OpenFluxus è la soluzione progettata da SEDIIN per fornire una piattaforma che, nel rispetto del Codice dell’Amministrazione Digitale, riunisca in sé le funzionalità necessarie per gestire i servizi Protocollo Informatico e Gestione Elettronica Documentale.

2. INDICE PRESENTAZIONE
1 2 3
Gestione Benefici Obblighi
documentale
4 5 6
Organizzazione Soluzione Architettura
7 8
Interoperabilità Funzioni
9 10
Valore Demo
aggiunto

3. FLUSSI DOCUMENTALI E PROTOCOLLO: Descrizione
 Ogni Pubblica Amministrazione riceve e produce un’enorme quantità di
documenti: tale attività si manifesta in processi governati da procedure e
regole variabilmente complesse ed articolate.
 La gestione dei flussi documentali è l’insieme di procedure organizzative ed
informatiche che hanno lo scopo di fornire strumenti oggettivi di conoscenza
che prescindono dalla singola interpretazione.
 La gestione è finalizzata al miglioramento dei servizi ed al potenziamento
dei supporti conoscitivi delle amministrazioni.
 Particolare importanza riveste la gestione del protocollo in quanto
costituisce il punto centrale di tutti i flussi di lavoro tra le Amministrazioni ed
all’interno di ciascuna di esse in quanto atto pubblico che fa fede dell’effettivo
ricevimento e spedizione di un documento.
3

4. FLUSSI DOCUMENTALI E PROTOCOLLO: Benefici
Il sistema di protocollo informatico:
 Garantisce sicurezza e integrità al flusso dei documenti
 Razionalizza la gestione dei documenti e le informazioni che contengono
 Agevola la ricerca in base ai più vari criteri di selezione
 Consente l'accesso controllato e in sicurezza alle informazioni
 Garantisce l’organizzazione dei documenti archiviati
 Gestisce legami logico/operativi tra documento, fascicolo e procedimento
 E’ di ausilio per il rapido reperimento delle informazioni di una pratica
 Fornisce informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio.
 Consente scambi informativi con altri sistemi e/o altre amministrazioni
4

5. FLUSSI DOCUMENTALI E PROTOCOLLO: Obblighi
 Codice Amministrazione Digitale (CAD):
 DECRETO LEGISLATIVO 30 dicembre 2010, n. 235
 Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82,
recante Codice dell’amministrazione digitale, a norma dell’articolo 33
della legge 18 giugno 2009, n. 69. GU 10 gennaio 2011
 Tempistiche del Piano e‐Gov 2012 e del CAD per le Pubbliche
Amministrazioni (da Gennaio 2011)
– Entro 3 mesi: utilizzo della PEC
– Entro 4 mesi: individuazione di un unico ufficio responsabile dell’attività ICT
– Entro 6 mesi: pubblicazione sui propri siti istituzionali dei bandi di concorso
– Entro 12 mesi: emanazione delle le regole tecniche per la piena validità alle copie
cartacee e digitali dei documenti informatici
– Entro 15 mesi: predispozione di piani di emergenza di continuità operativa e disaster
recovery
5

6. OPENFLUXUS: SOLUZIONE
è la soluzione progettata da SEDIIN per fornire una piattaforma che, nel rispetto del
Codice dell’Amministrazione Digitale, riunisca in sé le funzionalità necessarie per
gestire i servizi Protocollo Informatico e Gestione Elettronica Documentale.
OpenFluxus è stato progettato con una filosofia coerente con i principi Open Source
previsti da DIGITPA nell’ambito della Pubblica Amministrazione :
I principi ispiratori dell’architettura
 Piattaforma realmente Open Source sia per l’acquisizione sia per il mantenimento
e lo sviluppo evolutivo
 Enfasi sulla configurazione
 Bassi costi di acquisizione dell’infrastruttura di base: Drupal, PostgreSQL, Lucene.

