De werkkostenregeling in handige handout voor het gemakkelijk maken van aantekening. De Wert accountants & belastingadviseurs

1. Werkkostenregeling
De Wert accountants & belastingadviseurs
Oktober 2010
Werkkostenregeling:
• Huidige regelingen
• Introductie werkkostenregeling
• Werkkostenregeling in detail
• Overgangsrecht
• Samenvatting
Huidige regelingen (1)
• Loon is al hetgeen……..(artikel 10 wet LB 1964)
• Tot het loon behoren niet………(artikel 11 wet LB 1964)
• Belastingvrij vergoeden van kosten “die strekken ter behoorlijke
vervulling van de dienstbetrekking”
• Redelijkheid
• Naar maatschappelijke opvattingen geen beloningsvoordeel
• Niet-limitatieve opsomming in de wet
1

2. Huidige regelingen (2)
Voorbeelden volledig onbelast
• Consumpties tijdens werktijd
• Werkkleding
• Vakliteratuur
• Representatiekosten
• Cursussen, congressen e.d.
• Verhuiskosten (max. € 7.750)
• Bedrijfsfitness
• Personeelsvereniging
• Personeelsuitjes
• Korting eigen producten tot 20% en niet meer dan € 500 per jaar
• Outplacement
Huidige regelingen (3)
Voorbeelden volledig belast
• Verkeersboetes
• Parkeerkosten bij woning van de werknemer
• Maaltijden met collega’s
• Cadeaus met gebruikswaarde
• Kosten creditcard
• Vakantiereizen
Introductie werkkostenregeling (1)
• Doel:
– verminderen administratieve lastendruk
– minder discussie over toepassing regels
– meer gemak door minder regels en betere controleerbaarheid
• Wetsvoorstel 22 december 2009 aangenomen
• Totale verandering ten opzichte van het huidige systeem
• Nog steeds Wet op de loonbelasting 1964
Nieuwe uitvoeringsregeling: URLB2011
2

3. Introductie werkkostenregeling (2)
• 1,4% over het fiscale loon is onbelast
• Kosten aanwijzen, overschrijding komt voor rekening van de
werkgever en loonheffing bedraagt 80%
• Uitzonderingen
• Geen saldering forfaitaire ruimte binnen concernverband
• Ongebruikelijkheidstoets
• Discussie werkgever-Belastingdienst verschuift naar werkgever-
werknemer
Introductie werkkostenregeling (3)
Werkkostenregeling in detail
3

4. Nihilwaardering (1)
• Voorzieningen rond de werkplek (pc, telefoon, internet, bureau etc.)
is loon maar met nihilwaardering!
• Arbo voorzieningen
• Consumpties op de werkplek (geen onderdeel van maaltijd)
• Mobiele telefoons, mits >10% zakelijk gebruik
Nihilwaardering (2)
• OV-kaart, mits mede zakelijk gebruik
• Computers, mits tenminste 90% zakelijk gebruik
• Werkkleding:
– achterblijven op werkplek
– kleding die nagenoeg uitsluitend geschikt is om op het werk te
dragen
– kleding met een logo van tenminste 70 cm²
• Bedrijfsfitness
• Geldleningen met goedkope rente
4

5. Intermediaire kosten
• Werknemer doet uitgaven in opdracht en voor rekening van
werkgever
• Geen onderdeel vormen van een vaste kostenvergoeding
• Alleen dan intermediaire kosten als:
– aanschafkosten van zaken die tot het ondernemingsvermogen
van werkgever gaan behoren
– kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het
vermogen van werkgever
– kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering
Gerichte vrijstellingen (1)
• Reiskosten, zowel zakelijk als woon-werk:
– vergelijkbaar met huidige regeling
– taxi, vliegtuig, boot etc. tot maximaal de werkelijke kosten
– eigen vervoer tot maximaal € 0,19 per kilometer
• Tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen e.d. tijdens
dienstreizen)
• Maaltijden bij overwerk, koopavonden e.d.
• Meer dan bijkomstige zakelijke maaltijden
• Cursussen e.d.
5

