سیستم مدیریت اسناد الکترونیک

1. ‫اسناد‬ ‫مدیریت‬ ‫سیستم‬(‫الکترو‬‫نیکی‬)
Document Management System (DMS)
V 2.1 / 2015
1

2. ‫مقدمه‬:
‫دیجیتالیزه‬‫شدن‬(‫یا‬‫رقومی‬‫شدن‬)‫داستان‬‫امروز‬‫همه‬‫شرکتها‬‫و‬
‫سازمانهایی‬‫است‬‫که‬‫به‬‫دنبال‬‫سازماندهی‬‫بیشتر‬‫داراییهای‬‫خود‬‫هس‬،‫تند‬
‫یکی‬‫از‬‫این‬‫دارایی‬‫ها‬‫نیز‬‫اسناد‬‫کاغذی‬‫است‬.‫با‬‫توجه‬‫به‬‫تغییر‬‫ات‬
‫چشمگیر‬‫روشهای‬‫تولید‬‫و‬‫نگهداری‬‫دیتا‬‫در‬‫دنیا‬‫و‬‫به‬‫تبع‬‫آن‬‫در‬‫ا‬‫یران‬،
‫چنین‬‫تغییر‬،‫رویکردی‬‫راهکارهای‬‫جدیدی‬‫می‬‫طلبد‬‫و‬‫ابعاد‬‫گوناگ‬‫ونی‬
‫نیز‬‫دارد‬‫که‬‫به‬‫بخشی‬‫از‬‫آن‬‫در‬‫این‬‫مستند‬‫پرداخته‬‫ایم‬.
‫لذا‬،‫این‬‫مجموعه‬‫جهت‬‫راهنمایی‬‫بیشتر‬‫کارشناسان‬‫و‬‫سازمانهایی‬‫ته‬‫یه‬
‫شده‬‫است‬‫که‬‫به‬‫دنبال‬‫تهیه‬‫و‬‫راه‬‫اندازی‬‫سیستم‬‫های‬‫مدیریت‬‫اسن‬‫اد‬
‫الکترونیک‬‫می‬‫باشند‬.
‫در‬‫این‬‫مستند‬‫گرایش‬‫خاصی‬‫به‬‫هیچ‬‫نرم‬‫افزار‬‫و‬‫یا‬Brand‫وجود‬‫ندارد‬‫و‬
‫صرفا‬‫راهکار‬‫مورد‬‫بررسی‬‫قرار‬‫می‬‫گیرد‬.(Solution)2

3. DMS‫؟‬ ‫چیست‬(Document Management System)
•DMS‫هاست‬ ‫برنامه‬ ‫یا‬ ‫و‬ ‫کامپیوتری‬ ‫های‬ ‫سیستم‬ ‫از‬ ‫مجموعه‬ ‫یک‬
‫ر‬ ‫ها‬ ‫داکیومنت‬ ‫انواع‬ ‫و‬ ‫ها‬ ‫عکس‬ ، ‫الکترونیک‬ ‫اسناد‬ ‫مدیریت‬ ‫که‬‫بر‬ ‫ا‬
‫دارد‬ ‫عهده‬.
•‫ک‬ ‫برای‬ ‫الکترونیک‬ ‫راهکار‬ ‫یک‬ ‫اسناد‬ ‫مدیریت‬ ‫سرویس‬ ‫واقع‬ ‫در‬‫مک‬
‫است‬ ‫اسنادشان‬ ‫مدیریت‬ ‫های‬ ‫فرایند‬ ‫سازی‬ ‫ساده‬ ‫جهت‬ ‫سازمانها‬ ‫به‬.
•‫اشتر‬ ، ‫بازیابی‬ ، ‫سازی‬ ‫ذخیره‬ ، ‫اسناد‬ ‫اسکن‬ ‫شامل‬ ‫سرویس‬ ‫این‬‫اک‬
‫همچنین‬ ‫و‬ ‫اسناد‬ ‫توزیع‬ ، ‫اصالح‬ ‫و‬ ‫بازبینی‬ ، ‫ردیابی‬ ، ‫گذاری‬
‫آنهاست‬ ‫داخل‬ ‫دیتاهای‬.
3

4. ‫سیستم‬ ‫اصلی‬ ‫کارکردهای‬:
•‫سند‬ ‫هر‬ ‫دیتاهای‬ ‫متا‬ ‫و‬ ‫اسناد‬ ‫ذخیره‬
•‫گذاری‬ ‫ایندکس‬
•‫اسناد‬ ‫محتوای‬ ‫بازیابی‬ ‫و‬ ‫ذخیره‬
•‫امنیتی‬ ‫امکانات‬
•‫هماهنگی‬ ‫و‬ ‫همکاری‬ ‫ایجاد‬
•‫اسناد‬ ‫ورژنهای‬ ‫و‬ ‫نسخ‬ ‫تاریخچه‬ ‫حفظ‬
4

