1. ICT
Elektronische dossiervorming:
Hoe pakken we dat aan?
2009 lijkt bij veel accountantskantoren het jaar van elektronische dossiervorming te worden, bijvoorbeeld vanuit
efficiëntieoverwegingen of ingegeven door wet- en regelgeving, of omdat het kantoor informatie via een portal aan
klanten wil ontsluiten of omdat medewerkers vanaf iedere werkplek aan iedere klant moeten kunnen werken.
ARJEN GELDERBLOM EN TONNY DIRKX
oewel het simpel klinkt, “we gaan gaan werken. Is dat bijvoorbeeld om de kantoor dat nu CaseWare gebruikt voor
H papieren dossiers omzetten in elek-
tronische dossiers”, is praktische
invulling van een elektronisch dossier
zoektijd naar dossiers te verminderen, of
informatie te ontsluiten naar klanten of
… enzovoort enzovoort.
het samenstelproces en Afas als crm- en
dossiertoepassing.
niet zo eenvoudig. Er is namelijk een De jaarrekeningen en publicatiestukken
behoorlijk aantal zaken waarover u moet Ga per toepassing na wat de huidige dos- zijn reproduceerbaar vanuit CaseWare of
beslissen. Staat u op dit punt, dan advi- siersituatie is. Dat geeft duidelijkheid als pdf-bestand opgeslagen in de klan-
seren wij u om daarbij onderstaand stap- over de benodigde migratie. tenmap op de server. Ook is een exem-
penplan te doorlopen. plaar van de jaarrekening en de publica-
Hieronder ziet u een voorbeeld van het tiestukken in het papieren dossier van
Stel vast waarom u met e-dossiers wilt samenstelproces van een accountants- cliënten opgenomen.
24 ACCOUNTANT ADVISEUR JUNI 2009 JUNI 2009 ACCOUNTANT ADVISEUR 24

2. ICT
De in- en uitgaande correspondentie Een belangrijk punt is bijvoorbeeld ergo- u omgaat met (oude) papieren dossiers.
erover loopt via Afas en wordt daarom nomie op de werkplekken. Er zijn accoun- Hieronder ziet u daarvan een voorbeeld.
opgeslagen in het Afas-dossier. Het fiscale tantsorganisaties die bewust gekozen
exportbestand (om cijfers vanuit de jaar- hebben voor twee beeldschermen per Alle niet-jaargebonden dossiers (zoals
rekening beschikbaar te stellen voor de werkplek. Op het ene scherm is een appli- het permanent dossier) worden in het
aangifteprogrammatuur) is reproduceer- catie actief en op het andere scherm een kalenderjaar 2009 gescand en opgeslagen
baar in CaseWare. digitaal dossier of een dossieritem uit een in de nieuwe e-dossiertoepassing. Na
Ga per toepassing na wat de gewenste digitaal dossier. scanning wordt een belangrijk deel van
e-dossiersituatie is. Ook de werkwijze voor het opruimen en de fysieke documenten vernietigd.
schonen van huidige dossiers vraagt aan- De jaardossiers tot en met het boekjaar
Het voorbeeldkantoor kiest ervoor om in dacht, evenals het digitaliseren van de 2008 worden niet ingescand en blijven
de toekomst de elektronische dossiertoe- huidige fysieke dossiers. Veel organisaties dus in de huidige fysieke vorm bestaan
passing van CaseWare te gebruiken voor kiezen ervoor om dat zoveel mogelijk (na zeven jaar kunnen ze vernietigd
het samenstelproces. Daarnaast gaat het door niet-productieve medewerkers (of worden).
kantoor een centrale e-dossiertoepassing externe ‘medewerkers’, zoals studenten Vanaf boekjaar 2009 worden er geen
kiezen voor: of uitzendkrachten) te laten doen. papieren jaardossiers meer gemaakt en
het permanente dossier; Bedenk daarbij wel dat zij geen inhoude- komen er dus alleen elektronische jaar-
❯ inkomende en uitgaande post en e-mail; lijke kennis hebben. Een rommelig papie- dossiers voor.
❯ dossieritems of onderdelen die relevant ren dossier scannen leidt tot een rom- De bestanden die op de server staan (zijn
zijn voor meerdere disciplines; melig digitaal dossier. Ook zal er dus al in digitale vorm voorhanden)
❯ die werkprocessen waar op dit moment nagedacht moeten worden over het al worden gearchiveerd in de e-dossiertoe-
of op de korte termijn in de applicatie dan niet opschonen van het permanente passing en na archivering verwijderd van
geen (decentrale) dossierfunctie dossier voor het scannen. de server.
beschikbaar is/komt.
❯ Selecteer (een) eventuele (nieuwe) Bepaal de autorisatie van de toekomstige Succes met uw digitaliseringsslag!
e-dossiertoepassing(en). e-dossiers en stel het opslagformaat van
❯ Stel vervolgens de kritische succesfac- documenten in de e-dossiers vast. A. Gelderblom en T. Dirkx, senior consultants bij
toren en randvoorwaarden vast. Stel een fasering op, waaruit ook blijkt hoe Full•Finance Consultants, (www.fullfinance.nl).
JUNI 2009 ACCOUNTANT ADVISEUR 25