6. Gerichte vrijstellingen (2)
• Vakliteratuur
• Outplacement
• Studiekosten
• Verhuiskosten in het kader van de dienstbetrekking
Werkelijke kosten overbrengen boedel + € 7.750
• Inschrijvingen beroepsregister
Vrije ruimte (1)
• Loon in kolom 14 van de loonstaat
• Voorlopige berekening op grond van loon voorgaand jaar
• Na afloop boekjaar definitieve afrekening
• Grondslag is loon uit tegenwoordige en vroegere dienstbetrekking,
tenzij meer dan bijkomstig (10%)
• Formeel nihilwaardering
• Ruimte 1,4%
6

7. Vrije ruimte (2)
Producten eigen bedrijf
• Huidige regeling:
20% korting, maximaal € 500
• Nieuwe regeling:
– korting op economische waarde (= factuurwaarde) is loon
– korting: loon voor de werknemer of binnen de vrije ruimte van
1,4%
Loon in natura:
economische waarde inclusief btw
Vrije ruimte (3)
• Kerstpakketten en overige kleine geschenken
• Maaltijden in bedrijfskantines (forfait)
• Parkeer- en tolgelden indien vergoeding van € 0,19 per km
• Vakbondscontributies
• Internet/vaste telefonie werknemer thuis
• Personeelsfeesten en personeelsvereniging
• Alle andere vergoedingen
Vrije ruimte (4)
Anti-misbruikbepaling
• Gebruikelijkheidstoets:
afwijking tot 30% met een vergelijkbare groep
• Overschrijding van 30% is acceptabel
• Bewijsplicht ongebruikelijkheid bij Belastingdienst
• Aangewezen vergoedingen mogen:
– niet irreëel hoog zijn
– niet ongebruikelijk zijn gelet op de werkzaamheden
7

8. Afwijkingen
• Onbelast:
vergoedingen en verstrekkingen die voortkomen uit wellevendheid
zoals rouwkrans of fruitmand
• Verstrekkingen aan derden/ingehuurde werkkrachten zoals een
kerstpakket. Hierover eindheffing verschuldigd.
• Auto van de zaak
• Geldboetes
• Criminele activiteiten (waaronder wapens en munitie)
• Kosten voor dieren die vallen onder de Regeling Agressieve Dieren
Overgangsrecht
• Periode 2011 t/m 2013 werkgever ieder kalenderjaar vooraf een
keuze maken welk systeem te hanteren
• Indien gekozen wordt voor het huidige systeem, vervalt de volledige
vrijstelling voor personeelsfeesten. Maximaal € 454 per jaar.
Samenvatting (1)
Belastbaar loon
• Regulier loon
• Auto van de zaak
• Dienstwoning
• Boetes
• Vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten
• Deel dat boven 30%-grens uitkomt na gebruikelijkheidstoets
• Bovenmatige deel van gerichte vrijstellingen
8

9. Samenvatting (2)
Wat is geen loon of geen belast loon
• Intermediaire vergoedingen
• Voordelen buiten de dienstbetrekking
• Vrijgestelde aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen
• Verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van
tenminste de waarde betaalt
Samenvatting (3)
Wat zijn vergoedingen/verstrekkingen binnen vrije ruimte
• Alle aangewezen vergoedingen
• Vergoedingen aan postactieve werknemers:
– producten uit eigen bedrijf
– verstrekkingen en vergoedingen die ook aan eigen werknemers
gegeven worden
Samenvatting (4)
Wat zijn verstrekkingen en vergoedingen die niet ten koste gaan van de
vrije ruimte
9

10. Actie
• Onderzoek huidige en komende situatie
• Rekening houden met fiscale invloed:
– loon werknemer of extra kosten werkgever
– gerichte vrijstelling
– lage waardering werkplekvoorzieningen
– vrijheid binnen de fiscale 1,4% ruimte
Tijdig overleg met personeel/Belastingdienst
Werkkostenregeling &
Administratie
“administratieve
lastenverlichting?”
Voorbeeld
Holding “Geen fratsen” B.V.
− 1 directeur
− werkzaamheden via fee doorbelast
− totale loonsom € 60.000
Werkmaatschappij “Alles op orde” B.V.
− productiebedrijf
− 20 werknemers
− totale loonsom € 500.000
10