5. ‫الکترونیکی‬ ‫آرشیو‬ ‫از‬ ‫استفاده‬ ‫اهمیت‬:
•‫صرفه‬‫جویی‬‫در‬‫فضای‬‫نگهداری‬‫و‬‫بایگانی‬‫اسناد‬
•‫صرفه‬‫جویی‬‫در‬‫هزینه‬‫نسبت‬‫به‬‫مقیاس‬
•‫امکان‬‫دسترسی‬‫سریع‬‫به‬‫اسناد‬
•‫انعطاف‬‫در‬‫سازماندهی‬
•‫حفاظت‬‫بهتر‬‫از‬‫اسناد‬(‫ایمنی‬‫باالتر‬،‫افزایش‬‫ماندگاری‬،‫حفظ‬‫کیفیت‬‫در‬‫اثر‬
‫مرور‬‫زمان‬،‫تبادل‬‫مدارک‬‫در‬‫محیط‬‫امن‬‫و‬LOG‫های‬‫عملکرد‬‫سیستم‬‫و‬
‫اعضای‬‫سازمان‬،‫امکان‬‫رمز‬‫گذاری‬‫و‬‫ایحاد‬‫سطوح‬‫دسترسی‬‫و‬.....)
•‫متاسفانه‬‫اکثر‬‫سازمانهای‬‫بزرگ‬‫دولتی‬‫به‬‫جهت‬‫فقدان‬‫قوانین‬‫حمایتی‬‫ک‬،‫افی‬‫در‬
‫خصوص‬‫اسناد‬‫دیجیتال‬‫با‬‫احتیاط‬‫برخورد‬‫می‬‫نمایند‬‫و‬‫به‬‫طور‬100%‫از‬‫فرایند‬
‫این‬‫سیستم‬‫ها‬‫پیروی‬‫نمی‬‫نمایند‬‫و‬‫به‬‫همین‬‫جهت‬‫از‬‫هر‬‫دو‬‫روش‬‫بایگانی‬‫ک‬‫اغذی‬
‫و‬‫دیجیتال‬‫توامان‬‫استفاده‬‫می‬‫نماید‬.
5

6. ‫سرویس‬ ‫یا‬ ‫سیستم‬ ‫تهیه‬
•‫قبل‬‫از‬‫شروع‬‫باید‬‫بدانیم‬‫که‬‫تهیه‬‫و‬‫راهاندازی‬DMS‫یک‬
‫فرآیند‬‫چند‬‫بعدی‬‫است‬‫که‬‫بخشی‬‫از‬‫آن‬‫داخل‬‫سازمان‬(‫ب‬‫خش‬
‫تحلیلی‬‫و‬‫محتوا‬‫سنجی‬)‫و‬‫بخشی‬‫از‬‫آن‬‫توسط‬‫پیمانکار‬(‫بخش‬
‫ارائه‬‫خدمات‬‫نرم‬‫افزاری‬‫و‬‫سخت‬‫افزاری‬)‫صورت‬‫میگیرد‬‫و‬
‫این‬‫موضوع‬‫یک‬‫خرید‬‫صرفا‬‫نرم‬‫افزاری‬‫نیست‬‫و‬‫می‬
‫بایست‬‫با‬‫نیاز‬‫های‬‫سازمان‬‫و‬‫توانمندی‬‫آن‬‫منطبق‬‫باشد‬.
6

7. ‫به‬ ‫توجه‬4‫ریزی‬ ‫برنامه‬ ‫در‬ ‫اصلی‬ ‫مرحله‬:
.1‫دیتا‬ ‫ورود‬ ‫ابزارهای‬
.2‫اسناد‬ ‫مدیریت‬ ‫افزار‬ ‫نرم‬
.3‫اسن‬ ‫بازیابی‬ ‫و‬ ‫سازی‬ ‫ذخیره‬ ‫افزار‬ ‫سخت‬‫اد‬
.4‫اسناد‬ ‫امنیتی‬ ‫و‬ ‫حفاظتی‬ ‫های‬ ‫ویژگی‬
7

8. ‫اول‬ ‫مرحله‬:‫دیتا‬ ‫ورود‬ ‫ابزارهای‬
•‫توجه‬‫به‬‫این‬‫مساله‬‫و‬‫تنوع‬‫آن‬‫بستگی‬‫مستقیم‬‫به‬‫استاد‬‫و‬‫تکن‬‫ولوژی‬‫های‬
‫مورد‬‫استفاده‬‫در‬‫سازمان‬‫شما‬‫دارد‬.
•‫یک‬‫سیستم‬‫مدیریت‬‫اسناد‬‫ضمن‬‫اینکه‬‫باید‬‫بتواند‬‫تمام‬‫نیازها‬‫ی‬‫شما‬‫مانند‬
‫ورود‬‫اسناد‬‫از‬‫سیستم‬‫اتوماسیون‬‫اداری‬،،‫ایمیل‬،‫فکس‬‫اسکنرها‬‫و‬....
‫را‬‫مرتفع‬‫سازد‬‫بلکه‬‫باید‬‫یکپارچگی‬‫خوبی‬‫نیز‬‫با‬‫آنها‬‫از‬‫طری‬‫ق‬‫پروتکل‬
‫های‬‫ارتباطی‬‫استاندارد‬‫برقرار‬‫نماید‬.
•‫جهت‬‫شروع‬‫لیستی‬‫از‬‫ورودی‬‫های‬‫سازمان‬‫جزئیات‬،‫دیتاهای‬‫آنها‬،
‫دسته‬‫بندی‬‫ها‬‫و‬‫اطالعات‬‫جانبی‬‫مورد‬‫نیاز‬‫از‬‫هر‬‫سند‬(‫تاریخ‬،‫وار‬‫د‬
‫کننده‬،‫تایید‬‫کننده‬‫ارتباط‬،‫آنها‬‫با‬‫یکدیگر‬‫و‬...)‫و‬‫همچنین‬‫پ‬‫روتکل‬‫های‬
‫ارتباطی‬‫آنها‬(‫استانداردهای‬‫شبکه‬‫و‬API‫و‬‫توانایی‬‫های‬‫توسعه‬‫و‬
‫ارتباطی‬‫آنها‬)‫تهیه‬‫نمایید‬.8

