Essential corporate governance 5 apr-17

All rights reserved. This document is the confidential & proprietary property of FELCRA Bhd. This document (including the format &
the presentation thereof) may not be reproduced, modified, sold or otherwise transferred or provided, in whole or in part, to any other
person or entity without the prior written permission of FELCRA Bhd..
1
5-Apr-17
ESSENTIAL CORPORATE GOVERNANCE
Federal Land Consolidation and Rehabilitation Authority (FELCRA Berhad)
Established in 1966
Its objective is to develop rural sector by helping its community to participate in national economic activities,
thus improving their standard of living Since September 1st,1997, FELCRA is known as FELCRA Berhad due to
its corporatization. It is no longer a Statutory body but has becomes a fully Government owned co. With the
change of its corporate entity, FELCRA now able explore new business opportunities, in line with national
development aspiration
Armed with plantation management & core activities skills, FELCRA is now diversifying its activities into
industrial & service sectors as well as other growing business areas
ghazali@felcra.com.my
TADBIR URUS
KORPORAT
FELCRA BERHAD

Jenissyarikat
-s10
Dihadkan
dengan saham
Liabiliti ahli
adalah terhad
kepada amaun,
jika ada, yang
tidak dibayar
pada saham
yang dipegang
oleh ahli.
Dihadkan
dengan jaminan
Liabiliti ahli
adalah terhad
kepada amaun
yang ahli-ahli
berjanji untuk
menyumbang
dalam sekiranya
digulung.
Tidak terhad
Tiada had ke
atas liabiliti ahli-
ahlinya.
Akta Syarikat 2016 dikuatkuasakan secara
berperingkat bermula dengan fasa pertama pada
31 Januari 2017
Beberapa peruntukan di dalam AS 2016 yang masih belum dikuatkuasakan adalah:
(a) seksyen 241 – peruntukan berhubung keperluan pendaftaran setiausaha syarikat untuk
berdaftar dengan Pendaftar; dan
(b) Penggal 8 Bahagian III – peruntukan berhubung mekanisme penyelamat korporat iaitu perkiraan
sukarela korporat (corporate voluntary arrangement) & pengurusan kehakiman (judicial
management).
A company limited by shares shall either be a private company or a public company
 A company limited by guarantee shall be a public company.
 An unlimited company shall either be a private company or a public company.
 No company shall be formed as, or become, a company limited by guarantee with a share capital.
 No association or partnership consisting of more than twenty persons shall be formed for the purpose of
carrying on any business for profit, unless it is incorporated as a company under CA2016, or is formed
under any other written laws.
2
5-Apr-17

Akta Syarikat 1965 vs
2016
Pemerbadanan syarikat
dalam akta syarikat 2016
3
Borang teras atau super form
Through “Superform” via MyCoID
5-Apr-17
3

Dokumen untuk
serahsimpan
Nama syarikat - s25
Bil Seksyen Borang
1 Users’ Registration
2 14 Application for Registration
3 27(1) & (4) Application for Availability of Names and Reservation
4 32 Lodgement of constitution
5 51 Notification of change in the Register of Members
6 78 Return for allotment of shares
7 58 & 236(2) Notification of Appointment of First secretary
4
Nama
• Mesti diluluskan
• Jika tidak ada, SSM
mempunyai kuasa untuk
memberikan ungkapan
tertentu untuk syarikat
Boleh guna
•Bukan tidak diingini
•Tidak serupa dengan yang
sedia ada syarikat /
terpelihara, perbadanan
atau perniagaan
•Tidak diwartakan atau
nama dilarang
Tempahan
•Dibenarkan apabila dibayar
RM50 untuk tempahan 30
hari.
•Tempoh tempahan
maksimum 180 hari
5-Apr-17
4
Information required:
 Proposed name of company
 Status as private or public co
 Nature of business
 Proposed registered address
 Name, identity, address of shareholder(s)
 Name, identity, address of director(s)
 Details of shares
Evolution of A Company
 Essential requirements
 Formation and incorporation of a company
 Execution of documents
 No Par Value
 Reporting and Decision Making

Asas syarikat
Orang yang sama dibenarkan untuk memegang dua jawatan.
 Jika pengarah adalah pengarah tunggal dan pemegang
saham atau pengarah yang terakhir dan mati, maka
Setiausaha Syarikat perlu mengadakan mesyuarat waris,
(next of kin) atau wakil diri atau pemegang saham,
mengikut mana-mana yang berkenaan.
 Jika pengarah baru tidak dilantik dalam tempoh 6 bulan
dari kematian pengarah tunggal atau yang terakhir, SSM
boleh mengarahkan Syarikat dibatalkan.
Kontrak dengan anggota tunggal / Pengarah.
 Apabila sebuah syarikat ahli / pengarah tunggal mengikat
kontrak dengan pengarah itu dan kontrak itu bukan
perniagaan biasa, syarikat hendaklah memastikan
syarat-syarat kontrak (melainkan jika ia adalah secara
bertulis) direkodkan dalam minit mesyuarat lembaga
berikutan persetujuan kontrak.
Single member/ single
director company
Single member can
also be the sole
director
Public company
must have at least 2
directors
Simplified incorporation
process
Superform - no more
multiple forms
M&A optional
Secretary at point of
incorporation
optional
Notice of
registration is
conclusive evidence
Effect of incorporation
Company is a body
corporate with legal
personality separate
from it’s members
Has full capacity to
undertake any
business activity
5
Syarikat milikan dan
pengarah syarikat
tunggal
Same person allowed to hold dual position
 If the director is the sole director and shareholder or last remaining director and dies, then the Company
Secretary is to convene a meeting of the next of kin or personal representative, or shareholder, as the case
may be.
 If a new director is not appointed within 6 months of the death of the sole or last remaining director, then
SSM can direct the Company be struck off.
Contract with sole member/director
 When a single member/director company enter into a contract with that director and the contract is not in the
ordinary business, the company shall ensure the terms of the contract (unless it is in writing) are recorded in
the minutes of the board meeting following the making of the contract.
5
5-Apr-17

Jadual perbandingan
Categories
Previous
Provisions
Companies Act
2016
Formation of company At least 2 resident directors At least one resident director
Incorporation process Complex Simplified
Consolidation of forms Forms13A, 6, 48A and M&A SUPER Form
Period of confirmation of
availability of company name
Period of 3 months Period of 30 days
Capacity of company Limited capacity Unlimited capacity
Structure
Memorandum and Articles of
Association
Constitution
Issuance of a certificate of
incorporation
Required Optional
Conclusive evidence that
company is duly registered
Certificate of Incorporation Notice of Registration
Common seal Required Optional 6
Table A applies
except Reg 71 & 90
Companies Act 2016 (Pte
Co.)
No shareholding qualification for directors No provision for shareholding qualification
Directors’ Resolution valid if signed by
MAJORITY
Directors’ Resolution valid if signed by ALL
Co. can pay commission on issue of shares
Co. CANNOT pay commission on issue of shares
unless Constitution allows
Pre-emptive rights issue unless shareholders
provide direction to the contrary (S132D– general
approval)
Subject to Constitution, pre-emptive rights
issue on new shares
EGM can be convened by any Director, Board or
shareholder
EGM can be convened by Board or shareholder
(CA2016 will prevail)
An AGM shall be held in accordance with the Act No provision for AGM.
General Meeting Chairman has casting vote in an
equality of votes
No provision for casting votes.
Where a company elects to adopt a constitution, the adoption must be by way of
a special resolution and lodged with the Registrar within 30 days of its adoption
For existing companies, the M&A will be deemed to be the constitution of a company and the adopted
provisions of Table A shall continue to have effect.
May contain provisions relating to—
 the objects of the company;
 the capacity, rights, powers or privileges of the company if the provision restricts such capacity,
rights, powers or privileges;
 matters contemplated by this Act to be included in the constitution; and
 any other matters as the company wishes to include in its constitution.
If the constitution sets out the objects of a company—
 the company shall be restricted from carrying on any business or activity that is not within those
objects; and
 the company shall have full capacity and powers to achieve such objects, unless the constitution
provides otherwise.
6
5-Apr-17

Notis pendaftaran Sijil pemerbadanan
7
For existing companies, it can choose to remove the object clause by passing a special resolution
For JV companies, it is advisable to retain the objects clauses.
CA2016 does not require any change to be made to the Articles to reflect the abolition of authorised capital and
nominal/ par value.
For administrative convenience, a company could tidy up its M&A, taking into account the new provisions, e.g.
 remove references to authorised capital and par value,
 optional AGM provisions,
 written shareholders’ resolution,
 ecommunication with members, etc
Notice of Registration
Information available:
 Date of registration
 Name of company
 Registration number
 Type of company
5-Apr-17
7

