Codul de conduita in afaceri - Distributie Oltenia

1. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
1
Anexa 3 la Regulamentul Intern al Distributie Energie Oltenia S.A.
CODUL DE CONDUITĂ
ÎN AFACERI

2. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
2
Cuprins
MESAJUL CEO .................................................................................................................................................3
MISIUNE SI PRINCIPII ALE DISTRIBUTIE ENERGIE OLTENIA...........................................................................4
Misiune: ......................................................................................................................................................4
Viziune:........................................................................................................................................................4
Principii: ......................................................................................................................................................4
SCOPUL CODULUI DE CONDUITĂ...................................................................................................................5
Natura juridică a Codului ............................................................................................................................5
CINE TREBUIE SĂ RESPECTE CODUL DE CONDUITĂ.......................................................................................6
Managementul/Directoratul/ Consiliul de Supraveghere ..........................................................................6
Angajați .......................................................................................................................................................6
Clienți ..........................................................................................................................................................6
Parteneri și furnizori ...................................................................................................................................7
NORME GENERALE DE CONDUITĂ ÎN CADRUL COMPANIEI .........................................................................8
Toți reprezentăm Distributie Energie Oltenia și avem o responsabilitate publică.....................................8
Nediscriminare și respect............................................................................................................................8
Integritate, onestitate şi respectarea legislației .........................................................................................8
Evitarea Conflictului de interese.................................................................................................................9
Confidențialitatea datelor si informațiilor..................................................................................................9
Donații si sponsorizări...............................................................................................................................10
RELATIILE CU ACŢIONARII, INVESTITORII ŞI FINANŢATORII........................................................................11
RELAȚIILE CU CLIENȚII ȘI FURNIZORII ..........................................................................................................12
RELAȚIILE CU AUTORITĂȚILE........................................................................................................................14
RELAȚIILE CU CONCURENȚA.........................................................................................................................18
RELAȚIILE CU MASS MEDIA..........................................................................................................................19
RELAȚIILE CU COMUNITATEA.......................................................................................................................20
CUM URMĂRIM ÎNSUȘIREA ȘI RESPECTAREA CODULUI.............................................................................21
Atribuții și responsabilități....................................................................................................................21
Rapoarte periodice................................................................................................................................22
Angajații ................................................................................................................................................23
Furnizorii, clienții și alții ........................................................................................................................23
GLOSAR SI ACRONIME..................................................................................................................................25

3. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
3
MESAJUL CEO
Dragi colegi,
Reputația este unul dintre principalele atuuri ale unei companii, care se construiește cu greu, prin eforturi
susținute, dar care se poate pierde foarte ușor. Este un bun fragil, care cuprinde modul în care angajaţii
companiei dau dovadă de integritate și comportament etic, responsabilitate față de clienți, parteneri,
autorități și acționari și se supun legilor și reglementărilor.
Ca furnizor de utilități, suntem conștienți de marele impact pe care îl avem asupra vieții oamenilor.
Astfel că, cu toţii trebuie să fim în permanență conștienți de faptul că orice decizie, acțiune zilnică și
fiecare pas pe care îl facem au un impact atât asupra vieții noastre, cât şi asupra vieții clienților,
partenerilor, autoritățile locale sau a acționarilor noștri. Cu toții înțelegem, indiferent de poziția noastră
în Distributie Energie Oltenia, că avem un rol important în construirea și protejarea reputației companiei
și în promovarea unei culturi bazată pe practici etice, integritate, respect și onestitate.
Având aceste lucruri în minte, am implementat în Distributie Energie Oltenia un sistem de conformitate
bazat pe următoarele Coduri și Manual:
Codul de Conduită în Afaceri și Codul de Etică stabilesc standardele de comportament așteptate dar și
valorile și principiile la care ne angajăm și care reprezintă baza pentru activitățile noastre zilnice. Codurile
sunt aplicabile tuturor membrilor echipei noastre, începând cu membrii Directoratului până la manageri,
specialiști, electricieni, etc.
Manualul de Conformitate descrie sistemul prin care compania oferă consultanță de conformitate și
verifică modul în care respectăm valorile, principiile și comportamentele descrise în Codul de Conduită în
Afaceri și Codul de Etică. În plus, definește sistemul de raportare ("Vorbeste liber”), prin care oricare
dintre angajați poate raporta în confidențialitate orice încălcare potențială a valorilor și principiilor
noastre. Manualul se aplică, de asemenea, tuturor membrilor echipei noastre.
Vă rog să parcurgeţi aceste documente cu deosebită atenţie şi să aplicaţi standardele de comportament
în acţiunile şi deciziile voastre zilnice.
Având în vedere complexitatea afacerii noastre, am putea întâlni în mod regulat situații complexe, care
ne pot ridica unele semne de întrebare. În astfel de circumstanțe, mă aştept să aplicaţi bunul simţ sau să
cautaţi ajutorul reprezentanților de conformitate ori de câte ori aveţi îndoieli.
Vreau să vă mulțumesc pentru angajamentul şi atenţia acordate regulilor de conformitate şi pentru
integrarea lor în munca voastră zilnică.
Manager de țară

4. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
4
MISIUNE SI PRINCIPII ALE DISTRIBUTIE ENERGIE OLTENIA
Misiune:
Misiunea noastra este sa protejam si sa dezvoltam energia clientilor nostri prin produse si
servicii energetice inteligente si sigure in conditii de eficienta a costurilor si calitate de durata.
Viziune:
Tindem sa fim o companie inteligenta si moderna care raspunde nevoilor actuale si viitoare ale
clientilor sai prin servicii energetice de inalta performanta si calitate si care protejeaza interesele
acestora in piata de energie. Ne folosim de experienta si cunostintele noastre la nivel european
pentru a inova si a sustine piata de energie si pentru a contribui la imbunatatirea generala a
calitatii vietii in tarile in care operam. Credem in dezvoltarea pe termen lung si suntem un
partener al comunitatii.
Principii:
SIGURANȚĂ
Siguranța este pe primul loc și ne comportăm în consecință.
PERFORMANȚĂ
Pentru a reusi in afacerea noastra, este necesar sa crestem performanța.
INOVAȚIE
Datorită concentrarii pe inovatie si imbunatatire, vom reusi in relatia cu
clientii nostri intr-un mediu in continua schimbare
PROFESIONALISM
Pentru a ne pastra competitivitatea, trebuie sa ne dezvoltam in permanenta
si sa impartasim cunostintele si competentele pe care le avem.
COOPERARE
Cooperarea reciproca,increderea si discretia sunt importante pentru succesul
nostru.

5. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
5
SCOPUL CODULUI DE CONDUITĂ
Codul de conduită în afaceri (numit în cele ce urmează Cod de conduită) este documentul de
bază al politicii noastre interne care definește cerințele pe care trebuie să le respecte fiecare
persoană care lucrează în Companie și alături de noi.
Pornind de la Codul Etic al Companiei, document ce definește valorile pe care le respectăm și
promovăm, Codul de Conduită definește modul în care relaționăm punând în practică un mod
etic de a face afaceri.
Acest Cod de conduită se aplică tuturor angajaților companiei, inclusiv membrilor Consiliului de
Supraveghere și Directoratului / administrator.
Nu vom tolera nici o încălcare a acestui Cod de conduită și vom aplica standarde speciale de
evaluare a comportamentului membrilor din Consiliul de Supraveghere, din Directorat sau din
Managementul Companiei.
Natura juridică a Codului
Prezentul Cod este o reglementare internă a Companiei, anexă la Regulamentul intern. Normele
cuprinse în prezentul Cod completează normele cuprinse în celelalte reglementari interne ale
Companiei.
Codul de Conduită este format din prezentul document, Codul de Etică și Manualul de
Conformitate.

6. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
6
CINE TREBUIE SĂ RESPECTE CODUL DE CONDUITĂ
Managementul/Directoratul/ Consiliul de Supraveghere
Orice membru al managementului DISTRIBUTIE ENERGIE OLTENIA va avea un rol important în
înțelegerea și aplicarea Codului de conduită de către echipa sa.
În această poziție trebuie să:
▪ Fiu un exemplu pentru modul de aplicare al conduitei etice Distributie Energie Oltenia
▪ Mă preocup ca membrii echipei mele să cunoască, să înțeleagă și să aplice Codul de Conduită
▪ Creez situații în care să discut despre Cod cu subalternii pentru a întări importanța respectării
conduitei etice
▪ Responsabilizez membrii echipei pentru respectarea Codului
▪ Creez un mediu în care angajații să se simtă confortabili să ridice problemele de conduită cu
care se confruntă fără teama unor represalii
▪ Răspund oricărei întrebări a subalternilor privind modul de conduită etică. Dacă nu dețin
răspunsul corect contactez responsabilii din cadrul Biroului de Conformitate.
▪ Nu încurajez niciodată angajații să ajungă la rezultate bune în afaceri în dauna conduitei etice
sau a legislației în vigoare
▪ Acționez imediat ce sesizez o încălcare a Codului sau a legislației de către angajații Distributie
Energie Oltenia
▪ Propun măsuri de îmbunătățire a Codului dacă sesizez anumite situații importante ce au fost
omise din prezentul Cod
Angajați
Orice angajat al Distributie Energie O lteniatrebuie să cunoască și să aplice în activitatea zilnică
prevederile Codului.
În activitatea mea în cadrul Distributie Energie Oltenia am următoarele obligații:
▪ Cunosc și aplic în practică principiile și regulile Codului de Conduită conform legislației in
vigoare
▪ Aplic normele etice și de conduită astfel încât, atât eu, cât și Compania să fim mândri de
acțiunile și deciziile mele
▪ Solicit sprijinul superiorului direct când nu știu cum să acționez
▪ Informez dacă sesizez o anumită neconformitate cu Codul de Conduită
Clienți
Recomandăm clienților noștri să ne semnaleze orice situație de posibilă încălcare a normelor de conduită
din acest Cod. În acest sens au fost create următoarele canale de communicare:
Biroul de Conformitate
tel: +4 0372.523.444
e-mail:neconformitate_DEO@distributieoltenia.ro

7. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
7
Compania, prin Biroul de Conformitate, va investiga cu atenție fiecare semnalare venită de la clienții
noștri pe canalele de mai sus și îi vom informa asupra rezultatelor și măsurilor luate, în măsura în care
semnalarea conține și datele de contact.
Compania va păstra confidențialitatea asupra datelor cuprinse în orice sesizare venită din partea clienților
săi.
Parteneri și furnizori
Compania susține relații de afaceri deschise, sincere și se străduiește să dezvolte relații reciproc
avantajoase cu toți partenerii. Ne așteptăm ca toți partenerii noștri să adere la standarde etice de
conduită și să evite angajarea noastră în orice activitate care implică chiar și aparența de incorectitudine.
Pentru evitarea oricăror conflicte de interese ne așteptăm din partea furnizorilor și partenerilor noștri să
notifice în scris orice situație de neconformitate în care au fost implicați angajați ai companiei.
Compania solicită partenerilor săi să respecte toate legile și reglementările aplicabile pentru afacerea lor
și acest cod. Dorim ca partenerii noștri să dețină coduri de etică și de conduită și să respecte legile în
vigoare.
Partenerii noștri au obligația să organizeze programe de instruire și evaluare periodică pentru angajați
pentru a se asigura respectarea normelor etice din prezentul Cod.
Autoritățile publice
Compania are o poziție apolitică si dezvoltă o colaborare reciproc avantajoasă și întreține relații bazate
pe corectitudine, transparență și respect cu autoritățile publice și organismele guvernamentale.
Așteptăm din partea autorităților publice să ne semnaleze orice situație de posibilă încălcare a normelor
Codului de Conduită.

8. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
8
NORME GENERALE DE CONDUITĂ ÎN CADRUL COMPANIEI
Toți reprezentăm Distributie Energie Oltenia și avem o responsabilitate publică
Imaginea publică a Distributie Energie Oltenia este în mare măsură determinată de conduita și
comportamentul de zi cu zi al angajaților săi. Prin urmare avem obligația ca în timpul executării sarcinilor
de serviciu să avem în vedere permanent efectele acțiunilor noastre asupra reputației companiei.
Pentru că ne respectăm clienții, partenerii și colegii este necesar să adoptăm o ținută vestimentară și un
comportament adecvat domeniului de activitate al companiei și activităților la care luăm parte. Ținutele
necorespunzătoare (haine mulate sau prea largi/scurte, colanți, accesorii extravagante) nu sunt acceptate
de companie. Ținuta noastră va fi întotdeauna una curată, decentă, îngrijită, formală sau semi-formală,
evitându-se orice excentricitate în privința aspectului exterior. În cazul în care activitatea profesională
permite (lipsa unor întâlniri cu clienți, parteneri, furnizori, etc.), compania acceptă ca în zilele de vineri să
fie adoptată o ținută vestimentară „smart casual”/semi-formală.
Oricând exprimăm în public opinii personale nu trebuie ca acestea să se refere, fără aprobare prealabilă,
la poziția noastră în cadrul Companiei. Pozițiile publice ale DISTRIBUTIE ENERGIE OLTENIA sunt exprimate
prin intermediul departamentului de Relaţii Publice.
Suntem conștienți de faptul că membrii comunității în care trăim ne percep ca angajați ai Companiei și în
timpul nostru liber și, în consecință, acționăm cu integritate, onestitate și respect pentru a nu afecta
reputația Distributie Energie Oltenia.
Nediscriminare și respect
Distributie Energie Oltenia tratează toți angajații în mod corect, etic, cu respect și cu demnitate.
Compania face angajări în mod echitabil fără a face distincție între candidați în funcție de vârstă, sex,
orientare sexuală, handicap, rasă, religie, cetățenie, stare civilă, situație familială, țara de origine sau de
alți factori, în conformitate cu cadrul legislativ in vigoare.
Distributie Energie Oltenia nu tolerează nicio manifestare a oricăror forme de hărțuire, discriminare sau
abuz sexual, fizic sau psihologic.
In orice situație angajații trebuie să manifeste demnitate și respect.
Integritate, onestitate şi respectarea legislației
Prin integritate înțelegem că fiecare dintre noi va acționa corect, drept, incoruptibil si onest astfel încât să
evite orice situație de natură să creeze un conflict între interesele sale personale și cele ale
Companiei/Grupului.
Acționând cu integritate susținem valorile fundamentale care ajută la stabilirea unui climat al încrederii și
ne protejează de practicile corupte ce constituie un risc grav pentru Companie.
Respectăm prevederile legislației la nivel național și a UE precum și reglementările interne. Implicarea
companiei într-un scandal datorat încălcării legislației sau a reglementărilor interne poate crea daune

9. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
9
serioase, afectând, atât situația economico-financiară cât și imaginea și reputația grupului Distributie
Energie Oltenia.
Evitarea Conflictului de interese
Conflictul de interese apare atunci când angajatul are un interes personal care influențează sau pare să
influențeze îndeplinirea atribuțiilor sale de serviciu cu imparțialitate si obiectivitate. Interesele personale
ale angajatului pot include un beneficiu pentru sine sau pentru familia sa, pentru rudele sale apropiate,
pentru prieteni, pentru persoane sau organizații cu care angajatul a avut relații private, politice sau de
afaceri. Interesul personal se poate referi și la orice datorii pe care angajatul le are față de persoanele
menționate anterior.
În contextul acestui capitol, termenul de „angajat” include și managerii, administratorii, directorii și alte
persoane fizice și juridice aflate în asemenea relații contractuale sau de altă natură cu compania astfel
încât să poată influența luarea de către companie a unor decizii în detrimentul acesteia.
În îndeplinirea sarcinilor de serviciu, Distributie Energie Oltenia așteaptă din partea fiecărui angajat să
manifeste loialitate totală și nedivizată față de companie. În consecință trebuie să acordăm atenție
deosebită pentru evitarea situațiilor când interesele noastre private intră în conflict sau par să intre în
conflict cu interesele grupului Distributie Energie Oltenia. Doar astfel evităm să ajungem în situația
nedorită de a alege între interesele personale și interesele Distributie Energie Oltenia.
Nu participăm la luarea deciziilor cu privire la o problema în care suntem implicați într-un conflict de
interese care decurge din relațiile de muncă sau personale. Dacă va trebui să participăm la o astfel de
luare a deciziilor, vom notifica acest conflict de interese celorlaltor persoane implicate în procesul de
luare a deciziilor.
Orice conflict de interese trebuie să fie rezolvat într-un mod etic și în conformitate cu reglementările
legale in vigoare. Este imperios necesar să fie evitate situațiile în care interesul personal al angajatului
poate intra în conflict cu interesele Companiei.
Orice situație de conflict de interes trebuie să o aducem imediat la cunoștința superiorului direct care ne
va oferi sfaturile necesare evitării conflictului de interese.
Confidențialitatea datelor si informațiilor
Avem obligația de a păstra confidențialitatea datelor și informațiilor deținute de DISTRIBUTIE ENERGIE
OLTENIA în orice moment, la serviciu, în afara locului sau timpului de muncă și după încheierea
contractului de muncă cu Compania.
Confidențialitatea datelor personale ale clienților noștri este o prioritate a Companiei și a tuturor
angajaților ei. Toți angajații Distributie Energie Oltenia au obligația de a respecta legislația și
reglementările în vigoare privind protecția datelor personale și în particular să se asigure că datele
personale sunt protejate împotriva accesului neautorizat.
Nu dezvăluim informații confidențiale nimănui din afara companiei, inclusiv familiei sau prietenilor cu
excepția cazului când acest fapt se face cu aprobarea și este în interesul Distributie Energie Oltenia. Chiar

10. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
10
și atunci luăm măsuri suplimentare de prevenire a utilizării abuzive a informațiilor, cum ar fi semnarea
prealabilă a unui acord de confidențialitate.
Nu dezvăluim informații confidențiale altor persoane din cadrul companiei decât dacă există un interes
de afaceri sau e în interesul Distributie Energie Olteniaca ei să le cunoască.
Toate informațiile confidențiale nesolicitate nu trebuie utilizate și trebuie returnate expeditorului sau
șterse. Dacă este cazul, trebuie să contactați expeditorul pentru a-i cere să înceteze trimiterea de
informații confidențiale.
Donații si sponsorizări
Distributie Energie Oltenia urmează direcțiile politicii de responsabilitate socială corporatistă a Grupului
din care face parte și își propune să se implice activ în susținerea comunităților din zonele în care
operează.
Distributie Energie Oltenia rămâne partenerul de încredere al comunității locale și al tuturor celor care
sprijină dezvoltarea acesteia, implicând-se într-o serie de proiecte de responsabilitate socială în domenii
ca sănătate, educație, cultură, infrastructură, etc.
Toate donațiile Distributie Energie Oltenia sunt folosite pentru scopul sprijinirii unor cauze pe care noi le
considerăm importante și nu vizează obținerea niciunui beneficiu din partea utilizatorilor lor sau a unor
terțe persoane.
Semnăm parteneriate/contracte de sponsorizare cu organizații sau organizatori de evenimente prin
intermediul cărora promovăm imaginea și produsele companiei în vederea întăririi reputației sale în
piață.
Verificăm ca fiecare contract de sponsorizare să aibă o utilizare concretă și directă în spiritul principiilor
promovate de Distributie Energie Oltenia.
Pentru evitarea oricăror forme, chiar și aparente, de conflict de interes, nu vom oferi donații sau
sponsorizări ca metodă de obținere a unor servicii sau a unor decizii favorabile din partea unui funcționar
public sau reprezentant al managementului unei alte companii.

11. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
11
RELATIILE CU ACŢIONARII, INVESTITORII ŞI FINANŢATORII
Acordăm atenție intereselor tuturor acționarilor în mod echitabil. Este în interesul nostru să generăm
acționarilor profituri atractive și perspective de dezvoltare durabilă.
Menținem o documentație corectă, completă și exactă cu privire la toate situațiile financiar-contabile, în
conformitate cu reglementările legale în vigoare.
Informăm investitorii și finanțatorii corect și deschis asupra politicii noastre de afaceri, a rezultatelor
obținute precum și a perspectivelor de dezvoltare.
Ne îndeplinim obligațiile de informare, astfel încât să fie asigurată existența integrală, corectă, exactă si la
timp a informațiilor pertinente în rapoarte, declarații și alte documente supuse spre examinare
instituțiilor față de care avem această obligație, acționarilor și publicului.

12. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
12
RELAȚIILE CU CLIENȚII ȘI FURNIZORII
Considerăm relațiile cu clienții ca o latură importantă a activității noastre sens în care dorim să dezvoltăm
cu ei parteneriate durabile.
Relațiile cu clienții
▪ Ne bazăm pe faptul că onestitatea față de clienți este o condiție prealabilă pentru o relație de
afaceri durabilă și de succes
▪ Principiul "fair play"-ului reglementează toate aspectele relațiilor noastre cu clienții. Întotdeauna
ne onorăm cu un grad ridicat de profesionalism angajamentele față de toți clienții noștri și ne
asumăm responsabilitatea pentru propriile acțiuni
▪ Produsele și serviciile noastre sunt conforme cu standardele naționale și internaționale aplicabile.
▪ Metodele noastre de afaceri - marketing şi publicitate - sunt aplicate onest și de o manieră care
nu contravine codului etic.
▪ Respectăm confidențialitatea raporturilor cu clienții noștri și protejăm datele lor personale. Ne
angajăm să le utilizăm numai pentru scopuri justificate de afaceri, prevenind astfel orice abuzuri
asupra acestora.
Relațiile cu furnizorii
▪ Dezvoltăm relații care se bazează pe încredere reciprocă, transparență și imparțialitate. Ne
angajăm să plătim furnizorii la timp și în conformitate cu condițiile convenite. Ne asigurăm că
angajamentele reciproce sunt respectate.
▪ Nu vom abuza niciodată de poziția noastră pe piață.
▪ Selecționăm și/sau continuăm legăturile comerciale cu un furnizor, în mod echitabil și doar pe
baza criteriului celui mai bun interes al companiei.
▪ Nu permitem ca negocierile de afaceri în numele societății să fie influențate de interese
personale sau de familie.
▪ Nu efectuăm plăți către reprezentanți ai sectorului public mascate sub formă de consultanță,
mediere sau sponsorizare.
▪ Ne asigurăm că angajamentele grupului privind standardele etice, dezvoltarea durabilă și
responsabilitatea companiei sunt cunoscute și respectate.
▪ Considerăm că toate informațiile privind relațiile cu furnizorii noștri sunt confidențiale și le
tratăm ca atare.
Imparțialitate
Nu tolerăm tratarea clienților sau furnizorilor în mod preferențial și nici favorizarea unora în detrimentul
celorlalți pe criterii de prietenie, simpatie, etc.
Contracte și comunicări către clienți
La semnarea contractelor cu clienții nu vom abuza niciodată de poziția noastră pe piață. Vom căuta
întotdeauna să sprijinim clienții în alegerea ofertei celei mai avantajoase.

13. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
13
Dorim să dezvoltăm dialogul cu clienții noștri, dialog în care Distributie Energie Oltenia să-i informeze
asupra ultimelor evoluții în domeniul său de activitate, iar clienții să transmită opiniile lor față de
serviciile oferite precum și propuneri de îmbunătățire a acestora.
Conduita angajaților
Adoptăm permanent o conduită etică și corectă față de clienții noștri.
Controlul calității și satisfacerea clientului
Distributie Energie Oltenia investește permanent în asigurarea unui nivel ridicat al calității serviciilor sale,
sens în care la nivelul companiei a fost implementat un sistem integrat de asigurare a calității.
Opinia clienților
Dorim să primim din partea clienților noștri opinii privind serviciile și produsele noastre .
Apreciem orice sesizare a clienților noștri prin care să ne fie semnalate situații de nerespectare a Codului
de conduită sau a Codului etic al Distributie Energie Oltenia.
Alegerea furnizorului
Suntem deschiși în a primi oferte din partea oricărei companii care dovedește că are capacitatea
economico-financiară, experiența, dotarea și Know-How-ul necesare realizării în bune condiții a
obiectivelor solicitate de Distributie Energie Oltenia.
Furnizorii noștri sunt selectați conform unor proceduri bazate pe criterii de eficiență economică,
competitivitate și cu valori etice de conduită similare cu cele ale Companiei.
Integritate și independență în relații
Pentru a evita ca selectarea furnizorilor să fie realizată pe baza unor criterii subiective, interzicem ca
angajații care au un interes personal să activeze în relațiile cu aceștia.
Angajații nu pot avea relații contractuale cu societăți cu care au și relații profesionale în calitate de
angajat al Companiei, fără aprobarea Managerului.
Conduita etică în activitățile de achiziții
Este important ca furnizorii noștri să adopte valori etice și de conduită similare cu ale Distributie Energie
Oltenia îndeosebi politici anti-corupție în relațiile cu instituțiile oficiale, concurență loială, etc. În acest
sens Distributie Energie Oltenia va introduce clauze referitoare la conduita etică în cadrul contractelor cu
furnizorii și partenerii.
În cazul în care un furnizor sau partener al nostru încalcă valorile etice și de conduită definite în acest
Cod, Distributie Energie Oltenia va lua măsuri împotriva acestuia, inclusiv renunțarea la orice cooperare.

14. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
14
RELAȚIILE CU AUTORITĂȚILE
Compania respinge orice formă de corupție.
Corupția poate atrage pe lângă sancțiunile legale aplicate angajatului și afectarea pe termen lung a
reputației Companiei.
Corupția este un abuz, activ sau pasiv, în scopul obținerii de avantaje financiare private sau de alte
beneficii. Corupția reprezintă folosirea abuzivă a puterii, în scopul satisfacerii unor interese personale sau
de grup.
Nu promitem și nu acceptăm beneficii
Prin beneficii înțelegem cadouri, ospitalitate, invitații la evenimente, plata unor costuri de călătorie sau
servicii unor funcționari publici, parteneri de afaceri din afara grupului sau membrii de familie ai acestora.
Compania interzice oferirea sau primirea oricăror cadouri sau alte beneficii care sunt considerate ca
depășind limitele obișnuite în practicile politeții sau comerciale, daca astfel se încalcă legea sau ar putea
influența sau ar da impresia că influențează capacitățile profesionale în realizarea activității sau a
sarcinilor respective pentru Companie sau pentru o terță parte.
Angajații au obligația să informeze Biroul de Conformitate imediat după primirea unor beneficii a căror
valoare depășește o limită rezonabilă și vor accepta decizia acestuia privind modul de utilizare a acestora,
adică: păstrarea de către angajatul Companiei, returnarea către expeditor sau utilizarea lor în scopuri
caritabile. Exemple de limită rezonabilă: buchet de flori, cutie de ciocolată sau alte dulciuri, obiecte de
birotică inscripționate cu scopuri promoționale (calendare, agende, pixuri, stilouri, etc), acces la
evenimente, etc.
Acordăm atenție cadourilor (beneficiilor) pentru a evita crearea unor conflicte de interese, (reale sau
percepute ca atare) sau a impresiei de comportament anticoncurențial.
Orice angajat care are îndoieli sau nu poate evalua exact valoarea beneficiilor, corectitudinea sau
legalitatea de a oferi sau a accepta un beneficiu trebuie să se consulte cu Biroul de Conformitate. Lipsa
informării Biroului de Conformitate constituie în sine o situație de conflict de interese.
Politica anti-mita
Cerinte de baza:
Nu oferiti niciodata bunuri si servicii de valoare unui oficial guvernamental pentru a obtine sau
pastra oportunitati de afaceri sau pentru a obtine un tratament preferential. De exemplu, nu
oferiti si nu promiteti cadouri, modalitati de distractie, calatorii, favoruri sau conditii de
achizitionare speciale pentru produsele/serviciile oferite de organizatie, indiferent daca aceste
promisiuni se vor concretiza sau nu. Orice oferta sau promisiune poate fi considerta mita!
Retineti, termenul de „oficial guvernamental” poate include, fara a fi limitativ:
- Oficialii si angajatii oricaror institutii guvernamentale sau controlate de guvern;
- Oficialii autoritatilor de supraveghere si control ale statului;

15. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
15
- Partidele politice;
- Oficialii unui partid;
- Membrii familiilor regale;
- Candidatii politici;
- Angajatii departamentelor sau agentiilor guvernamentale;
- Angajatii bancilor de stat.
Nu oferiti niciodata cadouri si favoruri oficialilor guvernamentali in schimbul unor servicii
trecute, prezente sau viitoare.
Nu folosim intermediari
Cu toți furnizorii sau prestatorii de servicii se vor încheia contracte în care se vor prezenta în mod clar și
detaliat scopul și condițiile necesare, iar valoarea acestora nu va depăși valoarea de piață a serviciului
prestat.
Compania nu va folosi intermediari (brokeri, agenți sau consultanți) ca formă de a masca plăți ilegale și ca
metodă de eludare a interdicțiilor de corupție.
Nu ne implicăm în activități politice
Mijloacele financiare ale Companiei, bunurile și serviciile, nu trebuie să fie utilizate pentru a sprijini vreun
partid politic sau candidat la orice fel de funcție publică. Nu sponsorizăm întâlniri, festivități sau
spectacole al căror scop este de propagandă politică.
Prevenirea si combaterea spalarii banilor:
Ce trebuie sa stiti:
Persoanele implicate în activități criminale, de exemplu: terorism, comerț cu stupefiante, corupție,
frauda, ar putea încerca să „spele" banii proveniti din veniturile aferente activităților lor criminale, astfel
încât să ascundă profiturile inregistrate sau sa incerce sa para a fi legitime. În „spălarea de bani”,
originea banilor este ascunsă, iar identificarea sursei fondurilor si a beneficiarilor reali este dificila.
Obiectivul Distributie Energie Oltenia este de a incheia afaceri numai cu clienți, consultanți și parteneri
de afaceri care se bucură de o bună reputație, care desfășoară activități legale și ale căror fonduri provin
numai din surse legitime.
Procedura de "cunoastere a clientelei", masurile corespunzatoare ce trebuie aplicate în cadrul Distributie
Energie Oltenia in scopul diminuarii riscurilor la care compania poate fi expusa in astfel de cazuri, au rolul
de a preveni și a descoperi plățile inacceptabile sau suspecte.
Cum procedam:

16. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
16
Trebuie sa respectati legile și reglementările relevante care interzic spălarea de bani, susținerea și
finanțarea terorismului, și care impun obligația de a raporta tranzacțiile suspecte de numerar (ex. Legea
656/2002).
URMĂRIRE CLIENT:
- colectati informatii si familiarizati-va cu documentația care se referă la potențialii clienți și
parteneri de afaceri;
- asigurați-vă si urmariti dacă acestia sunt angajati în activități de afaceri legitime, iar fondurile lor
provin din surse legitime.
NU STABILITI relații de afaceri cu parteneri, care ezită să dezvăluie complet informatiile solicitate, oferă
informații insuficiente, false sau suspecte, ori încearcă să evite să divulge rapoartele sau înregistrările
cerute.
Informati-va cu privire la conformitatea cu legile și reglementările relevante referitoare la forme
acceptabile de plată. Aflati ce tipuri de plată tind să fie în legătură cu spălarea de bani.
Nu acceptati plăți în numerar sau prin intermediul unor instrumente financiare care nu sunt în nici un fel
legate de client sau au fost identificate ca mecanisme utilizate pentru spălare de bani.
NU acceptati comenzi, achiziții sau plăți care sunt neobișnuite sau nu corespund afacerii clientului și
activitatii acestuia. NU STABILITI RELAȚII CU O STRUCTURA DE AFACERI complexa, cu metode de
plata care nu au sens comercial sau care permite condiții de plată favorabile ori neobisnuite.
NU EFECTUATI TRANSFERURI FINANCIARE către sau dinspre țări care nu au nimic de a face cu tranzacția
sau sunt ilogice pentru clientul dat.
NU INTRATI IN TRANZACTII „VIRTUALE” SAU CU BANCI OFF-SHORE.
DACĂ aveti suspiciuni privind o activitate ca fiind dubioasa, raportati imediat Biroului de Conformitate
si/sau Departamentului Juridic.
Continuati tranzacția/relatia exclusiv în cazul în care problema a fost clarificata si nu exista riscuri (ex. de
spalare de bani, reputational, etc.) fata de care societatea poate fi expusa.
Insider Trading
Ce trebuie sa stiti:
Ca parte a activităților dumneavoastră de lucru obișnuite, s-ar putea să detineti informații semnificative
cu privire la activitățile, performanța sau deciziile luate de către Distributie Energie Oltenia sau de către
alte societăți, înainte ca aceste informații devin disponibile pentru public.
Informațiile interne (informații corporative interne) reprezinta informațiile specifice cu privire la un
membru din societate sau un alt emitent de titluri de valoare negociabile public (de exemplu, stocuri),
care nu sunt disponibile în domeniul public și a carui publicare ar avea, probabil, un impact semnificativ
asupra prețului de stoc.
Utilizarea acestor informații interne de catre dvs. precum si divulgarea de informații interne către alte
persoane, in scopul obtinerii unor beneficii personale (directe sau indirecte), constituie o încălcare a
acestei reguli și poate fi chiar urmărită penal în conformitate cu legea.

17. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
17
Cum procedam:
- Păstrati confidențialitatea tuturor informațiilor interne Distributie Energie Oltenia și nu le dezvăluiti
nimanui din afara Distributie Energie Oltenia, cu excepția cazului în care este necesar pentru activitățile
de afaceri ale acestuia (în astfel de cazuri, este important să va asigurati că informațiile sunt, de
asemenea, tratate în mod corespunzător de către destinatar).
- Consultati ori de cate ori considerati necesar Departamentul Juridic înainte de a executa o tranzacție sau
a dezvălui informații despre Distributie Energie Oltenia.
- NU CUMPARATI sau vindeti valori mobiliare apartinand Distributie Energie Oltenia sau o companie
membră, fie direct, fie prin intermediul familiei sau a altor persoane sau entități, dacă aveți acces intern
la
informatiile companiei (un astfel de comportament este considerat ca utilizare frauduloasă de informații
interne sau "insider trading").
- NU RECOMANDATI SAU PROPUNETI spre cumpărare sau vindere de valori mobiliare apartinand
Distributie Energie Oltenia pentru nimeni, dacă detineti informații confidențiale interne (chiar și acest
lucru intră sub incidența "negociere cu cineva din interior").
- NU va lansati in discutii cu privire la activitățile Distributie Energie Oltenia cu familia și prietenii. Acest
lucru se aplică și informațiilor cu privire la ceea ce lucrați in cadrul Distributie Energie Oltenia, in cazul în
care astfel de informații ar putea duce la un potențial de abuz.

18. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
18
RELAȚIILE CU CONCURENȚA
Concurența loială
În relațiile noastre cu competitorii acționăm energic, dar onest si corect din punct de vedere legal. Nu
încercăm să obținem informații cu privire la activitățile economice ale concurenților prin metode
necinstite.
Nu folosim practici comerciale restrictive, nici nu abuzăm de poziția noastră pe piață, în nici un fel și nu
încheiem înțelegeri ilicite în vederea acaparării pieței.
Promovăm concurența deschisă și cinstită. Respectăm întotdeauna drepturile competitorilor și îi tratăm
în mod corect.
Nu vom folosi metode incorecte de a obține informații confidențiale despre competitori (concurență)
cum ar fi planuri de dezvoltare, politici de preț, etc. Nu vom încerca să obținem avantaje nemeritate
pentru Distributie Energie Oltenia.
O atenție deosebită trebuie acordată întâlnirilor cu alți reprezentați din domeniul energetic (standarde
tehnice) pe parcursul cărora există pericolul împărtășirii unor informații anti-concurențiale. Este o bună
practică solicitarea agendei de discuții în avans, iar în cazul depășirii acesteia se va părăsi întâlnirea și se
va solicita consemnarea oficială a plecării reprezentantului Distributie Energie Oltenia.
Următoarele subiecte de discuții ar putea fi considerate ca fiind practici anticoncurențiale, ilegale:
▪ Stabilirea prețurilor
▪ Lansarea de noi servicii / produse
▪ Împărțirea pieței
▪ Stabilirea unor abordări/atitudini similare și coordonate față de clienți (refuzul de a satisface
anumite cereri) furnizori sau parteneri.

19. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
19
RELAȚIILE CU MASS MEDIA
Distributie Energie Oltenia vorbește printr-o singura voce: Departamentul de Relații
Publice
Nu avem voie să acordăm interviuri sau să publicăm direct, sub pseudonim, pe surse sau prin interpuși,
informații despre sau din partea Companiei, decât cu acordul prealabil al Departamentului de Relații
Publice. Pentru comunicarea publică, Compania a creat un departament specializat care este responsabil
cu transmiterea mesajelor sale către mass-media.
Restricția nu se aplică reprezentanților angajaților sau sindicatelor care au dreptul să comunice direct cu
presa punctul de vedere al acestor organisme, dar nu informații obținute în calitate de angajați ai
Distributie Energie Oltenia.
Avem obligația de a informa și de a transmite imediat Departamentului de Relații Publice asupra oricărei
tentative de contactare sau solicitare de informații primite din partea reprezentanților mass-media.
În cazuri de criză se vor aplica măsurile specifice conform Manualului de Management al Crizei al
Distributie Energie Oltenia.

20. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
20
RELAȚIILE CU COMUNITATEA
Responsabilitate socială
Acționăm în conformitate cu principiile de responsabilitate socială corporativă ale Companiei. Ținem
seama de interesele mediului social, inclusiv a intereselor naționale și regionale.
Distributie Energie Oltenia înseamnă mai mult decât energie. Distributie Energie Oltenia înseamnă o
comunitate, o echipă, o soluție pentru un viitor mai bun. Din acest motiv programele de Responsabilitate
Socială Corporativa realizate de Companie în România au ca scop apropierea de oamenii din comunitățile
în care ne desfășurăm activitatea.
Ne dorim să cunoaștem și să interacționăm cu oamenii, să fim mai mult decât un furnizor, distribuitor sau
producător de energie, să le oferim mai mult decât o soluție energetică si să-i ajutăm să ducă o viață mai
ușoară.
În relațiile noastre cu autoritățile locale acționăm în conformitate cu cele mai înalte standarde etice și ne
asumăm responsabilitatea pentru respectarea legilor și reglementărilor în vigoare.
Protecția mediului
Garantăm respectarea celor mai stricte cerințe legale privind protecția mediului. Oferim sprijin pentru
utilizarea eficientă a resurselor regenerabile.
Respectăm standardele in vigoare referitoare la deșeuri, emisii, protecția mediului, etc.
Estimăm impactul acțiunilor noastre asupra mediului, în prealabil, revizuim aspectele ecologice ale
acestora în mod regulat și acordăm o atenție deosebită conservării mediului înconjurător.
Informăm publicul cu privire la programul nostru de mediu.
Acordăm o atenție deosebită instruirii personalului pentru creșterea nivelului de cunoștințe al acestora
despre mediul înconjurător și importanța protejării mediului.
Ne îmbunătățim permanent activitatea depusă în favoarea protejării mediului înconjurător.
Ne concentrăm eforturile pentru a minimiza impactul activității asupra mediului înconjurător, investind în
ameliorarea zonelor afectate.

21. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
21
CUM URMĂRIM ÎNSUȘIREA ȘI RESPECTAREA CODULUI
Prezentul cod este parte integrantă a Regulamentului Intern al Companiei.
Codul va fi promovat prin cursuri de instruire obligatorii și va fi pus la dispoziția angajaților prin publicare
pe intranetul companiei și în format fizic la locurile de muncă.
Fiecare angajat al Companiei are obligația de a cunoaște și aplica prevederile prezentului cod.
Implementarea codului se face la nivelul tuturor angajaților Companiei, iar pentru noii angajați se face
prin instruire la angajare, pe bază de semnătură.
Anual se va verifica nivelul de însușire de către angajați a normelor definite de prezentul Cod.
Pentru partenerii și furnizorii Companiei, după intrarea în vigoare a prezentului Cod, vor fi introduse în
cadrul contractelor bilaterale, anexe în care sunt stipulate obligațiile de adoptare a unui comportament
etic similar valorilor respectate de noi.
Structura competentă (Biroul de Conformitate)
În vederea asigurării monitorizării conformității activității cu cadrul legislativ al UE și al României, cu
regulamentele și politicile interne ale grupului, la nivelul Distributie Energie Oltenia a fost creat Biroului
de Conformitate.
Atribuții și responsabilități
Identificare Identifică riscurile de neconformitate cu care se confruntă organizația
și oferă consiliere cu privire la ele
Prevenire Elaborează și implementează politici, programe de instruire, indicatori
specifici de conformitate si efectueaza testari/verificari pentru a
proteja organizația de aceste riscuri specifice de conformitate
Monitorizare Monitorizează și raportează cu privire la evolutia indicatorilor de
conformitate în scopul prevenirii, identificarii si diminuarii riscurilor
specifice de conformitate
Rezolvare Propune variante de rezolvare a dificultăților în îndeplinirea cerințelor
de conformitate pe măsura apariției acestora
Consultare Asigură sprijin și consiliere angajaților ce se confruntă cu situații de
neconformitate

22. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
22
Rapoarte periodice
Biroul de Conformitate prezintă Managementului Companiei rapoarte periodice de activitate care trebuie
să conțină:
▪ Evaluarea gradului de conformitate a activității companiei cu cadrul legal și cu normele
interne ale Distributie Energie Oltenia
▪ Identificarea riscurilor de neconformitate asupra Companiei și propunerea unor soluții de
îmbunătățire/rezolvare/diminuare a impactului etc
▪ Raport de activitate conținând o sinteză a cazurilor investigate și concluziile acestora
▪ Propuneri de Strategie și de actualizare și amendare a documentelor interne ale
Companiei
Consiliul de Etică
La nivelul Directoratului Distributie Energie Oltenia se constituie Consiliul de Etică, ca organism de
coordonare și control a problemelor de conduită și etică la nivelul Distributie Energie Oltenia.
Consiliul de Etică este format din CEO, COO, Ofiterul de Conformitate (Compliance Chief Officer - CCO),
șeful direcției de resurse umane și șeful departamentului juridic.
Consiliul de etică se întrunește periodic (o dată la 6 luni) pentru a:
▪ analiza rapoartele de activitate ale Biroului de Conformitate
▪ evalua nivelul de risc al organizației din punctul de vedere al conformității cu reglementarile
interne si legislatia in vigoare privind integritatea si etica profesionala a angajatilor Distributie
Energie Oltenia
▪ aproba măsurile de îmbunătățire a culturii de Conformitate a Companiei (amendarea
documentelor interne, îmbunătățirea modului de pregătire și evaluare a personalului, etc)
propuse de CCO
Semnalarea încălcării codului / „Vorbește Liber”
La nivelul Distributie Energie Oltenia a fost implementat un sistem de recepționare și prelucrare a
sesizărilor privind orice situație de încălcare a valorilor etice definite de codurile și regulamentele interne
sau a legilor și reglementărilor în vigoare.
Pentru a investiga în mod corespunzător sesizările primite, este important ca acestea să includă cât mai
multe fapte specifice și relevante posibil. Se recomandă includerea detaliilor de contact pentru eventuale
întrebări sau clarificări ulterioare și pentru a permite informarea dumneavoastră asupra modului de
rezolvare a sesizării primite. În mod opțional puteți solicita să nu fiți contactat sau să menționați că nu
doriți să acordați sprijinul în anchetele inițiate de raportarea dumneavoastră.
Distributie Energie Oltenia se obligă să comunice rezultatele investigațiilor realizate fiecărei persoane
care a inclus și datele proprii de contact în cadrul sesizării sale.

23. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
23
Angajații
Angajații Companiei sunt obligați să raporteze orice comportament pe care ei îl consideră, cu bună-
credință, a fi o încălcare a legilor, ordinelor ANRE sau reglementărilor interne ale Companiei. Situațiile
identificate de angajați pot fi raportate managerului direct sau Biroului de Conformitate prin sesizare, e-
mail sau call-center. În cazul în care managerul direct este implicat în situația ce face obiectul semnalării
sau nu abordează în mod corespunzător situația prezentată, sfătuim angajații să raporteze unui manager
de rang superior.
Furnizorii, clienții și alții
Alte persoane decât angajații, cum ar fi furnizorii, clienții și alți parteneri ai Distributie Energie Oltenia,
pot raporta încălcări ale legilor sau ale Codului de Conduită managementului Companiei sau direct
Biroului de Conformitate prin următoarele modalități:
Biroul de Conformitate
tel: +4 0372.523.444
e-mail:neconformitate_DEO@distributieoltenia.ro
Protejăm orice persoană care semnalează o încălcare a codului
Distributie Energie Oltenia nu întreprinde și nici nu acceptă nici o măsură discriminatorie sau represalii
împotriva persoanelor care folosesc procesul de sesizare/raportare a încălcărilor codului de etică în cazul
în care utilizatorul:
▪ Prezintă informațiile cu bună-credință
▪ Consideră că situația este adevărată
▪ Nu acționează cu rea intenție sau face afirmații false
▪ Nu caută să obțină vreun câștig personal sau financiar
Identitatea autorilor sesizărilor de neconformitate nu va fi dezvăluită persoanei (persoanelor) ce fac
obiectul încălcărilor raportate și va rămâne confidențială, cu excepția cazului în care există dispoziții
legale contrare.
Utilizarea abuzivă a acestor forme de raportare poate duce la măsuri disciplinare și proceduri legale
împotriva autorului abuzului.
Investigăm cu atenție fiecare sesizare
Toate sesizările primite prin e-mail, poștă sau telefonic sunt încredințate unui grup limitat de persoane
care au experiență în tratarea unor astfel de situații și care va asigura confidențialitatea oricăror date de
identitate sau cu caracter personal.
La transmiterea sesizărilor prin e-mail sau poștă pentru raportarea unor situații ce ar putea fi considerate
ca fiind încălcări ale normelor legale sau a reglementărilor interne vă rugăm să vă dezvăluiți identitatea
pentru a ne putea permite să vă informăm asupra verificărilor întreprinse și măsurilor luate pentru
remedierea situației.

24. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
24
Distributie Energie Oltenia acceptă și sesizările anonime în cazul în care autorii acestora constată că
aceasta este singura modalitate de abordare a problemei lor.
Sancționăm încălcările codului
Orice încălcare a codului este considerată abatere disciplinară și va fi sancționată disciplinar conform
legislației și reglementărilor în vigoare.
Actualizarea codului
Periodic (o dată pe an), Biroul de Conformitate prezintă un raport privind situația identificată la nivelul
Companiei și propune Consiliului de Etică măsuri corespunzătoare de îmbunătățire a acesteia.

25. CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
25
GLOSAR SI ACRONIME
Codul de conduită Este constituit din principiile, valorile, standardele sau regulile de
comportament care ghidează deciziile, procedurile și sistemele unei
organizații într-un mod care contribuie la bunăstarea părților interesate și
respectă drepturile tuturor constituenților afectați de operațiunile sale.
Conflictul de interese Apare atunci când angajatul are un interes personal care influențează sau
pare să influențeze îndeplinirea atribuțiilor sale de serviciu cu imparțialitate
si obiectivitate. Interesele personale ale angajatului pot include un beneficiu
pentru sine sau pentru familia sa, pentru rudele sale apropiate, pentru
prieteni, pentru persoane sau organizații cu care angajatul a avut relații
private, politice sau de afaceri. Interesul personal se poate referi și la orice
datorii pe care angajatul le are față de persoanele menționate anterior.
Datele personale sunt definite de normele legale în vigoare la nivel european și național astfel:
orice informație cu privire la o persoană identificată sau identificabilă;
persoană identificabilă este cea care poate fi identificată, direct sau indirect,
în special prin referire la un număr de identificare sau la una sau mai multe
caracteristici fizice, fiziologice, mentale, economice, culturale sau sociale.
Corupția Folosirea abuzivă a puterii publice, în scopul satisfacerii unor interese
personale sau de grup.
RI Regulament intern
ROF Regulament de organizare și funcționare
CIM Contractul individual de muncă
CCM Contractul colectiv de muncă