Il company system è uno strumento strategico che integra diversi strumenti informatici per gestire e ottimizzare processi aziendali in ambiti quali vendite, assistenza, e produzione. Questo sistema consente di monitorare l'avanzamento delle commesse, analizzare le performance e migliorare la comunicazione interna ed esterna, superando le limitazioni dei sistemi tradizionali. Infine, si adatta dinamicamente ai cambiamenti e fornisce una piattaforma per un'ampia gestione documentale e operativa, essenziale per l'era dell'industria 4.0.

1. 4. Company System
4.1 – Definizione della soluzione
Un Company System è uno strumento d’importanza strategica per l’azienda e che riveste un ruolo
di assoluto rilievo poiché è in grado di risolvere, in modo efficiente, i numerosi problemi quotidiani
e di fornire diverse opportunità legate ai seguenti ambiti: commerciale, vendite, assistenza,
progetti, calendari, produzione e qualità.
Parliamo di un sistema informatico contenente tutti gli applicativi indispensabili alla gestione dei
processi aziendali che comunicano tra di loro (ovviando quindi al problema dell’interoperabilità)
per la gestione e l’elaborazione dei dati.
I sistemi tradizionali sono pensati per la gestione ed elaborazione di dati omogenei e di relazioni
“consolidate”: sono quindi soluzioni rigide legate ad uno schema ben definito. Il problema però
nasce dal fatto che il formato dei dati è sempre in continua evoluzione e non si può prevedere
nulla in merito: così facendo alcuni programmi possono diventare di colpo “obsoleti” o addirittura
incompatibili perché non più in grado di “leggere” e interpretare l’informazione.
Un altro dato di fatto è che questa tipologia di software considera l’azienda come una sorta di
sistema gerarchico composto da più livelli e non sfrutta tutti i vantaggi che invece possono
derivare dall’utilizzo di un sistema di tipo orizzontale.
Il Company System è la soluzione in grado di svolgere da sola tutte quelle operazioni che
normalmente vengono eseguite da più applicativi, come:
1. Customer Relationship Management (CRM): comprende l’insieme dei processi relativi alla
gestione delle relazioni con i clienti, che si basano sull’analisi di tutti le informazioni raccolte
su di loro. Tali dati rivestono poi un ruolo fondamentale nella creazione di strategie di
relazione continuative, stabili e durevoli nel tempo. Attraverso l’analisi delle informazioni
l’impresa può monitorare il grado di soddisfazione del proprio cliente (customer satisfaction)
e pianificare delle azioni dirette al fine di migliorare i processi di servizio, favorendone così la
fidelizzazione (customer loyalty).
Tutto il processo di raccolta e classificazione dei dati ha inizio con l’inserimento del cliente o
prospect nel database aziendale; a cui segue poi la profilazione dello stesso mediante
l’analisi delle transazioni e delle preferenze e il suo inserimento in un cluster di clienti, in
base al valore che è in grado di generare per l’impresa.

2. Le operazioni garantite dal CRM sono: Gestione Contatti Commerciali, Gestione Azienda,
Contatti e Opportunità, Gestione Eventi, Riunioni e Attività, Gestione Contratti e Licenze,
Gestione Calendari.
2. Project Management System (PMS): ovvero il sistema per la gestione delle commesse che
definisce l’insieme di tutti i processi gestionali finalizzati ad indirizzare e guidare i
comportamenti individuali e collettivi fino alla realizzazione degli obiettivi aziendali,
attraverso l’allineamento delle risorse e la misura delle prestazioni.
Un PMS consente quindi di:
 definire, allineare ed assegnare gli obiettivi aziendali;
 misurare e valutare le prestazioni;
 identificare e mettere in atto azioni correttive e di miglioramento continuo;
 gestire il faldone di commessa.
Con questa soluzione è possibile eseguire le seguenti operazioni: Gestione Progetto, Task,
Risorse, Stati di Avanzamento, Rilevazione Tempi, Faldone di Commessa, Gestione Documenti
Commessa, Gestione Avanzamento Commessa.
3. Ticketing System (Gestione Assistenza): come abbiamo avuto modo di vedere
dettagliatamente nel capitolo precedente, questo sistema consente la gestione ottimizzata
di tutte le richieste di supporto fatte pervenire dai propri clienti. È in grado di convertire ogni
singola richiesta in un ticket, a cui poi assegna degli identificativi riguardanti il grado di
complessità e il livello di priorità. In questo modo l’operatore è messo nella condizione di
poter tracciare le segnalazioni in maniera unitaria e di rispondere in modo puntuale alle
richieste dei clienti.
Il Ticketing non dev’essere considerato solo come un sistema usato per comunicare con i
clienti ma anche per fare segnalazioni all’interno dell’azienda. Ad esempio:
 il Reparto di Produzione può segnalare un problema di montaggio che richiede
l’intervento immediato dell’Ufficio Tecnico;
 l’Ufficio Acquisti deve sapere se c’è un problema che coinvolge un fornitore, etc.
In un Company System tutte le segnalazioni restano collegate agli oggetti a cui fanno
riferimento (disegno, ordine, etc.).
Le classiche azioni svolte attraverso dal Ticketing System sono: Gestione Ticket e Assistenza,
Gestione Istruzioni, Manuali, Non Conformità, Lesson Learned.
4. Product Lifecycle Management (PLM): consente di coordinare tutti gli aspetti legati al ciclo
di vita di un prodotto: a partire dalle fasi di analisi e stesura dei requisiti, passando poi per

