Information governance 構想と実務
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題名のとおり、インフォメーションガバナンス（IG）のプレゼンです。3月19日の企業法務研究会にての講師として使いました。IGは、コンプライアンスを補完するとともに、内部の情報の流れを健全化することを大目標としています。早期に問題を発見し、価値ある情報のみを残す体制を作ることで、企業価値の維持と向上に貢献します。
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Information governance 構想と実務
- 1. Information Governance 構想 実施 IG Japan代表 IG/独禁法専門米国弁護士 Information Governance Initiative
- 2. Information Governance IG • 企業 自社内 完全掌握 競争優位 保 最小化 • 意識 企業価値 向上 体制 IT 多分野 • “企業 中枢神経 ” 2
- 3. CG 違 • 企業 誰 • 企業 所有 監督 問題 • 企業 於 意思決定 仕組 3 • 活 企業 最小化 • 但 情報 活 方 CG 補完
- 4. 違 関係性 • 企業 法律 作 • 如何 企業 法令順守 • 但 既存 内部統制 不祥事 発生 4 • 企業 利益 生 作 利益追 求重視 • 但 利益 阻 害 情報管理 通 既存 弱点 補完
- 5. IG 主 目的 • 全企業体系共通 課題 対応 - 適切 情報 基 意思決定 - 把握 対処 - 時代 肥大 制御 活用 • 情報 管理 包括的 - 排除 法務 - 情報 価値 最大限 引 出
- 6. 前提 人間 問題 起 事 想定 前提2 優秀 担当者 問題 認識 前提 行動 不確定 多 IG 前提
- 7. 参考 行動管理 現状 違法 不正 行動 • •不正利用 使用 •違法 法令 遵守 行動 •Whitelist •法令 遵守 利用 行動 •合法 BadGood Uncertain • 不確定 放置 可能性 高 • 不確定 行動 見 Good/Bad 明確 判断 仕組 必要 7
- 8. IG 構成要素 • 透明化 対応 • 文書 形成 管理 • 情報 規定 業務 効率化 事業 貢献 8 未然防止 Defensible Disposition Situation Awareness 本日 事例紹介
- 9. 未然防止 IG
- 11. 従来 対応策 教育 徹底 内部通報制度 導入 改善 監査役拡充 第三者 弁護士事務所 監査法人 対策構築 定期 実施 有力 思 役員 登用 11
- 12. 問題 発生
- 13. 不十分 日本企業 対応例 日立 2014年米国独禁当局 2億近 罰金支払 合意 – 年 純益 2413億円 罰金 227億円 • 純益 一割近 損失 – 経営者 監査 責任 問 – 通報 – 公表 対応策 • 役員 発信 社内規則 整備 定期的 監査 活用 従業員 研修 教育 実施 • 他社 変 対応策 13
- 14. 最近 事例 • 神戸製鋼 – 組織的 長期的 改 – 問題 鋼線 外部調査 銅 及 発覚 – 対応策 不明 外取 相談 再発防止 後任社長 登用 検討 • 三菱 – 長期的 会社 改 – 現在 改 発覚 – 対応策 大手法律事務所 委託 14
- 15. * 強固 体制 インフォメーションガバナンス（ I G ） + 職務 権限 の適 正な 分担 （基 本的 業務 体制 の枠 組） 事 前 チ ェ ッ ク の 体 制 事 後 チ ェ ッ ク の 体 制
