Fungsi perencanaan

1. FUNGSI PERENCANAAN
SYAHRIZAL

2. LATAR BELAKANG PERENCANAAN
Policy top management : puncak pimpinan yang mengeluarkan
kebijakan diadakannya perencanaan karena memang merekalah
sebagai pemegang policy.
Hasil pengawasan : berdasarkan hasil pengawasan terkumpullah
sejumlah data dan fakta yang dibuat dalam satu perencanaan baru
yang memperbaiki atau merombak yang pernah dilaksanakan.
Inisiatif dari dalam : planning juga dapat lahir akibat adanya saran-
saran dari pihak luar yang mungkin secara langsung atau tidak
langsung, yang mempunyai kepentingan dengan organisasi.
Kebutuhan masa depan : suatu perencanaan dibuat sebagai
persiapan masa depan ataupun menghadapi rintangan dan
hambatan yang sewaktu-waktu bisa terjadi.

3. PERENCANAAN
 PERENCANAAN :
KEGIATAN MENETAPKAN, MERUMUSKAN TUJUAN DAN MENGATUR PENDAYA-GUNAAN
MANUSIA, MATERIAL, METODE DAN WAKTU SECARA EFEKTIF DALAM RANGKA
PENCAPAIAN TUJUAN.
 TAHAP-TAHAP PERENCANAAN :
1. MENYADARI POSISI ORGANISASI
2. MENENTUKAN TUJUAN DAN SASARAN
3. MEMPERTIMBANGKAN ALTERNATIF-ALTERNATIF YANG ADA
4. MELAKUKAN IDENTIFIKASI TINDAKAN-TINDAKAN ALTERNATIF
5. MELAKUKAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
6.MERUMUSKAN RENCANA-RENCANA TURUNAN DAN ANGGARAN

4. KARAKTERISTIK PERENCANAAN
Perencanaan
pengorganisasian
pengendalian
pengarahan tujuan

5. LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN :
Input : sumber
daya ( SDM,
uang, material,
mesin, metode,
informasi )
Proses
Perencanaan
Output :
Rencana
Organisasi

6. Proses Perencanaan :
1. Menyatakan tujuan organisasi
2. Menyusun alternatif cara mencapai tujuan
3. Menyusun asumsi untuk setiap alternatif
4. Memilih alternatif yang terbaik
5. Menyusun rencana untuk alternatif terpilih
6. Mengubah rencana menjadi tindakan

7. Syarat melakukan proses perencanaan :
Para manajer harus mampu memiliki 4 ( empat ) kualifikasi primer dalam
melakukan proses perencanaan, yaitu ;
 Harus memiliki pengalaman yg memadai dalam organisasi
 Harus mampu memiliki pandangan menyeluruh terhadap organisasi
 Harus memiliki pengetahuan dan ketertarikan ( minat ) pada trend
sosial- politik, ekonomi yg dapat mempengaruhi masa depan
organisasi
 Harus mampu bekerja sama dengan orang lain

8. Evaluasi perencanaan :
 Sejauh mana tingkat keberhasilan terhadap tujuan ?
 Berapa banyak persoalan penting yang telah dipecahkan dan apakah
timbul persoalan baru ?
 Berapa besarnya pengorbanan, misalnya biaya yang diperlukan untuk
mencapai hasil-hasil tadi ?
 Apakah ada hasil sampingan yang bermanfaat bagi organisasi ?

9. Perspektif perencanaan :
 Waktu
 Bidang perencanaan
 Elemen rencana
 Karakteristik rencana
 Unit organisasi

10. TUJUAN PERENCANAAN
 Untuk mengantisipasi dan merekam perubahan
 Untuk memberikan pengarahan (direction) kepada
administrator maupun non-administrator.
 Untuk menghindari atau setidaknya memperkecil
tumpang-tindih dan pemborosan (wasteful) pelaksanaan
aktivitas.
 Untuk menetapkan tujuan dan standar yang akan
digunakan untuk memudahkan pengawasan.

