Документ описывает обучение работе с базой данных Microsoft Access 2007, включая запуск программы, открытие и работу с учебной базой данных. Он охватывает основные приемы, такие как режимы просмотра таблиц, форм и отчетов, а также методы перемещения по записям и управления объектами базы данных. Также документ затрагивает проектирование информационно-логической модели для регистрации работы студентов с литературой в учебном заведении.

1. 1
ТЕМА 1. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ ТЕОРИИ БАЗ ДАННЫХ.
ЗНАКОМСТВО С СУБД MICROSOFT ACCESS 2007
Запуск Microsoft Access. Открытие учебной базы данных Борей
1.1. Загрузите Microsoft Access. Откройте учебную базу данных Борей.
1) Загрузите Microsoft Access: Пуск / Все программы / Microsoft Office /
Microsoft Office Access 2007.
2) Откройте учебную базу Борей: во вкладке Категории шаблонов откройте
Локальные шаблоны, в открывшемся окне выделите «Борей 2007». С правой
стороны во вкладке Учебная база данных Борей 2007 нажмите Создать. При
появлении диалогового окна Предупреждение системы безопасности подтвердите
открытие базы данных щелчком по кнопке Параметры. В появившемся окне
Параметры безопасности Microsoft Office выделите Включить это содержимое,
нажмите кнопку ОК. Закройте кнопочную форму.
Основные приемы работы с объектами базы данных
1.2. Изучите основные режимы просмотра таблиц базы данных и способы
переключения между режимами.
1) Для просмотра таблиц базы данных Борей разверните Область переходов,
нажав на двойные стрелки . В открывшемся окне рядом с названием Борей
нажмите стрелку . Выберите Таблицы и связанные
представления.
2) Для просмотра данных таблицы Сотрудники откройте ее в режиме таблицы:
во вкладке Сотрудники двойным щелчком выберите таблицу с названием
Сотрудники.
3) Для просмотра структуры таблицы Сотрудники откройте ее в режиме
конструктора: на ленте окна базы данных нажмите элемент Режим / Конструктор
(каждая строка в верхней части окна определяет поле таблицы (список полей
таблицы с указанием имен и типов данных), в нижней части окна отображаются
свойства выбранного поля (список или бланк свойств поля). Ключевое поле таблицы
отмечено соответствующей пиктограммой слева от имени поля в области
маркировки .
4) Закройте таблицу Сотрудники: в правом углу таблицы Сотрудники нажмите
кнопку Закрыть «Сотрудники» .
5) Вернитесь в режим таблицы для просмотра данных: во вкладке Сотрудники
двойным щелчком выберите таблицу с названием Сотрудники.
6) Закройте таблицу Сотрудники: в правом углу таблицы Сотрудники нажмите
кнопку Закрыть «Сотрудники» .
7) Откройте таблицу Клиенты в режиме таблицы и в режиме конструктора.
Вернитесь в режим таблицы.

2. 2
1.3. Изучите способы перемещения по таблице с использованием
клавиатуры.
1) Перейдите к следующему полю таблицы Клиенты: Tab (или Enter, или →).
2) Вернитесь к предыдущему полю таблицы: Shift+Tab или ←.
3) Перейдите к следующей записи таблицы: ↓.
4) Вернитесь к предыдущей записи таблицы: ↑.
5) Перейдите к последнему полю текущей записи таблицы: End.
6) Перейдите к первому полю текущей записи: Home.
7) Перейдите на одну экранную страницу вниз: PageDown.
8) Перейдите на одну экранную страницу вверх: PageUp.
9) Перейдите к последнему полю последней записи таблицы: Ctrl+End.
10) Перейдите к первому полю первой записи таблицы: Ctrl+Home.
1.4. Изучите способы перемещения по записям таблицы с использованием
поля номера записи.
1) Перейдите к следующей записи таблицы Клиенты: кнопка с левой
стороны горизонтальной полосы прокрутки (в поле номера записи выводится номер
текущей записи и общее количество записей в текуцщем наборе данных)
.
2) Вернитесь к предыдущей записи таблицы: .
3) Перейдите к последней записи таблицы: .
4) Перейдите к первой записи таблицы: .
5) Перейдите к новой записи таблицы: .
6) Перейдите к 19-й записи таблицы: активизируйте поле номера записи
щелчком мыши / введите с клавиатуры: 19 / Enter.
7) Закройте таблицу Клиенты: нажмите кнопку Закрыть «Клиенты» .
1.5. Просмотрите установленные в базе данных Борей связи между
таблицами.
1) Откройте окно схемы данных базы Борей: на ленте окна базы данных
нажмите элемент Работа с базами данных / Схема данных (в окне Схема
данных таблицы отображаются в виде списков полей, ключевые поля таблиц
выделены полужирным начертанием. Связи между таблицами осуществляются
через однотипные поля, имеющиеся в таблицах, и отображаются в виде линий,
соединяющих эти таблицы. На линиях указан тип связи: «один-ко-многим» (1:∞)).
2) Закройте окно Схема данных: нажмите кнопку Закрыть «Схема данных»
.
1.6. Изучите основные режимы просмотра запросов базы данных и
способы переключения между режимами.
1) Для просмотра структуры запроса Продажа категорий товаров по датам
откройте его в режиме конструктора: элемент Режим на ленте окна базы данных/

