Hoe stel je een offerte op die beter is dan die van je concurrent? Lees hier de belangrijkste tips.

1. De winnende offerte
Inhoudsopgave Inleiding
Waarom stuurt u een offerte?.. 1 Klanten en prospects zeggen “stuurt u Hoe succesvol zijn uw offertes?
Hoe succesvol zijn uw offer- maar een offerte” om een aantal redenen: Als van alle uitgebrachte offertes 80 tot
tes? ……………………………. 1 • Men wil écht met u samenwerken; 85% wordt omgezet in een betaalde op-
Stuurt u een offerte toe of gaat • Men wil een vergelijking in de markt dracht, dan wil ik u feliciteren met het re-
u deze bespreken? ………….. 1 kunnen maken; sultaat. Uw werkwijze blijkt in de praktijk
Hoeveel tijd kost het maken succesvol te zijn. Weet u hoe deze zoge-
• Men houdt u hiermee op een afstand
van een offerte? ……………… 2 naamde conversieratio er bij uw organisa-
zonder direct afwijzend te zijn. Als het
Welke valkuilen zitten er in het tie uitziet (hoeveel offertes leiden tot op-
een goede offerte is, kan men de con-
maken van een offerte? ……... 2 drachten)?
current ermee “om de oren slaan”.
Welke structuur hanteert u bij Hoe minder offertes u maakt, hoe succes-
het maken van een offerte? …. 2 voller u bent! Een paradoxale uitspraak
Waarom stuurt u een offerte?
Hoe herkenbaar is de offerte die ik graag toelicht.
U kunt zich in de wolken voelen omdat de
voor een klant? ……………….. 3 Als uw organisatie veel offertes maakt
klant/prospect het signaal afgeeft dat men
Op welke wijze bent u onder- met een scoringspercentage van 40% dan
met u zaken wil gaan doen. Of dit terecht
scheidend? ……………………. 3 bent u uw tijd niet goed aan het benutten.
is, is nog maar de vraag. Een offerte ma-
Hoe volgt u de offertes op? …. 3 Selectief zijn in het maken van een offerte
ken kost nogal wat tijd; tijd waarin u niet
Een offerte is nooit zomaar kan uw kansen in de markt vergroten. Uw
declarabel kunt zijn. Maak daarom alleen
een offerte …………………….. 4 offerte wordt namelijk niet alleen gebruikt
een offerte als dit zinvol is voor beide
om de afweging te maken of u de op-
partijen.
dracht krijgt, maar ook om de concurrentie
Uw medewerkers grijpen het maken van
van informatie te voorzien.
een offerte ook aan om te laten zien hoe
Relevante vragen die u zichzelf kunt stel-
productief ze zijn.
len zijn:
Een aantal managers zal dit zeker kunnen
beamen, maar in de tijd waarin het voort- • Is er budget voor het project?
bestaan van organisaties meer en meer • Hoe zit het met de planning t.a.v. de
berust op het verwerven van opdrachten uitvoering?
uit de markt in plaats van geoormerkte • Welke spelers (concurrenten) zijn er
Sales Companion BV gelden, wordt het resultaat van de offertes nog meer actief?
Zuidergracht 45 steeds belangrijker. • Wie neemt de beslissing?
3763 LS Soest Een offerte geeft u de mogelijkheid om de
T: 035 - 6471260 expertise van uw organisatie uit te dragen
F: 035 - 6470389 en dat is erg belangrijk…
info@salescompanion.nl
www.salescompanion.nl
1

2. De winnende offerte
Stuurt u de offerte toe of gaat u deze be- loos aansluiten bij de oplossingen die u
spreken? heeft voor het probleem van de opdracht-
Als u zoveel moeite gedaan heeft om een gever.
offerte op te stellen, dan bent u er van over- Welke kenmerken neemt u op in de
tuigd dat u de beste aanbieding heeft. Is uw offerte? Wat voor voordelen biedt dat de
contactpersoon wel degene die de beslissin- (potentiële) klant? En wat is de werkelijke
gen neemt? Het is erg zinvol om met de waarde van uw dienst voor de organisatie
beslisser aan tafel te zitten als u uw offerte waarvoor u deze gaat uitvoeren? Met deze
gaat toelichten. U kunt hoor en wederhoor zaken in het achterhoofd zal uw offerte een
toepassen en u krijgt de kans om u als pro- directe match zijn met de problematiek van
fessional te profileren. Het is dus zaak om de klant en wordt uw scoringskans substan-
vooraf de beslissingseenheid in kaart te tieel hoger.