- 16. 未然予防 構築 1.平時 Information Governance 2. 必然性 把握 3. 組織的対応4. 問題発生前 対応済/ 訴訟 交渉準備済 例 e 政府 捜査対応 16
- 18. 実務例 米国独禁法問題 対策 必然性 認識 米国 DOJ FTC 違反 可能性 研究 密告 促 制度 把握 自社製品 競争環境 精査 寡占状態 低利益率 大等 組織的対応 違反 調査対象 得 製品 扱 部署 活動 事前調査 定期的監査 体制構築 問題 事前 発見 米国弁護士 対応策 即時 決定 平時 準備 先手必勝 布陣 18
- 19. 本社 海外子会社 平時 組織的対応体制 データアクセスおよび分析 データ転送 Automated processing データ抽出 データコレクション AI サイトセットアップ サイトクローズ テクニカルサポート トレーニング コンプライアンス部⾨ Client US JPN EU Data Center US,JPN) Data Center 19
- 20. 内部調査 適用 • 本社 海外 子会社 体制 • 内部通報制度 補助 • 本社 遠隔 抜 打 監査 調査 20
- 21. 背景 • ⽶SEC FCPA 対応 定期監査 求 • ⽇本 東南 複数⾔語 対象 • ⾼度 検索機能 複数⾔語対応 必要 • 監査業務 内政化 進 社内監査部⾨ 効率的 運⽤ 実現 定期 対応 事例 医療製品企業 組織的対応 • 複数⾔語 対応 監査 使⽤ • 使⽤ 前提 内部監査 規定 改定 • 社内監査部⾨ 対 AI補助 監査 実施 ⇒SEC 要求 対応! • AI 活⽤ 網羅的 監査 実施 作業時間 短縮 削減 • FCPA取 締 受 Safe Harbor 守 先⼿必勝 体制 21
- 23. Defensible Disposition 訴訟 政府 調査 文書開示要求 対 文書 記録 大量処分 正当 理由 手順 従 行 証明 文書処分 日本語 防衛的文書廃棄 翻訳 23
- 24. 防衛的文書廃棄 目的 1. PDCA 盛 込 文書管理規定 基 a.無価値 廃棄 b. 透明度 上 潜在的 縮小 c. 維持費 削減 2. 合法的 開示対象文書 減 訴訟 調査案件 効率性向上 司法 縮小 負 訴訟 準備 行 24
- 25. 防衛的文書廃棄 必要性 1. 日本企業 化 伴 米国 証拠開示 手続 適用 増大 2. 米国 証拠開示義務 回避不可能 如何 不利 証拠 相手側 開示 3. 合法的 不利 証拠 廃棄 仕組 構築 企業 防衛 25
- 26. 残 起因 譲渡先 法人B 特許関連 訴訟 提訴 法人B 特定 文書 開示 義務 譲渡元 法人A 特許 関連 所持 場合 開示要請 来 可能性 法人B 提訴 裁判所 被告当事者 法人B 証拠開示 開示要請 法人A 残 場合 法人 社 証明 開示 要求 特許訴訟 主戦場 米国 現実的 訴訟 関連 不用意 破棄 制裁 対象 26
- 27. 文書廃棄 課題 米国訴訟等 意識 文書管理規定 体制 適正 保管文書 選定 保管期間 廃棄 設定 文書 廃棄規定 確実 実施 課題解決 向 主 取 組 領域 文書管理 体制強化 訴訟 視点 文書管理 意識改革 保存 廃棄 米国訴訟 対応 対応 文書廃棄 課題 解決 方向性 27
- 28. 文書管理 体制 訴訟 視点 • 従来 文書管理 体制 - 法人税法 原則7年 - 金融商品取引法 10年 - 会社法 10年 関係 文書 保存義務 限定 • 体制 研究 開発関連資料 文書 特定 扱 目的 • 意識的 既存 事業 関連 文書 残 文書 廃棄 基 適切 処理 仕組 必要 • 訴訟 視点 文書管理体制 不祥事 事件 訴訟 想定 社内 包括的 扱 能動的 内容 必要 28
