Over helder communiceren bij Online samenwerken

1. &
"Music: www.bensound.com"

2. Stoelen als in ouderwetse klas
Groot chatvenster als een vel op de deur (jeff)
Papieren hoeden verdelen (FF)

3. Jeffrey Jouvenaar
Digidoen
jeffrey@digidoen.nl

4. Francisca Frenks
XWebinar.nl
Francisca@xwebinar.nl
06 303 311 09
Twitter: @FranciscaF

5. AFSPRAKEN Je mag niet met elkaar spreken als het het sein
START is gegeven, omdat we dan een online sessie
nabootsen. Bij het sein STOP is het klaar.
Je zet je hoed op als je het woord wilt, de spreker geeft je dan de
beurt.
Als je de beurt heb, spreek duidelijk en bondig en gefocust!
Na de sessie reflecteren we en doen we weer „gewoon” en gezellig :-)
Chat venster = gebruiken we maar niet IRL

6. START

7. SAMENWERKEN ONLINE
PRESENTS:
helder communiceren

8. WELKOM & PROGRAMMA
1. Vaardigheden voor online samenwerken
2. Het proces van online samenwerken
3. Helder communiceren, elkaar begrijpen online
4. En dan…

9. ERVARINGEN INVENTARISEREN
1. Hoeveel ervaring heb je met online samenwerken?
2. Wat zijn die ervaringen? Positief/negatief Schrijf ze op.
3. Wie wil wat zeggen hierover?
4. Bewaar de opmerkingen voor als we straks tips en tops voor helder
communiceren gaan crowd sourcen

10. OPDRACHT
➤ PAK PEN & PAPIER
➤ KIJK NAAR DE VIDEO
➤ GEEF TIPS EN TOPS
Video is ongeveer 8 minuten

11. http://www.xwebinar.nl/olifanten/
Schrijf je tips en tops afzonderlijk op geeltjes

12. OPDRACHT
1.Welke categorieën kunnen we maken?
2.Verzamel de opmerkingen (geeltjes)
3.Categoriseer de opmerkingen

13. Tips en tops voor online samenwerken
Zorg voor
perfect
geluid
Zorg dat je
weet hoe je
audio in kan
stellen.
Haperend geluid
wegens bluetooth
headset of slechte
internetverbinding kan
niet.
De schuld geven aan de
techniek, of iemand anders
omdat je die niet beheerst is
not done.
Je niet bewust zijn van de
webcam (achtergrond die
afleid, slecht licht, aan jezelf
frunniken, met je hand voor
je mond zitten,…
Niet luisteren
en je beurt
afwachten.
Dominant zijn, anderen niet
uit laten praten en geen
vragen aan anderen stellen
helpt niet bij goed
samenwerken. Zwijgen ook
niet.
Je microfoon niet
dichtdoen als je
moet hoesten, of
even wegloopt
Een
facilitator(gespreksleider)
aanstellen die ervoor zorgt
dat er een doel is,
aantekeningen worden
gemaakt en iedereen goed
bij kan dragen.
Bij startende teams, maak
tijd om informeel te praten
met elkaar.
Geef facilitator tot taak om
groepsproces te bewaken,
maar irritaties
bespreekbaar.
Let op de verschillende manieren waarop
mensen communiceren en wat ze nodig
hebben om bij te kunnen dragen. Introverten
zijn anders dan extraverten. Vraag ernaar.
Bij internationale samenwerking
verdiep je in gebruiken en gewoonten.
Stel je open op, wees niet te direct.
Lever je authentieke
bijdrage op een
vriendelijke manier.

14. Het proces voor online samenwerken
Toegang en motivatie
Online socialisatie
Informatie uitwisseling
Kennis constructie
Ontwikkeling
Klaarmaken van digitale infrastructuur en
probleemloze toegang realiseren
Welkom heten en
aanmoedigen
Zenden en ontvangen van berichten
Vertrouwd maken en helpen bij
culturele, sociale verschillen
(Onder)Zoeken, personificatie van software
Ondersteuning bij het gebruik van bronnen
en digitale didactiek, methodieken
(Onder)Zoeken, personificatie van software
Proces van faciliteren
Het verstrekken van aanvullende
bronnen en linken.
Support geven door
vragen te
beantwoorden
Technische support
Online faciliteren, e-modereren, …
en de rol van
de facilitator,
e-moderator

15. Communiceren met verschillende tools
Welke tools zijn er nog meer om online samenwerken te ondersteunen

16. Communiceren met verschillende tools
1. Tools voor online en live meetings
2. Tools voor live en online bilateraaltjes
3. Tools voor planning en agenda
4. Tools voor het delen van en/of samenwerken aan documenten, linken,
afbeeldingen, code
5. Tools voor projectwerk (Agile of niet~)
6. Communiceren via Sociale media

17. Helder communiceren
WAT MOET JE DOEN
ALS DE COMMUNICATIE ONLINE
NIET LEKKER LOOPT?

18. Helder communiceren
Helder doel
heldere rolverdeling
Verantwoordelijkheid nemen voor groepsproces
Groepsproces en
inhoudelijk proces
beiden aandacht
geven
Stille mensen apart nemen. Wat
heb je nodig om bij te kunnen
dragen?
Leer moeilijke (emotionele) dingen
respectvol zeggen.
Neutraal proberen te luisteren
VRAGEN stellen
Verschillende communicatiestijlen (Human
dynamics
WAT MOET JE DOEN ALS DE COMMUNICATIE
NIET LEKKER LOOPT? Basisregels voor groep
Context expliciet maken (beleid,
voorgeschiedenis, requirements)Geen vooronderstellingen maken
maar helder communieeren

19. Overzicht voorwaarden
Technisch
1. Bandbreedte voldoende
2. Wired verbinding geen wifi, geen bluetooth
3. Headset en webcam
4. Ge-update computer, Java e.d.
5. Configuratiescherm /audio beheersen
6. Computer schoonmaken bij problemen. Cookies
weggooien
7. Je verantwoordelijk voelen voor het oplossen van je
eigen probleem, niet de ander de schuld geven
8. Weten waar je hulp kan vinden
Anders
1. Helder zijn welke platforms gebruikt worden voor online samenwerken en
communiceren
2. Rollen verdelen van facilitator, product owner, notulist. Rollen kunnen
rouleren
3. Voorbereiden van online sessies
4. heldere doelen formuleren
5. Basisregels „hoe doen we het” voor vertrouwen
6. Goede planning
7. Elkaar regelmatig zien en snel werken voor motivatie
8. Weten hoe het met iedereen is (persoonlijk)
9. Leren om te formuleren wat je nodig hebt om goed mee te kunnen doen
10. Leren om te vragen wat de ander nodig heeft
11. Verantwoordelijkheid nemen en ingrijpen als het niet
goed gaat door vragen stellen

20. STOP
Reflecteren en we gaan weer„gewoon” en gezellig :-) doen

21. Helder communiceren
Eerst formulier invullen
dan reflecties en ervaringen delen

22. GRATIS Follow-up webinar op 16 februari om 12:00 uur
Online spreekuur, ter voorbereiding op 14 februari 19:00 uur
Hosts: Francisca & Jeffrey
DOEL:
1. online communiceren in de praktijk brengen
2. spelen en delen
3. omkijken en vooruitblikken
Vul email in op formulier als je mee wil doen.
Of aanmelden via: www.xwebinar.nl/olifanten

23. Francisca Frenks
XWebinar.nl
Francisca@xwebinar.nl
06 303 311 09
Twitter: @FranciscaF
Jeffrey Jouvenaar
Digidoen
jeffrey@digidoen.nl