Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý chấm công http://phanmemtinhluong.com http://phanmemchamcong.org

1. Hướng dẫn sử dụng HRM Paradise
1
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHẤM CÔNG ATT PARADISE
I. Phân hệ chấm công
1. Giới thiệu
Quản lý chấm công nhanh chóng, chính xác và xuất ra các báo cáo linh hoạt.
 Kết nối với máy chấm công
Phần mềm kết nối và giao tiếp được hầu hết các loại máy chấm công đang bán trên thị trường như:
Virdi, Ronand Jack, Abrivision, Time Trex, Hitech, WiseEyes, ZK soft, HIP, IFace, Metron,
ASU, AKT, ABS, ABM, Prox HID, X919 và rất nhiều mẫu máy chấm công khác ...
 Tải dữ liệuvà xử lý ca làm việc
Kết nối và tải dữ liệu chấm công về Phần mềm, tính toán nhận dạng ca làm việc của nhân viên
ngày hôm đó, tính toán giờ đi trễ về sớm, điểm danh, tính toán tăng ca và giờ làm đêm...
 Một số tính năng mở rộng, báo cáo:
o Sau giờ làm việc là tính giờ tăng ca
o Tách giờ đêm: Từ 21:00 – 05:00 hoặc 22:00 - 06:00 tùy thuộc vào quy định từ công ty.
Tách giờ này để tính thêm giờ phụ cấp cho những người đi ca làm việc qua đêm.
o Đối với doanh nghiệp thuộc khối sản xuất, ca làm việc của công nhân rất phức tạp chưa
biết ngày nào làm ca nào nên việc sếp ca cho từng nhân viên là rất phức tạp và gần như
không thể. Phần mềm sẽ tự động đáp ứng ca cho nhân viên và nhận diện chính xác ca làm
việc của nhân viên đó.
o Tự động phân loại các mức tăng ca tùy thuộc vào từng thời điểm làm việc ví dụ làm tăng
ca từ 18:00 đên 21:00 tăng ca 150%, khoảng thời gian từ 21:00 về sau tính 195% hoặc
180%.
o Báo biểu tổng công
o Báo biểu trễ, sớm
o Báo biểu thống kê theo kí hiệu, theo giờ
o Tất các các dữ liệu trong phần mềm có thể trích lọc và xuất ra excel.
o Còn nhiều tính năng khác nữa...
 Thống kê, theo dõi chấm công: Tổng hợp thống kê dữ liệu tăng ca, đi trễ về sớm, số giờ làm
đêm theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm. Giúp cho nhà quản lý có cái nhìn tổng quát về
tính hình sản xuất và có những quyết định về kế hoạch sản xuất và kinh doanh của công ty
một cách nhanh chóng và chính xác.

2. Hướng dẫn sử dụng HRM Paradise
2
2. Các tính năng
2.1 Lưu đồ chấm công

3. Hướng dẫn sử dụng HRM Paradise
3
2.2 Tạo lịchlàm việc từ phần mềm
 Thao tác: 1. Chọn móc thời gian, 2. Chọn ca, 3. Chọn danh sách nhân viên cần tạo, 4.
Nhấp giữ chuột – tô đen các ngày cần tạo trong tháng, 5. Click vào nút Tạo.
2.3 Thêm / chỉnh sửa thông tinmáy chấm công
- Thêm thông tin máy chấm công

4. Hướng dẫn sử dụng HRM Paradise
4
 Thao tác
+ Click vào nút Thêm
+ Nhập các thông tin: Tên máy, địa chỉ IP, số máy, Port…(Số máy: Nếu chọn chấm
công máy vào, máy ra riêng biệt thì quy ước máy số chẵn là máy vào, máy số lẻ là máy
ra)
+ Click vào nút Lấy số serial, nhập Số đăng ký tương ứng với serial của máy.
+ Lưu lại
- Xóa thông tin máy chấm công
 Thao tác
+ Chọn máy chấm công cần Xóa
+ Click vào nút Xóa và Lưu lại
2.4. Kết nối máy - Quản lý chấm công
2.4.1 Quản lý máy chấm công
- Tải nhân viên về máy tính
Tải thông tin đăng ký như: Mã chấm công, vân tay, thẻ trên máy chấm công về máy tính.
Thiết lập mã nhân viên trùng hoặc khác với mã nhân viên: Vào phần Thiết lập hệ thống /
Tham số hệ thống đánh số 1 là trùng, 0 là khác.
 Tải thông tin về máy tính
Sau khi đăng ký thông tin vân tay, thẻ cho nhân viên mới thì ta tải dữ liệu về máy tính.

