5 Session Harmonie - Humaniser l’expérience numérique
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This document discusses humanizing the digital experience through Office 365 and SharePoint. It describes how harmon.ie helps bring all applications together in one place through the email client, offers a thematic interface similar to how the human brain works, and preserves users' comfort zones. The document provides examples of how harmon.ie has helped large companies implement SharePoint and Office 365 initiatives to improve collaboration, information governance, and adoption.
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- 1. aOS Genève 22 juin 2017 Humaniser l’expérience numérique Magalie Jais
- 3. 3 Magalie JAIS Executive Collaboration Manager Magaliej@harmon.ie Magalie JAIS +33 6 18453892 MagJ3
- 4. Leader dans l’adoption d’Office 365/SharePoint 1,200 Enterprises Clientes 1.8M d’Utilisateurs
- 5. 5 • Le service Cloud qui a connu le plus grand succès • Plus de 85M d’abonnées a ce jour • 200 Million d’utilisateurs SharePoint Source: https://redmondmag.com/articles/2015/11/10/sharepoint-server-2016-beta-2.aspx
- 6. 935 Source : Cloud de Netskope juin 2016 services cloud par entreprise 6
- 8. 8 Trop d’endroits où aller Trop d’informations déconnectées
- 9. 9 76% des organisations -- Bob Larrivee, Chief Analyst of AIIM Market Intelligence, 2016 -- Continuent d’utiliser des pièces jointes pour collaborer autour des documents
- 10. 10 Informations disparates Il nous faut une nouvelle approche
- 11. Une approche qui favorise la concentration 11
- 12. 12 Humaniser RASSEMBLER TOUTES LES APPLICATIONS AU MÊME ENDROIT Le client de messagerie Office 365 et SharePoint OFFRIR UNE INTERFACE THÉMATIQUE La manière dont le cerveau humain fonctionne
- 13. La clé pour humaniser Office 365 PRÉSERVER LA ZONE DE CONFORT DES UTILISATEURS PROFESSIONNELS Rassembler toutes les applications dans le client de messagerie
- 14. harmon.ie vous aide à mettre en place votre initiative métiers 16 Travailler dans l’email (L’interface) Traiter l’email comme une archive stratégique Structurer l’information en utilisant les métadonnées Accès offline sécurisé Augmente drastiquement l’adoption de SharePoint Supporte la gouvernance SharePoint Trouver facilement du contenu Assurer la continuité
- 15. Office 365 & SharePoint dans OWA
- 16. harmon.ie Mobile 18 Windows Phone Android iOS Windows Phone BlackBerry
- 17. 19 “As part of the SwissRe Digital Workplace Program, we need to adopt the latest technologies. Enabling simple access and adoption to these technologies for us, is provided by harmon.ie.” Rainer Baumann CIO for Information & Managing Director, Swiss Re 14,000 employees One of the 3 largest reinsurance companies
- 18. Digital Workplace – Case Study 2 0 Overview “We have as part of our digital workplace program… a strong journey in the Microsoft world with the respective Exchange, SharePoint, and other platforms. Enabling a simpler access to and adoption of these technologies is highly supported by harmon.ie. So now you can share documents in a simple way, now you can interact with people, and even on my mobile phone, I can get access to all of my documents wherever I am in the world thanks to our harmon.ie app.” Rainer Baumann, CIO & Managing Director, Swiss Re • The world’s 3rd largest reinsurance company • Global 300 Company operating in over 50 countries • 14,000 employees • Being a ‘knowledge company’ is a cornerstone of the corporate strategy • Transform to a Digital Workplace • Enable experts to better assess risk, to drive the business • Foster innovation through collaboration – it is a knowledge business • Challenges included: • Make sense of unstructured data coming from many sources • Adopt and absorb the latest technologies (including Office 365) that support the digital workplace • Enterprise rollout to 14,000 employees with zero training • Easy email and document storage, classification, and sharing • Seamless collaboration with colleagues, clients and external partners • Transparent transition from SharePoint on- premises to Office 365 • Workers focus on work rather than on tools and technology “We have rolled out harmon.ie as a standard product for everybody…It’s helping us move into the cloud and helping the user experience.” Jochen Kleinschnittger, VP & Senior Enterprise Architect