3. 3
Конструктор (в верхней части окна запроса приводятся списки полей таблиц,
используемых в данном запросе. В нижней части окна расположен бланк запроса, в
котором отображаются используемые в данном запросе поля, имена таблиц, к
которым относятся эти поля, порядок сортировки и условия отбора данных, а тажке
флажки, определяющие наличие конкретного поля в результирующей таблице).
2) Выполните запрос и просмотрите его результаты в режиме таблицы:
элемент Режим / Режим таблицы.
3) Вернитесь в режим конструктора: элемент Режим / Конструктор.
4) Закройте запрос Продажа категорий товаров по датам: нажмите кнопку
Закрыть «Продажа категорий товаров по датам» .
1.7. Изучите основные режимы просмотра форм базы данных и способы
переключения между режимами. Изучите способы перемещения по записям в
форме с использованием поля номера записи.
1) Откройте форму Список сотрудников в режиме формы для просмотра
данных: двойной щелчок левой клавишей мыши по форме Список сотрудников в
области переходов.
2) Перейдите к следующей записи формы Список сотрудников: кнопка с
левой стороны горизонатльной полосы прокрутки (в поле номера записи выводится
номер текущей записи и общее количество записей в текущем наборе данных)
.
3) Вернитесь к предыдущей записи формы: .
4) Перейдите к последней записи формы: .
5) Перейдите к первой записи формы: .
6) Перейдите к новой записи формы: .
7) Переключитесь в режим конструктора для просмотра макета формы:
элемент Режим на ленте окна базы данных / Конструктор (форма разделяется на
три области: заголовок формы, область данных и примечание формы. В каждой
области могут быть расположены элементы управления, предназначенные для
вывода данных и запуска макросов или процедур).
8) Измените заливку области заголовка формы: правой клавишей мыши
нажмите в области Заголовок формы / раскройте список инструмента (Цвет
заливки/фона) / щелчком мыши выберите цвет из палитры.
9) Просмотрите изменения в режиме формы: элемент Режим / Режим формы.
10) Закройте форму Список сотрудников: нажмите кнопку Закрыть «Список
сотрудников» . На вопрос, хотите ли вы сохранить изменения структуры
(макета) формы, ответьте Нет.
11) Откройте форму Список сотрудников в режиме конструктора из окна базы
данных: элемент Режим / Конструктор на ленте окна базы данных.
12) Просмотрите форму в режиме таблицы: элемент Режим / Режим таблицы.
13) Закройте форму Список сотрудников: нажмите кнопку Закрыть «Список
сотрудников» . На вопрос, хотите ли вы сохранить изменения структуры
(макета) формы, ответьте Нет.

4. 4
1.8. Изучите основные режимы просмотра отчетов базы данных и
способы переключения между режимами. Изучите способы перемещения по
страницам отчета.
1) Чтобы увидеть, как будет выглядеть отчет, откройте его в режиме
предварительного просмотра: выделите отчет Телефонная книга клиентов,
элемент Режим / Предварительный просмотр .
2) Настройте отчет так, чтобы он полностью помещался на экран: на ленте
выберите элемент Масштаб / Вписать в окно.
3) Просмотрите следующую/предыдущую страницы отчета –
PageDown/PageUp или ►/◄ в левом нижнем углу окна отчета.
4) Перейдите к последней/первой странице отчета - / в левом нижнем
углу окна отчета.
5) Закройте предварительный просмотр отчета: нажмите элемент Закрыть
окно предварительного просмотра.
6) Переключитесь в режим конструктора для просмотра макета отчета:
элемент Режим / Конструктор (отчет разделяется на несколько областей: заголовок
и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы, заголовок и примечание
группы (для поля, по которому производится группировка данных) и область
данных. В каждой области расположены элементы управления, предназначенные
для вывода данных).
7) Закройте отчет Телефонная книга клиентов: нажмите кнопку Закрыть
«Телефонная книга клиентов» .
1.9. Изучите режимы просмотра макросов и модулей базы данных.
1) Для просмотра макроса AutoExec откройте его в режиме конструктора: в
области переходов во вкладке Несвязанные объекты щелкните правой клавишей
мыши по макросу AutoExec / выберите Конструктор (если макрос представляет
собой группу макросов (набор связанных макросов, сохраняемых под общим
именем), то имена отдельных макросов отображаются в столбце Имя макроса. В
столбце Макрокоманда перечислен набор из одной или нескольких макрокоманд,
выполняющих определенные операции, в соответствии с последовательностью их
перечисления. В нижней части окна приводятся аргументы выбранной
макрокоманды, представляющие дополнительную информацию о выполнении
макрокоманды).
2) Закройте макрос AutoExec: нажмите кнопку Закрыть «AutoExec» .
3) Для просмотра модуля Заказы клиента откройте его в режиме конструктора
(в редакторе Microsoft Visual Basic): в области переходов во вкладке Несвязанные
объекты щелкните правой клавишей мыши по модулю Заказы клиента / выберите
Конструктор (модуль представляет собой набор процедур на языке Visual Basic для
приложений).
4) Закройте окно редактора Microsoft Visual Basic: в верхнем правом углу
нажать кнопку Закрыть.

