2. 2
PERANCANGAN
• SECARA ASAS MENENTUKAN OBJEKTIF YANG
HENDAK DICAPAI OLEH SESEBUAH
ORGANISASI DAN BAGAIMANA UNTUK
MENCAPAI OBJEKTIF TERSEBUT
3. 3
• Satu spesifikasi sumber-sumber yang diperlukan dan
tindakan yang perlu diambil untuk mencapai objektif
pengeluaran organisasi; biasanya ia merangkumi
skala masa
• satu proses menyatakan terlebih dahulu (in-advance)
bagaimana objektif pengeluaran organisasi boleh
dicapai
• merancang perlu dilaksanakan dengan mematuhi
syarat-syarat yang ditetapkan oleh polisi syarikat dan
program pengeluaran perlulah yang boleh dicapai
PERANCANGAN
4. 4
• Pemilihan sasaran
• beberapa tindakan yang akan datang
• membuat keputusan bagaimana untuk mencapai
hasil yang dikehendaki
• merangkumi pengumpulan dan menganalisa
maklumat untuk membuat keputusan
• mencari kaedah-kaedah untuk mencapainya
PERANCANGAN
5. 5
FUNGSI PERANCANGAN
• Pemilihan bahan-bahan yang sesuai
• pemilihan kaedah-kaedah yang sesuai
• pemilihan mesin dan peralatan yang sesuai
• menentukan aliran kerja (routing)
• membuat anggaran (masa operasi)
• menentukan bebanan (kapasiti)
• membuat penjadualan
6. 6
MATLAMAT
• Memastikan produk yang diperlukan dikeluarkan
dengan kaedah yang terbaik dan termurah
• menentukan tarikh penghantaran yang sebenar dan
mencari bagaimana untuk mencapainya
• menentukan masa yang tepat dan tempahan
pengeluaran dengan cara mengimbangi bebanan
kerja
• membolehkan piawai kualiti yang sebenar tercapai
• menentukan kuantiti yang diperlukan dihasilkan
• mengurangkan pembaziran bahan-bahan dan tenaga
kerja
7. 7
PERANAN PENYELIA
• Tugas paling penting untuk seorang penyelia
• bertanggungjawab dalam penyediaan perancangan
operasi (short term planning)
• perancangan aktiviti harian tenaga kerja
• memberi maklumat kepada pihak atasan
8. 8
JENIS-JENIS RANCANGAN
- objektif yang merangkumi
untuk sesebuah organisasi
- skop yang meluas
- rancangan jangka-panjang
- disediakan oleh pihak
atasan pengurusan
- menyediakan tindakan yang
diperlukan untuk mencapai
objektif tertentu didalam
rancangan strategik
- skop yang lebih kecil
- rancangan jangka-pendek
- disediakan oleh pengurus
peringkat pertengahan dan
rendah
RANCANGAN
STRATEGIK
RANCANGAN
OPERASIONAL
9. 9
PROSES PERANCANGAN
• Set objektif
• Membentuk dan nyatakan anggapan perancangan
• Semak semua kemungkinan yang menghalang
perancangan
• Sediakan rancangan pilihan (alternate plan)
• Pilih rancangan yang terbaik
• Ubahsuai rancangan kepada tindakan
• Sediakan langkah susulan
10. 10
LANGKAH-LANGKAH
PERANCANGAN
• Tentukan objektif projek
• Pilih strategi asas untuk mencapai objektif
• Pecahkan projek kepada subunit atau langkah
• tentukan piawai (performance std) untuk setiap
subunit
• Tentukan jangkamasa yang diperlukan untuk setiap
subunit
11. 11
LANGKAH-LANGKAH
PERANCANGAN
• Tentukan turutan subunit dan masukkan maklumat
ini didalam jadual keseluruhan projek
• Kirakan kos untuk setiap subunit didalam belanjawan
projek
• Kirakan keperluan kakitangan, termasuk bilangan
dan kedudukan, tugas dan tanggungjawab
• Tentukan jenis-jenis latihan yang diperlukan
12. 12
PERANCANGAN & PENJADUALAN
• Saling bergantung antara satu sama lain
• Melibatkan perancangan sumber (resources) untuk
keseluruhan projek
• Menentukan aktiviti-aktiviti, jangkamasa,
penjadualan untuk tenaga kerja dan sumber-sumber
lain (bahan, peralatan) yang diperlukan untuk
mencapai tarikh siap projek
13. 13
KEBAIKAN PERANCANGAN
• Membantu pengurusan mengubahsuai mengikut
perkembangan semasa;
• membantu dalam menyelesaikan masalah dalam isu
utama
• membolehkan pihak pengurus melihat keadaan
semua operasi dengan lebih jelas;
• membantu dalam menetapkan tanggungjawab
dengan lebih tepat
• membantu dalam memperolehi koordinasi diantara
beberapa bahagian dalam organisasi
14. 14
KEBAIKAN PERANCANGAN
• bertujuan untuk menetapkan objektif lebih spesifik
dan diketahui;
• mengurangkan kerja-kerja agakan (guesswork)
• menjimatkan masa, tenaga manusia dan kos;
• membantu dalam mengurangkan kesilapan dalam
membuat keputusan
15. 15
PENGURUSAN PROJEK
Suatu perancangan, mengarah, dan mengawal
sumber (manusia, peralatan, bahan) untuk
mencapai objektif dari segi faktor teknikal, kos
dan masa projek.