11. Plan van aanpak
1. Breng de huidige vergoedingen in kaart
2. Bepaal de consequenties in het nieuwe stelsel
3. Maak een keuze
Bij keuze voor het nieuwe stelsel:
4. Stel uw “budget” op
5. Pas de administratie aan ten behoeve van de realisatie
6. Volg per periode het budget versus realisatie
7. Pas indien nodig de loonadministratie aan
1. Vergoedingen “Alles op orde” B.V.
4 vertegenwoordigers met auto van de zaak
• Laptops van de zaak (€ 2.100)
• Telefoonabonnementen (€ 3.000)
• Onkostenvergoeding, als volgt opgebouwd:
– autokosten (parkeergelden, tol, autowassen) € 50
– representatie (relatiegeschenken/eten met relatie) € 100
– lunches onderweg € 100
€ 250
Totale vergoeding per jaar: 4 personen x € 250 x 12 maanden = €12.000
1. Vergoedingen “Alles op orde” B.V.
Administratief medewerkers
• Reiskostenvergoeding à 30 cent per km € 3.000 p/jr
• Studiekosten € 2.000 p/jr
2 monteurs (met bus van de zaak, geen privé km)
• Autokosten (parkeren, tol, kosten autowassen) € 25
• Gereedschapsvergoeding € 25
• Werkkleding/schoenen € 25
€ 75
Totale kosten per jaar: € 75 x 2 monteurs x 12 maanden = € 1.800
11

12. 1. Vergoedingen “Alles op orde” B.V.
Productie medewerkers
• Reiskostenvergoeding à 30 cent per km € 3.000 p/jr
• Werkkleding/schoenen € 1.000 p/jr
Algemeen
• Kantinekosten (koffie/thee tijdens werktijd) € 1.000
• Personeelsfeest (inclusief partner) € 3.000
• Kerstborrel/diner € 750
• Kerstpakketten € 350
TOTAAL : € 33.000
2. Consequenties nieuwe stelsel
Telefoon abonnement Reiskostenvergoedingen (tot 19ct)
Laptop Studiekosten
Gereedschapsvergoeding Maaltijden bij dienstreizen
Werkkleding Maaltijden met zakelijke relaties
Kantinekosten
Autokosten Personeelsfeest
Representatiekosten Bovenmatige vergoedingen
Kerstpakketten/-borrel
2. Consequenties nieuwe stelsel
• Vrije ruimte: 1,4% van loonsom € 500.000 = € 7.000
Vrije ruimte
Reiskosten boven € 0,19 , zijnde € 0,11 € 2.200
Personeelsfeest € 3.000
Kerstborrel € 750
Kerstpakketten € 350
€ 6.300
Vrije ruimte € 7.000
Ruimte binnen forfait € 700
Oftewel: er kunnen nog vergoedingen binnen deze vrije ruimte
plaatsvinden
12

13. 3. Maak een keuze
Wat valt momenteel in de belaste sfeer?
Kerstpakketten 20% eindheffing € 70
Bovenmatige reiskosten € 550
Totaal aan belasting € 620
Wat kan in nieuwe stelsel nog onbelast vergoed worden?
De vrije ruimte, zijnde € 700
Ondernemer kiest in dit geval voor de werkkostenregeling
zonder overgangsfase
(overige praktische zaken buiten beschouwing latende)
4. Stel een budget op
4. Stel een budget op
Reiskosten boven € 0,19 € 2.200
Personeelsfeest € 3.000
Kerstborrel € 750
Kerstpakketten € 350
€ 6.300
Vrije ruimte € 7.000
Ruimte binnen forfait € 700
13

14. 5. Pas de administratie aan
Optie 1 : grootboekrekeningen aanmaken
5. Pas de administratie aan
Optie 2: kostenplaatsen aanmaken
5. Pas de administratie aan
Optie 3 : verdichtingen aanmaken/aanpassen
Hoofdverdichting : kosten
Verdichting : personeelskosten
Grb rekening : bruto loon
sociale lasten
overige pers.kosten
14