5. Hướng dẫn sử dụng HRM Paradise
5
 Thao tác
+ Chọn máy chấm công cần tải, máy dùng để lấy thông tin vân tay, thẻ của nhân viên.
+ Click vào nút Tải TT. Xuống.
 Nhập tên cho nhân viên mới: Vào Cây danh sách nhân viên, click phải chuột, chọn Tải lại
dữ liệu danh sách cây. Sau đó nhập danh sách thông tin nhân viên như hướng dẫn ở
mục…
2.4.2. Đồng bộ tên, dấu vân tay lênmáy chấm công
Đồng bộ lên các máy chấm công khác
Thông tin
hiển thị

6. Hướng dẫn sử dụng HRM Paradise
6
 Thao tác
+ Chọn máy chấm công cần đồng bộ dữ liệu
+ Kết nối
+ Tick vào Chọn hết và Tất cả vân tay nhân viên
+ Click vào nút Tải TT. lên. Sau đó ngắt kết nối và kết nối trở lại.
2.4.3 Các tính năng khác
Số NV và
VT đã được
đồng bộ

7. Hướng dẫn sử dụng HRM Paradise
7
Xóa hết dữ liệu trên máy
 Thao tác
+ Kết nối máy cần xóa
+ Click vào nút Xóa hết dữ liệu trên máy
 Xóa hết nhân viên trên phần mềm
Thông tin dữ
liệu hiện tại trên
Thông tin trên
máy sau khi
Thông nhân viên
trên phần mềm

8. Hướng dẫn sử dụng HRM Paradise
8
 Thao tác
+ Click vào nút xóa hết nhân viên trên phần mềm
+ Chọn Yes
 Xóa 1 hoặc nhiều nhân viên trên máy CC và phần mềm
Thông nhân viên trên
phần mềm sau khi xóa

9. Hướng dẫn sử dụng HRM Paradise
9
 Thao tác
+ Kết nối máy chấm công cần xóa
+ Chọn một, một vài hay tất cả nhân viên
+ Click vào nút Xóa nhân viên, dữ liệu nhân viên sẽ được xóa trên máy chấm công nếu
tick vào nút Xóa cả dữ liệu trên phần mềm thì dữ liệu nhân viên sẽ được xóa trên máy
chấm công và phần mềm.
 Xóa quyền Admin
 Thao tác
+ Kết nối máy chấm công cần xóa
+ Click vào nút Xóa quyền Admin, chọn Yes
Tick chọn nếu
xóa cả trên phần

10. Hướng dẫn sử dụng HRM Paradise
10
2.4.5 Tải dữ liệuchấm công
- Tải dữ liệu tự động
Chương trình sẽ tự động kết nối với máy chấm công và tải về máy chủ theo các móc thời
gian đã được quy định sẵn.
- Người dùng thao tác để tải dữ liệu về
.
 Thao tác
+ Chọn máy chấm công cần tải dữ liệu
+ Click nút Kết Nối
+ Chọn thời gian tải từ ngày…đến ngày hoặc tick chọn Tải tất cả dữ liệu chấm công trên
máy chấm công
+ Click vào nút Tải dữ liệu chấm công
2.5 Nhận dạng ca giờ làm việc
Sau khi tải dữ liệu chấm công, người dùng thao tác bước này để tính toán giờ nào vào, giờ
nào giờ ra và nhận diện ca làm việc.

11. Hướng dẫn sử dụng HRM Paradise
11
2.6 XemSửa dữ liệuchấm công
2.6.1 Các màu ứng với các dữ kiện chấm công
2.6.2 Thay đổi ca làm việc
 Thao tác:
Chọn ca cần thay đổi ở cột Ca

12. Hướng dẫn sử dụng HRM Paradise
12
2.6.3 Thêm hoặc sửa giờ chấm công
 Thao tác:
Nhập giờ còn thiếu vào cột Giờ vào, Giờ ra hoặc chỉnh sửa giờ lại.
2.6.4. Chọn loại nghỉ
 Thao tác
Khi nhân viên không có dữ liệu công , một là nhân viên quên chấm công thì NSD nhập giờ
công vào như hướng dẫn trên, hai là nhân viên đó nghỉ thì ở cột Loại nghỉ NSD có thể chọn
các loại nghỉ tương ứng và tick chọn nếu loại nghỉ đó không tính chuyên cần.
2.7 Kiểm duyệt giờ tăng ca
Dựa vào ca làm việc, thời gian chấm công và các quy tắc thiết lập chấm công, chương trình sẽ
tính toán giờ tăng ca và tăng ca loại nào.

13. Hướng dẫn sử dụng HRM Paradise
13
2.8 Mở / Khóa dữ liệucông
Sau khi hoàn tất việc chấm công, người dùng khóa dữ liệu công lại để bảo đảm cho việc dữ liệu không
thay đổi và chuẩn bị tính lương.
1 2
3
4
1. Giờ tăng ca chương trình tính toán ra
2. Giờ tăng ca thực tế do NSD nhập vào
3. Ngày công nào được tick đã duyệt thì chương
trình sẽ lấy giá trị ở cột giờ được duyệt để tính
toán, nếu không tick chọn chương trình sẽ lấy
giá trị ở cột giờ tăng ca.
4. Kiểm tra trạng thái

14. Hướng dẫn sử dụng HRM Paradise
14
2.9 Bảng chấm công tổng hợp
---
Nguyễn Tấn Chiến
Địa chỉ: Tầng 1 Tòa nhà Packsimex, 52 Đông Du, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh, Việt
Nam
Điện thoại: (028) 22 42 69 43 - (028) 22 42 69 44
Cell: 0905 474 777
Skype: chiennt.phanmemtinhluong
Email: chiennt@phanmemtinhluong.com
Site: http://phanmemtinhluong.com
http://phanmemchamcong.org

15. Hướng dẫn sử dụng HRM Paradise
15