18. 18
ANALISA KERJA
• UNTUK MENGETAHUI SEMUA AKTIVITI-AKTIVITI
YANG PERLU DILAKSANAKAN SERTA KEPERLUAN-
KEPERLUAN DALAM PELAKSANAAN KERJA
TERSEBUT SUPAYA MATLAMAT PROJEK DAPAT
DICAPAI.
19. 19
ANALISA KERJA
Perkara-perkara yang perlu diketahui:
• aktiviti-aktiviti yang terlibat
• kaedah kerja
• proses dan aliran kerja
• peralatan dan mesin
• tenaga kerja : bilangan dan kemahiran
• jangkamasa
20. 20
SPESIFIKASI PROJEK
1. LATARBELAKANG PROJEK
2. OBJEKTIF PROJEK
3. KOMPONEN PROJEK
- komponen yang perlu untuk mencapai
objektif
- alternatif teknik-teknik asas, anggaran
pengeluaran dan teknologi-teknologi yang
boleh diperolehi
21. 21
SPESIFIKASI PROJEK
4. ANGGARAN KOS PROJEK
- modal, operasi dan penyenggaraan
5. OUTPUT DAN FAEDAH
- saiz permintaan/pasaran bagi keluaran
atau perkhidmatan
- faedah-faedah yang dijangka
- kawasan sasaran
22. 22
SPESIFIKASI PROJEK
6. JUSTIFIKASI PROJEK
- justifikasi pemilihan projek
- pulangan kewangan/ekonomi
7. MAKLUMAT TAMBAHAN
-halangan/faktor yang memberi kesan
kepada projek
24. 24
TAJUK PROJEK : BEKALAN ELEKTRIK KE
KAWASAN FELDA
A. Latar Belakang dan Tujuan
- sebahagian dari usaha kerajaan untuk mempercepatkan lagi
pembangunan wilayah-wilayah tersebut diseluruh negara
- dapat membantu mempercepatkan program-program
pembangunan masyarakat yang telah disusun oleh pihak Felda
- merupakan pemasangan rangkaian pembahagian ke
perkampungan FELDA dengan keupayaan dalam linkungan
33KVB dan ke bawah.
B. Keterangan mengenai Projek
- bahagian-bahagian utama untuk projek-projek ini adalah seperti
berikut :
- Perancangan projek
- Pesanan bahan-bahan
- Kerja-kerja fizikal
- Penyambungan bekalan
25. 25
- merupakan projek jangka panjang yang akan memakan
masa antara satu hingga tiga tahun untuk dilaksanakan
- pelaksanaan projek ini sebahagian besarnya akan
diberikan kepada kontaktor-kontraktor tempatan
- pengurusan projek akan dikendalikan oleh kakitangan
Jabatan Bekalan Elektrik Luar Bandar (BELB),TNB.
- Keperluan kakitangan bagi jabatan ini akan dapat diisi
secara berperingkat berdasarkan kepada keutamaan projek
dari skim latihan kakitangan yang dikenalpastikan oleh
TNB.
26. 26
C. Keperluan Kewangan dan Tenaga Manusia
- Kos bagi melaksanakan projek ini dijangka akan
memerlukan sebanyak RM88 juta.
- semua perbelanjaan ini akan dibiayai melalui grant
Kerajaan Persekutuan
- Sebahagian besar pelaksanaan projek akan diberikan
kepada kontraktor tempatan. Sementara kerja-kerja
perancangan, rekabentuk, penyeliaan operasi dan
penyelenggaraan akan dijalankan oleh kakitangan TNB.