- 29. • 文書 大切 保存 蓄積 作成 時点 目標 有 達成 時点 無価値 廃棄処分 • 文書管理 仕方 会社全体 意識 価値 有 文書 残 無価値 積極的 廃棄 低減 • 文書 呼 • 文書管理規定 文書 • 文書管理規定 変更 社員 意識 改革 啓蒙 教育 必要 文書管理 意識 保存 廃棄 29
- 30. 30 知財訴訟 主戦場 米国 制度 e 含 訴訟 高 訴訟 備 対応 必要 相手側 正当化 不要 申立 抗弁 対応 訴訟 視点 文書管理 相手側 弁護士 巧緻 対応 訴訟 本質 時間 浪費 様 申立 抗弁 効率 迅速 対応 弁護士 連携 効率化 低減 側 弁護士 必要 文書 特定 場合 積極的 e 行 多 時間 浪費 必要文書 見 弁護士 状況把握 早期 訴訟戦略 立 特許譲渡先 訴訟 相手側当事者 文書開示要求 対応 文書 基 譲渡 特許関連文書 廃棄 証明 場合 当事者 譲渡先 訴訟 発生 最悪 場合 無関係 訴訟 制裁 課 米国訴訟 対応 対応 30
- 31. 31 1. 特許関連資料 管理 規定 特定及 既存 規定 防衛的文書廃棄 実現性 精査 行 2. 準備 規定 実行 防衛的 役割追加 為 一部修正 変更 行 価値 残 文書 有識者 特定 以外 文書廃棄 事前準備 支援 実行 文書廃棄 実施 支援 継続性 上記 行 PDCA 基 防衛的文書廃棄 業務 作 特許 譲渡時 必 不要文書 廃棄 証明 体制 構築 教育 訓練 定期的 行 確保 体制 向 応用性 企業全体 対 防衛的文書廃棄 適用 可能 米国弁護士 経験 基 削減 柔軟 訴訟 体制 築 次 提示及 実行 課題解決 向 IG Japan 強 31
- 32. 防衛的文書廃棄 手順 開始 現状 把握 新文書 管理 体制 構築 廃棄実施 1. 総責任者 実行委員会 設定 2. 企業価値 貢献 分類特定 1. 作成 2. 特定 3. 文書管理規定 分析 実施状況調査 4. 法令 規制 対応 準拠 確認 5. e 処分規定 分析 実施状況調査 6. SNS 携帯 規定 分析 実施状況調査 1. 文書管理規定 見直 改正 2. 社員 教育 訓練 実施 1. 新管理規定 基 廃棄 2. 企業価値 貢献 廃棄 3. 実施状況 定期的 監査 32
- 33. 事例 株 IP Bridge 訴訟 想定 法務部門 文書管理 e 開示対象 得 文書 作成 時 特定 適切 文書保存 文書廃棄 徹底 IP Bridge 米国 特許訴訟 想定 知財活用会社 産業革新機構 2013年 発足
- 35. Situation Awareness • 企業 徹底的 – 企業 特性 検証 – 特性 応 適切 評価 – 事件 不正 自然現象 対応力 35
- 36. 実務 企業 分析 産業内 位置 談合 子会社 関係 諸規定 社員 訓練度 統計学 解析 攻撃 36
- 37. 実行例 状況 企業 子会社 訴 捜査 対象 度 本社 巻 込 結果: 本社 権限及 子会社 解決策 遮断 海外子会社 遭 場合 本社 調査 捜査 訴訟 及 体制 - 本社 権限 縮小 - 詳細 指示 報告 口頭及 Tor 限定
- 38. 最後 38 IG 企業 自社内 完全掌握 経営陣 必要 情報 提供 仕組 作 情報 強化 競争優位 保 最小化
- 39. 代表者 紹介 米国 大手法律事務所 Dewey & LeBoeuf 在所中 日本企業 米国訴訟 苦戦 強 肌 感 日本企業 米国訴訟 戦 体質 強化 企業価値 維持 向上 為 米国競争法 連邦民事訴訟手続 法及 知財戦略 独立 活動 始 経験 様 支援 日本企業 IG 導入 為 行 至 IG 効果的 仕組 提案 訴訟対応能力 向上 為 改善 提案 様 IG 構築 推進 実施 email - r.wasem831@infogovjapan.com IG Japan 紹介