15. 5. Pas de administratie aan
Keuze hangt onder andere af van:
• mogelijkheden pakket/vorm van administratie
• administratieve bezetting in kwantiteit en kwaliteit
• afspraken adviseur
6. Budget versus realisatie
Attentiepunten/berekeningswijze
Cumulatieve bedrag in uw financiële administratie koppelen aan het
fiscale loon in uw loonadministratie om te toetsen of u binnen uw vrije
ruimte blijft.
Vrije ruimte voor het gehele jaar berekenen en delen door 12 maanden.
Per maand wordt bepaald of deze maandruimte wordt overschreden,
dan is 80% eindheffing verschuldigd.
Vrije ruimte berekenen op jaarbasis. Zodra in het jaar de vrije ruimte
wordt overschreden, is vanaf die maand 80% eindheffing verschuldigd.
In beide gevallen zal na afloop van het kalenderjaar een herrekening
plaatsvinden.
Volg het budget versus realisatie
15

16. 7. Aanpassingen loonadministratie
Keuze fiscaal loon berekening:
• Schatting op basis van voorgaand jaar, berekening per maand of
cumulatief
• Berekening per maand van het fiscale loon
1. Geef per afgesproken periode alle uitbetaalde vergoedingen door
2. Maak afspraken over de wijze van verloning
Tot slot…………………..
Let op bij wijzigingen van uw personeelsbestand!!!!!
Dit heeft consequenties voor de vrije ruimte.
De vergoedingen voor de berekening zijn inclusief btw!
Ben zelf kritisch op uw administratieve vastlegging:
• gebruik duidelijke omschrijvingen
• handmatige vastlegging/Excel?
Tot slot…………………..
De vrije ruimte geldt per loonbelastingnummer!
Holding € 60.000
Werkmaatschappij € 500.000
Doorbelasten kosten vanuit werkmaatschappij?
Vrije ruimte Holding benutten met niet verhaalde boetes, rente
persoonlijke leningen, kilometervergoedingen?
“Stel niet uit tot morgen, wat je vandaag kunt doen!”
Benut de mogelijkheden van de vrije ruimte
16

17. En ook voor de werkkostenregeling geldt:
Resumé
Stap 1 Bepaal welke vergoedingen en/of verstrekkingen er nu zijn.
Stap 2 Deel de vergoedingen en/of verstrekkingen
in onder één van de categorieën binnen de
werkkostenregeling.
Stap 3 Beoordeel hoe de werkkostenregeling voor uw organisatie en
werknemers uitpakt.
Tot 2014 heeft u nog de keuze
U mag in de overgangsjaren (2011, 2012, 2013) per jaar kiezen.
U heeft de volgende opties:
A) Indien de ruimte in het fiscaal vrijgestelde forfait niet volledig benut
is, kunt u kiezen voor de werkkostenregeling.
B) Is het forfait van 1,4% niet toereikend?
• u kunt dan kiezen om de huidige regelingen voorlopig te
behouden en/of;
• besluiten dat er minder verstrekkingen en vergoedingen worden
aangewezen.
17

18. Arbeidsrechtelijke gevolgen
Stap 1: beoordeling van oude en nieuwe situatie
Stap 2: overleg/onderhandeling
Stap 3: wijzigingen doorvoeren
Arbeidsrechtelijke gevolgen (1)
Stap 1: beoordeel de oude en nieuwe situatie
• Wat is er vastgelegd in bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst, de
cao en/of de regeling arbeidsvoorwaarden?
• Welke verworven rechten zijn er?
• Welke discussies kunnen er mogelijk ontstaan met werknemers?
• Is er een eenzijdig wijzigingsbeding opgenomen?
Voorbeeld wijzigingsbeding:
de ingevolge dit artikel vastgestelde vergoedingen kunnen door de
werkgever worden aangepast, indien en voor zover een verandering in
de fiscale regelgeving of in de fiscale besluiten zou leiden tot de
verplichting ter zake meer loonbelasting af te dragen.
Arbeidsrechtelijke gevolgen (2)
Stap 2: treed in overleg/onderhandeling
Met onder andere de volgende partijen:
• cao-partijen, bijvoorbeeld de vakbond
• personeelsvertegenwoordiging of de Ondernemingsraad
• individuele werknemer
18

