Artikel in Tijdschrift Financieel Management over "FastClose: Niet alleen maar sneller" door Patrick Oudhuis, Mark de Poorter (Stantson) en Sjoerd-Jaap Westra (CODA).

1. controlling
ema
OP TIJD NAAR HUIS TIJDENS PERIODEAFSLUITING
Fast Close:
Niet alleen maar sneller
Door Patrick Oudhuis, Drs. Mark de Poorter en Ir. Sjoerd-Jaap Westra
Met het tempo van ingewikkelde regelgeving, de toenemende concurrentie en bovenal de extreme uctuaties in de economie is
het cruciaal tijdig te beschikken over betrouwbare en relevante informatie over de ( nanciële) positie van een organisatie. Het
principe van ‘Fast Close’ biedt uitkomst.
Na vijf dagen langer doorgewerkt te hebben dan mentrapportage in maand-, kwartaal- en jaar- knelpunten daarbinnen. Er dient een duide-
gebruikelijk, inclusief een hele zaterdag waarop ritme. Daarnaast kent het proces vele informa- lijke prioritering in activiteiten te zijn, met een
bijna iedereen van de afdeling aanwezig was, tieleveranciers en a ankelijkheden. Daarom beperkte scope, die worden gestuurd vanuit
laat de CFO je nog steeds alle hoeken van de is het voor de nanciële administratie – ook een centraal projectteam. Tevens is een sterke
kamer zien. Hij of zij haalt precies die fouten zonder de voortdurende aanscherping van de
FASE 1 FASE 2
eruit die jij ook had gezien... als je maar even 5 groepsrichtlijnen – moeilijk om op tijd de ge-
STAP 1 STAP 2 STAP 3 STAP 4
minuten meer tijd had gehad om ook nog naar vraagde informatie op te leveren. Informatie zwakte Implementatie Implementatie Borging
analyse Quick Wins Structurele &
verbetering Beheer
de rapportage te kijken, nadat je alle cijfers had die betrouwbaar is, die van gedegen controles
verzameld. En nu moet het het volgende kwar- en een gedegen analyse is voorzien en aan de Projectmanagement
taal ook nog een dag eerder... behoe e van het management voldoet.
Om nu en in de toekomst aan de (groeps)richt- Centrale aansturing Lokale regie
Complex proces lijnen te kunnen voldoen is een structurele Analyse Implementatie
Voor menige nanciële administratie worden opzet van het afsluitings- en rapportageproces
de (groeps)richtlijnen voor het opleveren van cruciaal. Een projectmatige aanpak van een Fast stuurgroep vereist van waaruit vooral gestuurd
de periodieke rapportages steeds scherper. Niet Close traject en gebruikersvriendelijke so ware wordt op de externe a ankelijkheden. Uiter-
alleen moeten de cijfers sneller worden opge- kunnen een wezenlijke bijdrage leveren aan het aard is het belangrijk dat de juiste inhoudelijk
leverd, ook de betrouwbaarheid van de cijfers structureel beheersen van het afsluitings- en deskundigen deel uitmaken van het project-
moet aantoonbaar worden verbeterd. rapportageproces. team.
Het afsluitings- en rapportageproces is voor De aanpak ziet er op hoofdlijnen als volgt uit:
veel organisaties een complex proces met veel Projectmatige aanpak Door middel van interviews en workshops
a ankelijkheden. Het betre de nanciële en Simpelweg is een Fast Close project het her- wordt in Fase 1 onderzocht hoe het kritieke pad
wettelijk vereiste rapportages en de manage- de niëren van het proces en het oplossen van in het afsluitingsproces er uitziet, welke gege-
FINANCIEEL MANAGEMENT 47
financieel-management.nl /controlling

2. controlling
vensverwerkende systemen er gebruikt worden antwoordelijkheden binnen het proces. een concreet actieplan opgesteld dat op een
en welke knelpunten, oorzaken en verbetermo- • Stroomlijnen van uniforme processen. projectmatige wijze wordt uitgevoerd. Quick
gelijkheden er zijn. De ervaring leert dat de vol- • Integreren van processen met systemen. wins worden direct ter hand genomen, zo-
gende zaken altijd moeten worden aangepakt: • Borgen van het gewenste afsluitingsproces. dat de eerste resultaten al zichtbaar zijn bij
• Duidelijker definiëren van de rollen en ver- Op basis van het verkregen inzicht wordt de eerstvolgende periodeafsluiting. De meer
structurele verbeterpunten worden ingepland
en in Fase 2 aangepakt.
Centraal in Fase 2 staat een strak en inzich-
telijk procesmodel. Dit procesmodel bestaat
WD -6 WD 1 WD 2 WD 3 WD 4 WD 5 WD 6 WD 7 WD 8 WD 9 WD 10 WD 11 WD 12
grofweg uit twee perioden:
(0) WD T-6 17:00
(0) WD -6:
(1) WD 5 12:00
17:00 Start periodeafsluiting
(2) WD 6 9:00
Periode 1: Productie
(3) WD 12 12:00
1 Productie: de periode tot het sluiten van
het grootboek (Dicht is Dicht) zodat ge-
werkt kan worden met stabiele cijfers.
(1) WD 5: 12:00 Deadline aanlevern cijfers Periode 2: Rapportage
(2) WD 6:
(3) WD 12:
09:00 Grootboek stabiel
17:00 Einde periodeafsluiting
Quick Wins
Structurele verbeterpunten 2 Rapportage: de periode waarin de cijfers
worden gecontroleerd, geanalyseerd en
er tenslotte wordt gerapporteerd.
MOGELIJKE RESULTATEN Cruciaal is de samenwerking binnen zowel
het eigen team alsook met de leveranciers van
De beschreven aanpak heeft bij een aantal organisaties al geleid tot significante verbeterin- gegevens en de (interne) klant. De zwakste
gen. schakel in het proces bepaalt immers de kwa-
• Meewerkende afdelingen bij het aanleveren van cijfers: op tijd en in één keer goed. liteit van het proces. Strakke sturing op het
• Grootboek stabiel voordat de analyse begint. gedrag en de gemaakte afspraken (deadline is
• Direct na de sluiting van het grootboek wordt de eerste globale rapportage opgeleverd aan deadline) is kortom één van de belangrijkste
de CFO. aandachtspunten in een Fast Close traject en
• Gedegen analyse (“Ken je cijfers!”) voordat de rapportage wordt opgeleverd. vereist commitment vanuit de lijn!
• Daadwerkelijke controle voordat het Hoofd FA zijn of haar handtekening zet onder de rap- Een te grote focus op de ‘hygiëne’ van de ei-
portage. gen werkzaamheden kan funest zijn. Iedereen
• En: door een betere procesbeheersing kan flexibeler ingespeeld worden op de toenemende moet zich ervan bewust zijn wat de impact is
druk om sneller meer betrouwbare cijfers op te moeten leveren. van zijn of haar (niet) handelen op de werk-
zaamheden van een ander: “Wat doe jij als de
48 FINANCIEEL MANAGEMENT