Profil syarikat
:pengesahan muktamad SSM berkenaan butiran maklumat
sesebuah syarikat
Penyata kewangan
8
1. Proposed Name
Please provide at least three names to expedite search of name & choice. Also if it is similar to an existing
name, please obtain consent letter / letter of no objection.
Please provide name & I/C of 2 proposers
2. Principal Activity
Normal duration of search is 3 working days.
Upon approval of name we will require the following details. (This may also be done
before the name is approved).
i. Name of at least 2 subscribers – copies of Identification (I/C) to be provided.
ii. Proposed authorised & paid up capital.
iii. Name of first directors (including at least two directors resident in Malaysia – Copies of
identification (I/C) to be provided.
iv. Main objects clause.
v. Proposed Secretary – copies of I/C to be provided (Must be resident in Malaysia
vi. Vocation of Directors, Shareholders & Secretary.
vii. Any special instruction (example – address different from I/C, dating of documents)
Normal duration for incorporation is 10 working days. (Online registration would normally take 3
working days.)
5-Apr-17
8

The above estimated duration does not include preparation & waiting time for signatures.
5-Apr-17
8

Jadual perbandingan jenis maklumat
AS1965 & AS2016
9
Evidence of Incorporation
5-Apr-17
9

Jadual perbandingan jenis maklumat
AS1965 & AS2016
10
Comparison table of information required from CA 1965 & CA 2016
5-Apr-17
10

Attestation Of Company
Good Standing
Digital CTC For Company
And Business
11
What is ACGS?
1. Confirmation that a company has met the criteria
2. Criteria for the issuance of ACGS • Incorporated for at least 18 months • Lodged latest annual return and
financial statement • Not dormant and not in the process of wound up or strike off or dissolved • No
outstanding compound and no pending prosecution case for both the company and its directors • Has a
registered address
3. Verification feature : QR Code • Scan the QR Code to compare the printed and original copy in the server
Digital CTC For Company And Business
1. Digital Signature Act 1997 Documents are digitally certified true copy by POS DIGICERT SDN BHD
(457608-K), the company which has been granted a license as a "Certification Authority" under Digital
Signature Act 1997
2. QR Code Verification Use “POSDigicert Secured QR Reader” downloadable from Google Play for Android or
AppStore for iOS to compare the printed copy and the original copy from server
3. Documents available as digitally certified true copy Form 9, 24, 44, 49, and all prescribed forms under
Companies Act.
5-Apr-17
11

Penguatkuasaan
AktaSyarikat
2016
Korum Mesyuarat
Tiada urusan boleh dijalankan di mana-
mana mesyuarat agung melainkan
kuorum ahli hadir semasa mesyuarat
bermula.
Dua orang ahli hadir sendiri menjadi
kuorum, peruntukan Seksyen
328 (1) Akta hendaklah
terpakai. Bagi maksud peraturan ini
"anggota" termasuklah seseorang yang
hadir sebagaimana proksi atau sebagai
mewakili perbadanan yang merupakan
ahli.
Table A applies except
Reg 71 & 90
Companies Act 2016
(Pte Co.)
Quorum for Directors’ meeting shall be 2
unless so fixed by Board.
Quorum for Directors’ meeting shall be
MAJORITY unless so fixed by Board.
Alteration of capital by ordinary resolution
Alteration of capital by SPECIAL resolution
(CA2016 will prevail)
Minimum number of Director is two Single Director allowed
Retirement of Directors by rotation at AGM Members to determine retirement
Capitalisation of profits for bonus shares
No specific provision for capitalisation of
profits but Directors will have to act in the
best interest of the company.
Common Seal to be used on official
documents
Optional
Share Certificate to issued to every
member
Optional
Alternate Directors No provision for alternate director
Klausa M&A bagi
Pemilik Tunggal
Keperluan asas bagi
memperbadankan
syarikat tempatan
Meeting quorum
No business shall be transacted at any general meeting unless a quorum of members is present at the time
when the meeting proceeds to business.
Save as herein otherwise provided, two members present in person shall be a quorum and, if applicable, the
provisions of Section 328 (1) of the Act shall apply. For the purposes of this regulation "member" includes a
person attending as a proxy or as representing a corporation which is a member.
12
5-Apr-17

(a) Pengenalan Syarikat Anggota/ Pengarah Tunggal
(single member/ director company)
13
Syarikat boleh ditubuhkan oleh atau mempunyai seorang anggota & anggota tunggal
tersebut boleh juga menjadi pengarah tunggal
ABC Sdn. Bhd.ABC Sdn. Bhd.
Akta Syarikat 1965 Akta Syarikat 2016
Incorporation
The Notice of Incorporation dated (Date of Company incorporated) from the Suruhanjaya Syarikat Malaysia
(“SSM”) confirming that the Company is incorporated under the Companies Act on (Date of Company
incorporated) (Company Number) and a copy of the Constitution be noted.
13
5-Apr-17

Namun, bagi syarikat-syarikat Berhad, AS 2016 masih mengekalkan keperluan minimum 2
orang pengarah
(b) Anggota tunggal tersebut boleh juga menjadi
pengarah tunggal
14
ABC Sdn. Bhd.ABC Sdn. Bhd.
Sole director
RESOLVED that (Name of Director), having consented to act, be and is hereby appointed as the Sole Director
of the Company pursuant to the CONSTITUTION, be confirmed.
Registered office
RESOLVED that the registered office of the Company be situated at (Registered Office Address)
Common seal
RESOLVED that the seal, of which an impression appears in the margin hereof, be adopted as the Common
Seal of
the Company.
Bankers
RESOLVED that a RM current account be opened with (Name of Bank) (“the Bank”) in the name of the
Company and all resolutions enumerated in the Bank’s standard form, be adopted and deemed as resolutions
passed by the Board in connection with the opening of the account.
Financial year
5-Apr-17
14

RESOLVED that the first financial period of the Company shall be from the date of incorporation, i.e. Jan to
____________________ and thereafter the financial year of the Company shall end on the_______ day of each
succeeding ______________.
5-Apr-17
14

Memorandum & Articles of Association (M & A) kini disifatkan sebagai Perlembagaan.
Mungkin ada beberapa percanggahan atau ketidakpastian dalam peruntukan M & A dengan salah satu seksyen di bawah
Akta Syarikat 2016. Syarikat-syarikat boleh membuat keputusan untuk mengkaji semula M & A masing-
masing & membuat pindaan yang sesuai, menerima pakai Perlembagaan baru,
atau (untuk syarikat-syarikat berhad menurut syer) memilih untuk tidak
mempunyai M & A / Perlembagaan.
(c) Syarikat tidak perlu mempunyai perlembagaan
atau memorandum & artikel
15
Syarikat mempunyai pilihan samada untuk
mempunyai perlembagaan atau sebaliknya.
Bagi syarikat yang diperbadankan sebelum AS 2016
dikuatkuasakan, perlembagaan sedia ada akan terus terpakai
terhadap syarikat tersebut sehingga syarikat memutuskan
sebaliknya. Walau bagaimanapun, syarikat berhad menurut jaminan
masih diwajibkan untuk mempunyai perlembagaan.
 For old company: Memorandum of Association is still applicable
 For new company: If does not adopt a Constitution, the provisions of the Act will be applicable.
 Non application of doctrine of constructive notice of constitutions or other documents lodged with the
Registrar except for documents relating to charges.
S.35 (1) – Subject the provisions of this Act, the constitution of a co. may contain provisions relating to –
a) the objects of the co.
b) the capacity, rights, power or privileges of the co. if the provision restricts such capacity, rights, powers or
privileges
c) matters contemplated by this Act to be included in the constitution; &
d) any other matters as the co. wishes to include in its constitution
S. 35(2) – For the purposes of paragraph (1) ((a), if the constitution sets out the objects of a co. –
a) the co. shall be restricted from carrying on any business or activity that is not within those objects; &
b) the co. shall have full capacity & powers to achieve such objects, unless the constitution provides
otherwise.
15
5-Apr-17

Setiausaha boleh dilantik dalam tempoh 30 hari dari tarikh pemerbadanan
(d) Setiausaha boleh dilantik dalam tempoh 30 hari
16
Syarikat
diperbadan
kan
30
hari
Setiausaha
dilantik
masa ini
Lantik
Setiausaha
masa ini
Syarikat
diperbadan
kan
No. 1 of First Directors’ Meeting (Continued)
Allotment of subscribers’ shares
And issuance of share certificates
RESOLVED that the subscriber to the Memorandum of Association of the Company be registered as
shareholders in respect of the shares for which they have subscribed in full in cash at (Amount for each share),
namely:
Name of Allottee No. of Shares Allotted
Ordinary Shares Preference Shares
(Name of Shareholder)
(Number of shares) (Number of shares)
That share certificates in respect thereof be issued accordingly to the above allottee and that the Common Seal
of the Company be affixed thereto in accordance with the Constitution of the Company.
Appointment of Secretary
It was resolved that (Name of new Director) be appointed Secretary of the Company with effect from (Date), be
and is hereby approved.
16
5-Apr-17

