‬

.A‫تعیین‬‫تیم‬‫ممیزی‬‫داخلی‬
.B‫ممیزی‬ ‫تیم‬ ‫آموزش‬
.C‫مستندات‬ ‫وتهیه‬ ‫ریزی‬ ‫برنامه‬
‫ممیزی‬
.D‫گزارش‬ ‫تهیه‬ ‫و‬ ‫ممیزی‬ ‫انجام‬
.E‫به‬ ‫ممیزی‬ ‫گزارش‬ ‫ارایه‬
‫فرایندها‬ ‫صاحبان‬
‫داخلی‬ ‫ممیزی‬ ‫مراحل‬

‫داخلی‬ ‫ممیزی‬ ‫انجام‬ ‫دالیل‬:
•‫مشکالت‬ ‫شناسایی‬
•‫بهبود‬ ‫برای‬ ‫هایی‬ ‫فرصت‬ ‫شناسایی‬
•‫کارکنان‬ ‫در‬ ‫نفس‬ ‫به‬ ‫اعتماد‬ ‫ایجاد‬
•‫سیستم‬ ‫واهداف‬ ‫ها‬ ‫خواسته‬ ‫کردن‬ ‫برآورده‬ ‫به‬ ‫کمک‬
•‫درسازمان‬ ‫که‬ ‫آنچه‬ ‫از‬ ‫آگاهی‬ ‫برای‬ ‫مدیریت‬ ‫به‬ ‫کمک‬
‫گذرد‬ ‫می‬
•‫سازمان‬ ‫داخل‬ ‫در‬ ‫ممیزان‬ ‫فردی‬ ‫مهارتهای‬ ‫افزایش‬

‫اثربخش‬ ‫در‬ ‫گذار‬ ‫تاثیر‬ ‫عوامل‬‫ی‬‫داخلی‬ ‫های‬ ‫ممیزی‬
•‫شده‬ ‫انجام‬ ‫ریزی‬ ‫برنامه‬ ‫مطابق‬ ‫داخلی‬ ‫ممیزی‬ ‫اجرای‬ ‫عدم‬ ‫علل‬ ‫رفع‬
•‫ذی‬ ‫ممیزین‬ ‫از‬ ‫استفاده‬‫صالح‬
•‫و‬ ‫ممیزی‬ ‫در‬ ‫فرآیندی‬ ‫رویکرد‬ ‫بکاربستن‬‫عدم‬‫ای‬ ‫جزیره‬ ‫صورت‬ ‫به‬ ‫مستندات‬ ‫ممیزی‬ ‫بر‬ ‫تمرکز‬
•‫سازمانی‬ ‫عملکرد‬ ‫ارزیابی‬ ‫در‬ ‫ممیزی‬ ‫نتایج‬ ‫تاثیر‬
•‫شده‬ ‫صادر‬ ‫های‬ ‫انطباق‬ ‫عدم‬ ‫مصادیق‬ ‫شامل‬ ‫ممیزی‬ ‫های‬ ‫گزارش‬ ‫ای‬ ‫حرفه‬ ‫و‬ ‫مناسب‬ ‫تنظیم‬
•‫داخلی‬ ‫های‬ ‫ممیزی‬ ‫در‬ ‫سازمان‬ ‫ارشد‬ ‫مدیریت‬ ‫بودن‬ ‫پاسخگو‬.

‫داخلی‬ ‫ممیزی‬ ‫فرایند‬ ‫راهنمای‬ ‫نکات‬
•‫داخلی‬ ‫ممیزی‬ ‫فواصل‬
•‫فرایندها‬ ‫اهمیت‬ ‫اساس‬ ‫بر‬ ‫ممیزی‬ ‫برنامه‬
•‫قبلی‬ ‫نتایج‬ ‫از‬ ‫استفاده‬
•‫ممیزان‬ ‫آموزش‬ ‫و‬ ‫انتخاب‬
•‫گزارشات‬ ‫و‬ ‫سوابق‬
•‫اجرایی‬ ‫روش‬‫مدون‬
•‫ها‬ ‫انطباق‬ ‫عدم‬ ‫پیگیری‬
•‫ممیزی‬ ‫بستن‬
•‫اثربخشی‬ ‫بررسی‬
•‫نهایی‬ ‫گزارش‬

