Selfservice & Hospitality voor gemeenten, Scanning documenten voor Wet Bijstand en Schuldhulpverlening

1. Scanzuilen
Selfservice & Hospitality

2. Welkom!
 Introductie
 (Markt-) ontwikkelingen
 Selfservice & Hospitality
 Huidig- en nieuw proces
inleveren bewijsstukken
 Schermvoorbeelden

3. Ricoh / Logis.P
 Leverancier logistieke in-house selfservice en hospitality
oplossingen
• Roots in de zorg
• Marktleider, bijna 30 zorginstellingen
 Segmenten:
• Zorg, Lokale Overheid, Onderwijs, Bedrijven
 Ricoh is exclusief partner Logis.P
• Vermarkting, consultancy, projectmanagement,
eerstelijns ondersteuning
• Implementatie, hardware, software,
tweedelijns ondersteuning
• Bezig gemeenschappelijke uitrol lokale overheid

4. Ontwikkelingen overheid
Rode draad in coalitieakkoorden en strategische
programma’s:
 Optimale dienstverlening
 Burger centraal
 Voorbereiden op decentralisatie (taken centrale overheid
naar lokale overheid)
 Optimale inzet van middelen door automatisering,
informatisering en digitalisering
 Reductie in formatieplaatsen
 Focus op kerntaken

5. Kanaalsturing
 Multi-channel architectuur is leidend
(Face, Call, Click)
 Internet is meest wenselijke kanaal
 Uniform gebruik van digitale documenten over alle
kanalen
 Balie-kanaal is duurste en dus meest onwenselijke
kanaal.  Ontmoedigingsbeleid  gevolg Balies
“sterven uit” binnen 4 - 8 jaar
 Tot deze periode slim gebruik maken van balie/loket
 Optimalisatie – Selfservice & hospitality

6. Selfservice = trend
Banken

7. Selfservice
 Loketdiensten verplaatsen van balie naar Selfservice zuil
 Kosten, kwaliteit en beleving
 Wie is waarvoor aanwezig en
hoelang duurt het proces van
binnenkomen, wachten, geholpen
worden en afronding bezoek
 Zelfredzaamheid burger
(gastvrouw/-heer)
 Informatie digitaal beschikbaar
 Informatie management – meten is weten

8. Huidig proces bewijsdocumenten*
 Klant komt naar Werkplein
 Meldt zich bij balie
 Verwezen naar kopieer machine – kopieren
bewijsdocumenten
 Terug naar balie met kopie bewijsdocumenten
 Inname bewijsstukken door baliemedewerker
 Via interne post naar scanbureau Werkplein
 Digitaliseren, indexeren en beschikbaar stellen in DMS /
zaaksysteem
* Gemeente Den Haag

9. Huidig proces bewijsdocumenten
 Bewerkelijk
– Klant
– Balie medewerker
– Scanbureau
 Foutgevoelig
 Onvriendelijk

10. Werkplein Baanzicht

11. Nieuwe werkwijze
 Klant komt naar Werkplein
 Identificeert zich bij Scanzuil
 Selecteert welke bewijsdocumenten hij/zij wil
inleveren
 Scant met bevestiging
 Bewijsdocumenten worden gedigitaliseerd
afgeleverd bij Scanstraat ter controle
 Beschikbaar in DMS/Zaaksysteem

12. Workflow
Start
ID
bewijs
?
Melden
biji balie
Pincode
Scan ID
bewijs
BSN +
Pincode
Categorie kiezen
Scannen
Alles
ge-
scand?
Bevestiging
Scanbureau
/ DMS
Ja
Nee
Nee
Ja

13. Startscherm

14. Geen ID-bewijs

15. Categorieselectie

16. Categorieselectie - detail

17. Scannen

18. Afsluiten

19. Bevestiging

20. Uitbreidingen
 Aanmelden bezoek
 Digitale receptie
 Andere publieke functies
– Bewegwijzering
– Uitloop/wachttijden
– Narrow casting
– Room Signage
– New en Social Media Messenger (SMS/Voice/Mail/brief/PIP…,
bevestigen, informeren, herinneren, instrueren, nazorg)

21. Referenties Selfservice & Hospitality
 Werkplein Baanzicht – AA en Hunze, Assen en
Tynaarlo (Q2-2013)
 Gemeente Den Haag SZW (pilot live jan-2013)
 Ca 30 gezondheidszorginstellingen (vanaf 2008)