AND FURTHER RESOLVED that the Company’s secretarial agent, (Name of Company Secretary Company) be
authorised to do the necessary notification and lodgement with the Suruhanjaya Syarikat Malaysia.
5-Apr-17
16

SSM akan mengeluarkan notis pendaftaran untuk pemerbadanan syarikat baharu bagi
menggantikan sijil pendaftaran bagi membuktikan bahawa peruntukan berhubung keperluan pendaftaran
syarikat tersebut telah dipenuhi selaras dengan peruntukan undang-undang.
(e) Perubahan “sijil pemerbadanan” kepada “notis
pendaftaran”
17
S. 21 – A co. shall be capable of exercising all the functions of a body corporate & have the full capacity to carry
on or undertake any business or activity including to sue & be sued, to acquire, own, hold, develop or dispose
of any property & to do any act which it may do or enter into transactions.
S. 31 – A co., other than a co. limited by guarantee, may or may not have a constitution.
17
5-Apr-17

(f) Sijil saham tidak perlu
(g) Daftar Anggota cukup
sebagai bukti
18
+
Sijil saham tidak perlu dicetak Daftar Anggota sebagai bukti Prima Facie
Allotment/issue of shares by directors
Resolved pursuant to the Companies Act that the Directors of the Company be empowered to allot and issue
shares of the Company in such numbers and to such person, firm or corporation and at such consideration or
price as the Directors in their absolute discretion shall deem fit until the conclusion of the Company’s next
Annual General Meeting
Authority to allot and issue shares
IT WAS RESOLVED: -
THAT, subject always to the Companies Act, Constitution of the Company, full authority be and is hereby given
to the Directors of the Company, pursuant to Section 50 of the Companies Act, to allot and issue shares of the
Company in such numbers and to such persons for such considerations as the Directors think fit, such authority
to continue in force until the conclusion of the next Annual General Meeting of the Company.
RESOLVED:
That pursuant to the authority given to the directors, under Section 50 of the Companies Act, the directors
hereby approve the following:
Allotment of new preference shares of (Number of shares) priced at (shares value) be issued to the following
and that it be entered in the register of members as the holder of such shares:
(Name of shareholder) (Number of shares)
18
5-Apr-17

Syarikat mempunyai pilihan untuk tidak mempunyai meterai rasmi. Pelaksanaan
dokumen syarikat hendaklah mengikut tatacara yang digariskan di bawah Penggal 9 Bahagian II termasuk keadaan
sekiranya syarikat memilih untuk mempunyai meterai rasmi.
(h) Syarikat tidak perlu mempunyai meterai rasmi
(common seal):
Kesan & akibat keatas kontrak syarikat
19
Execution of documents
S. 64(1) – A contract may be made –
a) by a co., in writing under a its common seal;
b) on behalf of a co., by a person acting under it’s authority, express or implied; or
c) on behalf of a co., orally, by any person acting under it’s authority, express or implied
 Common Seal OPTIONAL: If companies decide to have a common seal, the provisions of the law
must be observed.
 By affixing common seals as provided in the Constitution; or
 By signature
• By at least 2 authorized officers, one of whom is a Director.
• For sole directors, by that director and must be witnessed
Subsection 64(1)(b) & (c) does not seem to require any ratification process by the co. where it is made by
implied authority.
HR’s Letter of Appointment preclude entering into contract by Sr Mgt.
19
5-Apr-17

(i) Penghapusan keperluan
mesyuarat agung tahunan bagi
syarikat Sdn. Bhd.
(j) Bagi Syarikat Berhad, AGM perlu
mengambil kira perkara-perkara
baru
20
Salah satu perkara baru yang penting adalah di mana
 yuran kepada pengarah &
 manfaat yang dibayar kepada
pengarah
mesti diluluskan dalam mesyuarat
agung pemegang saham.
Semua syarikat Sdn. Bhd. tidak lagi
diperlukan untuk mengadakan
mesyuarat agung tahunan. Sebaliknya
keputusan syarikat Sdn. Bhd. boleh dijalankan sepenuhnya
melalui resolusi edaran.
Annual General Meetings
 Public companies: are required to hold AGM every calendar year.
 Private companies: no requirement to hold AGM in every calendar year.
• Meetings of private companies are known as meeting of members.
• The main method for private companies to make decisions will be by way of written resolution.
20
5-Apr-17

(k) Pengasingan penyerahsimpan Penyata Tahunan &
Penyata Kewangan
Akaun beraudit kini boleh diedarkan kepada
anggota syarikat Sdn. Bhd. kerana tidak ada lagi
keperluan untuk AGM. Walau bagaimanapun, akaun yang telah
diaudit masih perlu dibentangkan di AGM sebuah syarikat Berhad. Akan ada
perubahan kepada kandungan akaun syarikat yang telah diaudit. Laporan
pengarah yang terdapat di dalam akaun yang telah diaudit boleh
memasukkan seksyen kajian perniagaan baru.
Perlu ada butir-butir apa-apa indemniti diberikan kepada,
atau insuran yang diambil bagi, mana-mana
pegawai atau juruaudit syarikat itu. Apabila pengarah
mengisytiharkan dividen, mereka kini perlu sedar keperluan kesolvenan baru.
Syarikat perlu dapat memenuhi hutangnya selama 12
bulan selepas bayaran dividen. Jika terdapat pelanggaran
keperluan kesolvenan baru ini, para pengarah kemudian menghadapi risiko
tanggungan sendiri, kedua-dua di bawah tindakan jenayah & tindakan sivil.
Sebelum ini, Penyata Tahunan akan difailkan selepas Mesyuarat Agung
Tahunan (AGM). Oleh itu, manakala syarikat mungkin telah memfailkan
penyata tahunan mereka baru-baru ini, adalah baik untuk mengesan tarikh
ulang tahun penubuhan untuk melihat jika ada keperluan untuk memfailkan
penyata tahunan lagi. Undang-undang baru ini juga akan membawa
perubahan kepada akaun yang telah diaudit.
21
Kaedah baru kini memerlukan
penyerahsimpanan Penyata
Tahunan tidak lewat daripada 30
hari dari tarikh ulang tahun
pemerbadanan.
Manakala tarikh penyerahsimpanan
Penyata Kewangan tidak lewat
dari 7 bulan daripada tarikh tahun
kewangan berakhir sesebuah syarikat.
Duty to lodge financial statements and reports with the Registrar
 Decoupling of submission of AR and financial statements
 Submission of AR: 30 days from the anniversary of date of incorporation
 Submission of FS: 
• In the case of private company, financial statements are to be lodged within 30 days from the time
the financial statements were circulated to members.
• In the case of public company, within 30 days from its AGM.
21
5-Apr-17

(l) Penghapusan konsep modal dibenar
(authorized capital)
1. Ini bermakna bahawa terbitan semua saham tidak lagi
membawa nilai par. Itu juga bermakna bahawa tidak
ada konsep yang melarang terbitan
saham pada harga diskaun. Para
pengarah kini mempunyai budi bicara & kewajipan
untuk menentukan nilai yang sesuai bagi saham
apabila dikeluarkan.
2. Akaun premium saham syarikat & akaun rizab
penebusan modal kini akan bergabung dengan modal
saham syarikat. Terdapat tempoh peralihan
selama 24 bulan untuk
menggunakan amaun dalam akaun
premium saham & akaun rizab
penebusan modal. Walau bagaimanapun, ia
hanya akan menjadi pilihan yang sangat terhad untuk
menggunakan jumlah ini, terutamanya bagi akaun
premium saham.
Di bawah AS 2016 ini, syarikat tidak lagi perlu menyatakan
jumlah modal dibenar. Sebaliknya, syarikat hanya perlu
memaklumkan jumlah modal yang dikeluarkan
(issued share capital) serta jumlah
modal berbayar (paid up capital) &
perubahan yang berkaitan melalui penyata pengumpukkan
(return of allotments).
22
Impact on Raising of Capital
S.85(1) – Subject to the constitution, where a co. issues share which rank equally to existing shares as to voting
or distribution rights, those shares shall first be offered to the holders of existing shares in a manner which
would, if the offer were accepted, maintain the relative voting & distribution rights of those shareholders.
S.85(2) – An offer shall be made in a notice specifying the number of shares offered & the timeframe within
which the offer, if not accepted, is deemed to be declined.
22
5-Apr-17

