任職採購時所執行專案

1. 請採購作業流程
FEB 18 , 2016

2. Agenda
何謂
採購
Hiiir
採購作業
負面表列
內容說明

3. MARKET
INTELLIGENCE
RFI/RFQ /RFP
NEGOTIATION
SOURCE
SELECTION
CONTRACTREQUISITION
APPROVAL
DELIVERY
P.O. INVOICE
PAYMENT
VPE
End-to-End Procurement Process
Procurement E2E Process
Budget
預算編列 請購及簽核 採購作業 收料及檢驗
供應商績效
評鑑
請購 採購 驗收及請款
1.預算編列及申請
2.需求規格制訂
3.市場訪價
4.合約用印流程
1. 選商作業
2. 進行詢比議價或
招標
3. 合約條款議訂
4. 供應商績效評鑑
1. 收貨及驗收
2. 請款作業
3. 庫存管理
選商
Sourcing
R
&
R

4. 負面表列定義：
符合表列之項目得由各單位執行，並以【支出申請單】、【預支申請單】請款
表列中特別說明者及未列入表列之項目，一律經採購單位處理
負面表列
設立目的：
為協助各部門執行請購需求，並兼顧公司採購管理制度。
訂立原則：
1.風險、2.金額、3.議價空間、4.專業性

5. 請購單位R&R
工作內容 請購 採購 驗收 請款
負面表列 √ √ √ √
非負面表列 √ Ｘ
√
採購協同
√

6. 採購送件流程
請購
單位
採購
單位
會計
單位
確認
需求
Yes
No
確認
需求
執行
需求
EIP 填寫
請購單
負面表列
填寫請款
單 LOA
簽核
EIP請購
單審核
No
Yes
負面表列
請款單
審核
執行
需求
需求單位
進行驗收
Yes
No
填寫請
款單
符合申請流程
執行付款
No
Yes
退件
採購接案
進行詢比
議價流程
A
A
BB
B

7. 採購負面表列內容說明
• 符合表列之項目得由各單位執行，並以【支出申請單】、【預支申請單】請款
• 表列中特別說明者及未列入表列之項目，一律經採購單位處理
• 訂立原則：1.風險、2.金額、3.議價空間、4.專業性

8. Annual Contract
(凡經採購部訂立年度單價合約應得主管核准後辦理)
內容 說明
臨時工讀生 經採購部訂立配合廠商或年度服務/單價合約廠商。
郵資費用 ●與客戶有關及一般辦公室內中華郵政之郵資費用(含帳單、宣傳DM)。
●非中華郵政大宗宣傳品之郵資，經採購部訂立之年度服務合約。
快遞費用 經採購部訂立配合廠商或年度服務/單價合約廠商。
帳單及發票列印 經採購部訂立配合廠商或年度服務/單價合約廠商。
年度合約 以上年度合約採購將依下列原則處理：
專案金額新台幣二十萬以下由 Hiiir 採購部辦理。
專案金額新台幣二十萬以上由 遠傳代為辦理，Hiiir 採購部參與協助。

9. Employee
員工相關費用
內容 說明
遠誠服務 員工基本薪資、年終獎金、勞保、健保、團保、旅遊保險、退休金、體檢等
相關費用。
與員工互動有關 員工旅遊、部門聚餐、會議、紅包，花、員工免費行動電話分鐘。
招募仲介費 人力資源公司。
訓練費用 與員工相關訓練之講師費用、書籍、訓練教材及教具。
雜誌 訂購報章雜誌之費用。
研究發展費 薪資、職工福利、差旅、交際、租用相關設備、獎學金補助。

10. Travel
交通(國內外交通食宿)
內容 說明
差旅費 ●國外差旅：簽證、機票、國外飯店。
●國內差旅：住宿費。
●其他：車資、餐費。
員工自用車補助 里程補助津貼（以每公里計算）如因公事故HR應得以協助專案處理。
Entertainment
交際相關
內容 說明
交際費 一般與外部人員(非Hiiir員工)之所有交際費，部級主管以上及業務人員適用。
經銷商 ●與經銷商大會或餐敘、電影院、餐廳、店家包場費用。
●招待經銷商國內國外旅遊。

11. Advertising Media
廣告媒體執行相關
內容 說明
媒體操作
所謂媒體操作定義項目如下列說明，並依媒體部門原訂流程暨管理辦法執行。
五大廣告媒體
主要項目如：
●TV 電視
●NP 報紙
●Radio 廣播
●OOH 戶外
●Magazine 雜誌
數位媒體
主要項目如：
●Yahoo
●Pchome
●Google
●Facebook
●Instagram
口碑操作
主要項目如：
●部落客
●寫手費用
●名人代言

12. Leasing
租賃(辦公、設備、流量)
內容 說明
租金支出 一般租賃辦公室及宿舍各項管理費、租賃費用 (含 仲介、補償費)。主機及流量租賃費用。
內容 說明
租金支出 一般租賃倉庫及各項管理費、租賃費用 (含 仲介、補償費)。
Logistic
物流倉儲
Utilities
水電瓦斯
內容 說明
水電費用 臨時展售空間，相關營業用之水電費。
水電費用 辦公室相關營業用之水電費。