- 19. 21 Demo
- 20. SharePoint Initiatives Métier 22 Information Governance / Compliance Records Management Project Management Knowledge Management Email Management using SharePoint
- 21. Records Management 23 Mobile Initiatives • 85,000 Employees • Semi-automated document / email classification • Compliance increased 65% in 6 months • Pan-European Bank • Digital Workspace Initiative • Regulatory requirements fulfilled Social Initiatives Collaboration Knowledge Management • 150,000 employees • Consolidated communication, collaboration, and social to single interface • 60% reduction in email storage – saving 300 GB of space per day for 80,000 users • 200,000 Email users - ‘Workplace of the future’ • Saved 2GB ($10) per user/yr. • harmon.ie Mobile in pilot • 15,000 employees • Eliminated $10M of project delays • Streamlined discovery reduced financial impact of warranty claims submissions ECM Digital Workplace Office 365 Initiative • Initiative to streamline operations by consolidating operations • SharePoint / harmon.ie are key enablers • Overall plan saved taxpayers $512M • harmon.ie rolled-out to 14,000 employees • SharePoint 2013 with tag-based taxonomy model • 65,000 employees • harmon.ie Email & Mobile selected for largest Office 365 European rollout • 15,000 employees • Eliminated $10M of project delays • Streamlined discovery reduced financial impact of warranty claims submissions Email Management
- 22. harmon.ie is Frequently Spotlighted by Key Analysts
Editor's Notes
- Aujourd’hui, je vais me focaliser sur l’expérience numérique, plus exactement comment humaniser l’experience digitale. On parle beaucoup de digital worplace, de dematerialisation de l’information, on cree de plus en plus de postes de CDO, Chief Digital Officer. Mais au dela de la technologie, une entreprise est d’abord un reseau d’individus, un reseau d’etre humains connectes entre eux. Et c’est eux qui creent de la valeur d’entreprise. Florence Karras, CDO de BNP Paribas Cardif France, a fait, au sommet du digital qui se tenait a Paris en janvier, le constat suivant : Le digital doit être inclusif et collaboratif ! Parce que l’enjeu de la transformation n’est pas technologique. Il est avant tout humain. L’enjeu est d’embarquer les collaborateurs dans une aventure collective en lui donnant du sens.
- Harmon.ie has been recognized by Microsoft for our humanization approach to O365 as evidenced by the consecutive awards we’ve received over the past three years. Most recently, we received the 2016 office app award for harmon.ie and our newest addition, Collage. Microsoft sees driving adoption and usage is a key component for making their solutions successful which is why the recognize us year after year for helping their clients achieve this.
- Le cloud a ete la tendance IT dominante ces 3 dernieres annees. Bien sur, L’emergence de cette tendance a fait la part belle a Microsoft avec O365 et SP Plus de 85 millions d’abonnees sur 0365 et plus de 200 millions sur SP online et on premise confondus. Microsoft a realise un travail incroyable dans la creation d’un univers et une experience cloud tres riche : Office 365 veut dire Outlook pour email, SharePoint, OneDrive, Office apps, PowerBI, Groups, Teams sans oublier Yammer ! Ca vous parle n’est ce pas ? Vous aussi utilisez tous ces services pour ameliorer votre travail quotidian ?
- Commençons par une statistique choc : Le nombre moyen de services cloud utilisés par une seule organisation est de : Neuf cent trente-cinq ! A chaque service ses applications Cloud : Le digital est au marketing, à la DSI, au Juridique, à la Communication, au Business… . Il n’y a pas un espace de l’entreprise qui ne soit pas concerné par le digital. Du cote des forces de ventes on retrouve Salesforce, linkedin, en marketing marketo, en finance quickbook, cote ressources humaines ? Les DSI et les DRH marchent main dans la main, cote communication Chatter, BlueKiwi Yammer ou IBM Lotus Connection (et oui meme pour Lotus! Vous pouvez y croire? ) Quand a Office 365 , lui-même regroupe de multiples services cloud : la boîte mail Outlook, Groupes, SharePoint, OneDrive, les applications mobiles Office, PowerBI, sans oublier Yammer (encore lui !). Alors avec tous ces investissements, ou se cache la croissance ?
