Documentazione di progetto della soluzione Futur-Acta per la partezione al Premio FORUM PA 2017: 10x10 = cento progetti per cambiare la PA

1. Premio FORUM PA 2017: 10x10 = cento progetti per cambiare la PA
Documentazione di progetto della soluzione
Futur-Acta
Un progetto di coordinamento ed un software per il futuro delle carte digitali
1. Descrizione progetto
Futur-Acta è una piattaforma web creata appositamente per gestire il progetto del Polo di
Coordinamento per la conservazione dei documenti informatici degli enti locali della Regione
Autonoma Valle d'Aosta secondo un modello organizzativo innovativo.
Gli attori che partecipano al progetto sono individuati nel modello organizzativo approvato
con deliberazione della Giunta regionale 845/2016:
 Polo di coordinamento – Amministrazione regionale
o risponde alla necessità di professionalità specifiche per la preparazione dei
versamenti usufruendo, in maniera stabile e senza ulteriori aggravi economici, di
quelle già presenti nei ruoli dell’Amministrazione regionale;
o agevola la produzione dei pacchetti di versamento, individuando in maniera
univoca gli elementi della loro composizione da concordare con il Conservatore, che
avrà di conseguenza un unico interlocutore.
 Soggetto tecnologico a cui viene affidato il sistema di versamento (società in-house IN.VA.
S.p.A.)
o gestisce in modo uniforme la produzione e l’invio dei pacchetti di versamento;
o manutiene, su committenza della Regione, il sistema di versamento e ne cura il
progressivo
o sviluppo e adattamento alle esigenze dei versamenti;
o permette il dialogo tra il sistema di versamento e le diverse configurazioni
tecnico-organizzative degli Enti produttori;
o si presenta come interlocutore per le ditte produttrici degli applicativi
informatici in uso presso gli Enti produttori, fornendo professionalità e
conoscenza nel settore.
 Soggetto terzo a cui viene affidato il servizio di conservazione (Conservatore)
o è incaricato dalla Regione, a suo nome e per gli Enti che aderiscono al Polo di
coordinamento per la conservazione, di conservare i documenti elettronici
prodotti;
o è il soggetto a cui viene delegata la funzione di Responsabile del servizio di
conservazione;

2. o si fa carico di affrontare gli investimenti necessari per garantire i livelli
prescritti, sia in termini di qualità che di sicurezza, dalle regole tecniche per la
conservazione di cui al DPCM 3 dicembre 2013;
o è accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale per operare in tal senso e
assicura che i livelli di qualità e sicurezza del servizio siano sempre garantiti in
coerenza con la normativa vigente.
 Soggetto che opera per fornire assistenza diretta agli enti locali – Consorzio degli Enti
locali della Valle d’Aosta (CELVA)
o fornisce supporto organizzativo agli enti locali nello svolgimento delle loro
attività;
o armonizza le azioni dei singoli enti locali attraverso operazioni atte a favorire la
loro corretta adesione all’iniziativa;
o svolge attività di informazione periodica agli enti locali sullo stato di
avanzamento dell’iniziativa;
o promuove momenti di formazione rivolti agli enti locali, approfondendo ed
ampliando le loro conoscenze in campo tecnologico.
 Futur-Acta
Piattaforma web che è considerata alla stregua di una vera e propria entità
automatizzata - una sorta di cobot ovvero collaborative robot. Assicura la trasmissione
del contenuto del pacchetto di versamento nel rispetto di quanto definito, tra il
Responsabile della conservazione e il Conservatore, per mezzo di un sistema versante
unitario.
Il progetto è finalizzato alla gestione dei principali flussi di processo per l’invio in
conservazione, così riassumibili:
o “Definizione delle specifiche per la conservazione di una tipologia
documentaria” in cui è sviluppato il processo di individuazione dei metadati
necessari alla produzione del pacchetto di versamento, della preparazione degli
ambienti in Futur-Acta per la loro concretizzazione e delle modalità con cui
vengono messi a disposizione degli enti.
o “Attivazione di un Ente su una tipologia documentale” che rappresenta il
processo con cui si concreta il passo prodromico all’effettivo invio in
conservazione di una tipologia documentaria specifica.
o “Gestione del flusso di lavoro di conservazione con sistema informativo a
supporto dell’Ente” è il caso specifico in cui l’ente/struttura si avvale di un
sistema informativo per la produzione e gestione di ciò che è oggetto di
conservazione, e pertanto è possibile un livello maggiore di automatismo nella
produzione del pacchetto di versamento.
o “Gestione del flusso di lavoro di conservazione con caricamento manuale dei
documenti”, raffigura la situazione in cui l’operatore dell’Ente deve intervenire