7. OPENFLUXUS: ORGANIZZAZIONE
Controllo
Controllo di gestione – Valutazione dirigenti
Organizzazione
Struttura Competenze Back
Office
Protocollo
Front Informati
Office co
Portale Gestione
WEB Documen
tale
Posta
Elettro Flussi di
nica lavoro
Certificata
Gestionali
specifici

8. OPENFLUXUS: ARCHITETTURA
Interfaccia Web
Drupal Core Function Layer
Gestione Gestione
Workflow Documentale /
Lineari Fascicolazione
Classificazione,
Reportistica
Titolari
Web
Twain Interface
PDF
Engine
…

9. OPENFLUXUS: INTEROPERABILITÀ
Web
Services
Fornitura del Servizio di Sistemi di BackOffice
protocollazione
Sistema
Sistema Informativo
Determinazioni Liquidazione
Dirigenziali

10. GESTIONE PROTOCOLLO : FUNZIONI
Le principali funzionalità di gestione di protocollo sono suddivise in tre aree.
FUNZIONALI
 Protocollo in ingresso e in uscita
 Spedizione del documento
 Ricerca e visualizzazione
 Trasferimento di competenza
 Modifica dei dati di protocollo
 Gestione protocolli d’emergenza
GESTIONALI
 Gestione anagrafiche
 Single Signon On (LDAP)
 Gestione dell'organizzazione: uffici e utenti
 Gestione del profilo utente
 Gestione degli schemi di titolario di classificazione
CONTROLLO
 Aggiornamento delle strutture organizzative
 Stato delle operazioni in corso
 Audit sul sistema

11. GESTIONE DOCUMENTALE: FUNZIONI
Le principali funzionalità di gestione documentale sono suddivise in tre aree.
FUNZIONALI
 Accesso e l’esibizione dei documenti;
 Gestione di tipologie di fascicoli
 Gestione dell’articolazione in sottofascicoli e classi documentali
 Gestione di documenti e loro memorizzazione nel sistema
 Ricerca dei documenti.
 Acquisizione dei documenti via web
 Gestione della localizzazione dei fascicoli cartacei
GESTIONALI
 Single Sign-on On (LDAP)
 Gestione del profilo utente
 Gestione collocazioni fisiche
 Gestione degli schemi di fascicolazione e sottofascicolazione
CONTROLLO
 Stato delle operazioni in corso
 Audit sul sistema
OpenFluxus è compatibile con le specifiche DigitPA
di livello A o AA per la gestione documentale e protocollo.

12. OPENFLUXUS: KEY POINTS….
Piattaforma di base open source: un vantaggio
 per i costi limitati in acquisizione ed in
mantenimento.
Esperienze pluriennali di progetti vincenti in ambito
 protocollo e gestione documentale maturate negli ambiti
Pubblica Amministrazione.
Prodotto pensato e configurato per una media struttura
 del mercato della Pubblica Amministrazione Locale
Il sistema è stato progettato per l’interoperabilità
 l’integrazione con applicazioni gestionali in ambito PA.

13. OPENFLUXUS: KEY POINTS….
Piattaforma di base open source: un vantaggio per i costi
 limitati in acquisizione ed in mantenimento.
Esperienze pluriennali di progetti vincenti in
 ambito protocollo e gestione documentale
maturate negli ambiti Pubblica Amministrazione.
Prodotto pensato e configurato per una media struttura
 del mercato della Pubblica Amministrazione Locale
Il sistema è stato progettato per l’interoperabilità
 l’integrazione con applicazioni gestionali in ambito PA.

14. OPENFLUXUS: KEY POINTS….
Piattaforma di base open source: un vantaggio per i costi
 limitati in acquisizione ed in mantenimento.
Esperienze pluriennali di progetti vincenti in ambito
 protocollo e gestione documentale maturate negli ambiti
Pubblica Amministrazione.
Prodotto pensato e configurato per una media
 struttura del mercato della Pubblica
Amministrazione Locale
Il sistema è stato progettato per l’interoperabilità
 l’integrazione con applicazioni gestionali in ambito PA.

