Een vereniging bewaart documenten voor de werking maar ook om later de geschiedenis van de vereniging te kunnen schrijven. Tijdens deze presentatie worden aspecten aangeraakt over hoe je beter je collectie archief (papier en digitaal) kan bewaren.

1. Bewaren van erfgoed
Hendrik Vandeginste
3 mei 2018
7/11/2016

2. Wat is Heemkunde Vlaanderen?
Heemkunde Vlaanderen is een vereniging die
heemkunde en aandacht voor lokale en regionale
geschiedenis in Vlaanderen stimuleert, promoot,
cultiveert, uitdiept en zichtbaar maakt en die
ondersteuning, begeleiding en vorming biedt aan de
cultureel-erfgoedgemeenschap heemkunde in
Vlaanderen en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

3. Wat is Heemkunde?
Heemkunde is de studie en de daaruit voortgekomen
kennis van de mens en zijn leefomgeving. Heemkunde
bekommert zich om de zorg voor en de ontsluiting van
het cultureel erfgoed van de streek en haar bewoners.
De evolutie van het dagelijkse leven, met zijn
gebruiken en waarden, visie en maatschappelijke
toestand, is hierbij een belangrijk aspect.

5. Privaatrechtelijke archieven
• Wat is dat?
• Belang van verenigingen
• Hoe vertel je het verhaal van een vereniging?
• Krantenartikels
• Gemeentearchieven
• Eigen archief
• …

6. Wat is archief?
• den Teuling (de Bijbel?):
• archiefstuk: Een archiefstuk is een document dat
ongeacht zijn vorm en zijn drager, naar zijn aard
bestemd is om te berusten onder de persoon,
groep personen of organisatie die het heeft
ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar
activiteiten, zijn of haar taken of ter handhaving
van zijn of haar rechten.

7. Lokale geschiedenis en
privaatrechtelijke archieven
• Uitbesteden is geen schande:
Kunnen/willen/mogen/moeten wij dat?
• Wie mag wat met het archief?
• Vraagtekens voor iedere vrijwilliger
• Geschiedenis verbindt (mogelijkheid om te werken
met oud-leden/sympathisanten, mogelijkheid voor
fondsenwerving)

8. Inventariseren in meer lagen
• Bedoeling is te weten wat je hebt.
• niet iedereen op hetzelfde niveau
• niet alles op hetzelfde niveau
• Per niveau kan een ander instrument gebruikt
worden: nadere toegangen, beschrijvingen van
collecties, Archiefbank Vlaanderen

9. En nu?
Wat gaan we doen?

10. En nu?
• Toch enkele voorstellen:
• invoeren archief in Archiefbank Vlaanderen
• overzicht maken van verenigingsleven in gemeente of van
geschiedenis eigen vereniging
• aanstellen van verantwoordelijke voor archief
• advies geven over archiefbeheer aan anderen: los of
gestructureerd (vb. uitleg in adviesraden, bij
verenigingen,…
• tentoonstelling of artikels over vereniging(en)
•….

11. Bewaren in praktijk
• Book of Kells:
• Meer weten: zie wikipedia
• In 2013: 2de in lijst tripadvisor voor
bezoek aan Ierland (2017: nr.22)
• 2x2 p. te bekijken, volledige boek
online (meer dan 500k bezoekers)
• Verschillende boekbindingen
• 2000: 4de tentoonstelling ooit in
het buitenland, van 1 deel: beperkte
pigmentschade, vermoedelijk door
trillingen van de vliegtuigmotoren.

12. Bewaren in praktijk
• Vredegerecht Vilvoorde (2014):
• Wat zie je dat verkeerd is?

13. Bewaren in praktijk
• Federale Politie Brussel (18 mei 2015, HLN):
• “Vorig jaar kwam een gespecialiseerde firma de muggen
verdelgen. "We dachten dan ook dat we ervan af waren", zegt
een woordvoerster. Verkeerd gedacht, want de insecten
teisteren opnieuw de gebouwen. Vermoed wordt dat ze in de
waterbassins in de kelder hebben kunnen overwinteren en zich
voortplanten. "Er zit niks anders op dan ze opnieuw te
verdelgen", klinkt het.”