- Dans notre realite aujourdhui, il est extremement facile de s’abonner a de nouvelles applications métiers, tout ce don’t vous avez besoin est d une carte de credit.. Ou d’etre tres amis avec votre CFO .. Paradoxalement, Plus on a d’applications, moins nous sommes productifs. Les Collaborateurs ont du mal a utilizer toutes ces applications de facons effective Combien d’applications touchez vous vous meme par jour ? Personnellement je peux deja compter outlook pour les emails bien sur, SP, skype, linkedin OneDrive, yammer, merci aux charmants organisateurs je me suis aussi rajoutee slack dernierement ! Et puis maintenant on doit utilizer aussi groups et team ! Je veux dire aaaaah n’est ce pas? Vous je ne sais pas, mais moi je ne sais plus quoi utiliser ! Regarder notre pauvre utilisateur métier, il ne sait plus quoi faire de tout ca. ou aller chercher la bonne information, ou la stocker, comment la partager ! Even if you are using Microsoft collaboration product ‘on-premises’ you have these problems.
- Vous devez basculer d'un écran a un autre, d’une application à l'autre, d’une interface a l autre pour voir les informations, et quand vous y arrivez, l'information n'est pas organisée de façon à ce que vous puissiez facilement comprendre. L’information est déconnecté. Bottom line : l’information dont vous avez besoin pour faire votre travail, etre productif, est trop déconnecté pour voir la grande image. Il est difficile de se concentrer sur le travail, parce que nous sommes occupés à essayer de coller ces morceaux ensemble. Il s'agit d'une expérience connue sous le nom de «paradoxe de la productivité IT». Malgré l'ajout de toutes ces nouvelles technologies de l'information, nous ne sommes pas plus productifs, car nous ne sommes pas en mesure de bien les utiliser. Bien sûr, nous utilisons également de nombreuses applications en plus d’Office 365. L'image est encore plus complexe que celle que je décrit ici. De plus, pour chaque nouvelle application, vous disposez d'un login et d'un mot de passe différents. Cela ajoute une toute nouvelle couche de complexité à la réalisation du travail. Vous connaissez cette plaisanterie des administrateurs sur les mots de passe d’aujourdhui « desolee mais votre mot de passe doit contenir au moins une lettre majuscule, 2 chiffres, un symbole chinois un hieroglyphe et une photo de la tour eiffel »
- They revert to what’s easy and familiar. And what’s easy and familiar is email. You spend all day in email and that’s what people use to communicate. For example, when information in documents or email is too difficult to find, process, or share, people don’t expend the effort to do what’s right. They won’t spend the time and effort to upload documents and email to SharePoint and classify them correctly – they simply send the document attachments via email. Plain and simple. But this destroys all the investment in centralized document and records systems. The impact is that all your important information remains locked in personal mailboxes; unavailable to colleagues and permanently lost when people leave the organization. And your investment goes down the tubes.
- Le problem de l’economie d’application c est qu elle n a pas reussit a creer de croissance economique parce qu elle nous distrait.
- Le problème est que les activités professionnelles exigent de la concentration. Nous devons nous concentrer, penser, et agir afin d’être productifs. Nous devons nous concentrer pour résoudre des problèmes. Nous devons nous concentrer pour développer des logiciels, nous devons nous concentrer pour nous écouter mutuellement, afin de comprendre nos clients. La concentration est la clé de la productivité. C’est pourquoi l’intention même de l’appareil mobile ne convient pas à la plus basique des exigences professionnelles : la concentration. Alors faire un copier coller du B2C vers un B2B ne marche pas. Pourquoi ? Parce que nous sommes dans l’air du H2H Humain a Humain Il faut reconcilier le digital et l’humain
- Principe nº1 : Laisser les collaborateurs travailler là où ils ont l’habitude de le faire, c’est à dire leur boîte mail. En utilisant leur messagerie, ils n’ont pas besoin d’apprendre à gérer une nouvelle interface. C’est la zone de confort des individus, c’est par ce biais qu’ils accomplissent leur travail de nos jours. Cela pourrait changer avec la prochaine generation, mais actuellement il s’agit toujours de la boîte mail. Principe nº2 : Organiser les informations afin que les individus puissent facilement s’y retrouver et s’en servir, sans avoir à naviguer entre diverses interfaces. C’est seulement en permettant aux individus d’exploiter plus facilement toutes leurs informations qu’ils pourront se concentrer sur l’accomplissement de leur travail. Maintenant, examinons chacun de ces principes. -----------------------------------------------
- The second way to humanize the Digital Experience is to organize the information so you can make sense of it. SharePoint, One Drive, Skype for Business, etc. - all available in your Outlook window. Whether you are on premises or in the cloud with Office 365. From here: you can easily drag and drop and documents and emails. you can share links instead of attachments You can automatically capture important emails for records management Plus, when SharePoint document you can reach out to a colleague using Skype for Business, by simply right clicking on the mouse to raise a conversation with the person who last modified the document. You can do all this, right from your comfort zone – your Outlook window.