5. 5
Копирование, переименование, удаление, вывод на печать объектов
базы данных. Многооконный режим работы
1.10. Изучите основные возможности управления объектами базы данных:
копирование, переименование, удаление объектов.
1) Создайте копию таблицы Сотрудники, сохранив ее под именем
Сотрудники (новая) в этой же базе данных без копирования данных исходной
таблицы:
выделите таблицу Сотрудники / выберите элемент Главная на ленте
окна базы данных / Копировать ;
элемент Главная на ленте окна базы данных / Вставить ;
в открывшемся окне Вставка таблицы в разделе Имя таблицы введите
название Сотрудники (новая), в разделе Параметры вставки установите Только
структура / нажмите ОК.
2) Откройте таблицу Сотрудники (новая) (двойной щелчок мышью по
таблице) и убедитесь в отсутствии данных исходной таблицы Сотрудники.
Закройте таблицу Сотрудники (новая).
3) Удалите таблицу Сотрудники (новая): выделите таблицу Сотрудники
(новая) / элемент Главная / Удалить / подтвердите удаление таблицы.
4) Отмените удаление таблицы: на ленте окна базы данных нажмите кнопку
Отменить удаление .
5) Переименуйте таблицу Сотрудники (новая) в Новые сотрудники: выделите
таблицу Сотрудники (новая) / щелкните правой клавишей мыши по таблице /
выберите Переименовать / введите: Новые сотрудники / Enter или щелчок мыши
вне имени объекта.
6) Удалите таблицу Новые сотрудники: выделите таблицу Новые сотрудники
/ элемент Главная на ленте окна базы данных / Удалить / подтвердите удаление
таблицы.
1.11. Изучите основные возможности вывода на печать объектов базы
данных: предварительный просмотр перед печатью, настройка печати,
печать.
1) Подготовьте к выводу на печать таблицу Заказы:
откройте таблицу в режиме предварительного просмотра перед печатью:
откройте двойным щелчком мыши таблицу Заказы / на панели быстрого доступа
нажмите на кнопку Предварительный просмотр ;
определите параметры страницы при выводе таблицы на печать: на ленте
окна базы данных нажмите кнопку Параметры страницы / в разделе Поля (мм)
установите верхнее, нижнее, левое и правое поля по 20 мм / для печати
колонтитулов (в данном случае имени распечатываемого объекта, текущей даты и
номера страницы) установите флажок Печатать заголовки / вкладка Страница / в
разделе Ориентация установите переключатель альбомная / в разделе Бумага в
поле размер выберите А4 / нажмите ОК.
2) Включите принтер и вставьте в него бумагу.

6. 6
3) Распечатайте первую и вторую страницы данных таблиц: на ленте окна
базы данных нажмите кнопку Печать / в разделе Печатать установите
переключатель страницы / в поле с: введите: 1 / в поле по: введите: 2 / в разделе
Копии в поле число копий установите 1 / ОК (в случае отсутствия принтера
щелкните по кнопке Отмена).
4) Закройте окно предварительно просмотра таблицы: нажмите кнопку
Закрыть окно предварительного просмотра.
1.12. Изучите возможности многооконного режима работы в Microsoft
Access.
1) Откройте таблицу Заказы в режиме таблицы: двойной щелчок мышью по
таблице Заказы в области переходов.
2) Откройте форму Список заказов в режиме формы: двойной щелчок мышью
по таблице Список заказов в области переходов.
3) Переключитесь в таблицу Заказы: щелчок по открытой таблице Заказы на
рабочей области.
4) Закройте таблицу Заказы: нажмите кнопку Закрыть «Заказы» .
5) Закройте форму Список заказов: нажмите кнопку Закрыть «Список
заказов» .
1.13. Завершите работу с базой данных Борей и с Microsoft Access.
1) Завершите работу с базой данных Борей: нажмите кнопку Закрыть в
верхнем правом углу базы данных.
Проектирование базы данных Библиотека
1.14. Опишите информационно-логическую модель базы данных для
регистрации работы слушателей (студентов, учащихся) с литературой,
имеющейся в учебном заведении. В наборе данных должны содержаться
краткие сведения о слушателях, информация о книгах и выдаче их читателям.
1) Проведите анализ информации, которую необходимо фиксировать и
обрабатывать при регистрации работы слушателей с литературой, имеющейся в
учебном заведении:
Сформулируйте основные задачи, решение которых должна обеспечить
электронная база данных: удобная система регистрации и отбора по различным
критериям поступлений литературы и данных о читателях; оперативное
представление информации об имеющихся в наличии книгах, в том числе по
различным темам; автоматизация процесса оформления выдачи и возврата
литературы читателями и т.д.
Проанализируйте, какие сведения о книгах целесообразно хранить в наборе
данных. Это могут быть, например, шифр или код книги, автор (авторы), название,
место издания, издательство, год издания, количество страниц, стоимость, тематика.
Определите необходимый перечень сведений о читателях, пользующихся
литературой (фамилия, имя, отчество, место работы, должность, адрес (город),
телефон, адрес электронной почты).