3. in maniera consistente nella compilazione dei metadati per la creazione del
pacchetto e nella sua associazione al documento.
Il modello organizzativo, parte integrante del progetto, è il seguente:
Fase Responsabile Strumento informatico
utilizzato
Formazione del documento Ente produttore Sistema informativo
dell’Ente produttore
Gestione del documento Ente produttore Sistema informativo
dell’Ente produttore
Archiviazione Ente produttore Sistema informativo
dell’Ente produttore
Predisposizione dei modelli per la
creazione dei pacchetti di
versamento
Polo di Coordinamento
Risoluzione delle anomalie
relativamente al punto precedente
Polo di Coordinamento
Predisposizione del pacchetto di
Versamento (compilazione dei
metadati, inserimento dei file nei
formati concordati e di cui sia
garantita la leggibilità)
garantita la leggibilità )
Ente produttore Futur-Acta
Verifica del contenuto del pacchetto
di versamento (formati, leggibilità
file, completezza dei metadati)
Soggetto tecnologico
incaricato
Futur-Acta
Eventuale completamento e/o
correzione delle problematiche,
rilevate dal Soggetto tecnologico
incaricato, sui contenuti per la
predisposizione del pacchetto di
versamento
Ente produttore Futur-Acta
Generazione e trasmissione del
pacchetto di versamento
al Conservatore
Soggetto tecnologico
incaricato
Futur-Acta
Segnalazione e risoluzione delle
eventuali anomalie a seguito del
rifiuto del pacchetto di
versamento da parte del sistema
di conservazione
Soggetto tecnologico
incaricato
Futur-Acta

4. Conservazione (per i compiti e le
responsabilità si rimanda alla
legislazione di settore e agli
accordi/convenzioni)
Conservatore accreditato AGID Sistema informativo del
Conservatore
2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze
 archivista della Regione Autonoma Valle d'Aosta che coordina e sovrintende il Polo
(d.ssa Lauretta Operti);
 referente del CELVA (Consorzio degli Enti locali della Valle d’Aosta) che cura i rapporti
e supporta gli enti locali valdostani (d.ssa Denise Grivon);
 referente di IN.VA (società partecipata della Regione) che presiede alla produzione del
software (dr. Amedeo Garelli).
3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare
Il progetto tiene conto della natura dimensionale ed organizzativa, nonché delle particolarità
degli enti presenti sul territorio, andando a supplire alla carenza di professionalità specifiche
e di risorse finanziarie presso entità amministrative di dimensioni ridotte e distribuite su di
un territorio morfologicamente complesso.
In un’ottica di riduzione della spesa e di razionalizzazione delle risorse organizzative ed ICT, è
certamente molto più performante, in termini di rapporto tra qualità del servizio e spesa per
allestire e mantenere tale livello, costruire una visione di sistema, articolata come segue.
4. Descrizione dei destinatari della misura
Enti locali dislocati sul territorio valdostano: 74 Comuni - 8 Unités des Communes valdôtaines
– BIM (Consorzio Bacino Imbrifero Montano) - SUEL (Sportello Unico degli Enti Locali)
5. Descrizione della tecnologia adottata
La piattaforma si basa su:
 Server web: Apache HTTP server
 Application server: JBoss
 Database: PostgreSQL
 Linguaggio con cui è stata sviluppata la piattaforma: J2EE (Java)
6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti
necessari)
 Costi: in fase di definizione

5.  Risparmi ipotizzati:
o figura specialistica nell’ente (12.000 euro) per ogni Ente aderente;
o accordo con il Conservatore (5.000 – 10.000 euro) per ogni Ente aderente;
o costi dell’infrastruttura per l’invio fisico in conservazione (in fase di definizione)
per ogni Ente aderente
 Investimenti necessari:
o accordo con il Conservatore (25.000 euro stimati)
o produzione del software (in fase di definizione)
o creazione dell’infrastruttura tecnologica di comunicazione enti – Polo di
coordinamento (in fase di definizione) per ogni Ente aderente
7. Tempi di progetto
Non ancora definiti