Alina Onyshchuk: How to build an efficient onboarding process for remote employees of the digital agency (UA) Ukraine Online PMO Day 2022 Autumn Website - https://pmday.org/pmo Youtube - https://www.youtube.com/startuplviv FB - https://www.facebook.com/pmdayconference

1. Як побудувати ефективний процес
онбордингу для віддалених
співробітників digital агентства
Аліна Онищук
Process Manager, PRI Healthcare Solutions

2. Про мене
Аліна Онищук
- 6+ років в якості IT Project Manager
- 20+ успішних проектів
- в тому числі працювала над
автоматизацію державних послуг
- 3+ років в якості Process Manager
- 50+ онбордингів нових співробітників
- PMP сертифікат отримала у 2019

3. Про компанію
PRI Healthcare Solutions
- Digital агентство, що розробляє та реалізовує маркетингові стратегії під
ключ для фарма брендів США
- Специфіка:
- Окрім проектів під замовлення є широка лінійка шаблонних продуктів (20-30%
налаштувань)
- Сфера, у якій працює компанія, дуже зарегульована та ціна помилок тут дуже
висока, через що дуже високі вимоги до кадрів

4. Про що піде мова
- Онбординг - процес ознайомлення з робочими інструментами та процесами.
- Адаптація - процес звикання до нової роботи, співробітників та колективу.
- Випробувальний термін - період, протягом якого компанія перевіряє чи
співробітник відповідає займаній посаді та чи підходить він колективу.

5. Про що піде мова
- Онбординг - процес ознайомлення з робочими інструментами та процесами.
- Адаптація - процес звикання до нової роботи, співробітників та колективу.
- Випробувальний термін - період, протягом якого компанія перевіряє чи
співробітник відповідає займаній посаді та чи підходить він колективу.

6. Як виглядав процесс
- 2 дні на самостійне читання Wiki (перелік сторінок редагувався відповідно до ролі).
- Протягом цього часу 2+ вступних мітинги з інформацією про компанію, внутрішні
політики та з відповідями на питання, тощо.
- Ще 2-3 дні, протягом яких новий співробітник отримує перші проектні задачі, вчиться
дотримуватися наших стандартів та вивчає наші робочі інструменти та процеси.

7. Проблеми онбордингу, які мали бути вирішені
- Багато часу різних членів команди витрачалось на онбординг
- Довгі перші зідзвони з розповідями про компанію, внутрішні правила, тощо, після яких все одно людина
зверталась з багатьма питаннями як взяти відпустку чи затрекати час.
- Постійні зідзвони з іншими членами команди та відволікання їх від їх робочих задач для демонстрації
екрану, щоб зрозуміти як що має бути зроблено, бо ж “краще один раз показати, ніж кілька разів
пояснити“.
- Пізнє виявлення тих, хто не підходить нам через погану якість роботи або особисті якості
- На етапі найму, наприклад, наразі неможливо перевірити чи в достатній мірі людина є уважною та
відповідальною. Звичайно ж ми багато експериментували з тестовими завданнями та питаннями на
співбесідах, однак не достатньо уважні, або не достатньо самостійні люди час від часу потрапляли до
команди і виявляли ми їх лише через кілька тижнів.

8. Проблеми онбордингу, які мали бути вирішені
- Зниження якості роботи підрозділу на час онбордингу нового співробітника
- На перші робочі задачі новачок витрачав набагато більше часу (і це зрозуміло), постійно
відволікаючи інших, через що і вони витрачали більше часу на свої робочі задачі, а надто часто
відволікаючись ще й могли почати робити помилки навіть там, де зазвичай їх не буває.
- Збільшення навантаження на інших членів команди, навіть тих, що напряму НЕ були
задіяні у онбордингу
- Було важко віддалено проконтролювати на перших етапах чи дійсно людина робить те, що треба,
чи в якийсь момент щось пішло не так і результат доведеться перероблювати, а це додатковий
час, витрачений менеджерами, тестувальниками, тощо.

9. Передумови
- Стандартизація організації проектних ресурсів, а саме Jira, Confluence, GD, Slack channel,
Sketch online, Git.

