Presentatie voor Grip2009 over het aanvragen van offertes. Presentation on RFPs voor the Grip2009 workshop.

1. De
aanvrager
wint
(right?)
Stephen Hay, Cinnamon Interactive

2. Wie ben ik?
• Creative director, Cinnamon
• Webwerker sinds 1995
• Medeauteur, Normdocument
Webrichtlijnen

3. Foto door Editor B (http://www.flickr.com/photos/editor/172690560/)

4. Helder krijgen wat je wilt
Kwalificatie leveranciers
De aanvraag

5. Wat wil je?
Foto door chanchan222 (http://www.flickr.com/photos/chanchan222/2883910690/)

6. Als een architect een
typische wedesign aanvraag
zou ontvangen

7. Je aanvraag bepaalt
deels het resultaat
van je project.

8. Je aanvraag bepaalt
welke leveranciers
een offerte uitbrengen.

9. Je aanvraag bepaalt
de kwaliteit van de
aanbiedingen.

10. Vóór de aanvraag...

11. Wat wil je precies?
• Doelstelling
• Doelgroep
• Scope
• Requirements
• Voorwaarden
• Wensen

12. Doelstelling
• Wat is de reden voor het (her)ontwikkelen
van de website/-applicatie?
• Welke specifieke problemen dienen te
worden opgelost?
• Welke acties moeten bezoekers kunnen
ondernemen bij het bezoeken van de site?
• Hoe wordt succes beoordeeld?

13. Denk in problemen,
niet in oplossingen.
(Daar huur je toch iemand voor in?)

14. “ ”
Make the logo bigger.

15. Foto door aarontait (http://www.flickr.com/photos/aarontait/2576259396/)

16. Hoeveel doelstellingen
kun je écht behalen?

17. Doelgroep
(denk in persona’s; breng ze tot leven!)
• Leeftijd
• Werk en salaris
• Waarvoor gebruiken ze het Web?
• Computer/internetervaring
• Details, details, details!

18. “ Adviseurs,
professionals,
”
burgers, ondernemers

19. Denk aan
echte
mensen
Foto door Robert Scoble (http://www.flickr.com/photos/scobleizer/3567917408/)

20. Hoeveel doelgroepen
kun je écht bedienen?

21. Scope
(Hoe groot is
je project?)
Foto door kevindooley (http://www.flickr.com/photos/pagedooley/2198995023/)

22. Wat bepaalt de scope?
• Deadline
• Budget
• Technische aandachtspunten
• Creatieve aandachtspunten
• Andere requirements...
• Facetten van scope zijn ook requirements

23. Kaders aanbrengen
• Waar hebben we het over?
• Weet ik genoeg over de inspanning om
dit te eisen binnen de kaders van dit
project?
• Welke informatie heb ik?
• Is er iets wat ik zelf niet weet?

24. “
Er dient een koppeling
met [x] database te
”
worden gerealiseerd.

25. Dit gaat geld kosten...
• Wat is dat?
• Is er documentatie? Kan ik dat inzien?
• Hoe wordt de koppeling waargenomen?
• Stelt dit eisen aan mijn werkzaamheden?

26. Vermijd scope creep.

27. Foto door Mrs Logic (http://www.flickr.com/photos/mrs_logic/2804596373/)

28. Requirements &
voorwaarden
• Moet dit?
• Waarom?
• Echt?
• Kun je deze vragen niet positief
beantwoorden, dan gaat het om een
wens. Een wens is vaak een oplossing.

29. Wensen
• Wie wenst dit?
• Waarom?
• Welk probleem wordt ermee opgelost?

30. €
Wensen en slecht
geformuleerde requirements
leiden tot feature/scope creep.

31. Is technologie een
middel of een doel?

32. Kies technologische middelen
naar aanleiding van problemen,
doelstellingen, doelgroepen,
requirements en wensen.

33. Helder krijgen wat je wilt
Kwalificatie leveranciers
De aanvraag

34. Wie krijgt een aanvraag?
• Research!
longlist • Wie doet wat ik wil?
• Wie doet het zoals ik het wil?
• Verfijnen!
• Klanten? (Niet perse vergelijkbaar)
shortlist • Referenties
• CV’s zijn gevaarlijk
• Reputatie / expertise
• kennismaking

35. Het is een short list.

36. Subtraction Sidebar Creative

38. Check reputatie /
deskundigheid online
• Recensies
• Social Netwerken / Referenties
• Evenementen
• Artikelen / boeken
• Portfolio
• Vak-gerelateerde activiteiten

39. Helder krijgen wat je wilt
Kwalificatie leveranciers
De aanvraag

40. Wat moet in elk geval
in de aanvraag?
• Doelstelling • “Concurrerende”
projecten (goed/niet)
• Doelgroep
• Creatieve
• Scope aandachtspunten
• Requirements • Technische
aandachtspunten
• Voorwaarden
• Most important point
• Wensen
• Beslissers