(m) Penalti-penalti bagi liabiliti Pengarah
23
Akta Syarikat 2016Akta Syarikat 1965
= 3 - 7 tahun
= RM10k – RM250K
= 3 - 5 tahun
= RM25k – RM3m
Transfer of shares
RESOLVED:
That the following transfers for ordinary shares of (total value of shares) fully paid in the capital of the company
be and is hereby approved: -
TRANSFEROR TRANSFEREE NO. OF SHARES
(Name of transferor) (Name of transferee) (Total no. of shares)
Execution of Documents
S. 61(1) – A document is executed by a co.
a) the affixing of its common seal, subject to the conditions or limitations in the constitution
b) by signature in accordance with this section
S. 66(2) - A document is validly executed by a co. if it is signed on behalf of the co.
a) by at least 2 authorised officers, one of whom shall be a director
b) in the case of a sole director, by that director in the presence of a witness who attests the signature
S. 66(3) – A document signed in accordance with subsection (2) shall have the same effect as if the document
is executed under the common seal of the co.
S. 66(4) – A document or proceeding requiring authentication by a co. may be signed by an authorised officer &
23
5-Apr-17

need not be made under the common seal
5-Apr-17
23

MYCOID 2016 Pemaparan nama
24
Tiap-tiap
tempat di
mana buku-
buku yang
disimpan
Premis
perniagaaan
Pejabat
berdaftar
BARU
Penyataolehpenyerahsimpan
• Nama Syarikat
• Sendirian atau
Berhad
• Jenis perniagaan
• Alamat Pejabat
berdaftar
• Butiran anggota,
pengarah (s) &
Setiausaha, jika ada
• Kelas dan
bilangan saham
yang dilanggani
oleh ahli / amaun
jaminan
KenyataanolehPenganjurmengesahkan • Persetujuan untuk
bertindak sebagai
promoter /
pengarah
• Bahawa dia tidak
hilang kelayakan di
bawah CA2016
MYCOID2016-
PERMOHONAN
PERBADANAN
Yuran pendaftaran
• Syarikat berhad
menurut syer
RM1,000
• Syarikat terhad
dengan
jaminanRM3,000
• Syarikat tidak
terhad RM1,000
PemberitahuanPendaftaran
• No. Syarikat
diberikan
• Jika nama tidak
boleh didapati, SSM
akan memberikan
ungkapan tertentu
untuk nama
• Sijil
pemerbadanan
dikeluarkan apabila
dibayar RM20
Change of registered office address
RESOLVED:
That the change of registered office address be hereby effected to:
(New Company address)
5-Apr-17
24

Bil Seksyen Borang
Borang di
bawah Akta
Syarikat 1965
26 95 Notification of Variation of Class Rights Form 11
27 113 Solvency Statement Nil
28 117 Notice of proposed reduction of share capital Form 11
29 119(1) Notice of to effect the reduction of share capital Form 29
30 119(2)
Notice of to effect the reduction of share capital where objection was
dismissed or received
Nil
31 127(16) Notice of Shares Buy Back by a Company Form 28A
32 127 Notice of Sale or Cancellation of Treasury Shares Form 28A
33 141 Notice of Interest of a Substantial Shareholder Form 29A
34 154 Application for Registration of Prospectus Nil
35 161
Application for Relief from Requirement as to Form and Contents of
Prospectus
Nil
36 165(1) Information Memorandum deemed to be Prospectus Nil
37 166(1) Registration of Supplemental or Replacement Prospectus Nil
38 178(5) Notice of appointment of a successor to a trustee Nil
39 189(1) Lodgement of Statement in lieu of Prospectus Schedule 6
40 190(3) & (4) Statutory Declaration on Entitlement to Commence Business Form 18
41 232(4) Notice of situation where contract of service of directors are kept Nil
42 237(2) Notice of Intention to Vacate the Office of Secretary Form 48E
43 241 Registration to Act as Secretary Nil
44 247(3)
Application for Approval for Different Accounting Periods for Companies in
the same group
Nil
45 255
Application for Relief from the form and contents of the financial statements
and directors’ report
Nil
46 259(2) Notice of Extension of time to lodge financial statements and reports Form 51A
47 260 Lodgement of certificate relating to exempt private company Nil
48 265(1) Registration of firms of auditor Form 5
49 265(4) Notification of changes in particulars of an audit firm Form 5
50 268 & 272 Application to request Registrar to appoint auditor Nil
25
Bil Seksyen Borang
Borang di
bawah Akta
Syarikat 1965
1 27(3) Appeal to Minister against decision of Registrar Nil
2 28 Application for change of name Form 13A & 11
3 36 Notification of Alteration or Amendment to Constitution Form 11
4 37 Notification of Alteration or Amendment to Constitution (Court copy) Form 11
5 40 Notice of conversion from an unlimited company to a limited company Form 11
6 41(1) Notice of conversion from a public company to a private company Form 11
7 41(2) Notice of conversion from a private company to a public company Form 11 & 18
8 45 Application by CLBG for Minister’s approval (appendix A) Form 10 & 15
9 45 Lodgement of Application by CLBG for Registrar’s approval (appendix B) Form 10 & 15
10 45 Application by CLBG for Minister’s approval (existing CLBG) Form 10 & 15
11 46 Notification for change in the registered address Form 44
12 47(2) Notification where registers or records are not kept at the registered address Nil
13 47(3) Notification of change in the address where registers or records are not kept Nil
14 50(2) Notification of conversion of shares into stock Nil
15 53(2) Notification where Branch Register is kept or change in the address Form 53
16 55(3) Notice to close Register of Members Form 53A
17 58 Notification of change in the Register of Directors, Managers and Secretaries Form 49
18 60(2) Notification of issuance of debentures Nil
19 68 Annual Return of company having share capital Schedule 8
20 68 Annual Return of company not having share capital Form 55
21 68(6) Annual Return (Unchanged in Particulars) Nil
22 72 Notice of redemption of preference shares Form 27
23 76 Notice of approval for allotment of shares or grant of rights Nil
24 84 Notification of alteration of share capital Form 11
25 94 Lodgement of Court Order to confirm or disallow variation of class rights Nil
Documents to be lodged with the registrar/ for execution by directors,
officers or members of a company under the companies act 2016
5-Apr-17
25

Bil Seksyen Borang
Borang di
bawah Akta
Syarikat 1965
77 484(1), 360(2) Affidavit verifying statement of affairs Form 62
78 484, 388, 390 Statement of Affairs Form 61
79 491 Orders of release of Dissolution (release) Nil
80 491 Orders of release of Dissolution Nil
81 492 Stay of winding up Nil
82 493 Termination order Nil
83 513(1) Notice of Appointment and Address of Liquidator (Court Winding Up) Form 70
84 513(1) Notice of Appointment and Address of Liquidator (Creditors’ Winding Up) Form 72
85 513(1) Notice of Appointment and Address of Liquidator (Voluntary Winding Up) Form 71
86 513(1) Notice of Change of Liquidator’s Address Form 73
87 513(3) Notice by Liquidator of Resignation or Removal From Office Form 74
88 514(1) Liquidator’s account of receipts and payments and statements … Form 75
89 535 Void dissolution Nil
90 550 Application to strike of company Nil
91 552 Notice of intention to object the striking off of a company Nil
92 553 Notice to withdraw striking off application Nil
93 562(1) Application for Registration of Foreign Company Form 79 & 80
94 562(2) & (3) Change of Particulars of Foreign Company’s Agent Form 85 & 85A
95 567(1) Particulars of change or alteration relating to foreign company
Form 44, 79, 81, 82,
84, 86
96 567(3) Notice of Increase of Share Capital by Foreign Company Nil
97 575(1) Statutory Declaration Verifying Financial Statement of Foreign Company Form 87
98 575(7) Application for waiver by foreign company Nil
99 576 Annual Return of Foreign Company Form 80A
100 578(1) Notice by Foreign Company of Cessation of Business Form 90
101 578(3) Notice by Agent of Foreign Company of Liquidator or Dissolution of Company Form 91
102 602 Rectification of Register Nil
26
Bil Seksyen Borang
Borang di
bawah Akta
Syarikat
1965
51 277 Notification of Special Notice to Remove Auditor Nil
52 278 Notification to Remove Auditor form Office Nil
53 282 Notice of resignation of auditor to the Registrar Nil
54 284 Cessation of Office by Audior Nil
55 340(1) Extension of Time for Holding of Annual General Meeting Nil
56 352 Statement of Particulars to be Lodged with Charge Form 34
57 355(1), (2) & (3) Statement containing particulars of a series of debentures Form 35
58 355(2) & (3) Particulars when more than one issue is made of debentures in a series Form 36
59 359(1) Notice of Assignment of Charge Form 40A
60 359(2) Notice of Variation in terms of charge Form 40B
61 360(1)
Memorandum Where Property or Undertaking Is Released Form Registered Charge or Has Ceased To
Form Part of Company's Property or Undertaking
Form 42
62 360(1) Memorandum of Satisfaction of Registered Charge Form 41
63 360(2) Statutory Declaration Verifying Memorandum Form 43
64 360(2) Evidence of Satisfaction of Charge/Release or Property or Part of Property From Charge Form 42B
65 370(2)(d) Company dissolved without winding up Nil
66 377 Notice of Appointment of Receiver Form 59
67 379 Notice of Cessation of Office by Receiver or Manager Form 60
68 391(1) Accounts of Receipts and Payments by Receiver or Receiver and Manager Form 63
69 439(2)(a) Notice of Resolution (Creditors’ Winding up) Nil
70 439(2)(a) Notice of Resolution (Members’ Winding up) Nil
71 440(1)
Statutory Declaration of inability of company to continue business and that meeting of the company and its
creditors have been summoned
Nil
72 443 Declaration of Solvency Form 66
73 447(4) Notice of Holding of Meeting of Creditors Form 68
74 459(3) Return by Liquidator relating to final Meeting Form 69
75 459(6) Differing the date of dissolution (voluntary winding up) Nil
76 474(1) Notice of the winding up order and particulars of liquidator Form 65
 Notice of registration is conclusive evidence of incorporation
 Certificate of incorporation will only be issued on request and payment of fees
 Company has full capacity as a body corporate and will have legal personality separate from that of its
members and continue in existence until it is removed from the register
 Constructive notice relating to objects clause will no longer be applicable, i.e. ultravires doctrine abolished.
 Companies are conferred with powers of a natural person and unlimited capacity unless restricted by its
constitution.
 A company is capable of exercising all the functions of an incorporated company and have the full
capacity to carry on or undertake any business activity, do any act which is lawful by law do or enter into
transactions.
5-Apr-17
26