‫ریزی‬ ‫برنامه‬
‫و‬ ‫هماهنگی‬
‫زمان‬ ‫اعالم‬
‫ممیزی‬
‫تهیه‬
‫مستندات‬
‫ممیزی‬
‫تیم‬ ‫انتخاب‬
‫ممیزی‬
‫ممیزی‬ ‫انجام‬
‫تنطیم‬
‫گزارش‬
‫ممیزی‬
‫ابالغ‬ ‫و‬ ‫تایید‬
‫به‬ ‫گزارش‬
‫واحدها‬
‫انجام‬
‫اقدامات‬
‫اصالحی‬
‫پیگیری‬
‫اصالحی‬
‫تصدیق‬
‫گزارش‬ ‫تهیه‬
‫بازنگری‬ ‫برای‬
‫مدیریت‬

‫الزامات‬‫فرایند‬‫ممیزی‬:
‫ردیف‬‫فعالیت‬ ‫نام‬‫مسئول‬‫فرایند‬ ‫الزامات‬ ‫شرح‬
1
‫ریزی‬ ‫برنامه‬6‫ماهه‬‫کیفیت‬ ‫تضمین‬1-1-‫برنامه‬ ‫تدوین‬6‫هعای‬ ‫فرایندها،قسعمت‬ ‫واهمیعت‬ ‫وضععیت‬ ‫بادرنظرگیری‬ ‫داخلی‬ ‫ممیزی‬ ‫ماهه‬
‫قبلی‬ ‫های‬ ‫ممیزی‬ ‫ونتایج‬ ‫موردممیزی‬
2
‫واعالم‬ ‫هماهنگی‬
‫ممیزی‬ ‫زمان‬
‫کارشناس‬
‫تضمین‬/
‫کیفیت‬ ‫کنترل‬
2-1-‫کیفیت‬ ‫بهبود‬ ‫دفتر‬ ‫باتاییدمسئول‬ ‫ممیزین‬ ‫انتخاب‬
2-2-‫درمطابقعت‬ ‫ممیعزی‬ ‫دقیق‬ ‫زمان‬ ‫تعیین‬ ‫هابرای‬ ‫قسمت‬ ‫ومسئولین‬ ‫باممیزین‬ ‫هماهنگی‬
‫بابرنامه‬6‫ماهه‬
2-3-‫اندرکاران‬ ‫دست‬ ‫کلیه‬ ‫به‬ ‫آن‬ ‫واعالم‬ ‫ممیزی‬‫اعالم‬ ‫درفرم‬ ‫ممیزی‬ ‫دقیق‬ ‫زمان‬ ‫ثبت‬
3
‫مستندات‬ ‫تهیه‬
‫ممیزی‬
‫ممیزین‬3-1-‫ممیزی‬ ‫های‬ ‫لیست‬ ‫چک‬ ‫تدوین‬
3-2-‫ممیزی‬ ‫انجام‬ ‫هابرای‬ ‫قسمت‬ ‫ومدیران‬ ‫کیفیت‬ ‫بهبود‬ ‫دفتر‬ ‫بامسئول‬ ‫هماهنگی‬
4
‫ممیزی‬ ‫اجرای‬‫ممیزین‬4-1-‫ممیزی‬ ‫انجام‬‫با‬‫کمک‬‫چک‬ ‫دراین‬ ‫ها‬ ‫یافته‬ ‫و‬ ‫مشاهدات‬ ‫وثبت‬ ‫ممیزی‬ ‫های‬ ‫لیست‬ ‫چک‬
‫ها‬ ‫لیست‬
5
‫گزارش‬ ‫تنظیم‬
‫ممیزی‬
‫ممیزین‬5-1-‫ممیزی‬ ‫گزارش‬ ‫تهیه‬
‫یادآوری‬:‫درخواسعت‬ ‫درفعرم‬ ‫هعا‬ ‫انطبعاق‬ ‫عدم‬ ‫باشد،این‬ ‫انطباق‬ ‫باعدم‬ ‫همراه‬ ‫ممیزی‬ ‫چنانچه‬
‫اصالحی‬ ‫اقدام‬(CAR)‫گردد‬ ‫می‬ ‫ضمیمه‬ ‫ممیزی‬ ‫گزارش‬ ‫وبه‬ ‫گردیده‬ ‫ثبت‬.
5-2-‫کیفیت‬ ‫بهبود‬ ‫دفتر‬ ‫مسئول‬ ‫به‬ ‫ممیزی‬ ‫گزارش‬ ‫ارایه‬
6
‫تاییدگزارش‬
‫آن‬ ‫وابالغ‬ ‫ممیزی‬
‫نمانده‬
‫مدیریت‬/‫مدیر‬
‫کیفیت‬ ‫تضمین‬
6-1-‫ممیزی‬ ‫گزارش‬ ‫بررسی‬
6-2-‫فرم‬ ‫درقالب‬ ‫انطباق‬ ‫وجودعدم‬ ‫درصورت‬ ‫شونده‬ ‫ممیزی‬ ‫اخذتاییدقسمت‬CAR
6-3-‫شونده‬ ‫ممیزی‬ ‫قسمت‬ ‫مسئول‬ ‫به‬ ‫ممیزی‬ ‫گزارش‬ ‫ابالغ‬
‫یادآوری‬:‫های‬ ‫فرم‬ ‫چنانچه‬CAR‫اصعالحی‬ ‫اقعدام‬ ‫تعیعین‬ ‫باشعندزمان‬ ‫ممیعزی‬ ‫گزارش‬ ‫پیوست‬
‫گردد‬ ‫می‬ ‫تعیین‬ ‫شونده‬ ‫ممیزی‬ ‫قسمت‬ ‫بانظرمسئول‬.