brengen en met de juiste mensen het ge-
sprek te voeren, alvorens de offerte te be- Welke valkuilen zitten er in het maken
spreken. Helaas is dit niet altijd mogelijk en van een offerte?
kunt u bij het bespreken te maken krijgen Veel professionals hebben de neiging om te
met een ‘petit comité’. veel informatie in de offerte te stoppen. De
Alle offertes met een waarde boven de offerte krijgt het karakter van een beleidsno-
€ 3.000,- zijn de moeite waard om te be- titie. De expertise van de professional moet
spreken. Slechts in die gevallen dat u de herkenbaar zijn in de gesprekken met de
klant al lang kent en er sprake is van een opdrachtgever en het papier waarop de
goede relatie, kunt u de offerte zien als een offerte staat is een beknopte bevestiging
bestendiging van de eerder gemaakte af- van de wensen van de klant met een daar-
spraken. Dit rechtvaardigt het verzenden aan gekoppelde investering.
van de offerte per post of e-mail. Mocht u toch besluiten om een uitgebreide-
offerte te maken, voeg er dan een samen-
Hoeveel tijd kost het maken van een of- vatting aan toe.
ferte? Deze samenvatting (management summa-
De tijd die het kost om een offerte op te ry) geeft de beslissers de mogelijkheid om
stellen is erg afhankelijk van de complexiteit direct de kern tot zich te nemen en te beslui-
van de materie. Bij een aanbesteding heeft ten of men verder leest.
u niet veel meer keuze dan de richtlijnen te Uiteraard zijn er meerdere valkuilen, zoals
volgen. Heeft u echter goede contacten met een slecht leesbare offerte (layout) of een
de opdrachtgever, dan kunt u invloed uitoe- niet logische opbouw.
fenen op de wijze waarop de aanbesteding
tot stand komt. Maak echter vooraf een wel- Welke structuur hanteert u bij het maken
overwogen beslissing of u meedoet aan de van een offerte?
aanbesteding. Afhankelijk van de grootte van uw organisa-
Sales Companion BV De kracht van een goede offerte zit in het tie en de richtlijnen omtrent de huisstijl wordt
Zuidergracht 45 voortraject. Hoe beter u de voorbereidende er gekozen voor een vorm waarin de offerte
3763 LS Soest gesprekken heeft gevoerd, hoe hoger uw gegoten wordt. Vaak zien we dat professio-
T: 035 - 6471260 scoringspercentage. nals er een eigen stijl op na houden. Dit is
F: 035 - 6470389 Door deze gesprekken heeft u een helder jammer omdat vanuit meerdere kanten bij
info@salescompanion.nl en concreet beeld van de problematiek van een klant of prospect verschillende niet-
www.salescompanion.nl de opdrachtgever. Uw offerte moet naad- eenduidige offertes op tafel liggen. Er zijn
2

3. De winnende offerte
handvaten waaraan een winnende offerte de klant belangrijk zijn en waar de concur-
moet voldoen. rent minder sterk in is. Het zijn natuurlijk de
professionals in de zakelijke dienstverle-
Een aantal voorbeelden daarbij zijn: ning die het verschil maken. Soms krijgt u
• Een ‘U’-gerichte offerte niet de kans om de professionals vooraf-
• Bij meer tarieven (staffel, bijvoorbeeld), gaande aan de dienst voor te stellen bij de
de hoogste prijs bovenaan. klant en zult u op zoek moeten naar onder-
scheidende kenmerken van uw dienst en
• Altijd ‘inclusief’ opnemen (reistijd, hulp-
uw organisatie.
middelen, maar exclusief BTW)
Dit biedt de klant zekerheden die hij/zij
• Positieve afsluiting
wenst alvorens een beslissing te nemen.