9. ‫دوم‬ ‫مرحله‬:‫اسناد‬ ‫مدیریت‬ ‫افزار‬ ‫نرم‬ ‫تهیه‬
•‫در‬‫واقع‬‫این‬‫بخش‬‫یکی‬‫از‬‫ساده‬‫ترین‬‫بخشهای‬‫تهیه‬‫سیستم‬‫مدیریت‬‫اسن‬‫اد‬‫است‬،
‫به‬‫جهت‬‫اینکه‬‫کارشناسان‬‫بسیاری‬‫از‬‫شرکتهای‬‫بزرگ‬‫در‬‫دنیا‬‫در‬‫این‬‫زم‬‫ینه‬‫به‬
‫خوبی‬‫اندیشیده‬‫اند‬.
•‫برای‬‫شروع‬‫این‬‫بخش‬‫به‬‫سایت‬‫چند‬‫شرکت‬‫تخصصی‬‫مدیریت‬‫اسناد‬‫در‬‫د‬‫اخل‬‫و‬
‫خارج‬‫از‬‫کشور‬‫سری‬‫بزنید‬.‫یه‬‫جرات‬‫می‬‫توان‬‫گفت‬‫بیش‬‫از‬95٪‫نیاز‬‫نرم‬
‫افزاری‬‫شما‬‫از‬‫قبل‬‫توسط‬‫همین‬‫شرکتها‬‫تهیه‬‫شده‬‫اند‬‫و‬‫هر‬‫بار‬‫نیز‬‫با‬‫کس‬‫ب‬
‫تجربه‬‫از‬‫راه‬‫اندازی‬‫آنها‬‫در‬‫یک‬‫سازمان‬‫جدید‬،‫به‬‫خوبی‬‫رفع‬‫ایراد‬‫شده‬‫و‬
‫همچنین‬‫تجربیات‬‫خوبی‬‫نیز‬‫به‬‫همراه‬‫دارند‬.
•‫میزان‬‫کمی‬‫از‬‫عملکرد‬‫نرم‬‫افزار‬‫با‬‫توجه‬‫به‬‫کسب‬‫و‬‫کار‬‫شما‬‫تعیین‬‫میگ‬‫ردد‬‫که‬
‫معموال‬‫آن‬‫بخشها‬‫نیز‬‫انعطاف‬‫پذیر‬‫و‬‫ماژوالر‬‫برنامه‬‫نویسی‬‫گردیده‬‫اند‬.9

10. ‫سوم‬ ‫مرحله‬:‫و‬ ‫سازی‬ ‫ذخیره‬ ‫افزار‬ ‫سخت‬
‫اسناد‬ ‫بازیابی‬
•‫این‬‫مرحله‬‫یکی‬‫از‬‫پیچیده‬‫ترین‬‫بخشهای‬‫تهیه‬‫سیستم‬‫مدیریت‬‫اسن‬‫اد‬‫است‬‫که‬
‫متاسفاته‬‫در‬‫ایران‬،‫در‬‫ابتدا‬‫نادیده‬‫گرفته‬‫شده‬‫و‬‫یا‬‫به‬‫آن‬‫کم‬‫توجهی‬‫م‬‫یشود‬‫و‬
‫به‬‫همین‬‫جهت‬‫آسیب‬‫پذیرترین‬‫بخش‬‫معماری‬‫سیستم‬‫شما‬‫را‬‫تشکیل‬‫خ‬‫واهد‬‫داد‬
.
•‫ابزارهای‬‫تخصصی‬‫آرشیو‬‫اطالعات‬‫دارای‬‫ویژگی‬‫های‬‫خاصی‬‫می‬‫باشند‬‫ک‬‫ه‬
‫فرایند‬‫نگهداری‬‫و‬‫بازگردانی‬‫اسناد‬‫شما‬‫را‬‫تسهیل‬‫می‬‫نمایند‬.‫در‬‫سازم‬‫انهای‬
‫بزرگ‬‫و‬‫بسیار‬‫بزرگ‬‫می‬‫بایست‬‫اجبارا‬‫از‬‫این‬‫ابزارها‬‫استفاده‬‫نمود‬.
•‫پیش‬‫نیاز‬‫این‬‫مرحله‬،‫آنالیز‬‫تعداد‬،‫حجم‬،‫سیاستهای‬‫نگهداری‬‫و‬‫بازی‬‫ابی‬‫دیتا‬
‫های‬‫سازمان‬‫شما‬‫می‬‫باشد‬.‫بنابراین‬‫لیستی‬‫از‬‫انواع‬‫آنها‬‫تعداد‬،‫اسناد‬‫در‬
‫سال‬‫حجم‬،‫فعلی‬‫آنها‬‫و‬‫ضریب‬‫رشد‬‫آنها‬‫در‬‫یک‬‫سال‬‫به‬‫همراه‬‫توانایی‬
‫سازمان‬‫خود‬‫در‬‫نگهداری‬‫این‬‫حجم‬‫از‬‫اسناد‬‫در‬‫مقایسه‬‫با‬‫سخت‬‫افزارهای‬
‫فعلی‬‫سازمان‬‫تهیه‬‫نمایید‬.10