‫رد‬
‫یف‬
‫فعالیت‬ ‫نام‬‫مسئول‬‫فرایند‬ ‫الزامات‬ ‫شرح‬
7‫وانجام‬ ‫تعیین‬
‫اصالحی‬
‫مدیرقسم‬
‫ممیزی‬ ‫ت‬
‫شونده‬
7-1-‫شده‬ ‫گزارش‬ ‫های‬ ‫انطباق‬ ‫عدم‬ ‫وبررسی‬ ‫مطالعه‬
‫یادآوری‬:‫معی‬ ‫بایگعانی‬ ‫ممیعزی‬ ‫نگردد،گعزارش‬ ‫گعزارش‬ ‫انطبعاقی‬ ‫عدم‬ ‫چنانچه‬
‫شود‬.
7-2-‫ها‬ ‫انطباق‬ ‫عدم‬ ‫علل‬ ‫حذف‬ ‫برای‬ ‫مناسب‬ ‫اصالحی‬ ‫اقدام‬ ‫تعیین‬
7-3-‫فعرم‬ ‫باتکمیعل‬ ‫کیفیعت‬ ‫دفتربهبعود‬ ‫بعه‬ ‫شده‬ ‫تعیین‬ ‫اصالحی‬ ‫اقدام‬ ‫اعالم‬
CAR
8‫اجرای‬ ‫پیگیری‬
‫اصالحی‬ ‫اقدام‬
‫بهبود‬
‫کیفیت‬
8-1-‫عرم‬‫ع‬‫درفع‬ ‫عده‬‫ع‬‫شع‬ ‫عین‬‫ع‬‫تعیع‬ ‫عالحی‬‫ع‬‫اصع‬ ‫عدام‬‫ع‬‫موثراقع‬ ‫عرای‬‫ع‬‫اجع‬ ‫عری‬‫ع‬‫پیگیع‬CAR
‫فرم‬ ‫درموعدمقرردراین‬
8-2-‫مربوطه‬ ‫ممیزین‬ ‫به‬ ‫اقدامات‬ ‫تصدیق‬ ‫زمان‬ ‫اعالم‬
9‫تصدیق‬
‫انجام‬ ‫اقدامات‬
‫شده‬
‫ممیزین‬9-1-‫عرم‬‫ع‬‫ف‬ ‫عی‬‫ع‬‫وبررس‬ ‫عه‬‫ع‬‫مطالع‬ ‫عق‬‫ع‬‫ازطری‬ ‫عده‬‫ع‬‫ش‬ ‫عام‬‫ع‬‫انج‬ ‫عدامات‬‫ع‬‫اق‬ ‫عدیق‬‫ع‬‫تص‬CAR
‫مرتبط‬ ‫سوابق‬ ‫ومشاهده‬
9-2-‫فرم‬ ‫تکمیل‬CAR‫کیفیت‬ ‫دفتربهبود‬ ‫به‬ ‫آن‬ ‫وارایه‬
10‫گزارش‬ ‫تهیه‬
‫بازنگری‬ ‫برای‬
‫مدیریت‬
‫کیفیت‬ ‫بهبود‬
‫مسئول‬
‫بهبود‬ ‫دفتر‬
‫کیفیت‬
10-1-‫های‬ ‫فرم‬ ‫مطالعه‬CAR‫بهبعود‬ ‫دفتعر‬ ‫واخذتاییدمسعئول‬ ‫شعده‬ ‫تکمیعل‬
‫مها‬ ‫فر‬ ‫این‬ ‫درروی‬ ‫کیفیت‬
10-2-‫شعش‬ ‫برنامعه‬ ‫مطعابق‬ ‫شعده‬ ‫انجام‬ ‫های‬ ‫ممیزی‬ ‫برای‬ ‫کامل‬ ‫گزارش‬ ‫تهیه‬
‫ممیزی‬ ‫ماهه‬
10-3-‫ممیزی‬ ‫سوابق‬ ‫نگهداری‬
10-4-‫آن‬ ‫وتصدیق‬ ‫ممیزی‬ ‫گزارش‬ ‫مطالعه‬
‫الزامات‬‫فرایند‬‫ممیزی‬:

‫مستندات‬ ‫فهرست‬‫نیاز‬ ‫مورد‬:
‫فرم‬‫برنامه‬‫زمانبندی‬‫داخلی‬ ‫ممیزی‬
‫فرم‬‫ممیزی‬ ‫لیست‬ ‫چک‬
‫ممیزی‬ ‫زمان‬ ‫اعالم‬ ‫فرم‬
‫فرم‬‫ممیزی‬ ‫گزارش‬
‫فرم‬‫اصالحی‬ ‫اقدام‬ ‫درخواست‬

plan
do
act
check
monitoring audit programme
performing an audit
Implement audit programme
reviewing and
monitoring audit
programme
competence
evaluation of auditors
establishing audit programme
establishing objectives

audit
and
objectives are top down by Top Management
should be inline with management system policy
and objectives
this is Harry,
he’s the Management Representative/Lead Auditor

planning is essential.
Management Representative should plan programme
duration, procedures, and all necessary resources.
he/she should also evaluate any potential risk.

get approval.
after all programme has been planned
it’s time to face the Board.
AUDIT PROGRAMME

a
indivi
should a
individual audit plan.
programme consist of several (if not much)
dual audit activities. Each of these activities
lso be well prepared. Every individual plan
should not conflicts the programme plan.

best practice of selecting team.
number of people should equal the audit scope,
organization structure, and human resources.
Select people from all functions or departments,
from staff to senior management.

Implementing audit program
‫ممیزی‬ ‫برنامه‬ ‫اجرای‬

audit activities
audit
preparation meeting with auditee representative. Agreement on schedule
and documents needed.
prepare
and
distribute
reports
completing
audit
conducting
follow-up
conducting
audit
preparing
audit
inititating
audit

audit activities
audit
documents review, incl. earlier audit reports. Sampling value.
Auditor assigments. Risk assessment. Audit checklist.
prepare
and
distribute
reports
completing
audit
conducting
follow-up
conducting
audit
preparing
audit
inititating
audit