13. Administration
行政費用(辦公用品及事務設備金額小於10,000、招募、
顧問、資產保險、股務、稅務、規費)
內容 說明
辦公室日用品 ●辦公用品-影印紙、日用品。
●文具、茶包。
●營運管理部/資訊部所使用之小型工具及備品(新台幣壹萬元以下/per case)。
影片配樂費用 公開音樂授權網站上之授權費用。
勞務費用 律師、會計師、建築師等具公會所提供之專業服務、公證費 / 翻譯費用。
稅捐費用 凡地價稅、房屋稅、印花稅、牌照稅、規費、燃料稅等稅捐皆屬之。(包含罰款
及其他滯納金) 。
捐贈費用 政府機構、其他非營利機構、捐贈費、贊助費。
會員費及入會費 各項組織或機構之年費、會員費及入會費。
運費 各項辦公室搬遷之搬運費或貨物運費。
由採購訂立年度合約廠商或配合廠商。

14. Mail & Telephone
郵資、電話費
內容 說明
電話費/專線類費用 國內/國際電話費，員工因公務所發生之行動電話費、交換機電話費等月租
及通話費、T1/E1 數據專線費用(包含接線費與移設費)。
郵資費用 與客戶有關及一般辦公室內中華郵政之郵資費用(含帳單、宣傳DM)。
快遞費用 經採購部訂立之年度服務合約。
R&M
維修及維護
內容 說明
維修類 辦公室、投影機、交換機、電話系統、建物水電、空調、消防(新台幣貳萬
元以下/per case) 。
Other
其他(非行銷文宣、印刷品、關企服務費、雜費)
內容 說明
員工名片 經採購部訂立配合廠商或年度服務/單價合約廠商。
印刷費 大型海報、燈箱、酷卡或摺頁DM或其他製作物。（新台幣伍萬元以下/ Per
case）

15. Payment
金流及銀行匯費手續費
內容 說明
銀行及代收/
服務手續費
銀行服務費、信用卡手續費、代收帳務服務費、代收帳款資料處理費、經銷商/特
約服務店服務費。
Customer Service
客服
內容 說明
客服簡訊 發給消費者之客服簡訊。
客服服務 遠欣客服中心營運費用。
Bad Debt
壞帳
內容 說明
外催公司佣
金
外催公司佣金。

16. Marketing
行銷
內容 說明
行銷活動
相關費用
●陳列及佈置道具:氣氛陳列用道具相關費用。(新台幣伍萬元以下/per case)。
●活動現場及展覽之禮品，贈品製作(含設計費)之相關費用(新台幣伍萬元以下/per case)。
●Media Marketing非簡訊類媒體外包採購。
●活動現場緊急追加相關費用。
－單次活動現場需求總金額台幣伍仟元以下不論品項得以支出申請單請款, 並提供有效之
相關單據。
－同前條件，高於伍仟元金額者，活動單位需以電話於事前通知相關採購人員並取得採購
同意，始得進行支出申請單請款。並提供有效之相關單據。
拍攝商品
與裝飾品
單一商品伍仟元以下，請款時需列明細且附採買單據
禮贈品 禮贈品單品數量50個以下，由使用單位執行，50個以上送採購單位執行(新台幣伍萬元以下
/per case)。
專業人士 行銷活動之專業人士演講費用。
勞務費用 劇組僱用模特兒與臨時演員相關費用每人每日2000元以下參照負面表列
2000元以上需事先報備申請，否則不予請款。請款時需附相關單據or簡單合約。
稿費 寫手費用每字成本5元以下應得經主管核准後辦理。
活動人員
餐費
每人每餐補助津貼上限新台幣120元。 (應附用餐人員清單)

17. Special Considerations
特別注意事項
內容 說明
臨時展售店鋪費用
及展售空間裝潢
策商部於策展前需與採購部進行會議，策商部應提供策展清單給採購部由採
購部決定適當發包(由策商部自行發包或由公司統包)。
禮券有價票券 劵類贈品一律送件至採購部處理。
保險類 凡需簽訂保險合約項目，需經採購部與遠傳確認後執行。
贊助廠商/公司客
戶之禮贈品
凡公司對外贈送之禮贈品，需經請購流程並完成總經理核准後執行。
應用軟體開發案
特別說明：針對IT 應用軟體開發一律必須送件，惟依下列條件處理：
●專案金額 20 萬以下由 Hiiir 採購部辦理
●專案金額 20 萬以上由 遠傳代為辦理，Hiiir 採購部參與協助
人力及服務類採購
經採購部訂立配合廠商或年度服務/單價合約廠商。
●專案金額 20 萬以下由 Hiiir 採購部辦理
●專案金額 20 萬以上由 遠傳代為辦理，Hiiir 採購部參與協助
驗收流程 支出申請流程視同請購單位的驗收流程，惟針對有實際物品交貨的採購項目，
如贈品、禮券、電腦等，皆需由請購單位執行實際驗收並簽立驗收單，必要
時由採購會同驗收，該驗收單須為支出申請之必要文件。
支出申請單 在負面表列中由各單位自行採購之項目，應有單位L1 主管同意文件，該文件
為支出申請之必要文件