11. ‫چهارم‬ ‫مرحله‬:‫امنیت‬ ‫و‬ ‫حفاظتی‬ ‫های‬ ‫ویژگی‬‫ی‬
‫اسناد‬•‫نگهدا‬ ، ‫کاربری‬ ، ‫تولید‬ ‫مراحل‬ ‫تمام‬ ‫در‬ ‫ذیل‬ ‫موارد‬ ‫مانند‬ ‫امنیتی‬ ‫ابعاد‬ ‫به‬ ‫توجه‬‫و‬ ‫ری‬
‫باشد‬ ‫می‬ ‫ضروری‬ ‫بسیار‬ ‫اسناد‬ ‫بازیابی‬:
–‫محرمانگی‬ ‫حفظ‬
–‫یکپارچگی‬ ‫حفظ‬
–‫بودن‬ ‫دسترس‬ ‫قابل‬
–‫انکار‬ ‫عدم‬ ‫قابلیت‬
–‫بودن‬ ‫اصل‬
–‫عامل‬ ‫غیر‬ ‫پدافند‬ ‫های‬ ‫توصیه‬
–‫فرایند‬ ‫های‬ ‫توصیه‬ISMS
–‫شما‬ ‫کار‬ ‫و‬ ‫کسب‬ ‫در‬ ‫ذیصالح‬ ‫مراجع‬ ‫استانداردهای‬(‫مثال‬ ‫طور‬ ‫به‬:‫بازرگانی‬ ‫وزارت‬
‫و‬ ‫دادگستری‬ ، ‫مرکزی‬ ‫بانک‬،) ....
11

12. ‫سازمان‬ ‫بلوغ‬ ‫به‬ ‫سویه‬ ‫دو‬ ‫رویکرد‬:
•‫اینکه‬‫شما‬‫و‬‫یا‬‫سازمان‬‫شما‬‫به‬‫دنبال‬‫تهیه‬‫سیستم‬‫مکانیزه‬‫آرشی‬‫و‬‫اسناد‬
‫هستید‬‫به‬‫تنهایی‬‫نشان‬‫از‬‫بلوغ‬‫سازمان‬‫و‬‫آمادگی‬‫پذیرش‬‫آن‬‫در‬‫س‬‫ازمان‬
‫نیست‬.‫چالشهای‬‫پیش‬‫رو‬‫را‬‫به‬‫دقت‬‫بررسی‬‫نمایید‬‫و‬‫برای‬‫برخ‬‫ورد‬‫با‬
‫هر‬‫کدام‬‫از‬‫آنها‬‫از‬‫قبل‬‫برنامه‬‫ریزی‬‫و‬‫فرهنگ‬‫سازی‬‫نموده‬‫و‬‫آموزش‬
‫پرسنل‬‫را‬‫در‬‫الویت‬‫قرار‬‫دهید‬‫وسطح‬‫سازمان‬‫خود‬‫را‬‫ارتقاع‬‫دهید‬.
•‫از‬‫سوی‬‫دیگر‬‫راهکاری‬‫را‬‫انتخاب‬‫نمایید‬‫که‬‫با‬‫محیط‬‫و‬‫فرهنگ‬
‫سازمان‬‫شما‬‫تطابق‬‫داشته‬‫باشد‬،‫بر‬‫اساس‬‫منابع‬‫موجود‬‫در‬‫سازمان‬
،‫باشد‬‫بتواند‬‫با‬‫های‬‫استراتژی‬‫كار‬‫و‬‫كسب‬‫سازمان‬‫منطبق‬‫شود‬،
‫هوشیاری‬‫الزم‬‫را‬‫در‬‫زمان‬‫اجرا‬‫و‬‫سازی‬‫پیاده‬‫داشته‬‫باشد‬‫و‬‫بتواند‬
‫برنامه‬‫اصالحی‬‫مناسب‬‫را‬‫ارایه‬‫نماید‬.12

13. ‫سیست‬ ‫سازی‬ ‫پیاده‬ ‫از‬ ‫قبل‬ ‫اساسی‬ ‫سواالت‬‫نرم‬ ‫م‬
‫افزاری‬:
•‫داشته‬ ‫دسترسی‬ ‫اسناد‬ ‫و‬ ‫ها‬ ‫دیتا‬ ‫به‬ ‫چگونه‬
‫باشیم؟‬
•‫؟‬ ‫نماییم‬ ‫ذخیره‬ ‫را‬ ‫اسناد‬ ‫و‬ ‫ها‬ ‫دیتا‬ ‫چگونه‬
•‫؟‬ ‫نماییم‬ ‫سازماندهی‬ ‫را‬ ‫اسناد‬ ‫و‬ ‫ها‬ ‫دیتا‬ ‫چگونه‬
•‫بازیاب‬ ‫و‬ ‫جستجو‬ ‫اسناد‬ ‫و‬ ‫ها‬ ‫دیتا‬ ‫در‬ ‫چگونه‬‫ی‬
‫؟‬ ‫نماییم‬
•‫را‬ ‫اسناد‬ ‫و‬ ‫دیتا‬ ‫تغییرات‬ ‫تاریخچه‬ ‫چگونه‬‫ثبت‬
‫؟‬ ‫نماییم‬13