Pasca
penubuhan
Syarikat
Bukti keahlian
Kemasukan nama ahli-
ahli di dalam Daftar
Ahli
Sijil saham adalah
opsyenel
Pelaksanaan
dokumen
Meterai syarikat
opsyenel
Dokumen boleh
dilaksanakan oleh
pegawai yang diberi
kuasa
Keperluan lain
Melantik Setiausaha
dalam masa 30 hari
selepas pemerbadanan
Maintaining statutory registers/records
 Register of directors, managers & secretaries
 Register of members
 Minute books
 Register of directors’ shareholding
 Register of charges
 Communication with shareholders
 Accounting records
If registers/records are not kept at registered office (other than minutes book of directors/committee meetings),
the Company must notify SSM within 14 days of the place where these registers/records are kept(S47)
27
5-Apr-17

Siapa
bertanggungjawab?
Segala daftar / rekod
maklumat selainnya
Segala akaun/
rekod perakaunan
Segala dokumen
PENGARAH DAN SETIAUSAHA
Termasuk
Setiap syarikat yang berdaftar dengan SSM perlu
menyimpan & menjaga buku-buku berkanun
28
Responsible in ensuring that the requirements of Act in relation to the Statutory Books are complied
To prevent falsification of the books
5-Apr-17
28

Daftar Anggota cukup sebagai bukti
SEKSYEN 50 - 60
 Name and address
 I/C No.
 Nationality
 Amount paid/agreed to be paid on
the shares
 Date entered in the Register
 Date ceased to be a member
 Date of allotment
 Date of transfer
If keep elsewhere, must file FORM
with registrar within 14 days to
notify the place/change of place
Sesiapa ahli secara
percuma
Orang luar dengan bayaran
yang di tetapkan
Paying dividends/making some other
distributions to members
Notify the Registrar using
FORM 53A – at least 14
days
Penutupan perlu
dibenarkan melalui
resolusi lembaga
pengarah
4
Boleh ditutup tidak
lebih dari 30 hari
setahun
Dibuka untuk
semakan oleh
Disimpan di
pejabat
berdaftar
2
3
1
29
Maklumat
diperlukan/
Kandungan
Prima facie evidence of any matters stated therein as required or authorized
5-Apr-17
29

Daftar Pengarah, Pengurus & Setiausaha
Pengarah
1. Nama penuh Warganegara / kaum
2. Tarikh lahir
3. Alamat kediaman
4. Perniagaan Pekerjaan (jika ada)
5. Butir-butir Pengarah lain
6. Sifat pelantikan / perubahan dan tarikh berkaitan
7. No. Kad Pengenalan /paspot.
Pengurus & Setiausaha
1. Nama penuh
2. Warganegara / kaum
3. Alamat kediaman
4. Lain Pekerjaan (jika ada)
5. Sifat pelantikan / perubahan dan tarikh berkaitan
6. No. Kad Pengenalan /paspot.
30
The register shall contain with respect to each director his consent in writing to the appointment
5-Apr-17
30

Pemerbadanan Syarikat
Seseorang yang menjadi/ tidak lagi
pengarah
Seseorang menjadi / tidak lagi menjadi
pengurus dan setiausaha
Apa-apa perubahan pada nama,
alamat kediaman & butir-butir
lain mana-mana pengarah, pengurus &
Setiausaha
Pemakluman SSM
bagi setiap
perubahan dalam
masa satu (1) bulan
menggunakan FORM
58
Peringatan
31
3
Semua ahli
– tanpa bayaran
2
Lain-lain – bayaran
yang ditetapkan
Dibuka untuk
semakan oleh
Reminder
5-Apr-17
31

Daftar Pemegang Debentur
Sesiapa pemegang debentur
berdaftar
Dibuka untuk semakan
oleh
2
Hanya nama-nama serta alamat pemeganga debenture yang
di nyatakan
Permohonan dalam masa 1 bulan pada kadar RM1.00 bagi
setiap 100 perkataan
Salinan daftar3
32
Jika disimpan ditempat lain, perlu
serahsimpan BORANG dengan
SSM dalam masa 7 hari
Disimpan di
pejabat berdaftar
1
Contents
 Name of holder
 Address
 Amount held
 Date entered in the register
 Date ceased to be holder
5-Apr-17
32

Daftar Pemegang Saham Utama
PEMILIK
SAHAM UTAMA
Dia memiliki tidak kurang dari 5%
dari jumlah agregat saham
boleh undi dalam syarikat
Terbitan saham modal = RM1 juta
Unit saham = 1 million
Unit sesaham = RM 1.00
Modal saham terbahagi kepada 2 / lebih banyak kelas
saham & saham yang dipegang olehnya dalam satu
/ lebih dari kelas syer tersebut, agregat kesemua syer
boleh undi termasuk dalam kelas/ kelas-kelas tersebut
KENAPA
??
33
Contents
 Name
 Nationality
 Address
 Full Particular of voting shares in the co. in which he has interest
 Full particulars of such interest
5-Apr-17
33

Orang
Perseorangan
Institusi
Kewangan
Bagi membiayai operasi melalui terbitan bentuk sekuriti hutang
e.g debentur
Daftar gadaian
Syarikat meninggikan dana dengan meminjam
34
Companies raise funds by borrowing
5-Apr-17
34

35
5-Apr-17
35

MINUTES BOOK
Minit bertulis adalah rekod mesyuarat
Minit mestilah sahih, lengkap dan bebas daripada
kekaburan
36
Minutes must be authentic, complete and free from ambiguity
5-Apr-17
36

Buku akaun
Peraturan berkaitan
borang berkanun:
Not
necessary to
strictly
comply with
the
statutory
forms (
substantial
compliance
is
sufficient)-
regulation 3
of the
regulation
Must be
completed
Must be
prepared on
--
International
sheet size
A4
(good
quality)
--Margin not
less than
25mm
Documents
must be
•Punched
with 2 holes
of 6mm in
diameter
•Measuring
80mm apart
on left-hand
margin
Must be
endorsed
•Name
•Address
•Telephone
number
•Company
number
Prescribed
fees payable
must be paid
at the time
of
lodgement.
37
Rules relating to the statutory forms
37
5-Apr-17

Bil Seksyen Borang
1 105 Instrument of Transfer of Shares
2 137 Notice of Interest of Substantial Shareholder
3 138 Change in Interest Substantial Shareholder
4 139 Notice of Person Ceasing to be a Substantial Shareholder
5 142
Notice To Non-Residents As To Requirements Relating To The Disclosure Of Substantial
Shareholdings
6 201 Declaration by Person before Appointment as Director
7 236(3) Declaration by Person before Appointment as Secretary
Dokumen untuk serahsimpan dengan pendaftar /
dilaksanakan oleh pengarah, pegawai atau anggota
syarikat di bawah Akta Syarikat 2016
38
Documents lodged with SSM/ held by directors, officers or members of the company under the
Companies Act 2016
5-Apr-17
38