15. OPENFLUXUS: KEY POINTS….
Piattaforma di base open source: un vantaggio per i costi
 limitati in acquisizione ed in mantenimento.
Esperienze pluriennali di progetti vincenti in ambito
 protocollo e gestione documentale maturate negli ambiti
Pubblica Amministrazione.
Prodotto pensato e configurato per una media struttura
 del mercato della Pubblica Amministrazione Locale
Il sistema è stato progettato per l’interoperabilità
 l’integrazione con applicazioni gestionali in
ambito PA.

16. OPENFLUXUS: DEMO

17. DEMO: REGISTRAZIONE DEL PROTOCOLLO IN ENTRATA
L’utente
“protocollatore
entrata” effettua
la registrazione
dei dati del
documento e gli
assegna un
numero
progressivo unico
di protocollo

18. DEMO: PROTOCOLLO INSERITO
Il documento inserito e
protocollato viene elencato tra
i protocollo in entrata con lo
stato “assegnato” e i dati sono
visibili dall’icona di dettaglio
I dati di ogni documento
protocollato vengono
visualizzati nel seguente modo
in una versione stampabile

19. DEMO: IL FLUSSO DI LAVORO ENTRATA
L’utente con profilo operatore visualizza i
protocollo di sua competenza nell’apposita
sezione dalla quale è in grado di effettuare
operazioni di presa in carico o rifiuto anche
massive Dalla presa in carico l’operatore è in
grado di effettuare un ulteriore cambio
di stato, con operazione sul singolo
protocollo , per il trasferimento di
competenza

20. DEMO: IL FLUSSO DI LAVORO ENTRATA
L’operatore è in
grado dal dettaglio
del documento di
variare il
destinatario per il
trasferimento di
competenza
Oppure cambiarne
lo stato in
completato . Il
documento viene
quindi proposto per
la fascicolazione.

21. DEMO: GESTIONE DOCUMENTALE
L’operatore è in grado di effettuare
ricerche su tutti i fascicoli di propria
competenza , di visualizzare i
documenti in essi contenuti e di
aggiungerne ulteriori, sia che siano
provenienti dal protocollo in entrata
che prodotti internamente in
risposta ad una istanza pervenuta e
quindi destinati al protocollo in
All’atto dell’inserimento di un ulteriore uscita.
documento l’operatore è in grado sia di
acquisire un file che di caricarlo da
l’esterno, ad esempio da uno scanner e di
visualizzarne un’anteprima

22. DEMO: FASCICOLAZIONE DI UN DOCUMENTO NON PROTOCOLLATO
L’operatore, ricercato il fascicolo
d’interesse,compila i dati del
documento e lo salva al suo
interno, può, a questo punto,inviare
il documento all’utente
protocollatore uscita.

23. DEMO:IL FLUSSO DI LAVORO USCITA
Il protocollatore, assegnato il numero di protocollo
uscita, è in grado di variare lo stato, con
operazione singola o massiva. Il documento
selezionato viene quindi spedito.

24. DEMO: IL FLUSSO DOCUMENTALE
Rifiutato IL WORKFLOW IN INGRESSO
 Il documento in entrata viene
Creazione preso in carico dall’utente con
Documento in
protocollo in
entrata funzioni di protocollatore in
entrata
entrata, il quale provvederà alla
Trasferito registrazione e all’apposizione
digitale e, ove necessario, fisica
del numero di protocollo in
ingresso;
Assegnato Presa in
 Il protocollatore provvede
carico
successivamente all’assegnazione
all’ufficio competente;
WORKFLOW IN USCITA:  L’utente con funzioni di operatore
 L’operatore effettua la potrà rifiutare o prendere in carico
registrazione del documento; il documento protocollato. Nel
 Il documento viene classificato e Completato primo caso il documento verrà
inserito nel fascicolo; riassegnato dal protocollatore, nel
 L’operatore invia il documento secondo caso lo stesso operatore
alla protocollazione; sarà in grado di trasferirlo ad altro
 L’utente con funzioni di operatore o variarne lo stato in
protocollatore in uscita assegna completato;
al documento un numero di  Il documento dovrà
Da
protocollo ed effettua la fascicolare
necessariamente essere
spedizione; fascicolato dall’utente;
Creazione In attesa di Da Documento
Spedito protocollo in protocollazione fascicolare in uscita
uscita
Fascicolato
Da
fascicolare Documento
interno

