5. Project Duurzaam Digitaal
(2013-2016)
Scope
ī§ Digitaal documentbeheer & archivering
ī§ NIET: opzetten van DMS, RMS of groupwares
Doelstellingen
ī§ Opstellen van een beleid inzake digitale duurzaamheid
ī§ Ondersteunen van de administratie inzake documentbeheer
ī§ Adviseren in verband met informatiesystemen
ī§ Opzetten van een digitaal archiefdepot
6. Gemeenschappelijke ruimte
Problematiek
ī§ Enorme diversiteit aan platformen
ī§ VDI Directie ICT
ī§ Fileserver Directie ICT / Dienstniveau
ī§ SharePoint 2007 Directie ICT
ī§ PointcarrÊ Departement Onderwijs
ī§ Dropbox Dienstniveau / Individueel
ī§ âĻ
ī§ Verschillende platformen worden naast elkaar gebruikt
ī§ Geen platform
Navenante problematiek m.b.t. Back-ups
ī§ âIk neem zelf back-ups, maar of mijn collegaâs dat doenâĻ?â
ī§ âHoezo, ICT neemt geen back-up van mijn pc?â
7. Centrale mappenstructuren
Problematiek
ī§ Enorme diversiteit aan mappenstructuren
ī§ Organisch gegroeid ī ad hoc nieuwe mappen
ī§ Pogingen tot structuur
ī§ Chaotische doolhoven ī back up van de back up in de back up
ī§ Mappen op naam van medewerkers
ī§ âĻ
ī§ Verschillende mappenstructuren worden naast elkaar gebruikt
ī§ Geen centrale mappenstructuur
8. Centrale mappenstructuren
Ondersteuning van het Universiteitsarchief
ī§ Richtlijnen
ī§ Zelf mappenstructuren opstellen
ī§ Stappenplan: ASIS, voorstel, feedback, goedkeuring
ī§ Begeleiden van de uitrol nieuwe mappenstructuren
ī§ Stappenplan: back up, opschonen, overzetten, controleren
ī Reactie diensten:
ī§ Enthousiast
ī§ Over-enthousiast
ī§ Weigerachtig
ī§ Geen tijd/middelen
ī§ Koudwatervrees
9. Ondertussen bij de Directie ICT
âWe lanceren Office 365 met
â SharePoint Online!!
â MWOEHAHAHA
10. SharePoint Online
ī§ âGeen mappenstructuren!!â
ī§ âGedaan met klasseren!!â
ī§ âDocumentnamen doen er niet meer toe!!â
11. Opportuniteit
ī§ Geen ideale, maar wel structurele en uniforme oplossing
ī§ Mogelijkheid tot sturen van de oplossing
ī§ Integreren van richtlijnen inzake documentbeheer
ī§ Incentive voor weigerachtige diensten
MAAR! Archivering buiten SharePoint!
ī Digitaal Depot
12. Expertiseopbouw
Deelname aan de testgroep:
ī§ Nota inzake de relatie tussen SharePoint en OneDrive (Office 365)
ī§ Nota inzake het gebruik van Metadata in SharePoint
ī§ Nota inzake de implementatie van SharePoint
ī Groeiende expertise bij het Universiteitsarchief
ī Sensibilisering bij de Directie ICT
ī§ Functioneel-organisatorische aspecten
ī§ Noden van de administratie
ī§ Expertise Universiteitsarchief
13. Implementatie
Universiteitsarchief ingeschakeld in het implementatieproces
ī Functionele analyse, begeleiding en ondersteuning
Consultancy
ī§ Opzetten van SharePoint
ī§ Beheer van SharePoint
ī§ Gebruik van SharePoint
ī§ Advies inzake opleiding
14. Aan de slag!
Benodigdheden
ī§ Rollen en verantwoordelijkheden
ī§ Beleid en afspraken
ī§ Procedures
ī§ Richtlijnen
ī§ Opleiding, ondersteuning en begeleiding
ī§ VEEL COURAGE!!!
16. Beleid en afspraken - algemeen
Gebruik SPO-sites
ī§ Teamsite â âintranetpaginaâ van de dienst, vnl. documentbeheer
ī§ Projectsite â beheer specifiek project, beperkte levensduur
ī§ Communicatiesite â âintranetpaginaâ gericht aan de rest van de VUB
ī Max. ÊÊn teamsite en ÊÊn communicatiesite per dienst/afdeling
ī Meerdere projectsites mogelijk, vanwege tijdelijk karakter
17. Beleid en afspraken - dienstniveau
Afsprakenkader informatiebeheer
ī§ Verantwoordelijkheden
ī§ Gebruik van SharePoint en OneDrive
ī§ Opbouw SPO-site
ī§ Opbouw mappenstructuur
ī§ Rechtenbeheer
ī§ Naamgeving
ī§ Metadata
18. Procedures
Opzetten SPO-site
1. Universiteitsarchief geeft toelichting bij het afsprakenkader
2. Dienst/afdeling vult het afsprakenkader in
3. Dienst/afdeling stuurt afsprakenkader door naar Directie ICT
4. Directie ICT maakt o.b.v. afsprakenader SPO-site aan
Beheren SPO-site
ī§ Informatiebeheerders
ī§ Actualiseren afsprakenkader (rechtenbeheer!!)
BeÃĢindigen SPO-sites
ī§ Documenten worden:
ī§ gemigreerd naar andere SPO-site
ī§ gearchiveerd in digitaal depot
23. Change Management
Maak gebruik van opportuniteiten
ī§ Partners / allianties / combines
Bied meerwaarde:
ī§ Overzichtsfunctie
ī§ Functioneel-organisatorische expertise
ī§ Kennis documentbeheer
Faciliteer: adviezen, richtlijnen, tools ī beleid en operationeel
Gebruik je people skills ī persoonlijke aanpak, netwerken
Wees pragmatisch!
ī§ Choose your battles
ī§ You win some, you loose some
ī§ Rome wasnât built in a day