FAAD-studiedag, 10/05/2021

1. Waardering en selectie in Nederland – een (r)evolutie
FAAD-studiedag 10 mei 2021
Door
Gustaaf
Wappers -
Eigen werk
Photo by
Szilas at the
Royal
Museums of
Fine Arts of
Belgium,
Brussels,
Publiek
domein,
https://com
mons.wikim
edia.org/w/i
ndex.php?cu
rid=4140405

2. Even voorstellen

3. Dezelfde principes, maar toch een tikkeltje anders
“De ARA en de CIO van VWS hebben in het SIO de hotspotlijst
vastgesteld voor VWS-concern (kern, agentschappen en
ZBO’s). Inregeling van deze en andere uitzonderingen conform
artikel 5, lid 1, sub e van het Ab in de IHH door IV VWS en DD
wordt opgevolgd door SRM. Best practices worden gedeeld
met WenS en RDDI, als input voor kennisproducten als BiB.
Ook vragen van VWS m.b.t. AVG worden opgepakt.”

4. Het bestel (Rijk)
• Minister(ie) van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
• Algemene rijksarchivaris
• Nationaal Archief en Regionale Historische Centra
• Overheidsorganisaties:
- hoge colleges van staat
- ministeries, incl. bewindslieden en politiek assistenten
- zelfstandige bestuursorganen
- ‘de Rechtspraak’
• Interdepartementaal
- Chief Information Officer Rijk
- Doc-Direkt
- Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding
• Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed
Door Dedalus at nl.wikipedia, CC BY-SA 3.0,
https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=3256300

5. Wettelijk kader
• Archiefwet en Archiefbesluit 1995
– Selectielijst is grondslag vernietiging en overbrenging
– Selectielijst is grondslag bewaartermijnen voor persoonsgegevens in de
zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
– Afwijkingen niet mogelijk, tenzij ‘uitzonderen van vernietigen’ conform
artikel 5, lid 1, sub e van het Archiefbesluit
– Selectielijst is maximaal 20 jaar geldig
• Andere wetgeving
– Wet openbaarheid bestuur / Wet open overheid
– Algemene Verordening Gegevensbescherming
– Sectorale wetgeving

6. Proces
• Concept selectielijst opgesteld door organisatie
• Toetsing door Nationaal Archief (x maal tot bereiken consensus)
• Advies externe deskundige, benoemd door minister
• Bespreking en accordering in Strategisch Informatieoverleg,
in overleg met strategisch relatiemanager
• Terinzagelegging
• Publicatie vaststellingsbesluit in Staatscourant
• Publicatie selectielijst op website NA (pdf)

7. Selectiedoelstelling
Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en
veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke
groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat
en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren.
Daartoe dienen de archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:
• representatief zijn voor wat in de samenleving is vastgelegd;
• representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van
een samenleving;
• door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de
belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten,
personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen.

8. Waarderingsmethodiek
Selectielijst
• per organisatie
• op basis van werkprocessen
3 waarderingsinstrumenten
• Systeemanalyse
• Risicoanalyse
• Hotspotmonitor
Nieuwe invulling
art. 5, lid 1, sub e

9. Hotspot: concept
Een hotspot is een gebeurtenis die leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid
en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat om zaken die veel maatschappelijke onrust
veroorzaken.
4 criteria:
• een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor veel maatschappelijke
beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de media.
• een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan
het licht brengt, het debat over de kwestie maakt veel emoties los.
• een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het
functioneren van de Nederlandse overheid.
• een politieke kwestie waardoor de positie van de minister of het Kabinet ernstig is
bedreigd

10. Hotspot: proces
• Hotspotmonitor = proces om hotspot vast te stellen
• Een overheid werkt dit uit voor de eigen organisatie, maar moet wel
– Proces vastleggen in de selectielijst
– Soepel en flexibel proces beogen
– Input van primair proces voorzien
– Adviesrol voor Nationaal Archief voorzien
– Vaststelling in Strategisch Informatieoverleg voorzien
– Resultaat laten publiceren op website Nationaal Archief

11. Hotspot: resultaat

12. Knelpunten
• Archiefwet en archiefbesluit 1995
– Complex proces hindert verantwoording en transparantie
– Selectielijst is statisch, ‘papieren’ document
– Selectielijst sluit niet aan op informatiehuishouding
• Belangen in Balans
– Mist concrete handvatten
– Deels opgevangen door ontwikkeling
• voorbeeld selectielijst
• voorbeeld hotspotlijst
• handleiding steekproeven
• beleid e-mailarchivering
• Nationaal Archief
– Proces is handmatig, tijdrovend en foutgevoelig
– Deels opgevangen door intensieve begeleiding en zakelijke aanpak

13. Voorstellen Aw en Ab 202x
• Selectie op macroniveau blijft basisprincipe
• ‘Selectielijst’ wordt vervangen door ‘selectiebesluit’
• Geldigheidsduur
– Wordt vervangen door toekomstgerichte toepassingsperiode
– Ingekort van 20 tot 10 jaar, parallel met inkorting overbrengingstermijn
• Flexibilisering inhoud door
– Modulaire aanpak: meerdere selectiebesluiten mogelijk
– Afwijkingen door organisatie mogelijk, binnen bepaalde grenzen
• Vereenvoudiging procedure door
– Schrappen terinzagelegging (winst: 6 weken)
– Uniforme vaststellingsprocedure
(winst 2-6 weken voor departementen en hoge colleges van staat)
– Groepsselectiebesluit voor privaatrechtelijke organisaties met openbaar gezagtaken

14. Doorontwikkeling Belangen in Balans
• Methodiek
– Behoud van 3 waarderingsinstrumenten,
maar:
• Meer concrete uitwerking
• Verdere uitbreiding
• Modulair en web based kennisproduct
• Nationaal Archief
– Vormgeving selectiebesluiten
– Interne processen

15. Nieuwe ontwikkeling
Kindertoeslagenaffaire -> gebrekkige informatievoorziening
Kabinet beslist n.a.v rapport Parlementaire
Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag:
• Extra investeringen
• Actieplan Open op orde, met als krijtlijnen
– Professionalisering
– Kennisproducten
– Adviesdiensten

16. Meer weten? Contact houden?
• Webpagina waardering en selectie Nationaal Archief:
https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/waardering-en-selectie
• Zakelijke nieuwsbrief Nationaal Archief:
https://www.nationaalarchief.nl/archiveren
• Kennisnetwerk Informatie en Archief: https://kia.pleio.nl
• Column Nota bene in Meta
https://www.vvbad.be/meta/artikels#author=Geert Leloup