41. Hoe ga je om met
vragen van
leveranciers?

42. Het stellen van de
juiste vragen is ook
een kunst.

43. Knip-en-plak
aanvragen zijn
gevaarlijk.

45. Let op
tegenstrijdigheden

46. Foto door Robert S. Donovan (http://www.flickr.com/photos/booleansplit/2201440179/)

47. U krijgt twee van de drie
Kwaliteit
Prijs Snelheid

48. Een kennismaking is
belangrijk. Mensen
leveren het werk.

49. Pitches = evil.

50. (Een paar) nadelen van
pitches
• Het is niet het beste werk, maar daar wordt
wél op beoordeeld
• Er wordt verder gebouwd op een matig
doordacht voorstel
• Het belangrijke denkwerk wordt onjuist
gewaardeerd
• Ze verlagen de kwaliteit van de
aanbiedingen

51. Vraag een voorstel en
geef een vergoeding.

52. Webrichtlijnen als eis

53. Zo erg zijn ze niet.

54. Niet alleen voor blinden
• Let wel: Google “ziet” een site zoals een
blinde dat doet = vindbaarheid
• Verbeterde documentstructuur = data
portability = breder bereik, meer
verschijningsvormen mogelijk
• Best practices = verbetering bruikbaarheid
• Vriendelijke URL’s = archiveerbaarheid,
systeemonafhankelijkheid

55. Vinden van een
Webrichtlijn-partij
• Reputatie
• Referenties / andere websites
• Wees voorzichtig met DrempelVrij
stempel
• Zelf meer leren over Webrichtlijnen (voor
gesprekken)

56. Webrichtlijnen in de
aanvraag
• Stuur ze mee
• Wens of eis?
• Hoe wordt er getoetst? Wanneer?
• Indien voorwaardelijk: wees expliciet.
• Overweeg een onafhankelijk expert

57. Zo!

58. Je offerte
• Geeft problemen aan en vraagt om
oplossingen
• Is realistisch m.b.t. tijd en budget
• Nodigt leveranciers uit om hun beste werk te
leveren
• Is geen oorlogsverklaring
• Vormt een kader voor een geslaagde uitvoering

59. Workshop: aanvraag
“red flags” herkennen
Een offerte voor een bedrijf met drie vestigingen,
luxe zakelijke vergadercentra

60. Graag ontvangen wij een offerte op basis van
onderstaande briefing;
Het gaat om een individuele (basis) website
per vestiging uitgaande van een
gezamenlijke database, d.w.z. centraal
beheer maar gescheiden bestanden.
In de bijlage een voorbeeld voor elke
vestiging, die door een medewerker van ons
voor een project is gemaakt dit om je een
idee te geven van reeds bestaande
ideeën hierover.

61. De huidige websites die we momenteel
gebruiken zijn vanuit de overkoepelende
organisatie (ExCom BV):
www.example.com/vestiging01
www.example.com/vestiging02
www.example.com/vestiging03
Wat we erg belangrijk vinden: (misschien als
supplement op basis tarief van
eenmalige kosten te noemen in de offerte)

62. • Integratie van bestaande bookingstool
van ExCom in de individuele website
• Bezoekers een opt-in kunnen geven voor
een nieuwsbrief, maar gekoppeld aan
onze huidige CRM software systeem
Salesforce, zodat we ons huidige
database kunnen vergroten. Tijdens opt-
in mogelijkheid geven (aanvinken) om
welke vestiging het gaat, meerdere
mogelijk. En identificatie terug zien in
database.

63. • Beheer website door ons. Denk aan
foto's, tekst en brochures kunnen
aanpassen/uploaden.

64. Details voor alle drie de vestigingen:
Homepage:
• bookingstool met ExCom integreren
(supplement)
• mogelijkheid brochures downloaden
• opt-in nieuwsbrief (supplement)
• link naar package page

65. Producten:
• bookingstool met ExCom integreren
Packages:
• bookingstool met ExCom integreren
• -extra pagina om package uitgebreid te
omschrijven

66. VIP-club:
• mogelijkheid downloaden PDF catalogus
• reservering te maken (waarbij de e-mail
automatisch verzonden wordt naar
• het e-mail adres van de VIP-club)

67. Meetings:
4 extra pages voor:
• Afmetingen, opstellingen zalen en
tarieven ( een JPG bestandje)
• Plattegrond zalen (JPG of EPS bestand)
• Meeting packages omschrijven
• mogelijkheid om een aanvraag in te
dienen dmv formulier (ook hier
• mogelijkheid geven voor meerdere
vestigingen)

68. Health & Leisure:
4 extra pages voor:
• integratie Google maps waarbij het adres
van de vestiging al is ingevuld
(supplement)
• Fotogallerij (supplement)
• Faciliteiten vestiging: mini gym, rent a
bike
• Movie (supplement)
• Weersvooruitzichten (supplement)

69. Daarnaast een page voor Algemene
voorwaarden, FAQ, Contact us

70. Ja, dat was het...

71. Workshop: zelf doen

72. Wat moet in elk geval
in de aanvraag?
• Doelstelling • “Concurrerende”
projecten (goed/niet)
• Doelgroep
• Creatieve
• Scope aandachtspunten
• Requirements • Technische
aandachtspunten
• Voorwaarden
• Most important point
• Wensen
• Beslissers

73. Bedankt!
s.hay@cinnamon.nl
twitter.com/stephenhay
www.the-haystack.com