1. PENGURUSAN
SISTEM FAIL
OLEH
NORHAMIZA BT. HASSAN
SK SERI MEGA

2. FAIL
Dapat didefinisikan sebagai satu folder yang
mengandungi surat atau lampiran. Manakala
fail rasmi atau fail awam dapat didefinisikan
sebagai
´Satu folder yang didaftarkan dalam mana
surat-surat (lampiran-lampiran) disusun
dengan cermat dan sistematikµ

3. KEPERLUAN FAIL
y Merupakan alat perhubungan/komunikasi yang penting
y Sumber mengurus maklumat Jabatan/Agensi Kerajaan
y Membantu membuat keputusan/mengambil tindakan
y Mengekalkan ingatan/bahan rujukan
y Bahan bukti
y Bahan Penyelidikan
- Sejarah
- Ekonomi
- Kebudayaan
- Perundangan
- Dsbnya.

4. KANDUNGAN SURAT DALAM
FAIL
y Surat-surat/lampiran-lampiran perlu
dimasukkan di sebelah kanan sesuatu
fail dan kertas minit di sebelah kiri
fail. Selepas surat dimasukkan perlu
dicatatkan bilangan kandungan fail di
sudut kanan atas surat (bulatkan)

5. Penggunaan Kertas Minit
1. Setiap fail hendaklah dikepilkan dengan Kertas Minit
2. Kertas Minit yang standard hendaklah digunakan
( yang tertera tulisan Am 6 ).
3. Kegunaan :-
3.1. Mencatat surat-surat yang diterima dari luar jabatan
3.2.Mencatat salinan surat-surat jabatan.

6. KERTAS MINIT
y Merekodkan surat keluar dan masuk
y Surat masuk perlu ditulis dengan pen berwarna merah
y (1) Surat bth. _____ drp. ______ dikdgn. Pd. __________
y (1) Surat bth. _____ drp. ______ d/m pd. ____________
y (1) Bil. ________drp. _______ bth._____d/m pd._______
y Surat keluar perlu ditulis dengan pen berwarna biru atau hitam.
y (2) Surat bth. _______ d/m kpd. _______ pd. _________
y (2) Bil. ________ kpd. _______ bth. _____ d/h pd. _____
y Menulis arahan-perhubungan bertulis di antara pegawai bawahan
atau ke pegawai atau bahagian ke bahagian.

7. Contoh Penggunaan Kertas Minit Yang Lengkap
(Am 6
Kertas Minit No. ANM.H. 500-6/3 Helai No. 3
22 Surat Pesanan Fax bth 20.1.98 d/m pd.. 20.1.98
23 Surat SUPS (S) 02/01-12 Jld.5(14) bth. 22.4.98 d/m pd. 30.4.98
PTA 1, 2/5/98
Rujuk Lampiran 23 . Sila taip maklumat tersebut untuk
Difaxkan. T.K.
2/5/98
24 Surat ANM.H.500- 6/3(24) bth. 02.05.98 d/m pd. 05.05.98
25 Surat SUPS (S) 02/01-12 Jld.5(19) bth. 13.08.98 d/m pd. 17.08.98
PPA, 13.8.98
Rujuk Lampiran 25 . Sila lengkapkan borang yg. Dilampir-
Kan dan jawab surat tersebut . T.K.
18/8/98
26 Surat ANM.H.500- 6/3(26) bth. 18.08.98 d/m pd. 24.08.98
27 Surat SUPS (S) 02/01-11 Jld.2(2) bth. 05.10.98 d/m pd. 08.10.98
KUR, 09.10.98
Lihat Lampiran 27 . Sila isikan maklumat dlm. Borang yg.
disediakan . Jawab ¶TIADA· dan faxkan dgn. Segera kpd. SUPS. T.K.
9/10/98
(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210 mm x 297 mm)
P.K. 3606(L)-96