14. ‫اول‬ ‫مرحله‬ ‫توجهات‬:
•‫از‬ ‫پشتیبانی‬UTF 8
•‫اساس‬ ‫بر‬ ‫شده‬ ‫اسکن‬ ‫اسناد‬ ‫و‬ ‫اسکنر‬ ‫قدرت‬DPI‫اسناد‬ ‫برای‬
‫فارسی‬
•‫مبدا‬ ‫در‬ ‫سازی‬ ‫فشرده‬ ‫قابلیت‬
•‫از‬ ‫پشتیبانی‬OCR‫فارسی‬
•‫دیتا‬ ‫ورود‬ ‫استانداردهای‬ ‫به‬ ‫توجه‬
•‫و‬ ‫شده‬ ‫تفکیک‬ ‫فضاهای‬ ، ‫اشکال‬ ، ‫متون‬ ‫تشخص‬ ‫قدرت‬..
14

15. ‫دوم‬ ‫مرحله‬ ‫توجهات‬:
•‫ابزار‬‫متناسب‬‫با‬‫اندازه‬‫و‬‫فعالیت‬‫سازمانتان‬‫را‬‫انتخاب‬‫کنید‬.
•‫به‬‫تجربه‬‫راهاندازی‬‫نرم‬‫افزار‬‫در‬‫سایر‬‫سازمانها‬‫دقت‬‫کنید‬‫و‬‫تجربه‬‫پیمانکار‬‫د‬‫ر‬‫این‬
‫خصوص‬‫را‬‫جویا‬‫شوید‬.
•‫به‬‫اندازه‬(Scale)‫سازمان‬‫خود‬‫و‬‫همخوانی‬‫آن‬‫با‬‫تجربیات‬‫شرکت‬‫طرف‬‫قرارداد‬‫حتما‬
‫دقت‬‫نمایید‬‫زیرا‬‫اکثر‬‫پروژه‬‫ها‬‫در‬‫مراحل‬‫پیاده‬‫سازی‬‫با‬‫مشکل‬‫رو‬‫به‬‫رو‬‫شده‬‫و‬‫ب‬‫ه‬
‫شکست‬‫منجر‬‫می‬‫گردند‬.
•‫در‬‫خرید‬‫نرم‬‫افزار‬‫به‬‫مواردی‬‫مانند‬‫پلتفرم‬،‫توانمندی‬‫پایگاه‬‫داده‬،‫معماری‬‫نرم‬،‫افزار‬
‫تکنولوژی‬‫های‬‫استفاده‬‫شده‬،‫میزان‬‫استفاده‬‫از‬‫محصوالت‬Open Source‫و‬‫کامپوننت‬
‫های‬‫از‬‫پیش‬‫آماده‬‫در‬‫نرم‬‫افزار‬‫و‬...‫دقت‬‫کنید‬.‫هیچیک‬‫لزوما‬‫خوب‬‫یا‬‫بد‬‫نیستند‬‫ب‬‫لکه‬‫به‬
‫توانمندی‬‫و‬‫نیاز‬‫سازمان‬‫شما‬‫بستگی‬‫دارند‬.
•‫حتما‬‫مراحل‬‫پایلوت‬‫و‬‫راه‬‫اندازی‬‫با‬3‫الی‬4‫برابر‬‫حجم‬‫دیتای‬‫فعلی‬‫خود‬‫را‬‫در‬‫دستور‬15

16. ‫سوم‬ ‫مرحله‬ ‫توجهات‬:
•‫بخش‬‫مهلک‬‫سیستم‬‫که‬‫به‬‫آسانی‬‫دسترسی‬‫سریع‬‫به‬‫اطالعات‬‫را‬‫غ‬‫یر‬
‫ممکن‬‫می‬‫سازد‬‫و‬‫یا‬‫هزینه‬‫باالیی‬‫بر‬‫سازمان‬‫تحمیل‬‫خواهد‬‫کرد‬‫در‬
‫دیتای‬‫حجیم‬‫آن‬‫و‬‫مدیریت‬‫سخت‬‫افزار‬‫آن‬‫نهفته‬‫است‬
•‫نسبت‬‫به‬‫معماری‬‫و‬‫بهم‬‫بندی‬‫سخت‬‫افزار‬،‫توجه‬‫به‬High
Availability‫و‬Backup،Network‫و‬...‫در‬‫معماری‬‫شرکت‬
‫پیمانکار‬‫بررسی‬‫دقیقی‬‫انجام‬‫دهید‬.
•‫به‬‫استفاده‬‫بجا‬‫از‬‫تکنولوژی‬‫های‬‫مدیریت‬‫فضا‬‫بر‬‫اساس‬‫هزینه‬
(HSM)‫و‬‫الیسنسهای‬‫الزم‬‫دقت‬‫کنید‬.
•‫استفاده‬‫کاربردی‬‫از‬‫روش‬Off Site‫یا‬Cloud systems‫برای‬
‫حفاظت‬‫دیتا‬‫را‬‫مد‬‫نظر‬‫قرار‬‫دهید‬.
16