19. Arbeidsrechtelijke gevolgen (3)
Stap 3: de wijzigingen doorvoeren
• Met wederzijds goedvinden
• Zonder wederzijds goedvinden, met wijzigingsbeding
• Zonder wederzijds goedvinden, geen wijzigingsbeding
Arbeidsrechtelijke gevolgen (3)
Stap 3: de wijzigingen doorvoeren
• Met wederzijds goedvinden
− voldoende bedenktijd
− mogelijkheid bieden om juridisch advies in te winnen
− afspraken schriftelijk vastleggen
Arbeidsrechtelijke gevolgen (3)
Stap 3: de wijzigingen doorvoeren
• Zonder wederzijds goedvinden, met wijzigingsbeding
− eerst trachten tot overeenstemming te komen
− aantonen zwaarwegend bedrijfsbelang (bedrijfseconomische
redenen)
− instemming OR
− afspraken schriftelijk vastleggen
19

20. Arbeidsrechtelijke gevolgen (3)
Stap 3: de wijzigingen doorvoeren
• Zonder wederzijds goedvinden, geen wijzigingsbeding
− in principe geen ruimte om eenzijdig te wijzigen
− partijen moeten eerst overleggen om tot een redelijke oplossing
te komen (afbouwregeling)
− komen partijen er niet uit, dan kan werkgever de
arbeidsvoorwaarden eenzijdig wijzigen en werknemer kan een
vordering indienen bij de civiele rechter.
Arbeidsrechtelijke gevolgen (4)
Nog enkele tips
• Bezint eer ge begint, breng (of laat) de situatie goed in kaart
(brengen) alvorens een keuze te maken.
• In 2014 pas starten met de werkkostenregeling? Start nu al met de
overgangsfase! Bouw eventueel bestaande regelingen al af,
neem een eenzijdig wijzigingsbeding op en ga al in gesprek met
(cao)partijen.
• Werknemer moet uitdrukkelijk en vrijwillig instemmen.
• Een en ander goed schriftelijk vastleggen voorkomt problemen.
Voorbeeld 1
Situatie:
Uw werknemer krijgt een vaste kostenvergoeding.
Vraag:
Kan deze gehandhaafd blijven?
De vaste kostenvergoeding is in de oude regeling onbelast indien er
een specificatie naar aard en omvang is en er op verzoek van de
belastingdienst een steekproef is gehouden.
In de werkkostenregeling geldt een vaste kostenvergoeding alleen voor
gerichte vrijstellingen dus reiskosten, verblijfkosten. Er is altijd vooraf
een steekproef vereist. Bestaande afspraken komen te vervallen.
20

21. Voorbeeld 2; Gebruikelijkheidstoets
Situatie:
U hebt een middelgroot bedrijf en geeft uw werknemers
met kerst een flatscreen. Binnen uw sector is het
gebruikelijk dat het personeel met kerst zo'n duur cadeau
krijgt.
Vraag:
Mogen de flatscreens onbelast gegeven worden?
U mag de flatscreens volledig in de vrije ruimte onderbrengen binnen
de 1,4% ruimte.
Voorbeeld 3; Gebruikelijkheidstoets
Situatie:
U geeft uw werknemers met kerst een kerstpakket. De
directeur heeft net zijn vliegbrevet gehaald en hij
vertelt altijd gepassioneerd over zijn hobby. U geeft de
directeur met kerst een zelfbouwpakket van een
sportvliegtuig van € 25.000.
Vraag:
Mag dit kerstpakket onbelast gegeven worden?
Nee, een kerstpakket van € 25.000 is niet gebruikelijk: de waarde wijkt
meer dan 30% af van de waarde van pakketten die andere werkgevers
in vergelijkbare omstandigheden aan hun directeuren geven. U geeft
het deel van de verstrekking dat meer dan gebruikelijk is, als loon aan.
Voorbeeld 4; Nihilwaardering
Situatie:
U vergoedt de telefoonkosten van de mobiele telefoon van
uw werknemer. De werknemer gebruikt de telefoon meer
dan 10% zakelijk en dient elke maand een nota in.
Vraag:
Mag dit in de werkkostenregeling?
De kosten voor ter beschikking gestelde mobiele telefoons die zakelijk
gebruikt worden voor meer dan 10% vallen onder de nihilwaarderingen
dus niet onder het forfait van 1,4%.
Let op: Indien de telefoon niet op naam van het bedrijf
staat maar op de eigen naam, is er géén sprake van
een gerichte vrijstelling.
21

