Sessieronde 1 Titel: HAN: Geen nieuws van het examenfront; geen bericht, goed bericht Sprekers: Nico Lamers (Hogeschool van Arnhem en Nijmegen) en Andrea Bonarius (Hogeschool van Arnhem en Nijmegen) Locatie: Boston 9

1. HAN:
geen nieuws
van het examenfront;
geen bericht, goed bericht!?
HO-SIS Link 19 juni 2014
Nico Lamers
Andrea Bonarius

2. Even voorstellen “in order of appearance”
Nico Lamers
 Zelfstandig; Tradon (www.tradon.eu)
 (beveiligde) logistiek en inkoop
 BU Waardelogistiek Geldnet:
Risicoinventarisatie logistiek CSE

3. Even voorstellen “in order of appearance”
Andrea Bonarius
 HAN Servicebedrijf;
afdeling Studentzaken
 Projectleider Tentamenorganisatie

5. HBO onder het vergrootglas
Voorjaar 2011:
HAN management kan geen onderbouwd
antwoord geven op de aan zichzelf gestelde
vraag:
“Is er sprake van risico’s (in brede betekenis
des woords) binnen onze examenprocessen?”

6. Examenprocessen
 Inhoudelijk:
“het onderwijs”
 Fysiek (administratief logistiek):
Service bedrijf, afdeling Student Zaken

7. Het “fysieke” traject
Opdracht:
maak een risico inventarisatie en – analyse
van het administratief logistieke traject dat
tentamens afleggen binnen de faculteiten van
de HAN.
(Noot: risico ≠ fraude)

8. Risico
Een voor de beheerders van een proces
onvoorziene en ongewenste gebeurtenis,
gerelateerd aan het proces, die een negatief
gevolg of consequentie veroorzaakt.
(Negatieve kans)

9. Werkwijze
 Nico Lamers (Tradon) + medewerker HAN
 Logistieke keten in beeld brengen/ definiëren
van “functieschakels”
(start: docent, einde: archief)
 Interview/ audit medewerkers per functieschakel
+ schouwen
 Uitwerken/ vastleggen interviews in schema -,
detail - en managementrapportage

10. Argumenten gekozen werkwijze
 Kostenaspect
 “Gids- en introductiefunctie” medewerker HAN
 Leereffect (auditinterviews)
 Beklijven in de organisatie
 Training vaardigheden in de organisatie
 Bewustwording in organisatie

11. Resultaten
(Veel) meer risico’s dan verwacht (door HAN)
belangrijk hierbij:
ontbreken uniformiteit
(ontstaansgeschiedenis HAN)

12. Resultaten
(Veel) meer risico’s dan verwacht (door HAN)
Zowel op het aspect
 Fraude
als op
 Proces “foutloop”

13. Resultaten; aspect proces foutloop
Grootste proces risico’s hebben invloed op de
situatie waar tentamen en student elkaar fysiek
ontmoeten
 Organisatie van de planning (voorinschrijving)
 Aanlevering tentamens door onderwijs
 Aanwezigheid ongewenste ogen

14. Resultaten; aspect fraude
Grootste fraude risico’s treden op daar waar
tentamen en student elkaar fysiek ontmoeten:
Tentamenafname en tentameninzage
– Vooropgezet, gepland
 Risicobestrijding; preventieve maatregelen
– Impuls, gelegenheid
 Risicobestrijding; procedure beheersing

15. Resultaten;
Groot risico
AWARENESS

16. Bron: NRC
18/12/2013

17. En nu?
Uitkomsten verwerken en categoriseren:
 Per faculteit
 Per unit Servicebedrijf
 Onderwerp & Aanbeveling
 Quickwins & lange termijn actiepunten

18. HAN

19. En nu?
Uitkomsten verwerken en categoriseren:
 Per faculteit
 Per unit Servicebedrijf
 Onderwerp & Aanbeveling
 Quickwins & lange termijn actiepunten

20. De juiste eigenaar
 Eigenaar vanuit faculteit
 Eigenaar vanuit Servicebedrijf
 Project

21. Project
Drieledige opdracht:
1. Beleid bepalen met het Surveillantenbeleid
als urgentie
2. Taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden in het administratief-
logistieke tentamenproces beschrijven
3. PDCA cyclus inbedden voor de borging

22. Surveillantenbeleid
Prioriteit: kans x impact
Opdracht:
Implementeer het nieuwe Beleid Aanname en
uitdiensttreding Surveillanten HAN breed bij
medewerkers HAN, HAN Flex B.V. en de
surveillanten.

23. Surveillantenbeleid
Aanpak:
• Doelgroep
• Procesbeschrijving
• HANdleiding voor de surveillant
• Sturen op kwaliteit

24. Taken, bevoegdheden
verantwoordelijkheden
Opdracht:
Taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden in de processen
tentamenorganisatie beschrijven

25. Taken, bevoegdheden
verantwoordelijkheden
Actoren in het tentamenproces:
• Studentzaken intern
• Studentzaken als opdrachtgever
• Studentzaken als opdrachtnemer
• Student

26. Taken, bevoegdheden
verantwoordelijkheden
Resultaten :
• Deelprocesbeschrijvingen tentamenproces
• Protocol Facilitaire zaken
• Gedragsregels voor de studenten tijdens
tentamenafname
• Dienstverleningsovereenkomst
o Herinrichting tentamenproces als onderdeel van
meerdere projecten

27. Plan Do Check Act?
 Middels Leerplatform tentamenorganisatie
“HAN breed”
 Awareness
 Audit 2.0

28. Vragen?