17. ‫چهارم‬ ‫مرحله‬ ‫توجهات‬:
•‫امنیت‬‫اطالعات‬‫یعنی‬‫حفاظت‬‫از‬‫اطالعات‬‫و‬‫سیستم‬‫های‬
‫اطالعاتی‬‫از‬‫فعالیت‬‫غیرمجاز‬.‫این‬‫فعالیت‬‫ها‬‫عبارتند‬‫از‬
،‫دسترسی‬،‫استفاده‬،‫افشاء‬،‫خواندن‬‫نسخه‬‫برداری‬‫یا‬‫ضب‬،‫ط‬
‫خراب‬،‫کردن‬،‫تغییر‬‫دستکاری‬.‫که‬‫برای‬‫هر‬‫یک‬‫نیز‬‫راهک‬‫ار‬
‫متناسب‬‫با‬‫موضوع‬‫خود‬(‫استاندارد‬)‫قرار‬‫دارد‬.
•‫با‬‫دقت‬‫به‬‫دنبال‬‫استفاده‬‫از‬‫استانداردها‬‫در‬‫سیستم‬‫های‬‫مور‬‫د‬
‫بررسی‬‫خود‬‫باشید‬.‫ولی‬‫فراموش‬‫نکنید‬‫که‬‫استانداردها‬،‫حداقل‬
‫های‬‫الزم‬‫برای‬‫انجام‬‫هر‬‫کاری‬‫می‬‫باشند‬.‫اگر‬‫به‬‫دنبال‬‫سیس‬‫تم‬
‫های‬‫قوی‬‫برای‬‫سازمان‬‫خود‬‫هستید‬‫باید‬‫دنبال‬‫چیزی‬‫بیش‬‫ا‬‫ز‬
‫استاندارد‬‫باشید‬.17

18. ‫فرایندها‬ ‫سازی‬ ‫پیاده‬:
•‫پس‬‫از‬‫بررسی‬‫چهار‬‫مرحله‬‫قبلی‬‫و‬‫انجام‬‫امور‬‫مرتبط‬‫با‬‫هریک‬‫که‬‫ب‬‫ه‬
‫آنها‬‫اشاره‬‫گردید‬،‫می‬‫بایست‬‫فرایندهای‬‫سازمان‬‫خود‬‫را‬‫بشناسید‬‫و‬
‫برای‬‫انتقال‬‫آن‬‫به‬‫سیستم‬‫جدید‬‫برنامه‬‫ریزی‬‫نمایید‬.
•‫هر‬‫چند‬‫که‬‫اصول‬‫اولیه‬‫طراحی‬‫فرآیندها‬‫کامال‬‫مشابه‬‫است‬‫ولی‬‫در‬‫پ‬‫یاده‬
‫سازی‬‫سیستم‬،‫این‬‫همان‬‫بخشی‬‫از‬‫سیستم‬‫است‬‫که‬‫به‬‫ازای‬‫هر‬‫س‬‫ازمان‬
‫می‬‫تواند‬‫کامال‬‫متفاوت‬‫از‬‫دیگران‬‫طراحی‬‫شود‬.
•‫فرایندها‬‫شامل‬‫محتوی‬‫اسناد‬‫و‬‫نوع‬‫فیلدها‬،‫ارتباطات‬‫بین‬‫اسناد‬،‫توالی‬
‫آنها‬،‫دسترسی‬‫ها‬‫و‬‫تعیین‬‫مسئولیت‬‫ها‬‫یی‬‫است‬‫که‬‫می‬‫بایست‬‫ب‬‫رای‬
‫مراحل‬‫تهیه‬‫اسناد‬،‫تجمیع‬،‫ممیزی‬،‫تهیه‬‫گزارش‬‫ها‬،‫نحوه‬‫جستج‬‫و‬
‫و‬‫پارامترهای‬‫جستجو‬‫و‬....‫تهیه‬‫گردد‬.
18

19. ‫فرایندها‬ ‫سازی‬ ‫پیاده‬:
•‫تعدادی‬‫از‬‫سازمانها‬‫می‬‫بایست‬‫اسناد‬‫خود‬‫را‬‫با‬‫اسناد‬‫مالی‬‫و‬‫یا‬
‫تراکنش‬‫های‬‫مرتبط‬‫با‬‫آن‬‫مقایسه‬‫نمایند‬‫که‬‫این‬‫خود‬‫نیازمند‬
‫مکانیزمهای‬‫ترکیبی‬‫و‬‫تعیین‬‫نحوه‬‫و‬‫محتوای‬‫آنالیز‬‫برای‬‫مم‬‫یزی‬‫و‬
‫خطا‬‫یابی‬‫سیستم‬‫می‬‫باشد‬.
•‫لیستی‬‫از‬‫مراحل‬‫انجام‬‫کار‬‫و‬‫فرایند‬‫دستی‬‫آن‬‫با‬‫توجه‬‫به‬‫موارد‬‫باال‬
‫فراهم‬‫نمایید‬‫و‬Workflow‫سیستم‬‫دستی‬‫را‬‫برای‬‫مقایسه‬‫و‬‫پیاده‬
‫سازی‬‫نهایی‬‫تهیه‬‫نمایید‬.
19