D. Faedah dan Justifikasi Projek
- dalam tempoh RM8, TNB merancang memberi bekalan
elektrik kepada 106 buah rancangan FELDA diseluruh
Semenanjung yang akan memberi faedah kepada 44,618
pengguna.
27. 27
- faedah secara langsung kepada TNB merupakan hasil
jualan elektrik, tetapi feadah yang lebih penting adalah
lebihan faedah yang akan diterima oleh pengguna dengan
cara penggantian sumber tenaga. Selain daripada itu
pengguna memperolehi faedah daripada penggunaan alat-
alat kelengkapan elektrik yang akan dapat meningkatkan
taraf hidup
- penjimatan kos dengan menggunakan elektrik dengan
tujuan penggunaan lampu adlah dianggarkan sebanyak
RM7.78 sebulan bagi setiap penguna berbanding dengan
kos minyak tanah.
E. Pelaksanaan Projek
- Jabatan BELB akan bertanggungjawab ke atas
pengawasan dan pengurusan pelaksanaan projek.
Sebahagian besar daripada pembinaan projek ini akan
diberikan kepada kontaktor untuk dilaksanakan.
30. 30
Bahan Mentah
• bahan mentah
- bahan mentah asli : besi
- separa siap : komponen logam dan plastik
- siap : bolt, skru, kusyen dll
• kuantiti
• kualiti
• pembekal : sendiri atau orang lain
• masa penghantaran
• masa penyediaan komponen separa siap
• inventori
31. 31
Perancangan Bahan Mentah
• Spesifikasi produk
- jenis bahan, ukuran
- lukisan kejuruteraan
- lukisan pemasangan
• Permintaan pelanggan dan keupayaan – MPS
• Kemudahan mendapatkan bahan mentah
• keupayaan inventori
• senarai barang untuk produk (BOM)
32. 32
JADUAL PENGELUARAN INDUK (MPS)
• Satu jadual perancangan pengeluaran untuk
memasang atau membuat produk yang telah
ditempah. ia meliputi :
-senarai barang untuk diproses
- kuantiti
- tarikh penghantaran
• berasaskan permintaan dan keupayaan kilang
- ramalan dan tempahan
33. 33
Contoh MPS
• Syarikat A mengeluarkan 3 jenis kerusi mempunyai
MPS seperti berikut :
90
100
Kerusi dapur
75
50
Kerusi rehat
120
80
Kerusi pejabat
MAC
FEB
JAN
MASA
ITEM
34. 34
BILL OF MATERIAL (BOM)
• Senarai bahan mentah, bahan separa siap dan
barang siap yang diperlukan dalam
menyiapkan sesuatu produk
• menggunakan kaedah rajah pokok atau
struktur pecahan kerja (projek)
35. 35
KEPERLUAN MESIN DAN PERALATAN
• Berasaskan :
- spesifikasi produk – ketepatan dimensi
- bilangan produk
- proses pengeluaran yang dipilih
- kapasiti mesin
- keperluan penyenggaraan mesin
- kemampuan syarikat
- aspek-aspek keselamatan
36. 36
KEPERLUAN MESIN DAN PERALATAN
• Susunatur mesin
- bergantung kepada proses
• Penjadualan
- penggunaan mesin yang optima
- Carta Gantt – bebanan mesin
- jadual diselaraskan dengan jadual
penugasan kerja
37. 37
KEPERLUAN SUMBER MANUSIA
• bertujuan menentukan pekerja yang sesuai
dipilih dari segi bilangan dan kemahiran dan
membuat penjadualan kerja yang optima
supaya tiada pekerja atau mesin yang melahu
• Jadual penugasan
-jadual pengeluaran induk
- tempoh masa sesuatu kerja
- selari dengan jadual bebanan mesin dan
jadual kerja
38. 38
MERANCANG KOS PROJEK
KOMPONEN KOS :
• tenaga kerja (labor)
• perbelanjaan asas (overhead)
• bahan-bahan mentah (material)
• peralatan dan alat-alat kelengkapan untuk
menyiapkan projek
41. 41
KENALPASTI PROSES
• Mengenalpasti kerja-kerja yang perlu
dilaksanakan
• memilih proses yang sesuai
• aliran kerja (process flow chart)
• struktur pecahan kerja (work breakdown
structure)
42. 42
STRUKTUR PEMECAHAN KERJA
• Satu teknik yang sistematik dalam
mengenalpasti berbagai-bagai komponen dan
aktiviti
• berbentuk susunan dan bertingkat
• langkah pertama dalam penyediaan carta
penjadualan dan analisis kerja
43. 43
STRUKTUR PEMECAHAN KERJA
• membahagi projek mengikut pakej-pakej