22. Voorbeeld 5; Nihilwaardering
Situatie:
Uw werknemers dragen werkkleding.
Vraag:
Verandert de regeling?
Werkkleding valt onder de nihilwaarderingen indien de kleding
nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en/of
indien de kleding achterblijft op de werkplek en/of er een logo is van
tenminste 70 cm².
Voorbeeld 6; Intermediaire kosten
Situatie:
Na een winter met veel sneeuw laat uw werknemer zijn auto van de
zaak wassen in een wasstraat. De onderkant van de auto is weer
brandschoon en vrij van strooizout.
Vraag:
Waar vallen deze kosten onder?
Deze kosten vallen onder de intermediaire kosten, dus niet onder het
forfait van 1,4%.
Voorbeeld 7; Gerichte vrijstellingen
Situatie:
U vergoedt kosten voor reizen per openbaar vervoer.
Vraag:
Mag dit ook in de werkkostenregeling?
Losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer en
abonnementen mogen onbelast vergoed worden en gaan niet ten koste
van het 1,4% forfait, maar vallen onder de gerichte vrijstellingen.
22

23. Voorbeeld 8; Gerichte vrijstellingen
Situatie:
Uw accountmanager gaat uit eten met een klant. Hij dient de factuur bij
u in.
Vraag:
Mag u de nota onbelast vergoeden?
Voor de accountmanager geldt een gerichte vrijstelling, de kosten van
de klant zijn intermediaire kosten. De nota mag dus geheel onbelast
vergoed worden en valt niet onder de 1,4%.
Voorbeeld 9; forfait van 1,4%
Situatie:
Uw werknemers lunchen in de bedrijfskantine, u
verschaft een broodmaaltijd.
Vraag:
Verandert de regeling?
Bij verstrekkingen van maaltijden in bedrijfskantines moet in de oude
regeling een normbedrag belast worden. In de werkkostenregeling
hoeft dit niet meer.
De normbedragen vallen onder het forfait van1,4% (of worden belast
bij de werknemer).
Voorbeeld 10; forfait 1,4%
Situatie:
Uw werknemer declareert een rekening van een weg-
restaurant. Op de rekening, gedateerd op zaterdagavond,
staan vier kindermenu's. Uw werknemer had geen
zakelijke afspraak.
Vraag:
Mogen de kosten onbelast vergoed worden en zo ja waaronder
vallen de kosten?
Als u de kosten aan uw werknemer vergoedt, is er geen sprake van
een intermediaire vergoeding of van een gerichte
vrijstelling voor tijdelijke verblijfskosten, omdat het
niet om een zakelijk etentje gaat. Afhankelijk van
waar u voor hebt gekozen, belast u de vergoeding als
loon of brengt u deze onder in de vrije ruimte van 1,4%.
23

24. Voorbeeld 11; forfait 1,4%
Situatie:
Elk jaar verzorgt u een personeelsuitje voor de
werknemers.
Vraag:
Mag dit onbelast?
De kosten vallen onder het 1,4% forfait.
Let op: indien niet gekozen wordt voor de werkkostenregeling geldt
voor de jaren 2011 tot en met 2013 dat er maximaal € 454 per
werknemer onbelast mag worden uitgegeven.
Voorbeeld 12; Cafetariaregeling
Situatie:
De medewerkers kiezen om de eindejaarsuitkering te ruilen voor een
onbelaste vergoeding woon-werkverkeer.
Vraag:
Kan deze regeling ook worden toegepast binnen de werkkosten-
regeling?
Ja, als de werkgever heeft gekozen voor de toepassing van de
werkkostenregeling, valt woon-werkverkeer onder de gerichte
vrijstellingen.
Voorbeeld 13; Cafetariaregeling
Situatie:
U heeft een fietsregeling.
Vraag:
Mag deze regeling gehandhaafd blijven?
Huidige situatie: eenmaal per 3 jaar mag een fiets vergoed worden voor
een maximum bedrag van € 749 mits de fiets wordt gebruikt op meer
dan de helft van woon-werkverkeerdagen.
In de werkkostenregeling valt de vergoeding in het 1,4% forfait.
Er zijn geen voorwaarden.
24