10. Передумови
- Шаблонізація типових проектних задач в Jira
- Визначення структури:
- Epic - тип роботи (banners, emails, website design, website development, etc.)
- Story - використовується лише для групування типових задач
- Sub-tasks - серія типових задач (feedback rounds)
- Task - безпосередньо робоча задача
- Створення описів та чеклистів для шаблонів задач з підсвіченими місцями для заповнення
(placeholder) менеджерами проектів
- Структура задач:
- Вхідні дані (Inputs) - дозаповнює менеджер, коли відкриває задачу
- Інструкції (Instructions)
- Результати (Results)
- Чеклісти (Checklist)

11. Передумови
- Опис всіх процесів
- ЩО ми робимо - для менеджерів
- ЯК ми це робимо - для виконавців
- Покрокові інструкції формату “How to” + скріншоти
Коли з'являється новий процес, тобто коли ми домовляємось, що робимо щось
певним чином і тільки так, створюється задача на виконавця, який в процесі
виконання проектної задачі за новим процесом одночасно створює інструкцію
для Wiki, яка потім додається у відповідні шаблонні задачі.

12. Етапи оновлення процесу онбордингу
- Складаємо перелік всіх ролей та їх функцій
- По кожній ролі складаємо перелік інструментів (програм та сервісів) + які функції виконавець виконує з їх
використанням.
Наприклад:
- Розробник промо
- Bannersnack
- Створює папку проекту
- Створює банери у всіх розмірах
- Експортує банери
- Git
- Завантажує готові банери на dev для тестування
- Дизайнер
- Cloudinary
- Створює папку проекту
- Завантажує графіки
- Робить анімації
- Посилання на папку додає на Wiki сторінку проекту

13. Етапи оновлення процесу онбордингу
- Створення шаблонних Story з відповідними задачами
- Загальні задачі для всіх ролей
- Ознайомлення з внутрішніми політиками
- Правила відстеження часу
- Де і як знайти проектну інформацію та ресурси
- Специфічні задачі, що залежать від ролі
- Виконання прикладів робочих задач у тестовому середовищі
Для цього використовуємо наш список ролей та їх функцій + шаблонні задачі

14. Етапи оновлення процесу онбордингу
- Тестування шаблонних задач для онбордингу.
- Клонуємо шаблонну Story для новачка та редагуємо задачі за необхідності (якщо є якісь змінні)
- Пояснюємо новачку як будемо працювати протягом онбордингу і відкриваємо першу задачу.
- Відслідковуємо скільки часу витрачається на кожну з задач (починаємо збирати історичні дані).
- Збираємо зворотній зв’язок (швидкі інтерв’ю кілька разів протягом онбордингу).
- Виправляємо помилки та збираємо ідеї для вдосконалення задач.
- Після завершення новачком всіх задач ОБОВ’ЯЗКОВО збираємо відгуки від інших співробітників щодо знань
та навичок новачка.
- Оновлюємо задачі.
- Наступна ітерація
- …

15. Результати
- Час онбордингу в середньому скоротився до 2-3 днів.
- Витрати часу інших членів команди на базовий онбординг скоротився до 4-5 годин.
- 2 години зустріч з відповідями на питання + перевірка готових задач та зворотній зв’язок по ним.
- При одночасному наймі кількох людей, зустріч з відповідями на питання призначаємо одразу для всіх, що
ще більше заощаджує час та допомагає новачкам познайомитись між собою.
- Ми навчились вже на цьому етапі визначати людей, що нам категорично не підходять, не
допускаючи їх до проектів, де вони створювали б зайві проблеми для інших.

16. Результати
- Новачки приходять на проекти вже з базовими знаннями інструментів та сервісів, що вони
будуть використовувати. Таким чином інші члени команди не витрачають час на дзвінки з
демонстрацією екрану, щоб пояснити базові речі.
- Цей процес не вимагає до себе багато уваги та спеціального виділення часу на його
обслуговування чи підтримку. Оновлення задач проходить в рамках оновлення всіх інших
процесів.
- З появою нового робочого інструменту, наприклад, щойно по ньому написано інструкцію одразу
оновлюємо шаблонні проектні задачі та додаємо нову шаблонну задачу з онбордингу для відповідних
ролей.
- Протягом онбордингу якщо у новачка виникають якісь складнощі та щось не виходить зробити,
перевіряємо ретельно задачі та інструкції, виправляємо помилки та оновлюємо інформації.

17. Дякую за увагу!
aonyshchuk.contact@gmail.com
@AliaMilis