audit activities
audit
opening meeting. Collecting informations. Gather evidence. Evaluate
evidence based on criteria. Determine audit findings. Review, and conclusion.
prepare
and
distribute
reports
completing
audit
conducting
follow-up
conducting
audit
preparing
audit
inititating
audit

audit activities
audit
Objective and scope. Audit criteria. Audit members. Schedule. Audit
findings. Conclusion. Audit plan. Corrective & preventive actions.
prepare
and
distribute
reports
completing
audit
conducting
follow-up
conducting
audit
preparing
audit
inititating
audit

audit activities
audit
Audit is complete when all programme has
been done and declared done by client.
prepare
and
distribute
reports
completing
audit
conducting
follow-up
conducting
audit
preparing
audit
inititating
audit

audit activities
audit
Auditee is responsible in taking actions. All actions
should have due date. Auditor will verify the actions.
prepare
and
distribute
reports
completing
audit
conducting
follow-up
conducting
audit
preparing
audit
inititating
audit

‫فرايند‬ ‫نام‬/‫قسمت‬‫فروردين‬‫ارديبهشت‬‫خرداد‬‫تير‬‫مرداد‬‫شهريور‬‫مهر‬‫آبان‬‫آذر‬‫دي‬‫بهمن‬‫اسفند‬
‫توضيحات‬:
‫تنظيم‬ ‫تاريخ‬:‫امضاء‬‫کيفيت‬ ‫تضمين‬ ‫مدير‬:
‫داخلی‬ ‫مميزي‬ ‫زمانبندي‬ ‫برنامه‬
‫سال‬:‫مميزي‬ ‫شماره‬:

‫می‬ ‫حاصل‬ ‫اطمینان‬ ‫اینکه‬ ‫بر‬ ‫عالوه‬ ‫لیست‬ ‫چک‬ ‫تهیه‬ ‫با‬
‫عرار‬‫ع‬‫ق‬ ‫عش‬‫ع‬‫پوش‬ ‫عت‬‫ع‬‫تح‬ ‫عزی‬‫ع‬‫ممی‬ ‫عداف‬‫ع‬‫اه‬ ‫عام‬‫ع‬‫تم‬ ‫عه‬‫ع‬‫ک‬ ‫عود‬‫ع‬‫ش‬
‫مسیر‬ ‫و‬ ‫سواالت‬ ‫که‬ ‫دهد‬ ‫می‬ ‫اطمینان‬ ‫ممیز‬ ‫به‬ ‫گرفته‬
‫است‬ ‫شده‬ ‫فراهم‬ ‫ممیزی‬ ‫برای‬ ‫اصلی‬.
‫ليست‬ ‫چک‬

‫ممیزی‬ ‫لیست‬ ‫چک‬‫داخلی‬
‫رديف‬‫سئوال‬ ‫شرح‬‫توضيحات‬
‫مميز‬ ‫وامضاء‬ ‫نام‬/‫مميزان‬:
‫فرایند‬ ‫نام‬:

‫گروه‬ ‫توسط‬‫ممیزان‬‫ونشان‬ ‫شود‬ ‫می‬ ‫تهیه‬
‫وضعیت‬ ‫آخرین‬ ‫دهنده‬‫قدرت‬ ‫و‬ ‫توانمندی‬
‫سازمان‬‫ضعف‬ ‫ونکات‬‫یک‬ ‫برابر‬ ‫در‬ ‫آن‬
‫کیفی‬ ‫اکوسیستم‬‫باشد‬ ‫می‬.
‫داخلی‬ ‫ممیزی‬ ‫گزارش‬

‫فرايند‬ ‫نام‬:
‫نيازمندي‬ ‫شرح‬‫يافته‬ ‫شرح‬‫ها‬
‫نتيجه‬‫مال‬‫حظات‬
‫تطابق‬‫تطابق‬ ‫عدم‬
‫مميزی‬ ‫تاريخ‬:‫وامضاء‬ ‫نام‬‫مميز‬/‫مميزان‬:
‫داخلي‬ ‫مميزي‬ ‫گزارش‬:

‫مشخصات‬
‫ممیزی‬
‫شونده‬ ‫ممیزی‬ ‫قسمت‬:‫ممیزی‬ ‫تاریخ‬:
‫قسمت‬ ‫مسئول‬ ‫نام‬:‫ممیزی‬ ‫شماره‬:‫مدرك‬‫موردممیزی‬:
‫شونده‬ ‫ممیزی‬ ‫شخص‬ ‫نام‬:‫ممیز‬ ‫نام‬(‫ین‬:)
‫موردممیزی‬ ‫فعالیت‬:
‫موارد‬ ‫شرح‬
‫انطباق‬ ‫عدم‬
‫اقدام‬ ‫مهلت‬:
‫نوع‬‫عدم‬‫انطباق‬:‫جزیی‬‫عمده‬
‫ممیز‬ ‫امضاء‬:‫قسمت‬ ‫مسوول‬ ‫امضاء‬:‫تایید‬‫کیفیت‬ ‫بهبود‬ ‫دفتر‬ ‫مسئول‬:
‫اصالحی‬ ‫اقدام‬ ‫شرح‬
‫از‬ ‫ی‬ ‫پیشگیر‬ ‫برای‬
‫مجدد‬ ‫وقوع‬
‫تاریخ‬:
‫قسمت‬ ‫مسوول‬ ‫امضاء‬:
‫پیگیری‬ ‫شرح‬
‫ممیزی‬ ‫از‬ ‫بعد‬
‫تایید‬‫انطباق‬ ‫عدم‬
‫تاریخ‬:
‫ممیز‬ ‫امضاء‬ ‫و‬ ‫تاریخ‬:‫کیفیت‬ ‫بهبود‬ ‫دفتر‬ ‫مسئول‬ ‫تایید‬:
‫درخواست‬‫اصالحی‬ ‫اقدام‬:

DO!
Default
5W+1H.
question is open questions,
follow the
with
trail,If you want to
you
use
leading questions. If want a quick
nervous)response (or the auditee is just use
closed questions.

DO!
Always
should
check the documents. Documents
be updated, correct, complete, and
consistence.

DO!
Audit findings is always one of four brother:
-
-
-
-
Conformity
Non Conformity
Opportunity for Improvement
Recommendation

DO!
You can easily write audit findings by using
PLOR system. P = problem, L = location, O
= objective evidence, R = reference.

Example:
During
dept.
the course of the audit in Purchasing
we identified Purchase Order number
shipment1234
date.
does
This
not show the price and
is not in accordance with
Procedure QMS/002, where all Purchase
Order must have complete information.

Example:
During the course of the audit in Purchasing dept
(L).
(O)
(P).
we identified Purchase Order number
shipment
1234
datedoes not show the price and
This is not in accordance with Procedure
QMS/002 (R), where all Purchase Order must
have complete information.

DON’Ts!
Don’t
Don’t
loose track! Beware of bogged down.
assume. Speak by data.

Beware
auditee,
of aggressive auditee, nervous
missing people or documents
during audits (:D).
If
If
sample is chosen by auditee, its fishy.
it’syou are being bullied by auditee,
fishy.

‫فرایند‬ ‫هم‬ ‫با‬ ‫دیگر‬ ‫بار‬ ‫یک‬ ‫و‬
‫کنیم‬ ‫می‬ ‫مرور‬ ‫را‬ ‫ممیزی‬

‫بگذارید‬ ‫میان‬ ‫در‬ ‫بامن‬ ‫را‬ ‫خود‬ ‫سئواالت‬ ‫و‬ ‫باشید‬ ‫موفق‬ ‫ممیزی‬ ‫انجام‬ ‫در‬

References:
Quality Management System ISO 9001:2008 Interpretation & Internal Audit Course, SGS Academy
ISIRI ISO 9001:2008
ISIRI ISO 9000:2008
ISO 19011:2011(E)
Pictures from all-free-download.com
Hamidreza Pishevar pishevar@gmail.com

Internal audit QMS

More Related Content

Similar to Internal audit QMS

More from Dr Peshevar

Internal audit QMS