- But harmon.ie does much more. With “Collage Inside™’, when you view an email message, you automatically see all the Office 365 documents and emails related to topics covered in that email message – right in Outlook. In the same harmon.ie window your workers already love. In this way, harmon.ie (further) humanizes Office 365 and SharePoint by presenting information the way your brain works – not by app, but by interesting topic – customer, supplier, partner, project, product, service, etc. In this way, harmon.ie overcomes the loss of productivity when you can’t find and use the information you need – by presenting it to you, the way your brain thinks.
- You are most certainly using apps beyond Office 365 in your business. harmon.ie humanizes the Digital Experience by showing all notifications from all your apps, not just those from Office 365. Finally, you see all the information you need to do your job, in one place, email, arranged by topic. So you can focus on customers, project, products, and so on without having to toggle from app to app. And you don’t have to install any new software, do any new training, or integrate apps or services. It’s all part of your existing harmon.ie product; the one you already own/buy today. You progress at your own pace. Start today by humanizing the Office 365 experience by dragging and dropping documents to SharePoint. And progress to full “Topic Computing.” By humanizing the Digital Experience, harmon.ie enables you to get productivity out of all your apps, so your business initiatives are successful.
- harmon.ie also runs as an Outlook Web app, within Outlook on any device that runs Outlook. This new app recently won a “Best App Award” from Microsoft at the recent Ignite conference. It enables you to stay in email, while helping you organize information, like prompting you for required metadata when uploading a document or email. Like the other harmon.ie apps, harmon.ie for OWA harmon.ie enables your organization to get the value out of your Microsoft investment – from whatever device they use. Mobile devices, Mac, browser, PC, you name it.
- Business users are increasingly on the go, so harmon.ie delivers the full Office 365/SharePoint experience on all mobile operating systems. Business users can continue to collaborate using SharePoint even when they are on the road. Additionally, harmon.ie partners with the leading MDM vendors (Mobile Device Management) to deliver a secure on-line and off-line experience. So you can use the harmon.ie app within the secured container of MobileIron, Airwatch, Good Technology, Citrix or IBM. Documents can be accessed on-line or off-line. You can update metadata, edit pdf, upload photos to SharePoint using the harmon.ie app. Key Messages: 1. Extending the harmon.ie experience to mobile devices 2. Secured Mobile access thru broad MDM Support
- .
- NOTES TO PRESENTERS: When you are doing a demo, you don’t have to show all the previous product slides – these are good for sending afterwards as leave-behinds. These should be shown as part of the overall presentation.
- 1. harmon.ie has been rolled out to 100,000 users at ExxonMobil in an hybrid environment with on premise SharePoint and Yammer on the cloud. Harmon.ie has worked very closely with the Exxon deployment and change management teams to support one of the largest SharePoint/Yammer deployment. 2. Vinci Energies is one of the largest European Energy group and the largest Office 365 rollout in Europe. Vinci selected harmon.ie Email and Mobile to boost Office 365 adoption for 45,000 users. Vinci reports that adoption has raised from less than 10% to more than 50% . Here is the full case study: http://harmon.ie/case-studies/vinci-energies-0 BAE systems has selected harmon.ie and SharePoint for an enterprise-wide record management initiative called Olympia and driven by BEA Chief Legal Concil. BEA manages large defense contracts and needed to reduce liability on these projects by recording all email communication and documents on SharePoint. Compliance increased by 65% within 6 months! Here is the full case study: http://harmon.ie/taxonomy/term/413 4. Citi piloted harmon.ie Email to reduce Email storage and archiving and achieved a 2G per user and per year saving which was equivalent to a $10 per user per year. Citi deployed harmon.ie Email to 200,000 corporate users. 5 Aon a large British insurance company selected harmon.ie and SharePoint for record management and compliance. As part of the partnership specific email filing requirements were implemented and integrated into the harmon.ie Email product line.