11. JENIS – JENIS PERENCANAAN DAN RENCANA
Dari segi waktu :
 Perencanaan jangka panjang
Bersifat umum, dan belum terperinci, rentang waktu 10 sd 30 tahun.
 Perencanaan jangka menengah, rentang waktru 5 sd 10 tahun.
 Perencanaan jangka pendek, rentang waktu 1 sd 5 tahun.
Dari Segi Sifat :
 Perencanaan kuantitatif, semua target dan sasaran dinyatakan
dengan angka-angka.
 Perencanaan kualitatif perencanaaan yang ingin dicapai dinyatakan
secara kualitas

12. Dari segi luas wilayah :
 Perencanaan local, bersifat terbatas serta disusun dan ditetapkan
oleh lembaga yang ada di daerah.
 Perencanaan regional, perencanaan yang ditetapkan di tingkat
propinsi.
 Perencanaan nasional, perencanaan negara sebagai dasar dari
perencanaan local dan regional
 Perencanaan internasional, perencanaan beberapa negara
melewati batas negara dilaksanakan melalui negara-negara
tersebut.
Dari segi luas jangkauan :
 Perencanaan makro, bersifat universal, menyeluruh dan meluas.
 Perencanaan mikro, ditetapkan dan di susun berdasarkan kondisi
dan situasi tertentu

13. Dari segi prioritas pembuatnya :
Perencanaan sentralisasi, ditentukan oleh pemerintah pusat
pada suatu negara.
Perencanaan desentralisasi, disusun oleh masing-masing
wilayah.
Perencanaan dekonsentrasi, gabungan antara sentralisasi
dengan desentralisasi
Dari segi obyek :
Perencanaan rutin, di susun untuk jangka waktu tertentu dan
dilakukan setiap tahun.
Perencanaan eksendental, disusun sesuai dengan kebutuhan
mendesak pada saat tertentu

14. Dari segi proses :
Perencanaan filosofikal, bersifat umum, hanya berupa
konsep dari nilai yang bersifat ideal serta masih
memerlukan penafsiran dalam bentuk program.
Perencanaan programial, berupa penjabaran dari
perencanaan filosofikal.
Perencanaan operasional jelas dan dapat dilakukan

15. FUNGSI PERENCANAAN
Menentukan titik tolak dan tujuan usaha.
Memberikan pedoman, pegangan dan arah.
Mencegah pemborosan waktu, tenaga dan
material.
Memudahkan pengawasan.
Kemampuan evaluasi yang teratur.
Sebagai alat koordinasi.

16. MANFAAT PERENCANAAN :
 MEMBANTU PARA MANAJER UNTUK BERORIENTASI KE MASA
DEPAN, MAMPU MELIHAT MASALAH-MASALAH DAN
PELUANG-PELUANG YANG MUNGKIN TIMBUL DAN YANG AKAN
DIHADAPI DI MASA MENDATANG.
 AKAN MENINGKATKAN KOORDINASI DALAM PENGAMBILAN
KEPUTUSAN, SEHINGGA MENDUKUNG MANAJER UNTUK
SELALU KONSISTEN DENGAN KEPUTUSAN YANG TELAH
DIAMBIL SEBELUMNYA
 PERENCANAAN AKAN MENEKANKAN KEPADA TUJUAN
ORGANISASI, MENGINGATKAN TUJUAN ORGANISASI YANG
HARUS DICAPAI.

17. BENTUK - BENTUK RENCANA
• Rencana strategik :
Untuk menentukan visi, misi organisasi, menetapkan sasaran,
program kerja untuk mencapai tujuan organisasi.
Perencanaan jangka panjang yang sudah diformalkan,
digunakan untuk merumuskan tujuan organisasi serta cara
menghadapinya.
• Rencana operasional :
Rencana sekali pakai (single use plan) disusun untuk mencapai
tujuan tertentu dan dibubarkan segera setelah tujuan ini
tercapai.
Rencana permanen (standing plans) yang dapat dipakai
berulang-ulang.

18. Misi : Usaha mendasar membedakan suatu
organisasi dengan organisasi lain dan
mengidentifikasikan lingkup operasi pada
produk dan pasar.
Tujuan : Keadaan ingin dicapai organisasi di
waktu yang akan datang melalui kegiatan
organisasi.

19. Tujuan organisasi Memberikan arah dan pemusatan
kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak
harus dilakukan.
Proses Penetapan Tujuan Usaha untuk menciptakan
nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan
dilaksanakan organisasi.
Bentuk-Bentuk Tujuan
1. Adanya pembagian kerja atasan dan bawahan
2. Hirarki diukur dari wewenang terbesar

20. TERIMA KASIH