kerja atau aktiviti yang sesuai dan lengkap
mengikut lojik
• menentukan pembahagian tanggungjawab
bagi semua tugas yang telah dikenalpasti
kepada organisasi yang tertentu dan elemen-
elemennya (spt bhg, sektor, pegawai yang
bertugas)
44. 44
STEPS TO BUILD A WBS FOR CONFERENCE PLANNING
1. Partition the project into its major objectives
1.1 Develop the program
1.2 Set the conference site and date
1.3 Design and implement the marketing plan
2. Partition the objectives into activities
1.1 Develop the program
1.1.1 Establish theme and topics
1.1.2 Obtain speakers
1.1.3 Prepare handout materials
1.2 Set the conference site and date
1.2.1 Set the conference date
1.2.2 Select the commit conference site
1.2.3 Confirm arrangements
1.3 Design and implement the marketing plan
1.3.1 Develop and print conference brochure
1.3.2 Obtain label sets for direct mail
1.3.3 Mail conference brochures
1.3.4 Receive and acknowledge registrations
3. Check each activity for compliance with activity characteristics and further partition
1.1.3 Prepare handout materials
1.1.3.1 Obtain handout materials from speakers
1.1.3.2 Prepare and print conference notebook
46. 46
CARTA GANTT (BAR)
• Bar-bar yang mendatar mewakili aktiviti
pelaksanaan utama
• permulaan dan penghujung menunjukkan tarikh
permulaan dan tamat setiap aktiviti
• paksi mendatar menunjukkan skala masa
• cara yang paling mudah dan berkesan dalam
menunjukkan kedudukan setiap
komponen/aktiviti projek
• tidak menunjukkan kesan kelewatan sesuatu
aktiviti dalam menyiapkan keseluruhan projek
47. 47
2 4 6 8 10 12 14 16 19 HARI
AKTIVITI
A
B
C
D
E
F
G
H
CARTA GANTT
PLAN
ACTUAL
49. 49
MENENTUKAN JANGKAMASA KERJA
• Kenalpasti kerja dan elemen kerja yang perlu
dilakukan
• menganggar jangkamasa kerja
• membuat jadual kerja berpandukan
jangkamasa
50. 50
WORK STUDY
METHOD STUDY WORK MEASUREMENT
Mendapatkan kaedah
kerja yang lebih
berkesan dengan
memperbaiki
-proses
- prosedur
-susunatur
-3M
Mendapatkan tempoh
masa
yang piawai bagi seorang
pekerja normal
melakukan
sesuatu kerja
51. 51
ANALISIS RANGKAIAN
• Gambarajah lojik menunjukkan hubungkait
aktiviti-aktiviti yang terlibat
• pertalian antara aktiviti-aktiviti dan kesan
perubahan diantara satu sama lain
• penentuan laluan kritikal melalui rangkaian
projek
• mengenalpasti kerja-kerja yang perlu
disiapkan mengikut jadual yang telah
ditetapkan
53. 53
• Network techniques
• Developed in 1950’s
– CPM by DuPont for chemical plants (1957)
– PERT by Booz, Allen & Hamilton with the U.S. Navy, for
Polaris missile (1958)
• Consider precedence relationships and interdependencies
• Each uses a different estimate of activity times
PERT and CPM
54. 54
• 3 time estimates
– Optimistic times (a)
– Most-likely time (m)
– Pessimistic time (b)
• Follow beta distribution
• Expected time: t = (a + 4m + b)/6
• Variance of times: v = (b - a)2/6
PERT Activity Times
55. 55
• Expected project time (T)
– Sum of critical path activity times, t
• Project variance (V)
– Sum of critical path activity variances,
v
Used to obtain
probability of project
completion!
Project Times
57. 57
T = 40
s = 5
50 X
Normal
Distribution
Z
X T
=
-
=
-
=
s
50 40
5
2 0
.
mz = 0
sZ = 1
Z
2.0
Standardized Normal
Distribution
Converting to Standardized Variable
58. 58
mz = 0
s Z = 1
Z
2.0
Z .00 .01
0.0 .50000 .50399
: : : :
2.0 .97725 .97784 .97831
2.1 .98214 .98257 .98300
Standardized Normal Probability
Table (Portion)
Probabilities in body
Obtaining the Probability
.02
.50798
.97725
59. 59
Is the project on schedule, ahead of schedule,
or behind schedule?
Is the project over or under cost budget?
