Граѓански ресурсен центар https://rcgo.mk

1. Системи, процеси и процедури
Обучувач: Сунчица Саздовска
9, 11, 13 ноември 2020
Проектот е финансиран од
Европската Унија

2. Поим
• Системите се составени од сите (договори за)
внатрешни процеси кои го регулираат
функционирањето на мрежата;
• Системите може да функционираат без разлика на
промените во водството, персоналот и сл.
• Правила, политики и процедури кои треба (мора)
да се следат во мрежите од страна на вклучените
страни (членови, членки, персонал, органи и тела);

3. Поим
• Сите организации (мрежи) имаат системи, без
системи организацијата не би постоела;
• Меѓутоа не сите системи се или мора да се
формално опишан или документирани;
• Неформални договори исто така можат да создадат
систем кој е понекогаш поважен од формалните
системи, но може и да ги загрози.

4. • Поддржувачки систем овозможува мрежата да ги
реализира плановите побрзо и полесно, без да мора
одново да се започне секој пат и со тоа да се троши
време и ресурси.
• Неподдржувачки систем е оној на кој се троши
многу време за да се обезбедат информации и за кој
треба да помине подолг период додека да послужи
на намената.
Поим

5. Цел на системите
• Со добрите системи се зголемува ефикасноста на
процесите и се намалуваат проблемите во
координацијата и комуникацијата.
• Се повеќе добри системи се гледаат како
нематеријална сопственост и тие се со еднаква
важност како и материјалната сопственост

6. Поделба на процесите
• Примарни: за главната цел/дејност на мрежата или на
добивањето на очекуваните резултати и продукти од
вложените ресурси;
• Поддржувачки: поддршка на примарните и др. процеси,
на пример финансиските, административните и
логистичките системи.
• Контролни: контрола на квалитет на процесите, на
пример за набљудување и оценка, повратна
информација и комуникација во процесите на
одлучување.

7. Структура на процедурите
• Вовед (органот што ја усвојува процедурата, и основата за
усвојувањето)
I. НАСЛОВ
II. ОПШТИ ОДРЕДБИ
• Предмет (што се уредува со правилникот, одлуката,
уредбата)
• Основни начела
• Примена (каде се употребува, на кое тело се однесува итн.)
• Дефиниции (значење на употребените поими)

8. III. ОРГАНИЗАЦИЈА И ДЕЛОКРУГ
• Цел или намена (за што служи)
• Надлежности
IV. ПОСТАПКА / ПРОЦЕДУРА
• Начин на одлучување, спроведување, примена
Структура на процедурите

9. V. ПРЕОДНИ И ЗАВРШНИ ОДРЕДБИ
• Последователни чекори
• Важност (влегување во сила, престанување на
важење на претходен)
• Поврзани документи: упатство, обрасци и др.
• Прилози: дијаграм, референци, критериуми
Структура на процедурите

10. Правила за работа
а) Управувачка структура
- Опис / делокруг
- Одговорности
- Начин на одлучување
- Правила за избори и реизбори
б) Извршна структура
- Опис / делокруг
- Одговорности
- Начин на работа
- Избор на персонал

11. Правила за работа
в)Членство
- Критериуми за членство
- Права и обврски на членовите
- Членарина
- Поделба на задачи
г) Претставување на мрежата (легитимитет)
д) Организација на состаноци (вкл. надомест на трошоци)
ѓ) Обезбедување финансии и финансиско работење
е) Сопственост на продуктите и авторски права
ж) Конфликт на интерес

12. Членство
• Дефинирање на критериуми за членство:
• Репутација, капацитет за членство во мрежа, постигнувања
и искуство во соодветната област, транспарентност и
отчетност.
• Определување бројност на членки: квалитет или
квантитет или двете
• Дефинирање на правила за членството:
• Права и обврски на членките
• Застапување на мрежата
• Финансирање на мрежата (членарина, проекти)
• Исклучување;

13. Членство
- Прифаќање на различно ниво на посветеност и
учество
- Дефинирање типови членство: полноправно,
придружно, неформално; почесно; активно;
информативно;
- Можност за ротирање на некои обврски и
одговорности меѓу членките на мрежата

14. Секретаријат
- Централна улога, фасилитатор, координатор
- Можен опис на надлежности:
- Механизам за координација и размена на информации
- Спроведување на оперативните планови
- Набљудување, оценка и известување
- Финансиско работење на мрежата
- Развивање и одржување на веб-сајтот на мрежата
- Подготовка и поддршка на состаноците на органите и телата
- Промоцијата и претставување на мрежата
- Одржува односи со надворешни актери

15. Обезбедување финансии
• Начин на финансирање (членарина, грантови, учество,
вршење услуги/ економски активности;
• Каква членарина сакаме? Еднаква за сите, на пример
% од приходи или ист износ?
• Кој смее да аплицира за грантови, сите, членките,
секретаријатот?
• Дали секретаријатот смее да аплицира, доколку
членките планираат исто така да аплицираат и
обратно?
• Кој треба да биде вклучен во осмислувањето и
спроведувањето на проектите?

16. Претставување на мрежата
• Кој може да зборува во име на мрежата?
• Дали изјавите се потпишуваат во име на мрежата или
секоја членка поединечно?
• Како се обезбедува поддршка за каузите на
поединечните членки?

17. Судир на интереси
• Ситуација во која едно физичко или правно лице е во
состојба да ја искористи својата професионална или
службена должност за своја корист или за користа на
други физички и правни лица
• Кога личните или професионалните прашања на еден
член на управниот или извршниот орган влијаат на
неговите/ нејзините можности за поставување на
добробитноста на мрежата пред личниот интерес,
тогаш можеме да кажеме дека постои судир на
интереси.

18. Судир на интереси
• Дали може мрежата да прави набавка од правно лице
кое е членка на мрежата?
• Дали може да се вработат во секретаријатот лица
членови на членките или од нивното поблиско
семејство?

19. Сопственост на продуктите и
авторски права
- Кој ја има интелектуалната сопственост над
публикациите? Дали е можно репродуцирање? Ако да,
кои се условите?
- Кој го поседува веб-сајтот, базите на податоци: Како
може да се користат информациите од нив?
- Кој е сопственик на продуктите од мрежата:
прирачници, проекти, наставни програми и сл.?

20. Можни проблеми
• Кога нема процедури, па секој си ги следи сопствените
правила;
• Кога процедурите се copy-paste и не се применливи или
практични;
• Кога фокусот се става премногу на контролата;
• Кога не обезбедуваат доволно контрола на квалитет што
води до поплаки, штети и др. последици;

21. Можни проблеми
• Преклопување на процедурите или пак
контрадикторност, што може да предизвика штети или
пак одложувања;
• Кога не овозможуваат да се најдат креативни решенија
за проблемите;
• Кога не ги следат промените на самата мрежа или на
контекстот (можностите и ограничувањата)

22. Презентирање на процесите
Поче-
ток
Активност Одлука Крај
Активност

23. Правилник за
програма

24. Презентацијата е подготвена од обучувачкатаСунчица
Саздовска
Контакти од обучувачката: sazdovska.suncica@gmail.com
Обуката беше спроведена со финансиска помош од Европската Унија, во рамките на
проектот Национален ресурсен центар за граѓански организации. Содржината на
презентацијата е одговорност на обучувачот и на никаков начин не ги одразува
ставовите на Европската Унија.
Контакт: info@rcgo.mk