25. DEMO:LE FUNZIONI DI RICERCA
La ricerca del fascicolo può essere
effettuata dall’operatore attraverso
criteri multipli

26. DEMO:LE FUNZIONI DI RICERCA
L’operatore ha la possibilità di
ricercare, attraverso una serie di
criteri, il singolo documento che
compone il fascicolo

27. DEMO:LE FUNZIONI DI RICERCA
L’utente abilitato è in grado di
effettuare ricerche sui singoli
protocollo, indipendentemente dal
loro stato di lavorazione

28. DEMO:LA CREAZIONE DI UN FASCICOLO
L’operatore è in grado di aprire dei nuovi
dei fascicoli e di gestirne la collocazione
fisica attraverso l’inserimento di
informazioni sulla sua posizione

29. DEMO:ULTERIORI FUNZIONI
L’applicativo gestisce inoltre una serie di
funzioni aggiuntive molte delle quali
riservate all’utente con profilo
amministratore affinché l’architettura sia
creata sulle esigenze specifiche

30. DEMO: GESTIONE REGISTRI DI PROTOCOLLO
I registri di protocollo vengono gestiti da un
amministratore ma gli utenti sono in
grado, se abilitati ad utilizzarne più di uno, di
selezionare quello su cui lavorare

31. DEMO: CLASSIFICAZIONE
L’amministratore è in grado di
gestire le voci del titolario,
aggiungendo, eliminando o
modificando termini e stabilendo le
loro gerarchie.

32. DEMO: CLASSIFICAZIONE
L’utente abilitato è in grado di
gestire le voci di classificazione
inerenti la creazione di fascicoli e di
sotto-fascicoli

33. DEMO: GESTIONI AOO
L’amministratore del sistema è in
grado di creare Aree Organizzative
Omogenee calibrate sulle necessità
dell’ente che utilizza l’applicativo
L’area dedicata alla gestione delle
AOO consente inoltre la
modifica, l’eliminazione e la
stampa delle principali
informazioni

34. DEMO: GESTIONE DIREZIONI
Le direzioni vengono create
dall’amministratore
all’interno delle macro
strutture

35. DEMO: GESTIONE UFFICI
Gli uffici sono creati
all’interno delle Direzioni
di riferimento

36. DEMO: GESTIONE ANAGRAFICHE
Le anagrafiche di mittenti e destinatari
sono gestiti dall’amministratore in
questa sezione apposita che ne permette
anche la modifica e l’eliminazione, ma
l’utente che stia inserendo un
documento nell’applicativo è in grado di
aggiungere manualmente alla rubrica
comune anagrafiche che non siano
presenti .

37. DEMO: STAMPA LISTE
Le stampe sono una funzione propria , oltre
che dell’amministratore, dell’utente
protocollatore, il quale ha la possibilità di
filtrare per campi molteplici e stampare liste
d’accompagnamento e naturalmente i
barcode dei protocollo.

38. DEMO: STAMPA PROTOCOLLI IN LAVORAZIONE
Tra le opzioni di stampa l’amministratore
è in grado di selezionare una lista di
documenti in entrata che siano ancora in
lavorazione

39. DEMO: STATISTICHE
Le statistiche costituiscono un ottimo strumento di
controllo sull’attività della struttura , i parametri
possono essere impostati su periodi temporali definiti
o su range di date

40. DEMO: STATISTICHE
Variando i criteri di ricerca l’aggiornamento
dei dati è immediato

41. DEMO: MONITORAGGIO SISTEMA
L’amministratore è in grado di monitorare gli
accessi e le operazioni degli utenti all’interno
dell’applicativo

42. CONTATTI
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Via delle Sette Chiese, 142 - 00145
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Tel. 06.57288608
Fax 06.57135903
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