Penstrukturan
Lembaga
berprestasitinggi
Amalan
 11 ALP
 Memberi tumpuan kepada agenda
mesyuarat Lembaga Pengarah
 Dokumentasi yang mencukupi
tetapi tidak berlebihan dihantar
lebih awal
 Prasyarat untuk mesyuarat yang
berkesan: semua ALP telah
membaca semua dokumen
Akta Syarikat 2016
 Min. 1 Ahli Lembaga Pengarah (ALP)
 Quorum, apabila lebih daripada 1/2
daripada ALP yang hadir
 Keputusan yang dibuat dengan majoriti
satu undi
 Semua ALP berpeluang untuk
menghadiri
 ALP hilang kelayakan, jika konflik
kepentingan
Ratification/ confirmatory powers
39
5-Apr-17

Pelantikan/Pelantikan Semula Serta
Penetapan Terma & Syarat
Perkhidmatan Pengerusi & ALP
a. mengetahui & memahami dengan jelas aktiviti teras syarikat;
b. mengetahui, memahami & mempraktikkan care, skill & diligence dalam memberi nasihat, pendapat &
pandangan serta membuat keputusan;
c. mengguna pakai Garis Panduan seperti di Lampiran 1, di samping perlu sentiasa membaca, memahami &
melengkapkan diri dengan maklumat terkini berkaitan perkembangan industri di mana syarikat beroperasi serta
sebarang perubahan dalam garis panduan atau perundangan yang berkaitan;
40
d. menghadiri lebih daripada 50% (75% bagi Institusi Kewangan Pembangunan - DFI) mesyuarat Lembaga Pengarah,
mesyuarat Jawatankuasa yang dianggotainya & mesyuarat penting lain bagi memastikan semua peranan, tugas &
tanggungjawab Lembaga Pengarah dapat dilaksanakan dengan sempurna. Kegagalan menghadiri tiga
mesyuarat Lembaga Pengarah secara berturut-turut boleh mengakibatkan
keahlian digugurkan
Setiap ALP perlu memainkan
peranan masing-masing secara
berkesan dengan melaksanakan:
memerlukan Lembaga Pengarah mendapat kelulusan daripada MKD
Pelantikan/pelantikan
semula Pengerusi & ALP
kepada MKD sekiranya terdapat calon berkelayakan untuk mengisi jawatan Pengerusi atau ALP syarikat
Lembaga Pengarah boleh mengenal
pasti & mengesyorkan
a. penetapan & pindaan ke atas terma & syarat perkhidmatan bagi
Pengerusi & ALP syarikat MKD semasa dalam tempoh perkhidmatan; &
b. pemberian sebarang bentuk insentif kewangan & bukan kewangan termasuk
honorarium/sagu hati/ex-gratia/faedah percutian kepada mana-mana ALP dan/atau
Lembaga Pengarah secara kolektif
Kelulusan MKD juga perlu dipohon ke
atas perkara-perkara
bagi setiap Pengerusi & ALP adalah 6 tahun.
Tempoh perkhidmatan
maksimum
Ratification of all acts of Management during Stakeholders representation
5-Apr-17
40

41
Laporan Pengurusan & Laporan Kewangan Syarikat
a. perancangan perniagaan & bajet tahunan;
b. unjuran kewangan berdasarkan perancangan perniagaan; &
c. unjuran bayaran dividen.
Syarikat MKD hendaklah mengemukakan pada
akhir Januari setiap tahun
dikemukakan kepada MKD selewat-lewatnya pada 30atau 31 hari bulan berikutnya selepas berakhir
setiap suku tahun.
Lembaga Pengarah perlu memastikan sesalinan
Laporan Pengurusan & Laporan Kewangan
Syarikat (Akaun Pengurusan) Suku Tahun
perkara ini perlu dibincangkan di Mesyuarat Lembaga Pengarah &
penjelasan serta cara mengatasinya perlu diperoleh daripada pihak
pengurusan & dilaporkan kepada MKD dari semasa ke semasa.
Mengalami kerugian atau
kemerosotan dalam keuntungan/hasil,
Lembaga Pengarah perlu mengambil inisiatif supaya kajian mendalam &
menyeluruh dilaksanakan melalui pengauditan khusus
Kedudukan kewangan syarikat berkenaan
terus merosot
Quarterly and annual review of corporate and financial performance
through annual and interim financial statements of the company
41
5-Apr-17

3.25 Lembaga Pengarah & pengurusan syarikat MKD
adalah bertanggungjawab sepenuhnya ke
atas pengurusan perolehan syarikat. Manual Perolehan
yang menggariskan SOP yang akan diguna pakai dalam
pengendalian urusan berkaitan perolehan syarikat perlu
disediakan & diluluskan oleh Lembaga Pengarah bagi
memastikan pengurusan perolehan dibuat secara telus, adil
& teratur.
3.26 Manual Perolehan ini perlu disemak
& dikaji semula oleh Lembaga
Pengarah dari semasa ke semasa atau
sekurang-kurangnya setiap lima tahun.
Rujukan kepada The Red Book: Procurement Guidelines &
Best Practices yang telah dikeluarkan oleh Putrajaya
Committee on GLC High Performance pada April 2006
boleh dijadikan sebagai garis panduan.
3.27 Sesalinan Manual Perolehan yang telah diluluskan
oleh Lembaga Pengarah syarikat hendaklah dikemukakan
kepada MKD sebagai rujukan.
Lembaga Pengarah perlu mengambil kira, antara lainnya perkara-
perkara berikut dalam memperakukan cadangan pembayaran
bonus:-
3.28 Walau bagaimanapun, syarikat yang MKD mempunyai
pegangan ekuiti majoriti perlu mengemukakan
permohonan perolehan kepada MOF
bagi segala urusan perolehan yang
melebihi RM300 juta.
Pertimbangan bayaran bonus adalah sebagai
motivasi & mempertingkatkan semangat
bekerja untuk mencapai prestasi lebih tinggi
Prosedur Perolehan
Syarikat MKD
3.20 Bagi syarikat MKD yang tidak menjana keuntungan,
cadangan pembayaran insentif boleh diperakukan oleh
Lembaga Pengarah sebelum dikemukakan kepada MKD
untuk pertimbangan & kelulusan dengan mengambil kira
pencapaian KPI tahunan syarikat.
42
a. syarikat MKD memperoleh keuntungan
operasi yang munasabah sebelum cukai;
b. syarikat MKD telah mencapai KPI yang telah
ditetapkan;
pembayaran bonus telah mengambil kira
peruntukan bayaran balik baki pinjaman
tertunggak dengan Kerajaan atau mana-mana
institusi kewangan;
d. pembayaran bonus dibuat selepas
pengisytiharan dividen; &
e. pertimbangan bonus dibuat selepas Laporan
Kewangan Beraudit dikemukakan kepada
MKD untuk Mesyuarat Agung Tahunan.
Procurement Procedures of MoF Inc. companies
5-Apr-17
42

43
Dividen Interim
Lembaga Pengarah boleh
mempertimbangkan pembayaran
dividen interim tertakluk kepada
prestasi kewangan syarikat
Dividen Khas
Sekiranya lebihan keuntungan
(excessive profit) diperoleh bagi
sesuatu tahun kewangan, peratusan
dividen kepada pemegang saham perlu
ditingkatkan tanpa menjejaskan
kedudukan kewangan syarikat
berkenaan
Dividen perlu dibayar kepada MKD sebagai pemegang saham
daripada keuntungan iaitu Net Profit After Tax atau Net Profit
For The Year
Dividends payable to shareholders of MoF Inc. companies from Net Profit After Tax or Net Profit For The
Year
5-Apr-17
43

a. Ekuiti dalam usaha sama melebihi 25%
daripada jumlah aset syarikat atau
RM100 juta yang mana lebih tinggi; atau
b. Pembiayaan kos projek oleh syarikat MKD dalam usaha
sama ini sama ada dalam bentuk penggunaan dana
dalaman atau pinjaman menjejaskan dana
pemegang saham & rizab syarikat.
Syarikat MKD yang mandat terasnya bukan
melaksanakan pembangunan
perumahan & pembangunan tanah tetapi
memiliki tanah & berhasrat untuk membangunkannya
secara usaha sama dengan rakan kongsi bagi
meningkatkan pendapatan syarikat, diwajibkan
untuk mendapat kelulusan MKD
sekiranya kos terlibat sama ada dalam
bentuk ekuiti, penggunaan dana
dalaman atau pinjaman
44
Lembaga Pengarah perlu memastikan
semua syarikat MKD menetapkan KPI
masing-masing berdasarkan elemen
yang sesuai dengan mandat & operasi
syarikat
a. Petunjuk prestasi kewangan (contoh: sasaran
pendapatan, inisiatif pengurangan kos operasi &
sebagainya);
b. Petunjuk prestasi bukan kewangan (contoh: sasaran
tahap perkhidmatan, pematuhan standard, kajian kepuasan
pelanggan & sebagainya); &
c. Menetapkan wajaran yang bersesuaian bagi setiap
petunjuk berdasarkan perniagaan teras syarikat.
3.34 Penetapan KPI bagi tahun kewangan berikutnya perlu dimuktamadkan oleh
Lembaga Pengarah selewat-lewatnya 2 minggu sebelum tahun
kewangan semasa berakhir & dikemukakan untuk makluman MKD.
3.35 Laporan pencapaian KPI setiap suku tahun perlu diperakukan
oleh Lembaga Pengarah & dikemukakan kepada MKD
sebelum atau pada 30 atau 31 hari bulan berikutnya selepas
berakhir setiap suku tahun.
The Board must ensure that all MoF Inc. companies set each KPI in accordance with the mandate and
operations of the company
5-Apr-17
44