20. ‫توجه‬:
•‫توجه‬‫داشته‬‫باشید‬‫که‬‫شما‬‫در‬‫حال‬‫انطباق‬‫سیستم‬‫جدی‬‫د‬‫با‬
‫مکانیزمهای‬‫دستی‬‫سابق‬‫هستید‬‫ولی‬‫این‬‫موضوع‬‫بدان‬‫معنی‬
‫نیست‬‫که‬‫شما‬‫کامال‬‫مانند‬‫گذشته‬(‫ولی‬‫اینبار‬‫با‬‫ابزار‬
‫الکترونیکی‬)‫کار‬‫خواهید‬‫کرد‬‫بلکه‬‫ابزارهای‬‫الکترون‬‫یکی‬
‫الزامات‬،‫استانداردها‬‫و‬‫شرایط‬‫پیاده‬‫سازی‬‫و‬‫استفاده‬‫خا‬‫ص‬
‫خود‬‫را‬‫می‬‫طلبند‬‫و‬‫صد‬‫البته‬‫منافع‬‫ویژه‬‫ای‬‫نیز‬‫دارند‬.
•‫آنچه‬‫که‬‫مهم‬‫است‬‫این‬‫است‬‫که‬:‫توانمندی‬‫سیستم‬‫جدید‬‫با‬
‫نیازهای‬‫سازمانی‬،‫شما‬‫می‬‫بایست‬‫همپوشانی‬‫مطلوبی‬‫دا‬‫شته‬20

21. ‫مح‬ ‫بخش‬ ‫در‬ ‫افزار‬ ‫نرم‬ ‫کلیدی‬ ‫های‬ ‫قابلیت‬‫توا‬:
•‫جستجوشامل‬ ‫های‬ ‫قابلیت‬ ‫حداقل‬:
1. Through Index
2. Full Text Indexing
3. Folder File structure
21

22. ‫افزار‬ ‫سخت‬ ‫کلیدی‬ ‫های‬ ‫قابلیت‬:
•‫جهت‬‫رسیدن‬‫به‬‫مناسبترین‬‫محل‬‫در‬‫نمودار‬”‫هزینه‬-‫فایده‬“‫ا‬‫ین‬
‫پروژه‬‫می‬‫بایست‬‫از‬‫مجموعه‬‫ای‬‫از‬‫سخت‬‫افزارها‬‫با‬‫توان‬
‫اجرایی‬‫متفاوت‬‫استفاده‬‫نمایید‬.
•‫بخشی‬‫از‬‫سخت‬‫افزار‬‫می‬‫بایست‬‫قدرت‬‫تشخیص‬‫و‬‫جابجای‬‫ی‬‫دیتا‬
‫بین‬‫مدیاهای‬‫با‬‫ارزش‬‫باال‬(‫گرانقیمت‬)‫و‬‫پایین‬(‫ارزانت‬‫ر‬)‫را‬
‫به‬‫صورت‬‫اتوماتیک‬‫داشته‬‫باشد‬.‫این‬‫کار‬‫نیز‬‫با‬‫آنالیز‬‫م‬‫یزان‬
‫ارجاع‬‫به‬‫دیتا‬‫و‬‫پارامترهایی‬‫از‬‫این‬‫قبیل‬‫در‬‫یک‬‫دوره‬‫زمان‬‫ی‬
‫معین‬،‫از‬‫سوی‬‫این‬‫ابزارها‬‫تعیین‬‫می‬‫شوند‬.(HSM)22

23. Client
Client
File Store:
Secure storage
of Files and
Versions
Database:
Metadata, Search
Indexes, and Data
Relationships
Local Area Network
Web Server:
Client to Server
Communications
Server
‫سیستم‬ ‫اولیه‬ ‫و‬ ‫عمومی‬ ‫معماری‬:
23

24. ‫هزینه‬ ‫و‬ ‫حجم‬ ‫برآورد‬:
•‫شرکت‬‫بزرگی‬‫را‬‫فرض‬‫کنید‬(‫مانند‬‫بانکها‬‫و‬‫بیمه‬‫ها‬)‫که‬‫حدود‬2000‫شعبه‬‫در‬
‫کشور‬‫دارد‬‫و‬‫هر‬‫شعبه‬‫روزانه‬800‫برگ‬‫سند‬‫تولید‬‫می‬‫نماید‬‫اگر‬‫هر‬‫سند‬‫فقط‬
‫شامل‬‫یک‬‫برگ‬‫دو‬‫رو‬‫باشد‬،‫این‬‫شرکت‬‫چیزی‬‫در‬‫حدود‬992‫میلیون‬‫برگ‬‫سند‬
‫دستی‬‫در‬‫سال‬‫تولید‬‫می‬‫نماید‬.
•‫اگر‬‫به‬‫ازای‬‫هر‬‫برگ‬‫سند‬‫فقط‬‫حجم‬50‫کیلوبایت‬‫را‬‫درنظر‬‫داشته‬‫باشیم‬‫چیز‬،‫ی‬
‫در‬‫حدود‬50‫ترابایت‬‫دیتا‬‫هر‬‫سال‬‫تولید‬‫خواهد‬‫شد‬‫که‬‫از‬‫نوع‬Image‫است‬.
•‫قابل‬‫توجه‬‫اینکه‬‫تهیه‬‫و‬‫توزیع‬‫همین‬‫تعداد‬‫برگ‬‫اسناد‬‫کاغذی‬‫نیز‬‫چیز‬‫ی‬‫حدود‬
30‫میلیارد‬‫تومان‬‫در‬‫سال‬‫برای‬‫شرکت‬‫هزینه‬‫دارد‬.(‫بدون‬‫احتساب‬‫هزینه‬
‫بایگانی‬‫دستی‬‫و‬‫متر‬‫مربع‬‫هزینه‬‫ساختمان‬‫جهت‬‫انبار‬‫این‬‫اسناد‬‫و‬‫یا‬‫ری‬‫سک‬
‫تخریب‬‫و‬‫از‬‫دست‬‫رفتن‬‫هر‬‫یک‬‫از‬‫آنها‬)24

