Dokumen ini membahas konsep horenso, yaitu pelaporan, komunikasi, dan konsultasi yang penting untuk meningkatkan kerjasama dalam tim. Penekanan pada laporan progres yang mencakup fakta, metode, dan tujuan, serta pentingnya komunikasi yang terbuka antara individu dan departemen dijelaskan. Selain itu, faktor-faktor kegagalan dalam pelaksanaan horenso juga diidentifikasi, seperti kurangnya tanggung jawab dan komunikasi yang buruk.

1. HORENSOOLEH : MASRUHAN AZIS
© 2014

2. Ho – Ren – So Maksud Keterangan
Hokoku Melaporkan Melaporkan proses kerja dan hasil kerja yang
sedang dan sudah dicapai.
Renraku Menghubungi/
Komunikasi
Menghubungi / komunikasi dengan pihak
manapun untuk kelancaran pekerjaan.
Sodan Konsultasi / Diskusi Membahas status permasalahan / jalan keluar
atau usulan perbaikan.
HORENSO
JEPANG ENGLISH INDONESIA
HOKOKU REPORT LAPORAN
RENRAKU CONTACT /
INFORMATION
INFORMASI
SODAN CONSULT KONSULTASI

3. Tujuan
Tujuan HORENSO adalah untuk membangun komunikasi yang efektif
dengan menekankan pada LAPORAN,KOMUNIKASI DAN KONSULTASI yang
dapat meningkatkan kerjasama team YANG TIDAK HANYA masalah
berkomunikasinya namun lebih dititikberatkan pada TANGGUNGJAWAB dan
KEPEDULIAN akan pekerjaan atau tugas yang mereka hadapi.Jika ada satu
mata rantai yang rapuh dalam team akan berdampak fatal dalam keutuhan
kelompok.

4. Hokoku (Report / Lapor)
Pada prakteknya Hokoku adalah pelaporan kemajuan suatu aktivitas
atau tugas yang diberikan. Ada 3 poin utama yang ditekankan dalam Hokoku,
yaitu :
1.Fakta ( 5W+2H dan TPO )
2.Metode
3.Tujuan.
Artinya pada saat anda melaporkan progress kegiatan atau tugas yang
diberikan, anda harus sudah siap dengan semua aspek tersebut (5W+2H),
serta selalu dilaporkan pada TPO yang tepat.Selain itu juga melaporkan
metode yang digunakan serta progress tujuan dan tujuan akhir.

5. Contoh simulasi 5W + 2H dan TPO :
5W + 2H, TPO Arti Maksud
5W
What Apa
Adanya kekurangan orang yang menggangu kelancaran produksi,
karena tidak masuk bekerja.
Who Siapa Jelaskan siapa yang tidak masuk kerja.
When Kapan
Jelaskan kapan teman (partner) tidak masuk kerja, apakah mulai
hari itu, atau hari sebelumnya.
Where Dimana Tepatnya pada bagian mana yang kekurangan orang.
Why Mengapa
Mengapa tidak masuk kerja? Apakah karena sakit atau ada
halangan lainnya.
2H
How Bagaimana
caranya
Bagaimana cara menghindari dampak agar tidak lebih buruk?
Bagaimana menangani permasalahan ini?
How much /
How many
Berapa Banyak Berapa lama kondisi ini (kekurangan orang) akan berlangsung?
Berapa lama kondisi dapat ditangani / diselesaikan?
TPO
Time Waktu / kapan
Kapan anda akan melaporkan. Apakah pada saat briefing, atau
ketika sudah mulai bekerja.
Place Tempat Dimana anda akan melaporkan?
Organization Kepada siapa Kepada siapa anda melaporkan? Apakah kepada atasan atau
teman kerja yang lain?

6. Renraku (Communication)
Renraku atau kontak adalah kontak dengan rekan kerja di internal
departemen maupun lintas departemen mengenai pekerjaan yang sedang
anda tangani. Di tempat kerja, biasanya hubungan antar departemen baru
terjadi ketika ada permasalahan / komplain. Parahnya, yang terjadi bukan
semangat mencari solusi tetapi malah saling menyudutkan, saling tuding
dan saling menyalahkan.
Hubungan antar departemen harus diupayakan dalam kondisi yang baik,
agar jika terjadi proses produksi yang tidak berkualitas, bisa saling
mengingatkan. Dengan demikian, setiap pelaksanaan pekerjaan berjalan
lancar karena bersedia saling berkomunikasi karena satu dan lain bagian /
departemen adalah salah satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

7. Untuk mendukung sistem komunikasi yang efektif, perlu keterbukaan dua
arah, yang terdiri dari;
a. Keterbukaan ke luar, yaitu kesediaan untuk memberikan pengetahuan,
bantuan kepada anggota lain atau bagian lain. Tidak perlu berpikir
panjang untuk berbagi sesuatu yang baik. Misalnya pengetahuan,
pengalaman, atau teknik kerja.
b. Keterbukaan ke dalam, yaitu kesediaan untuk menerima pengetahuan,
bantuan dari anggota lain atau bagian / departemen lain.
Memiliki Informasi Bersama-sama

8. Beberapa hal berikut, juga harus diperhatikan agar komunikasi (renraku)
semakin efektif.
Kualitas
Komunikasi
Deskripsi
Openess
Adanya keterbukaan, tidak ada yang ditutup-tutupi atau
disembunyikan. Segala sesuatu harus apa adanya dan apa yang
sebenarnya.
Supportiveness Saling mendukung, saling memberikan manfaat semaksimal
mungkin.
Positiviness Bersikap positif, melihat dan menilai sesuatu dari sisi positif.
Emphaty Memahami perasaan orang lain. “Seandainya saya jadi dia….”
Equality
Kesetaraan. Ada kesamaan kesempatan untuk aktif
mengekspresikan / mengkomunikasikan sesuatu.

9. Sodan (Consult / Konsultasi)
Sodan adalah konsultasi antara anda dengan atasan, terutama apabila
sedang menemui masalah di dalam pekerjaan. Apapun dan sekecil apapun
kesalahan, atau apapun yang mengakibatkan kesalahan, anda perlu untuk
berkonsultasi.
Ada hal penting dalam melakukan Sodan, dimana sebelum anda maju ke
atasan, anda diminta sudah mempunyai ide yang akan dilakukan. Konsultasi
dalam Sodan lebih ke arah diskusi ide dasar anda untuk kemudian
”diperbagus” atau disetujui oleh atasan sebelum dilaksanakan. Jangan
terlalu mengharapkan atasan akan langsung memberi solusi terhadap
kesulitan anda. Tidak jarang, atasan menghendaki anda mampu
menyelesaikan setiap masalah pekerjaan.

11. Faktor-faktor kegagalan Horenso
1. Tidak ada rasa tanggungjawab
2. Ingin dijadikan hasil untuk diri sendiri karena menganggap informasi
yang dimiliki adalah harta untuk diri sendiri.
3. Takut dimarahi dan disalahkan
4. Malas dan malu
5. Tidak tahu cara houkoku
6. Tidak suka terhadap orangnya
7. Dapat menyelesaikan masalah dengan sendiri saja
8. Mengulur waktu sehingga lupa

12. Semua kesuksesan panjang dibangun di atas
hubungan manusia yang harmonis. (Napoleon Hill)