3. controlling
ema
ander zijn of haar afspraken niet nakomt?” ken te koppelen; tools inspiratie op te wekken om ook andere
Pas als dit bewustzijn (en het handelen daar- • email alerts naar medewerkers te verstu- organisatorische processen beter te beheer-
naar) aanwezig is, kan echte verbetering ren wanneer een taak is vrijgegeven, een sen, bijvoorbeeld de budgetcyclus, de general
worden gerealiseerd. Het vasthouden van de einddatum van een taak nadert of een taak IT-management processen en audit werkpro-
gerealiseerde verbetering is daarna de laatste te laat gereed is; gramma’s.
uitdaging. • de voortgang van het proces te bewaken Met het inzicht in procesknelpunten vanuit
door middel van dashboards en rapporta- de procesbeheersingstool en met een over-
Duidelijke borging ges; zicht van boekingen na ‘Dicht is Dicht’ uit
Wanneer de projectdoelstellingen zijn ge- • onderbouwingdocumenten aan uitgevoer- het grootboek, is voortdurende verbetering
haald, is het tenslotte belangrijk om het ver- de taken te koppelen zodat de juiste en vol- mogelijk.
beterde proces te borgen in de organisatie. ledige uitvoering van een taak aangetoond Na elke afsluiting kunnen vanuit de proces-
Dit gebeurt door het proces – met de een- kan worden; matige en de cijfermatige analyses de verbe-
duidige en resultaatgerichte afspraken met de • audit trails van de daadwerkelijke uitvoe- termogelijkheden in kaart worden gebracht.
leveranciers van informatie – vast te leggen ring van het proces te genereren (wie, wat, ‘Laaghangend fruit’ wordt wederom snel
in een taakgerichte planning (wie, wat, wan- wanneer – ‘as-executed’). geplukt en structurele verbeteringen wor-
neer). Voor de aansturing en bewaking van In de praktijk blijkt een procesbeheersingstool den ingepland en opgelost. Zo kan met re-
deze taakgerichte planning en het waarbor- een aantal bijkomende voordelen te hebben. latief eenvoudige en beperkte middelen snel
gen van een effectief en efficiënt proces kan Ten eerste resulteert een verbeterd inzicht en structureel vooruitgang geboekt worden.
gebruik gemaakt worden van een procesbe- en een aantoonbare beheersing van het af- Continuous Fast(ening) Close!
heersingstool. sluitingsproces in een efficiëntere controle
Een goed voorbeeld van een gebruikersvrien- door toezichthouders, accountants en interne Patrick Oudhuis is consultant bij Stantson BV.
delijk en effectief procesbeheersingstool is auditors. Ten tweede bieden de procesrap- Drs. Mark de Poorter is partner bij Stantson
CODA 2control Manager. Deze webbased ap- portages inzicht in knelpunten en concrete BV, een organisatieadviesbureau gespeciali-
plicatie is ‘laagdrempelig’ en biedt de moge- verbetermogelijkheden van het proces. Ten seerd in vraagstukken op het gebied van ri-
lijkheid om: derde waarborgen e-mail alerts en een mo- sico- en procesmanagement. Ir. Sjoerd-Jaap
• taken te plannen en toe te wijzen aan nitoring dashboard een betere afstemming, Westra is Business Consultant bij CODA N.V.,
medewerkers (wie, wat, wanneer – ‘as- communicatie en reductie van wachttijden leverancier van financiële informatiesystemen
planned’); waardoor een kortere doorlooptijd ‘als van- en systemen voor procesbeheersing en risico-
• werkinstructies en analysecodes (bijvoor- zelf ’ ontstaat. management.
beeld SOx-codes en balanscodes) aan ta- Bovendien blijkt het gebruik van dergelijke
FINANCIEEL MANAGEMENT 49