14. 10 schadefactoren
• Verkeerde relatieve vochtigheid
• Verkeerde temperatuur
• Water
• Insecten en schimmels
• Brand
• Licht en UV-straling
• Verontreinigingen
• Fysische krachten
• Diefstal en vandalisme
• Informatieverlies

15. Selectie
- Niets bijhouden wat wettelijk gezien niet mag.
(overheidsarchief)
- Eerst schonen
- Verwijderen dubbels, klad/versies
- Belang herkomstbeginsel voor selectie
- Gevolg is opdeling in twee van archief: permanent
en op termijn af te stoten archief.
- Selectielijst (zie bijlage): Aanbevelingen moeten
niet gevolgd worden

16. Digitaliseren?
- Van analoog naar binair
- Tekst, beeld, audio, video
- Werkproces
- Voorbereiden, uitvoeren, controleren (kwaliteit)
- Registreren (metadata)
- Bestandnaam
- Beschrijvende metadata
- Technische metadata

17. Waarom digitaliseren?
- Vervangingskopie
- Origineel vermindert van kwaliteit
- Origineel gaat verloren of niet in bezit
- Veiligheidskopie
- Manipulatie verminderen
- Raadpleging
- Betere toegankelijkheid
- doorzoekbaarheid
- Bewerken
- OCR (tekstherkenning), aanpassen (kleur, contrast…)

18. Wat digitaliseren?
- Relevantie
- Collectiebeleid
- raadpleegfrequentie
- Prioriteiten
- Kwetsbaarheid
- Tijdelijk beschikbaar
- Rechten
- Wat mag worden gedigitaliseerd?
- Wat mag worden gepubliceerd?

19. Digitaliseringsplan
- Waarom?
- Consensus en referentiedocument
- Projectplanning en opvolging
- Wat?
- Welke collecties?
- Hoe digitaliseren?
- Hoe?
- Werkproces
- Wie?
- Taken en verantwoordelijkheden

20. Kwaliteit beeld testen
- Testen op
kleurechtheid,
scherpte en
kleurgradaties
- Delt.ae: web based
controle tool:
http://www.delt.ae

21. Resolutie
- Uitgedrukt in PPI (liever niet DPI)
- Bepalend voor de bestandsgrootte

22. Resolutie berekenen
- Breedte gewenste afdruk x gewenste
resolutie/ breedte origineel
- Voorbeeld dia op A4:
- 21 cm x 300 dpi/3,6 cm = 1750 ppi
- Voorbeeld poster op A4
- 21 cm x 300 dpi/70 cm = 90 ppi

23. Resolutie
- Aanbevelingen resolutie?
- Beeld:
- Foto’s, documenten: 300 ppi
- Dia’s, negatieven: 1200 ppi
- Affiches: < 300 ppi
- tip: voor tekst: punt van de i moet
herkenbaar zijn
- Video: 16/35mm-film: 2k/4K
- Audio: 48 KHz

24. Kleur en kleurdiepte

25. Kleurdiepte
- Aantal bits gebruikt om een kleur te bepalen
- Bepaalt in grote mate de grootte van bestand

26. Dynamisch bereik (range)
- Bepaald door bitdiepte en compressie

27. Kleurruimte
- Verschillende
programma’s
gebruiken
andere
kleurruimte
(andere RGB)

28. Aanbevelingen kleur
- Kleurdiepte afhankelijk van origineel
- Kleur: 24 bits of meer (nabewerking 30 of 48 bits)
- Grijswaarden: 8 of 16 bit
- Zwartwit: 1 bit
- Kleurruimte
- Preserveringsdoeleinden: ECIRGB of
AdobeRGB
- Raadpleging: sRGB

29. Compressie
- Afhankelijk van bestandsformaat
- Lossless: geen informatieverlies (bv. LZW,
ZIP)
- Lossy: artefacten, kleurverlies (JPEG)