25. ‫اصلی‬ ‫های‬ ‫چالش‬
•‫زیرساخت‬ ‫هزینه‬ ‫و‬ ‫اولیه‬ ‫گذاری‬ ‫سرمایه‬
•‫کار‬ ‫گردش‬ ‫مدیریت‬ ‫و‬ ‫کارکنان‬ ‫آموزش‬
•‫بحران‬ ‫مدیریت‬
•‫کار‬ ‫انجام‬ ‫در‬ ‫وقفه‬ ‫و‬ ‫سیستم‬ ‫خرابی‬
•‫ها‬ ‫داده‬ ‫امنیت‬/‫اطالعات‬ ‫سرقت‬
25

26. ‫نادرست‬ ‫معماری‬ ‫پیامدهای‬:
•‫تمام‬‫شدن‬‫فضای‬‫دیسك‬(‫به‬‫سرعت‬)
•‫هزینه‬‫باالی‬‫تهیه‬‫و‬‫نگهداری‬‫دیسک‬‫جهت‬‫نگهداری‬‫اسناد‬‫راک‬‫د‬
•‫قطع‬‫كامل‬‫سیستم‬‫در‬‫زمانیكه‬‫دیتابیس‬‫به‬‫پردازش‬‫بسی‬‫ار‬‫نیاز‬
‫دارد‬
•‫عدم‬‫موفقیت‬‫در‬‫تهیه‬‫نسخه‬‫های‬‫پشتیبان‬‫هنگامی‬‫كه‬‫باید‬‫از‬
‫اطالعات‬‫زیادی‬‫در‬‫پنجره‬‫های‬‫موجود‬‫پشتیبان‬‫تهیه‬‫شود‬
•‫نهایتا‬‫وقفه‬‫زمانی‬‫در‬‫تراكنش‬‫ها‬‫در‬‫هنگام‬‫جستجو‬‫در‬‫میلی‬‫ون‬‫ها‬
‫و‬‫یا‬‫میلیاردها‬‫ركورد‬26

27. ‫پیوست‬1:‫پیش‬ ‫افزارهای‬ ‫نرم‬ ‫و‬ ‫شرکتهای‬ ‫از‬ ‫تعدادی‬‫رو‬
‫زمینه‬ ‫این‬ ‫در‬:
• SAP
• Open KM (Open Source )
• Alfresco
• Knowledge Tree (Open Source )
• jLibrary (Open Source )
• Info Router
• Finedocs
• Applimation
• Princeton Softech ( Add to IBM )
• Ixos Software
27

28. ‫پیوست‬2:‫آرشیو‬ ‫فعالیت‬ ‫مقررات‬
‫الکترونیک‬:
• Sarbanes-Oxley
• SEC Rule 17a
• Health Insurance Problility
• Accountability
28

29. ‫پیوست‬3:‫در‬ ‫مشابه‬ ‫و‬ ‫کاربردی‬ ‫اختصارات‬ ‫از‬ ‫تعدادی‬
‫حوزه‬ ‫این‬
• DMS (Document Management Systems)
• DIS (Document Information Systems)
• IDM (Integrated Document Management)
• EDM (Electronic Document Management)
• ECM (Enterprise Content Management)
• Document Management System (also known by some as a
"paperless office" system or content management system)
29

30. ‫پیوست‬4:‫الزم‬ ‫استانداردهای‬ ‫سایر‬
• Many industry associations publish their own lists of particular document control standards
that are used in their particular field. Following is a list of some of the relevant ISO
documents. Divisions ICS 01.140.10 and 01.140.20.[6][7] The ISO has also published a series
of standards regarding the technical documentation, covered by the division of 01.110.[8]
• ISO 2709 Information and documentation — Format for information exchange
• ISO 15836 Information and documentation — The Dublin Core metadata element set
• ISO 15489 Information and documentation — Records management
• ISO 21127 Information and documentation — A reference ontology for the interchange of
cultural heritage information
• ISO 23950 Information and documentation — Information retrieval (Z39.50) — Application
service definition and protocol specification
• ISO 10244 Document management — Business process baselining and analysis
• ISO 32000 Document management — Portable document format
30

31. •‫لیالستانی‬ ‫میرفالح‬ ‫علی‬ ‫محمد‬
•‫تماس‬ ‫شماره‬:09123158616
•Ali.Mirfallah@gmail.com
•‫های‬ ‫پروژه‬ ‫ارشد‬ ‫کارشناس‬ ‫و‬ ‫مدیر‬
IT‫تجارت‬ ‫بانک‬ ‫در‬
•‫تکنول‬ ‫مدیریت‬ ‫دکتری‬ ‫دانشجوی‬‫وژی‬
‫مستند‬ ‫این‬ ‫محتویات‬ ‫از‬ ‫استفاده‬(‫نگارنده‬ ‫نام‬ ‫ذکر‬ ‫بدون‬ ‫حتی‬)‫عمو‬ ‫برای‬ ،‫آزاد‬ ‫م‬
‫است‬.
31