Begin nooit met de prijs en vermeld zeker
niet de prijs in een begeleidende brief. Een
Hoe volgt u de offertes op?
winnende offerte begint natuurlijk bij de
Afhankelijk van de hoeveelheid offertes die
voorafgaande gesprekken. De kracht om
u verzendt, is het opvolgen ervan een meer
de offerte om te buigen naar een opdracht
of minder tijdrovende bezigheid. Het regi-
zit met name in de informatie uit het voor-
streren van de offertes is de eerste stap
traject en de vertaalslag naar de opdracht-
om overzicht te krijgen welke successen u
gever.
boekt. Hieruit kunt u tevens filteren hoeveel
tijd er zit tussen de offertes en het verkrij-
Hoe herkenbaar is de offerte voor de
gen van de opdracht. Wat gaat u doen na
klant?
het verzenden/bespreken van de offerte?
Uw organisatie heeft een goede reputatie
• U wacht af tot de klant reageert en komt
in de markt en daar put u kracht uit.
dan uit de startblokken.
Markten zijn echter aan verandering onder-
hevig en klantgedragingen daarmee ook. • U stuurt na een vaste tijd een briefje met
Elke offerte is daarom uniek en zal voor de de vraag hoe de status is van de offerte.
klant herkenbaar moeten zijn ten aanzien • U gaat na 3 weken alle offertes nabel-
van de problematiek die thuishoort bij deze len.
specifieke situatie. Niet uw expertise is Het is zinvoller om concreet met de klant af
daarin doorslaggevend, maar de wijze te spreken wanneer een vervolggesprek
waarop uw oplossing uw klant verder gaat kan plaatsvinden. U spoort hiermee uw
helpen. Dit is hét herkenningspunt waar de klant aan om actief met de offerte bezig te
beslisser naar kijkt om uw offerte om te zijn. Daarnaast geeft u hiermee aan dat u
zetten naar een opdracht. tijd heeft geïnvesteerd in de relatie om met
elkaar de juiste dingen te blijven doen.
Op welke wijze bent u onderscheidend? Kortom u neemt uw klant en uzelf serieus.
Vaak bent u niet de enige aanbieder bij uw
relatie. Er zijn dus meer keuzes voor de
Sales Companion BV beslisser. Waarom zou men u de opdracht
Zuidergracht 45 gunnen? Iedere organisatie heeft specifie-
3763 LS Soest ke kenmerken die onderscheidend zijn in
T: 035 - 6471260 de markt. Hoe klein ook, ze zijn er. Het is
F: 035 - 6470389 dus zaak om ook de kenmerken van uw
info@salescompanion.nl concurrenten te kennen om in de offerte
www.salescompanion.nl een aantal zaken te benadrukken die voor
3

4. De winnende offerte
Een offerte is nooit zomaar een offerte
Zoals uit het bovenstaande blijkt, is een
offerte een belangrijk onderdeel van het
commerciële proces. Het is niet de sluit-
post van het proces, maar het begin van de
bestendiging van de relatie.
Hoe beter u het offreren onder de knie
heeft, hoe meer toegevoegde waarde uw
organisatie kan bieden. Alle facetten van
het commerciële proces zijn te leren. Deels
door interne kennisoverdracht, maar zeker
ook door externe expertise. Ervaringen uit
diverse branches gecombineerd met uw
specifieke situatie geeft de kracht om uw
offerte de winnende te laten zijn.
_________________________________
Sales Companion is gespecialiseerd in de
zakelijke dienstverlening met als speerpun-
ten de onderwijs-, zorg- en welzijnsmarkt.
Dat betekent voor u dat onze kennis van
de markt het vertrekpunt is om samen met
u uw kansen te verzilveren. Het uitdragen
van uw kennis om uw klanten verder te
helpen neemt u mee de toekomst in, zodat
uw expertise niet verloren gaat.
Verder kennis maken met Sales
Companion?
Kom naar onze gratis workshop
Relatiemanagement voor het onderwijs
(http://bit.ly/7ns0iK) op 8 september a.s.
© Addy Houtappels
Partner Sales Companion
februari 2010
Sales Companion BV
Zuidergracht 45
3763 LS Soest
T: 035 - 6471260
F: 035 - 6470389
info@salescompanion.nl
www.salescompanion.nl
4