8. CADANGAN SISTEM FAIL UNTUK PROGRAM PEMULIHAN
KHAS
KUALA LUMPUR
BIL TAJUK FAIL PERKARA DIKANDUNG
* Surat Pekeliling/ Ikhtisas
1 FAIL INDUK * Objektif Program Pemulihan
* Pelan Tindakan
- Falsafah Pendidikan Negara
- Rukunegara
- Program Pemulihan Khas Sekolah Rendah
- Takwim & Aktiviti Tahunan Program
Pemulihan Khas
- Carta Gantt
- Unjuran Program Pemulihan Khas
- Strategi Pelaksanaan Program Pemulihan
Khas
- Strategi dalam Pengajaran &
Pembelajaran
- Sasaran Program
- Masalah Yang Dihadapi
- Jadual Waktu
- Senarai Nama murid
* Carta Organisasi Sek
* Misi & Visi Sek
* SWOT
* Maklumat/peribadi murid
* Maklumat Guru
* Analisa Ujian
* Rekod Ujian

9. BIL TAJUK FAIL PERKARA DIKANDUNG
2 SURAT ‡ Surat Pekeliling Ikhtisas
MENYURAT ‡ Surat dari KPM
‡ Surat dari JPWP / PPBP
‡ Surat dari Agensi Luar.
‡ Panduan Pemulihan Khas
3 SUKATAN ‡ Huraian Sukatan Pelajaran B. Malaysia &
PELAJARAN Matematik 1 ² 3( tahun 1 KSSR)
‡ Rancangan Tahunan Pemulihan khas
(B.M & Math)
‡ Senarai BBM & kedudukannya

10. BIL TAJUK FAIL PERKARA DIKANDUNG
4
MESYUARAT: ‡ Surat menyuarat peringkat
sekolah
‡ Surat panggilan mesyuarat
peringkat sekolah
‡ Minit Mensyuarat (sekurang ²
kurangnya 3 x)
5
PERIBADI ‡ Borang percalonan
MURID ‡ Profil Murid/ Rekod Kesihatan
‡ Ujian Saringan dan Diagnostik
‡ Lembaran Kerja
‡ Hasil Penilaian yang telah
dijalankan
‡ Catatan lain yang berkaitan
dengan murid
6
IPP2M / ‡ Analisa Ujian
Saringan linus ‡ Analisa Linus
& ANALISIS

11. BIL TAJUK FAIL PERKARA DIKANDUNG
7 UJIAN DIAGNOSTIK & * Analisa Ujian
ANALISIS Diagnostik
8 LEMBARAN KERJA * Contoh Lembaran
BAHASA MALAYSIA Kerja
9 LEMBARAN KERJA * Contoh Lembaran
MATEMATIK
Kerja

12. BIL TAJUK FAIL PERKARA DIKANDUNG
10 MAKLUMAT * Jadual Waktu
GURU * Maklumat guru Pemulihan
PEMULIHAN
11 PENGURUSAN * Penerimaan Peralatan
STOK (IVENTORI)
12 BANK SOALAN * Semua set Ujian yang
digunakan

13. BIL TAJUK FAIL PERKARA DIKANDUNG
13 Minit Curai * Maklumat atau kursus yang
dihadiri
14 Pencerapan * Maklumat pencerapan dari
sekolah, Jabatan,
Kementerian dan lain-lain
15 Aktiviti Program * Plan Strategik Tahunan
Pemulihan Khas * Lawatan/ Pertandingan dl

14. Contoh Kulit Fail Yang Lengkap
(AM 455-Pin.1/80)
Nama sekolah
SKSM/06/08/1
Kertas- Kertas Yang Berhubung
Didaftarkan di bawah perkara
No fail kurikulum
di Sekolah
PERKARA
No fail pemulihan di FAIL INDUK
Sekolah Tarikh Kandungan Pertama «««««««
P.K.1897(L)-96
Tarikh Kandungan Akhir «««««
ARAHAN - ARAHAN PENUTUPAN FAIL
(UNTUK KEGUNAAN PENDAFTARAN)
Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh
kepada dihantar kepada dihantar kepada dihantar
(A) Tutup pada ««««««.«
Bilangan No fail atau apabila mengandungi 100
lampiran yang mana lebih awal
(B) Kajian Pertama 5 Tahun
Selepas Penutupan Pada
««..«««««««««««..
(C) Dicadangkan Dipindah -
kan/Dimusnahkan :
Tajuk fail ««««««««««««««««««
(Potong mana yang tiada
berkenaan. Satu senarai
hendaklah dibuat untuk
persetuju- an Arkib Negara
Malaysia bagi memusnah kan
atau memindah)
(D) Kajian Kedua Pada Thn.
««««««««««..«««««««..
APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN
Dihantar Tarikh
kepada dihantar

15. SEKIAN,
TERIMA KASIH.