perlu dikemukakan kepada MKD untuk pertimbangan & kelulusan.
Sebarang cadangan penubuhan syarikat
subsidiari
a. Perkara dasar termasuk pelantikan ALP, dasar perolehan, dasar pelaburan, struktur gaji, terma & syarat
perkhidmatan kakitangan, discretionary authority limit, hala tuju syarikat (business model, KPI, &
sebagainya);
b. Sebarang cadangan pelaburan atau pelupusan aset perlulah selaras dengan peruntukan Seksyen 132c, Akta
Syarikat 1965;
c. bayaran elaun kepada ALP dalam subsidiari syarikat MKD dengan pegangan saham 50% & ke atas. Kadar
bayaran elaun di peringkat subsidiari perlulah dimaklumkan kepada MKD; &
d. pemberian sebarang bentuk insentif2 kewangan & bukan kewangan termasuk honorarium/sagu hati/ex-
gratia/faedah percutian kepada mana-mana ALP dan/atau Lembaga Pengarah secara kolektif, dalam
subsidiari syarikat MKD dengan pegangan saham 50% & ke atas, serta dimaklumkan kepada MKD.
Syarikat subsidiari perlu mendapatkan kelulusan
Lembaga Pengarah syarikat induk bagi perkara-
perkara berikut:-
yang menduduki Lembaga Pengarah syarikat subsidiari tidak dibayar elaun bulanan ALP.Pegawai eksekutif syarikat induk
jika syarikat induk tersebut berstatus holding company & syarikat subsidiari menjalankan
aktiviti utama (core business) syarikat induk. Had maksimum yang boleh dianggotai oleh
MD/CEO adalah sebanyak 5 sahaja.
MD/CEO syarikat MKD boleh menduduki
Lembaga Pengarah dalam syarikat subsidiari
(100% pegangan ekuiti) sebagai Pengerusi atau
ALP
dari semasa ke semasa dalam mesyuarat Lembaga Pengarah syarikat induk bagi tujuan
pemantauan.
Lembaga Pengarah syarikat induk harus memastikan
laporan prestasi syarikat subsidiari dibentangkan
KPI tadbir urus Syarikat Subsidiari KKLW
mensasarkan nisbah mesyuarat
1 Pemegang saham/ 4 LP/ 4 Audit/ 4 Perolehan
45
Supervision of the direction of the corporation
45
5-Apr-17

Garis Panduan Pelantikan Pengerusi, ALP & MD/CEO
Syarikat MKD
Semua perjalanan ke luar negara yang dibuat oleh pihak
pengurusan syarikat MKD perlu mendapat kelulusan
Lembaga Pengarah sebelum sesuatu perjalanan dibuat.
Lembaga Pengarah bertanggungjawab untuk memastikan
lawatan atau urusan perjalanan ke luar negara benar-benar
menyumbang kepada peningkatan hasil & produktiviti ke
arah pencapaian sasaran aktiviti syarikat.
46
 The BOD is responsible for the strategic function of approving the vision, mission and goals of the
organization, usually determined by the CEO and Senior Management.
 Strategic plans and guidelines then goes down the hierarchical chain of command.
 At the lowest-level, the policies can take the form of specific rules of conduct.
46
5-Apr-17

LembagaPengarah
bertanggungjawab
Menubuhkan Jawatankuasa peringkat Lembaga
Pengarah yang bersesuaian seperti berikut:-
i. Jawatankuasa Audit, Risiko & Integriti (JARI)
ii. Jawatankuasa Pencalonan & Ganjaran
iii. Jawatankuasa Perolehan
iv. Jawatankuasa Pelaburan
Accountability is ensured through cross communication & multiple surveillance channels & authorities
47
5-Apr-17

KKLW
Minister of
Finance
Feedback
Advice
EPU Treasury
Monitoring,
Information &
Relationship
Management
Board of Directors
CEO
MPT
Syor struktur delegasi tadbir urus korporat
48
Jawatan
kuasa
Audit,
Risiko &
Integriti
Jawatan
kuasa
Pencalon
an &
Ganjaran
Jawatan
kuasa
Perolehan
Jawatan
kuasa
Pelaburan
1. Supporting board
leadership &
effectiveness;
2. Safeguarding the
integrity of financial
& corporate
reporting;
3. Managing risks to
preserve & create
value; &
4. Strengthening
relationship with
shareholders
Legacy
Investments
FELCRA
Transformation
New
Investments
Human Capital
Management
4 Principles in MCCG 2012: Key Pillars Key Performance Indicators
Financial KPIs
Profits & RoE
Stakeholder
Engagement:
1. MoF Inc
2. Peserta
Internal Controls
& Process
Composition
of Board
Role &
Power of
Committees
Required
Disclosure
How to
implement
the
guidelines
Learning
Institution
Building
 EPU Treasury
 Presence of various ministries & watchdogs, discourages corruption & fraud
48
5-Apr-17
ESSENTIAL CORPORATE GOVERNANCEghazali@felcra.com.my

Visi Korporat
Kekal sebagai plantation house yang terkemuka & berkembang sebagai sebuah konglomerat yang berjaya.
Misi Korporat
 Memegang falsafah Peserta Bersyukur No. 1 & terus berkembang bersama mereka dengan growth with equity; di samping mengurus, menjaga serta memegang kepentingan amanah kumpulan
sasar iaitu masyarakat peserta.
 Melaksanakan Corporate Social Responsibility (CSR ) melalui pembangunan ladang-ladang & aktiviti yang berkaitan dengan lebih efisyen & menguntungkan.
 Melaksanakan program diversifikasi yang menguntungkan & di dalam masa yang sama merancang & melaksanakan program berorientasikan eksport di samping berazam mencapai identiti konglomerat yang
berjaya.
Memastikan Unit Audit Dalam & Integriti
ditubuhkan yang bertanggungjawab kepada
JARI
Memastikan pengauditan berkala & perancangan pelan audit
dilaksanakan oleh Unit Audit Dalam sebagai langkah kawalan &
pemantauan terhadap aspek pengurusan kewangan & operasi syarikat
Menyusul isu audit yang dibangkitkan dalam Laporan Ketua Audit
Negara (LKAN) atau kelemahan yang diketengahkan oleh Jabatan Audit
Negara dengan memastikan pihak pengurusan melaksanakan tindakan
pembetulan & penyelesaian segera ke atas isu berkenaan serta
menetapkan & memantau pematuhan tarikh serta tempoh masa
tindakan penyelesaian
Sekiranya isu audit yang dibangkitkan dibawa ke perhatian Putrajaya
Inquisition atau Jawatankuasa Kira-kira Wang Awam (Public Accounts
Committe), Pengerusi JARI bertanggungjawab untuk hadir bersama-
sama pihak pengurusan untuk memberi penjelasan; dan
Memastikan pemantauan, penyeliaan, & penilaian keseluruhan
pengurusan risiko syarikat & memastikan langkah-langkah pencegahan
dilaksanakan.
Memastikan Manual Perolehan diwujudkan & dikemas
kini serta diperakukan untuk pertimbangan & kelulusan Lembaga Pengarah;
&
Menimbang & memutuskan tender mengikut had nilai kuasa perolehan yang
diluluskan oleh Lembaga Pengarah.
Meneliti & menimbangkan cadangan pelaburan yang dikemukakan pihak
pengurusan;
Memantau perancangan & aktiviti pelaburan agar mengikut bajet yang ditetapkan; &
Memastikan penilaian risiko dibuat ke atas setiap cadangan pelaburan.
Garis panduan Ahli Lembaga Pengarah lantikan
menteri kewangan (diperbadankan)
Meneliti cadangan pelantikan/pelantikan semula serta
tempoh perkhidmatan Pengerusi, ALP &
pengurusan kanan syarikat termasuk Pengarah
Urusan/Ketua Pegawai Eksekutif (MD/CEO). Kesemua cadangan ini
perlu dibentangkan di peringkat Lembaga Pengarah untuk perakuan
sebelum dikemukakan untuk kelulusan MKD kecuali bagi pelantikan
pengurusan kanan; dan
Menimbang & memperakukan mengenai cadangan pelarasan struktur
gaji, kenaikan gaji tahunan MD/CEO & staf, semakan Perjanjian
Bersama Kesatuan Pekerja (Collective Agreement) & pembayaran
bonus. Kesemua cadangan ini perlu dibentangkan di peringkat
Lembaga Pengarah untuk perakuan sebelum dikemukakan untuk
kelulusan MKD kecuali kenaikan gaji tahunan staf.
Jawatan
kuasa
Audit,
Risiko &
Integriti
Jawatan
kuasa
Pencalon
an &
Ganjaran
Jawatan
kuasa
Perolehan
Jawatan
kuasa
Pelaburan
49
49
5-Apr-17
 Regulators are looking at strengthening ethics & culture as the mean to enhance corporate governance
 The influence of public governance or the lack of it on corporate governance should not be under estimated
 Whether good governance is valued by our society?
 While enforcement actions would deter potential governance failures, the tone set in boardrooms in ensuring
performance would be more sustainable

