1. De wetten en regels van
Sociale Media
Stephanie Raets
Advocaat-Senior Associate
24 juni 2014

2. @ #Hrsmd 2013…
2

3. 1 Enkele vaststellingen anno 2014
Sociale Media zijn een feit
• 5,6 miljoen Belgen op Facebook (x 3 op 5 jaar tijd)
• 2,1 miljoen Belgen op LinkedIn (x 4 op 5 jaar tijd)
[< Belgian Social Media Monitor juni 2014]
 Struisvogelpolitiek heeft geen zin
Toegankelijkheidscontrole werkgever verzwakt
• ‘New ways of working’
• BYOD
Gebruik van sociale media heeft een impact op de arbeidsrelatie
3

4. Geen overkoepelende wetgeving
“Laws can’t keep pace with technology”
Conclusie: Bedrijven moeten hun ‘eigen wetgeving’ maken
Binnen de krijtlijnen van de bestaande wetgeving
en rechtspraak
4

5. 2 Juridische basis Social Media Policy
Tijdens arbeidstijd
• Gezagsrecht werkgever
– Werknemer is verplicht om instructies werkgever op te volgen
– Enkel recht op loon voor gewerkte tijd
• Eigendomsrecht werkgever
– CAO nr. 81: regels voor toegang en/of gebruik elektronische
communicatiemiddelen zijn het prerogatief van de werkgever
Buiten arbeidstijd
• Loyauteitsplicht werknemer
• Verbod voor werknemer om
– Vertrouwelijke informatie bekend te maken
– Handelingen te stellen die schade aan werkgever of derden kunnen
toebrengen
5

6. 3 Best Practices Social Media Policy
I: Risicoanalyse
• Samenstelling ‘social media team’
– Afhankelijk van de noden
– HR-afdeling
– Marketing afdeling
 Social media manager
– IT-afdeling
– Juridische afdeling
6

7. Mogelijke risico’s
• ‘Lekken’ van vertrouwelijke/gevoelige informatie kan schade aan
werkgever veroorzaken
– “Zit nog steeds vast met Chinese investeerders. Reken niet op mij
vanavond...!”
 Gepost door J.Martin, werknemer bij S. die enkele honderden
Facebook”vrienden” heeft waaronder collega’s
7

8. Mogelijke risico’s
• Misbruik van sociale media door werknemers kan imagoschade voor de
werkgever opleveren
8

9. Mogelijke risico’s
• Virtueel absenteïsme
41% van de werknemers spenderen meer dan 3 uur/week van hun
arbeidstijd aan het gebruik van internet voor privédoeleinden
9
13% hobbies
19% social media
25% internet bankieren
49% administratieve formaliteiten

10. • Cyberpesten
10

11. • Onwetenheid werknemers
11

12. Conclusie:
een social media policy is nodig om de werknemers te
informeren over de spelregels
 Vaststelling: in 3/4de van de bedrijven ontbreekt een social media
policy
12

13. Best Practices Social Media Policy
II: Bepaal de grote krijtlijnen...
• Verbod privégebruik op het werk of beperkt privégebruik?
13

14. Best Practices Social Media Policy
... Maar wees realistisch
• Aandacht voor situatie
– Binnen  buiten de werkuren
– Op toestellen van de werkgever  eigen toestellen
14

15. Best Practices Social Media Policy
III: Houd rekening met de juridische spelregels
• Taalvereisten
• Nieuwe wetgeving ter voorkoming van psychosociale risico’s op het
werk (~cyberpesten~)
– Treedt in werking op 1 september 2014
– To Do
 Uitvoeren van een algemene risicoanalyse om psychosociale risico’s
binnen de onderneming te identificeren en te evalueren en op basis
daarvan preventiemaatregelen vast te stellen
 Interne procedures overeenkomstig nieuwe wetgeving
 Informatie en opleiding
 Aanpassing arbeidsreglement
15

16. • Privacyregels
– Privacy als een grondrecht
 Art. 8 EVRM en art. 22 Grondwet
» Beperking privacy mogelijk mits naleving van
» Legaliteitsbeginsel
» Finaliteitsbeginsel
» Proportionaliteitsbeginsel
 Concept van redelijke privacyverwachtingen
“Behoort het gebruik van Sociale Media tot iemands privéleven?”
 Rechtspraak
16

17. – Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer
ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Richtlijn 95/46/EC)
 Controle van internetgebruik = verwerking van persoonsgegevens
 Wettelijke en uitdrukkelijk vermelde doeleinden, niet overdreven,
informatie aan werknemers, veiligheidsmaatregelen, beperkte
bewaring, ...
 Aangifte bij de Privacycommissie
– Invloed van het ontwerp van nieuwe Data Protection Verordening?
17