7. 7
2) Опишите структуру таблицы для регистрации информации о работе
слушателей с литературой:
Представьте данные в виде таблицы, соблюдая принцип атомарности
(непрерывности) значений отдельных полей. Определите тип данных в полях
(рис.1).
Тип данных Имя поля
Счетчик Код выдачи
Сведения о выдаче
книг
Дата/время Дата выдачи
Логический Отметка о возврате
Числовой Код книги
Сведения о книгах
Текстовый Автор
Текстовый Название
Текстовый Город
Текстовый Издательство
Числовой Год издания
Числовой Количество страниц
Денежный Стоимость
Текстовый Тема
Текстовый Фамилия читателя
Сведения о
читателях
Текстовый Имя читателя
Текстовый Отчество читателя
Текстовый Место работы
Текстовый Должность
Текстовый Город
Текстовый Телефон
Гиперссылка E-mail
Рис. 1. Таблица регистрации информации о работе слушателей с литературой
Обратите внимание на целесообразность разделения данных о фамилии,
имени и отчестве читателя; на текстовый тип данных в поле телефон (для
возможности ввода телефонного кода).
3) Проведите логический анализ и нормализацию таблицы с данными о
выдаче литературы:
При заполнении однотабличной базы (рис. 1) придется дублировать данные
о конкретном читателе (при регистрации каждой новой выдачи), о выдаваемых
книгах. При этом, во-первых, возрастает вероятность ошибок при вводе, а во-
вторых, в случае необходимости даже частичного изменения какой-либо
информации придется корректировать все соответствующие записи. Кроме того,
наличие повторяющейся информации приводит к неоправданному увеличению
размера базы данных.
Выделите группу полей с информацией о читателях и переместите их в
отдельную таблицу Читатели, содержащую уникальные (неповторяющиеся) записи.
В эту таблицу целесообразно добавить ключевое поле Код читателя для
идентификации (однозначного определения) данных о читателях. Группа полей со
сведениями о читателях в исходной таблице (рис. 1) будет заменена одним полем

8. 8
Код читателя, связанным отношением «многие-к-одному» с одноименным полем
таблицы Читатели.
Выделите в отдельную таблицу Книги с ключевым полем Код книги
данные об имеющейся литературе в соответствии со структурой исходной таблицы
(рис. 2).
Кодкниги
Автор
Название
Город
Издательство
Годиздания
Количество
страниц
Стоимость
Тема
Рис. 2. Таблица Книги
Опишите структуру таблицы Выдачи, получающейся после замены групп
полей с данными о читателях и книгах связанными полями с соответствующими
кодами (рис. 3).
Кодвыдачи
Датавыдачи
Код
читателя
Кодкниги
Отметкао
возврате
Рис. 3. Таблица Выдачи
Проведите логический анализ структуры таблицы Книги (рис. 2).
Очевидно, что одна и та жа книга может использоваться при дополнительном
изучении различных тем. В рамках рассматриваемой прикладной задачи
целесообразно создать в наборе данных отдельную таблицу Тематика книг для
фиксации тематической направленности отдельных изданий (таблица Книги будет
связана с ней по полю Код книги отношением «один-ко-многим»).
4) Представьте структуру набора данных в виде графической схемы,
содержащей макеты (списки полей) всех таблиц с обозначением типов связей между
их полями:
Рис. 4. Структура набора данных в виде графической схемы
5) Определите, посредством каких объектов СУБД Microsoft Access можно
осуществлять отбор данных из таблиц по определенным критериям, организовывать
удобный ввод и наглядное представление различной информации, автоматизировать
взаимодействие пользователя с электронной базой данных.