31. Bestandsformaten

32. Types naar functie
- Pre-processing
- Unprocessed, uncompressed
- Reproductiebestand (master)
- Hoogste vereiste kwaliteit, ongewijzigd
- Archiveringsbestand
- Open formaat, in eDepot
- Raadplegingsbestand
- Webvriendelijk formaat

33. Aanbevelingen van formaten
- Open formaat
- Publiek beschikbaar, beheerd door non-profit-organisatie
- Geen patenten
- Voldoende gebruikers en software
- Beeld
- Baseline TIFF v6 uncompressed, JPEG2000
- Video
- Container: MXF, AVI, MOV; Codec: MJPEG2000
- Audio: WAV, AIFF, FLAC

34. Bestandsnamen
- Betekenisvol of betekenisloos
- Kans op fouten
- Arbeidsintensief
- Betere alternatieven voor informatieopslag
- Basisregels:
- Simpel houden: max. 3 elementen
- Enkel letters, hoofdletters, cijfer en _; dus geen spaties!
- Punt enkel goed voor extensie
- JJJJMMDD: vb. 20 april 2017 wordt 20170420

35. XNVIEW (tool)

36. XNVIEW (tool)
- Functies:
- Bestanden herbenoemen
- Bestandsformaten aanpassen
- Bestanden wijzigen
- Bestanden bewerken
- Alternatieven:
- IrfanView, Adobe Photoshop, GIMP (open
source), Corel, Photo paint,…; ReName

37. VLC (tool)

38. VLC (tool)
- Functies:
- Bestanden transcoderen
- Bestanden analyseren
- Bestanden bewerken
- Alternatieven:
- FFMPEG, MPEG stremclip (video); Audacity
(geluid)

39. Tekstformaten
- Tekencodering
- ‘Codetabel waarmee binaire code omgezet wordt naar tekens’
- ASCII: 7 en 8 bits
- Aanbeveling: UTF-8
- Tekstformaten
- Basis: TXT, RTF
- Document: PDF (eventueel PDF/A), Word, ODF
- Tagged: XML, HTML
- Opmaak en inhoud: METS/ALTO

40. Kwaliteitscontrole
- Volledigheid
- Takenblad
- Kwaliteit
- Visuele controle
- Test targets, controle via Deltae
- Validatie
- Jhove: controle bestandsformaat, compressie,…
- VLC: controle video-eigenschappen, codecs,…

41. Jhove (tool)

42. Jhove (tool) of beter DROID?
- Identificeren
- Is dit het juiste bestandsformaat?
- Karakteriseren
- Wat zijn de technische kenmerken van het bestand?
- Valideren
- Beantwoordt het aan de specificatie?
- Zijn er fouten die de leesbaarheid bedreigen?

43. Registreren
- Collectie vindbaar maken
- Collectie beheren
- Data hergebruiken
- Data uitwisselen
- Data publiceren

44. datastructuurstandaarden
- Beschrijvingselementen vastgelegd in schema
- Generiek: Dublin Core
- Collecties: Cometa
- Archieven: EAD, ISAD (G)
- Personen: ISAAR (CPF)
- Locaties: KLM, WGS84

45. Metadata schema Dublin Core

46. Data value standaarden
- Welke waarden binnen een beschrijvings-
element kunnen gebruikt worden vastgelegd
- Generiek: Wikipedia
- personen: ULAN, RKDArtist, ODIS, VIAF
- Concepten: AAT, Iconclass, LCSH, Plan
Hoffman-Krayer, herwerkte THB (Catteeuw)
- Locaties: TGN, Geonames, ISO 3166 CRAB
- Talen: ISO 639-x

47. Registratiesoftware
- Commercieel of open source
- Afhankelijk van wat je beschrijft (objecten,
archieven, documenten,…
- Voorbeelden: Collective Acces (voorwerpen),
Adlib (voorwerpen), ICA-Atom (archieven),
ACDSee en XnView (foto-collecties)