3. l’ideazione, la produzione, la distribuzione, fino ad arrivare alla gestione della manutenzione
legata al post-vendita.
Possibili operazioni svolte con una soluzione PLM: Gestione Documentale - Gestione Distinte
CAD, Ricambi, Produzione - Gestione Versioning e Workflow, Gestione Wiki, Gestione Email.
5. Manufacturing Execution System (MES): è un sistema pensato per gestire e controllare la
funzione produttiva di un’azienda. Il suo obiettivo è quello di rendere più efficiente la
produzione, ottimizzando le tempistiche, migliorando i processi aziendali, riducendo i costi e
il numero degli scarti. In un Company System l’operatore ha immediatamente a disposizione
i disegni in 2D/3D, le istruzioni e le informazioni dell’ordine: tutto con un solo click!
4.2 – Cosa consente di fare un Company System
Un Company System è in grado di mostrare lo stato di avanzamento delle proprie commesse,
fornendo tutte le indicazioni necessarie per poter stabilire se si è in grado di consegnare il
materiale entro il termine prestabilito, oppure per individuare i punti sui cui intervenire per
velocizzare il livello di produzione.
Fornisce l’elenco delle offerte che sono state spedite e quelle ancora in corso, più tutte le
informazioni utili per capire quale tipologia di mercato sta rendendo meglio, evidenziando poi le
lacune e punti deboli su cui concentrare maggiori sforzi, per trarre più opportunità possibili.
Allo stesso tempo è possibile fare un’analisi interna per sapere quali sono, ad esempio, i
componenti che più di tutti generano maggiori problemi a livello di assistenza e quindi, di

4. conseguenza, individuare quei prodotti che si rompono con maggiore frequenza e quelli che
invece sono più affidabili.
Attraverso il Company System vengono assegnate, inoltre, delle direttive specifiche ai singoli
reparti (ad esempio: Ufficio Tecnico, Ufficio Produzione e Ufficio Acquisti) al fine di monitorare e
coordinare nel miglior modo possibile tutte le singole attività e conseguire l’obiettivo prefissato.
Si possono creare relazioni tra tipologie di oggetto differenti senza dover ricorrere ad uno “schema
fisso”, poiché il sistema è in grado di dedurre relazioni in modo automatico e si integra
perfettamente con i prodotti definiti “best in class”, quali: Microsoft Outlook, Microsoft Project,
Google Calendar, etc.
L’approccio che viene utilizzato è di tipo dinamico, capace cioè di adattarsi nel miglior modo
possibile al cambiamento delle esigenze; possono quindi essere gestite con la stessa naturalezza:
un’opportunità, una specifica tecnica, una commessa, un ticket, un workflow di approvazione del
budget, piuttosto che una semplice nota. In definitiva è l’utente che si crea il proprio cruscotto per
controllare quello che più gli serve.
Numerose sono poi le funzionalità messe a disposizione dell’Ufficio Tecnico, come:
 ricerca full text per contenuto e per qualunque attributo anagrafico su milioni di
documenti;
 analisi legami su qualunque oggetto per sapere se un documento è collegato ad un altro, è
presente in una specifica cartella o in una determinata distinta;
 gestione di classificazione e codifica tramite un semplice wizard definito dall’utente;
 versioning dei documenti per storicizzare qualunque tipo di modifica (ai documenti o alle
anagrafiche);
 navigazione gerarchica dei contenuti con la possibilità di inserire lo stesso documento in
più cartelle senza creare duplicati (cartelle virtuali);
 gestione raccoglitore per mettere insieme tutti i documenti interessati;
 gestione utenti, ruoli e permessi;
 possibilità di unire dinamicamente documenti a partire dai PDF;
 possibilità di interagire con i documenti provenienti dal CAD: 2D, 3D, distinte, ricambi, etc.
Alla luce di quanto analizzato nel corso di questo capitolo, possiamo affermare che, nell’era
dell’Industria 4.0, il Company System è uno strumento assolutamente indispensabile e
fondamentale per una realtà aziendale, poiché in grado di svolgere più funzionalità (che in genere
sono distribuite su più sistemi software differenti) in modo performante ed efficace.

5. TO BE CONTINUED…..
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Questo documento è un estratto del whitepaper “Dati acquisiti:
come generare valore con la Manutenzione Preventiva Evoluta e il
Company System” realizzato da Martino Bufano.
Laureato in Ingegneria Informatica (presso l'Università "Alma Mater
Studiorum" di Bologna) e con un Master in Web Communication e
Social Media (conseguito presso l'Università degli Studi di Parma)
collabora con aziende nelle vesti di freelance per attività di:
SEO Analyst, Web Developer, Social Media Manager e Copywriter.
Di seguito trovate i riferimenti del profilo LinkedIN e della mia mail: per eventuali
approfondimenti, informazioni o semplici curiosità non esitate a contattarmi!
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martino.bufano.it@gmail.com