50
Lembaga Pengarah di tengah-tengah tadbir urus
korporat
Lanskap Tadbir Urus Korporat
Jawatan
kuasa
Audit,
Risiko &
Integriti
Jawatan
kuasa
Pencalon
an &
Ganjaran
Jawatan
kuasa
Perolehan
Jawatan
kuasa
Pelaburan
Annual General Meeting
Aggregationofresults/data
Region
Sector
Corporate
Bottom-up information gathering
Board of Directors at the heart of corporate governance
50
5-Apr-17

Standard AgendaStructure
• CEO to lead assessment
• Based on gaps
identified, Board agrees
on rectifying actions
• Clear milestones &
accountabilities set
• Individual Directors/
members of
management lead
specific initiatives
On-going
• Every 6 months, plan time in Board meeting to
review progress & make adjustments to
programme as necessary
• Annually, conduct Company Board evaluation &
incorporate inputs into programme 51
FELCRA melaksanakan penilaian kecekapan
Lembaga Pengarah
Step 2
Develop an actionable
improvement
programme
Step 3
Implement initiatives in
programme
Review progress
against milestones
Step 1
Fill in Company Board
Calendar Template
Jawatan
kuasa
Audit,
Risiko &
Integriti
Jawatan
kuasa
Pencalon
an &
Ganjaran
Jawatan
kuasa
Perolehan
Jawatan
kuasa
Pelaburan
 Be ambitious in building a winning team. Pay attention to diversity and personal chemistry.
 Ensure that the Board composition is flexible and annually renewed.
 Actively lead the Board. And let the CEO lead the company.
 Carefully plan the agenda and targets for each meeting.
 Remember: 80 % of time for significant issues, 20 % for reporting. At a good meeting, the time never runs
out.
51
5-Apr-17

Contoh yang disediakan berasaskan PKPA 2/1991, standard kualiti yang pernah
diamalkan dan pengalaman personal.
Penting diikuti demi kelancaran mesyuarat.
Perlu disesuaikan dengan keperluan sebenar dan perkembangan semasa.
Dapat disusun semula berdasarkan tanggungjawab individu dalam urus setia.
SenaraiSemak
Tatacara dan Pengendalian Mesyuarat
Procedure and Conduct of Meetings
5-Apr-17
52

Tindakan pramesyuarat
Bil. Butiran
1.
Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat
mesyuarat bersama pengerusi.
2. Merancang peruntukan masa setiap agenda.
3. Menempah bilik mesyuarat.
4. Menempah minuman.
5. Menyediakan fail.
6.
Mencetak bahan (sekurang-kurangnya agenda dan
minit) dan memasukkannya ke dalam fail.
7. Menyediakan kemudahan peralatan seperti LCD.
Bil. Butiran
8.
Memberitahu pihak yang akan menyediakan kertas kerja
(jika ada).
9.
Menentukan kertas kerja diterima dalam tempoh 1 hari
sebelum mesyuarat.
10. Menyediakan salinan kertas kerja.
11.
Menyediakan ringkasan eksekutif jika kertas kerja
melebih 15 muka surat (tidak termasuk lampiran).
12.
Menyusun agenda mesyuarat: perutusan pengerusi,
mengesahkan minit mesyuarat yang lalu, perkara
berbangkit, pembentangan kertas kerja, hal-hal lain, dan
penutup. 53
Pre meeting activities
5-Apr-17
53

*Sejam sebelum mesyuarat.
Bil. Butiran
13.
Menyediakan surat jemputan yang mengandungi
maklumat asas seperti nama jawatankuasa, tarikh
dan tempat mesyuarat, masa mula dan masa
dijangka tamat, agenda mesyuarat, nama
pengerusi, jenis pakaian.
14.
Menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput
dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya
dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan.
15.
Menghantar surat jemputan mesyuarat dan
dokumen berkaitan sekurang-kurangnya 10 hari
sebelum mesyuarat.
16.
Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan
bersih dan kemas.*
Bil. Butiran
17.
Menentukan tempat duduk yang mencukupi disediakan
dan jika perlu.*
18.
Menyediakan dan menyusun tanda nama ahli-ahli
mesyuarat yang akan hadir mengikut kekananan. *
19.
Memastikan alat pembesar suara disediakan dan
berfungsi. *
20.
Memastikan alat-alat tulis disediakan di atas meja, jika
perlu. *
21.
Memastikan overhead projector dan peralatannya
disediakan, jika perlu. *
22.
Memastikan semula tempahan minuman ringan telah
dibuat. *
54
5-Apr-17
54

Bil. Butiran
23. Berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan hadir.
24. Menyediakan senarai ahli yang akan hadir dua hari sebelum mesyuarat diadakan.
25.
Meneliti maklum balas dan mengenal pasti tindakan bagi menyelesaikan masalah-masalah yang timbul,
dua hari sebelum mesyuarat.
26.
Menerangkan kepada ahli mesyuarat tentang cara memberi penghormatan (address) kepada pengerusi
dalam mesyuarat, jika pengerusi baharu.
27.
Mengingatkan ahli mesyuarat agar memberitahu pengerusi atau setiausaha sekiranya berhajat
meninggalkan mesyuarat.
55
5-Apr-17
55

Tindakan semasa mesyuarat
Bil. Butiran
1. Mengedarkan buku kehadiran.
2. Menyimpan buku kehadiran.
3. Mencatat minit mesyuarat.
4. Mengedarkan bahan-bahan yang baharu diterima.
5. Memastikan minuman diterima pada masanya.
6. Mengedarkan minuman kepada pengerusi dan ahli terpilih, jika perlu.
7.
Melaksanakan tugas khas yang diarahkan oleh pengerusi semasa mesyuarat seperti mengambil
sesuatu di pejabat.
56
Activities during a meeting
5-Apr-17
56

Tindakan selepas
mesyuarat
Bil. Butiran
1.
Memastikan peralatan dan sisa minuman
dikemaskan.
2.
Menentukan bilik mesyuarat kemas selepas
mesyuarat.
3. Mendraf minit, sehari selepas mesyuarat.
4. Menaip draf minit.
5.
Menyemak draf minit kali pertama, dua hari
selepas mesyuarat.
6.
Menyemak draf minit kali kedua, dua hari selepas
mesyuarat.
Bil. Butiran
7.
Meyemak draf minit bersama pengerusi untuk
mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga
hari selepas tarikh mesyuarat.
8.
Mencetak minit yang sudah dipersetujui oleh
pengerusi.
9. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran minit.
10.
Mengedarkan minit yang telah diluluskan dalam
tempoh seminggu selepas tarikh mesyuarat.
11.
Menyediakan kertas lampiran untuk edaran
borang tindakan susulan dengan menyatakan
tempoh yang diberi untuk menyempurnakan
borang itu ialah dua minggu.
57
Activities after the meeting
5-Apr-17
57

Bil. Butiran
12.
Mengedarkan borang tindakan susulan kepada mereka yang berkaitan sahaja sehari selepas minit
mesyuarat diedarkan.
13. Mengutip semula borang tindakan susulan.
14. Merumus tindakan susulan (menganalisis dan membuat ringkasan).
15. Menyemak tindakan susulan.
16. Membincangkan tindakan susulan dengan pengerusi.
17. Mengedarkan rumusan tindakan susulan kepada semua ahli mesyuarat.
Tindakan selepas mesyuarat
58
Activities after the meeting
5-Apr-17
58

Essential corporate governance 5 apr-17

More Related Content

What's hot

More from Ghazali Md. Noor

Recently uploaded

Essential corporate governance 5 apr-17