Are there enough resources available to finish
the project on time?
If the project must be finished in less than the
scheduled amount of time, what is the way to
accomplish this at least cost?
Questions Which May Be Addressed by
PERT & CPM
60. 60
The Six Steps Common to PERT & CPM
Define the project and prepare the work breakdown
structure,
Develop relationships among the activities. (Decide
which activities must precede and which must follow
others.)
Draw the network connecting all of the activities
Assign time and/or cost estimates to each activity
Compute the longest time path through the network. This
is called the critical path
Use the network to help plan, schedule, monitor, and
control the project
62. 62
Milwaukee General Hospital’s Activities and
Predecessors
Activity Description Immediate
Predecessors
A Build internal components -
B Modify roof and floor -
C Construct collection stack A
D Pour concrete and install frame A, B
E Build high-temperature burner C
F Install pollution control system C
G Install air pollution device D, E
H Inspect and test F, G
64. 64
1
3
2 4
5
6 7
H
Inspect/Test
D
Pour concrete/
Install frame
C
Construct
stack
AOA Network (With Dummy Activities)
for Milwaukee General
Dummy
Activity
65. 65
TEKNIK RANGKAIAN
3 langkah utama menggunakan teknik rangkaian :
1. Rancang projek
- analisis untuk menentukan
aktiviti yang mesti dilaksanakan
- susunan aktiviti
66. 66
TEKNIK RANGKAIAN
2. Jadualkan projek
- anggarkan masa untuk setiap
aktiviti
- membuat pengiraan dan
menentukan aktiviti kritikal
(jangkamasa projek)
67. 67
TEKNIK RANGKAIAN
3. Mengawas projek (monitor)
- perancangan dan penjadualan
kerja
- semak dan kemaskinikan
penjadualan mengikut
perlaksanaan semasa
68. 68
Aktiviti Kod
1 – 2 A
1 – 3 B
1 – 4 C
1 – 5 D
2 – 4 E
3 – 4 F
4 – 5 G
5 – 6 H
6 – 7 I
72. 72
CRITICAL PATH METHOD
1
2
3
4
5
6 7
A
B
C
D
E
G
F
H
2
4
5
10
1
3
4
3
ES=0
EF=2
0
0
4
5
2
4
5
12
5
8
12
16
16 19
LF=19
EF=19
19
16
16
16
16
15
13
12
12
2
2
15
13
0
11
LS=8
73. 73
CRITICAL PATH METHOD
1
2
3
4
5
6 7
A
B
C
D
E
G
F
H
2
4
5
10
1
3
4
3
ES=0
EF=2
0
0
4
5
2
4
5
12
5
8
12
16
16 19
LF=19
EF=19
19
16
16
16
16
15
13
12
12
2
2
15
13
0
11
LS=8
CRITICAL PART = LF – EF = 0
= LS – ES = 0
FLOAT = LF – EF # 0
= LS – ES # 0
74. 74
Advantages of PERT/CPM
• Especially useful when scheduling and controlling large projects.
• Straightforward concept and not mathematically complex.
• Graphical networks aid perception of relationships among project
activities.
• Critical path & slack time analyses help pinpoint activities that
need to be closely watched.
• Project documentation and graphics point out who is responsible
for various activities.
• Applicable to a wide variety of projects.
• Useful in monitoring schedules and costs.
75. 75
• Assumes clearly defined, independent, & stable activities
• Specified precedence relationships
• Activity times (PERT) follow
beta distribution
• Subjective time estimates
• Over-emphasis on critical path
Limitations of PERT/CPM
77. 77
Penyelesaian akhir perancangan
• Penganalisaan semula semua bahagian
perancangan kerja yang telah dilaksanakan
• Perancangan kerja muktamad
• penjadualan kerja
• Penyediaan – tenaga kerja, bahan mentah dan
peralatan
• laporan dan pengesahan
78. 78
PENGAGIHAN SUMBER
• Histogram sumber
- penjadualan untuk tenaga kerja
- penjadualan untuk bahan-bahan
- penjadualan untuk peralatan dan
mesin
79. 79
2 4 6 8 10 12 14 16
2
4
6
8
10
12
14
16
A
B
C
D
E
F
G
H
19 HARI
BIL
PEKERJA
HISTORAM SUMBER (TENAGA KERJA)
80. 80
2 4 6 8 10 12 14 16
2
4
6
8
10
12
14
16
A
B
C
D
E
F
G
H
19 HARI
BIL
PEKERJA
B
C
HISTORAM SUMBER (TENAGA KERJA)