48. Opslag

49. Bewaarstrategie
- Missie: doelstellingen van de organisatie
- Middelen: financieel en infrastructureel
- Mensen: expertise, verantwoordelijkheden
- Methoden: adequate procedures

50. Bewaarstrategie in praktijk
- Niets doen
- Afdrukken
- Bewaren technologie
- Documenteren
- Verspreiden (meerdere exemplaren)
- Regelmatig controleren
- Migratie (overzetten)
- Emulatie (nabootsen)

51. Opslag
- Offline
- Goedkoop
- Kwetsbaar
- Eigen beheer
- Beperkte beschikbaarheid
- Online
- Kwaliteit heeft prijs
- Controle wordt uit handen gegeven
- Betere beschikbaarheid

52. Opslag: offline: CD, DVD
- Pro
- Goedkoop
- Compact
- Contra
- Zeer kwetsbaar
- Verouderde technologie
- Beperkte capaciteit

53. Opslag: offline: SSD (SLC FLASH)
- Pro
- Robuuster dan HD
- Eenvoudig in gebruik
- Contra
- Geen netwerk
- Beperkt aantal schrijfacties
- Relatief duur

54. Opslag: offline: USB FLASH (MLC)
- Pro
- Goedkoop
- Compact
- Contra
- Beperkte capaciteit
- Kwetsbaarder dan SLC

55. Opslag: offline: externe harde schijf
- Pro
- Goedkoop
- Eenvoudig in gebruik
- Contra
- Kwetsbaar
- Geen netwerk

56. Opslag: offline: NAS
- Pro
- Veiliger met RAID-X
- Netwerk
- Contra
- Duurder
- Minder eenvoudig

57. Opslag: online: cloud service
- Pro
- Goedkoop/gratis
- Eenvoudig
- Integratie in besturingssysteem
- Contra
- Beperkte capaciteit
- Beperkte aansprakelijkheid
- Voorbeelden
- Google drive, Amazon Cloud, Box, Dropbox, iCould, SugaSync,
Skydrive

58. Opslag: online: cloud storage
- Pro
- Relatief veilig
- Toegevoegde services
- Contra
- kostprijs
- Voorbeelden
- Amazon Simple Storage web service (S3), Windows Azure,
Google Cloud Storage, Nomadesk (B), Amplidata (B), ISP
(inbegrepen in abonnement)

59. Opslag: online: data center
- Pro
- Zeerveilig
- Hoog service level
- Contra
- Kostprijs
- Complexe formules
en contracten

60. Backup strategie
- Courante, kwalitatieve dragers
- 3 kopieën, waarvan 1 op externe locatie
- Rekening houden met groei
- Verschillende technologieën
- Documenteer procedure
- Controleer en test (vb. checksums)
- Hou rekening met relevantie

61. Prioriteit backup

62. En nu?
- Invoer in Archiefbank Vlaanderen?
- Praten met de gemeente of Heemkundige
Kring?
- Vereniging: aanstellen van ‘archivaris’ om
ervoor te zorgen dat alles verzameld wordt?
- Ook een ICT-verhaal?
- Keep calm and archiveer!

65. Abonnement Bladwijzer
- http://www.heemkunde-
vlaanderen.be/bladwijzer/
- Gratis!
- http://www.heemkunde-
vlaanderen.be/images/Bladwijzer_2016_april_volledig_klein_mailsarchiveren.pdf
- http://www.heemkunde-
vlaanderen.be/images/Bladwijzer_december_2015_checksums.pdf
- http://www.heemkunde-vlaanderen.be/images/Bladwijzer_2015_13_digitale_beelden.pdf
- http://www.heemkunde-vlaanderen.be/images/Bladwijzer_2014_1_archiefbank.pdf
- http://www.heemkunde-vlaanderen.be/images/BLADWIJZER-dec-2013_fotocollecties.pdf

66. Hendrik Vandeginste
Consulent behoud en beheer
hendrik.vandeginste@heemkunde-vlaanderen.be
7/11/2016