1. Praktijk case:
“Geautomatiseerd
scannen én verwerken
van ingekomen facturen”
ICT Platform

2. DocuProces
• Gespecialiseerd in Document Processen
en integratie van business toepassingen
• Vele jaren ervaring (DocuPro’s)
• Eigen methodiek en aanpak
• Standaard software oplossingen
• Klant specifieke implementatie
• Onderdeel van People-force B.V.
DocuProces, paperless is
more.

3. DocuSwing DocuCycle
DocuProces, paperless is
more.

4. • Digitalise
• Organise
• Certify, Authorise and Security
• Unify
• Share
• Workflow
• Integrate
• Navigate
• Generate
DocuProces, paperless is
more.

5. Diverse samenhangende tools
• Document Management en Archief:
DocuWare
• Intelligente scanning: RecSolution
• Workflow: JobRouter
• Collaboratie en Content: SharePoint
• Document Creatie en Generatie
• Relatiebeheer: SuperOffice
DocuProces, paperless is
more.

6. Business Case Klant
• Inkomende facturen (ca 300/week)
• Automatisch verwerken (zo veel mogelijk)
• Geen papieren documenten
• Scan, analyse, verwerken, archiveren
• Koppeling met financieel systeem (order
matching, koppeling aan kostenplaatsen)
DocuProces, paperless is
more.

7. Voorgestelde oplossing
• Scanning of elektronisch ontvangen
• Analyse vooraan in het proces
• Matching, autorisatie, verrijking vooraan
• Opslag in DMS incl. metadata
• Automatische input en verwerking in
Financiële Administratie
DocuProces, paperless is
more.

8. Flow
Ingekomen facturen:
Papier of pdf
archief
DMS Gebrui-
opslag systeem kers
pdf
Intelligent index
scannen en raadplegen
analyse autorisatie
xml
verwerken Fin. Adm.
Navision
DocuProces, paperless is
more.

9. RecSolution: Intelligent Scannen
Details van de scan instellingen
Bron: scanner of een al ingescand of
bv. per mail ontvangen pdf.
Pagina scheiding: door witblad,
barcode, stempel, vaste tekst.
DocuProces, paperless is
more.

10. RecSolution: Verwerking
DocuProces, paperless is
more.

11. RecSolution: Verwerking
DocuProces, paperless is
more.

12. RecSolution: slim nabewerken
DocuProces, paperless is
more.

13. RecSolution
Ingekomen facturen:
Papier of pdf
archief
Analyseren tot op factuur regelniveau
Herkenning van velden
Herkenning van logo’s
DMS Gebrui-
Controle op scanresultaat / nabewerking
systeem kers
Inhoudelijke controle (herberekening)
pdf Context afhankelijke matching (bv
Intelligent kostenplaats)
scannen en Freeformat scanning mogelijk
analyse
xml
Fin. Adm.
Navision
DocuProces, paperless is
more.

14. RecSolution: resultaat
DocuProces, paperless is
more.

15. RecSolution: Scan sjabloon
DocuProces, paperless is
more.

16. XML gegevens uitwisseling
DocuProces, paperless is
more.

17. DocuWare
Ingekomen facturen:
Papier of pdf
Archiveren van pdf én xml
archief
XML tbv indexing en metadata
Eenvoudige workflow en werkprocessen
Autorisatieproces
Uitgebreide zoekmogelijkheden
Full-text zoeken DMS Gebrui-
opslag systeem kers
pdf
Intelligent index
scannen en
analyse
xml
Fin. Adm.
Navision
DocuProces, paperless is
more.

18. DocuWare: gearchiveerde facturen
Gearchiveerd
Geïndexeerd en verrijkt
Eenvoudig zoeken
Autorisatie
DocuProces, paperless is
more.

19. Navision
Geautomatiseerde invoer vanuit de XML
Automatische verwerking (waar mogelijk)
ordermatching
autorisatie
betalingsopdracht klaarzetten
Eenvoudig origineel rechtstreeks in DocuWare
opvraagbaar
DocuProces, paperless is
more.

20. Resultaat klant
Ingekomen facturen:
Papier of pdf
Tijdbesparing: niet langer handmatig invoeren factuurregels
archief
Vervangen door controle en enige handmatig nabewerking
Minder fouten: automatische uitsplitsing naar kostenplaats (bv
op kenteken)
DMS Gebrui-
Minder fouten: door invoeren of overtypensysteem kers
pdf
Ruimte besparing: alle facturen gearchiveerd
Gemak: geen papieren facturen meer rond sturen
Intelligent
scannen en
Procesverbetering: autoriseren middels workflow
analyse
Snellere afhandeling
xml
Klaar voor de toekomst
Fin. Adm.
Navision
DocuProces, paperless is
more.

21. Hartelijk dank voor uw interesse!