18. 18
– Geheim elektronische communicatie
 Kennisnemen van inhoud van privételecommunicatie tijdens
overbrenging ervan is strafbaar (art. 314bis Sw.)
 Meerderheid RS, RL: niet van toepassing op inkijken e-mails of loggen van
webadressen (want niet tijdens overbrenging)
 Kennisnemen van bestaan van elektronische communicatie is
strafbaar (art. 124 Wet Elektronische Communicatie)
 Uitzonderingen:
» Toelating bij wet
» Toestemming van alle betrokken personen

19. – CAO nr. 81 betreffende de controle op de elektronische online
communicatiegegevens:
 Beperkte lijst van toegelaten doelstellingen (uitdrukkelijk te
vermelden)
1. het voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten
2. bescherming van de belangen van de onderneming
3. de veiligheid van de IT-netwerksystemen
4. de naleving van de in de onderneming geldende
gebruiksregels
19

20. Procedure CAO 81
 Procedure: In principe: indirecte controle:
 Directe controle in geval van doeleinden 1-3
20
Controle van
algemene
gegevens
Bij onregelmatig-
heden:
werknemers
informeren
Geïndividualiseer
de controle

21. Gevolgen van schending recht op privacy, CAO nr. 81, WVP?
• Schadevergoeding
• Strafsancties (in theorie)
• In praktijk: onrechtmatig verkregen bewijs?
– Evolutie ‘Antigoon’rechtspraak
– Principe: een bewijs mag alleen worden geweerd wanneer
 Schending van een op straffe van nietigheid voorgeschreven vorm
 Bewijsverkrijging aangetast door een gebrek waardoor
» Betrouwbaarheid wegvalt
» Het recht op een eerlijk proces in het gedrang komt
– Standpunt Privacycommissie: rechter moet afweging maken tussen ernst
begane inbreuk en aantasting recht op privacy
21

22. Best Practices Social Media Policy
IV: Leg de social media policy vast in de geschikte bron
22
Arbeids-
overeenkomst
Arbeidsreglement Eenzijdige policy
Juridische waarde Hoogst Hoog Laagst
Inspraak
werknemers
Ja Ja Nee
Formaliteiten Individueel
akkoord vereist
Strikte procedure Geen

23. Maar de juridische binding van de bronnen is gelijk
< werknemers moeten handelen volgens de instructies van de
werkgever
Verschillende visies:
• Arbeidsreglement is aangewezen omwille van draagvlak door
werknemersinspraak
• Policy is aangewezen omwille van flexibiliteit tot aanpassing ervan
– Ondertekenen voor ontvangst of voor akkoord?
Aandacht: alleszins te voorzien in arbeidsreglement
• Rechten en bevoegdheden toezichthoudend personeel
• Sancties
• Feiten die een dringende reden kunnen uitmaken
23

24. Best Practices Social Media Policy
V: Opstellen van een duidelijke policy
• Ruim toepassingsgebied
– Alle vormen van “social media”
 Sociale netwerken (Facebook, Twitter, LindeIn, Myspace, Netlog)
 Audio- en videotoepassingen (Youtube, Instagram, Flickr)
 Collectieve encyclopedieën (Wikipedia)
 Virtuele spelwerelden (Second Life)
 Blogs
 Publieke discussiefora
 (Toekomstige) gelijkaardige tools
– Tijdens en buiten de werkuren
– Op de eigen toestellen en die van de werkgever (“BYOD”)
– Alle werknemers
24

25. educatief/sensibiliserend luik
– Wijzen op publiek karakter social media
 Privacy settings
– Herinnering aan algemene werknemersverplichtingen
 Loyauteitsplicht
 Confidentialiteitsplicht
 Verplichting om werkgeversinstructies na te leven
 Verplichting om welvoeglijkheid en goede zenden in acht te nemen
 Verplichting tot respect voor privacy van anderen
 Verbod tot het veroorzaken van psychosociale risico’s op het werk
25

26. duidelijke spelregels
• Specifieke geboden en verboden (discriminatie, confidentialiteit,
cyberpesten, aantasting reputatie, intellectuele eigendom,...)
• Over standpunten innemen namens werkgever
• Over “vrienden” worden
• Bijzondere regels voor social media ambassadeurs
26

27. Best Practices Social Media Policy
VI: Train de betrokkenen
“A policy is just another piece of paper if employees are not aware of it”
VII: Sanctioneer werknemers die het beleid met de voeten treden
• Tuchtsancties arbeidsreglement
• Vordering tot staking of schadevergoeding
• Ontslag om dringende reden
 Case-to-case beoordeling
27

28. Dank voor jullie aandacht!
28

29. Contact
Stephanie Raets
Advocaat-Senior Associate
stephanie.raets@claeysengels.be
Phone: +32 3 285 97 83
29
www.claeysengels.be