#virtualmeeting rupanya ga segampang itu. Kadang muncul masalah teknis, ga dapet kesimpulan, atau keburu bosen. Tenang, #poligrabs punya artikel #infografis tips buat kamu yang sering #meetingvirtual supaya lebih efektif dan efisien.

1. TIPS BIKIN VIRTUAL MEETING
LEBIH EFEKTIF
Sejak awal pandemi COVID-19, kita terpaksa bekerja dari rumah karena
kebijakan pembatasan sosial berskala besar di berbagai kota. Setelah
beberapa bulan work from home, tentunya meeting virtual sudah
menjadi rutinitas kita. Tapi, kenyataannya meeting virtual tidak
semudah itu. Banyak gangguan teknis dari jaringan internet, kualitas
audio visual, bahkan beberapa dari kita masih kebingungan cara
menggunakan aplikasi meeting virtual. Belum lagi, tidak jarang
meeting virtual malah tidak menghasilkan kesimpulan dan tidak
sesuai rencana.
Selama pandemi ini, kami jadi mempelajari beberapa tips untuk meeting virtual
yang efektif. Tentunya ini berdasarkan pengalaman kami sendiri ketika work from
home. Kalau anda punya tips yang lebih baik, bolehlah anda berbagi juga. Berikut
tips dari kami.
www.poligrabs.com
PT Balada Komunikasi Visual
POLIGRABS
Creative Studio

2. SEBELUM
MEETING
Tentukan urgensi meeting
Pastikan, apakah anda memerlukan diskusi yang
mendalam dan kesepakatan bersama, jika tidak,
cukup dengan email, chat ataupun rekaman video
berisi pesan.
Susun agenda meeting
Setelah memastikan urgensi meeting, anda perlu
menentukan agenda meeting. Dimulai dari struktur
agenda meeting (laporan, tanggapan, dan
rekomendasi), durasi meeting, dan siapa saja
pesertanya untuk mencapai tujuan meeting yang
anda agendakan. Dalam konteks virtual meeting,
kita tidak bisa berlama-lama dengan basa-basi dan
candaan seperti ketika bertemu muka. Oleh karena
itu batasi waktu meeting utama dan batasi pula
tambahan waktunya agar konsentrasi anda tidak
terpecah saat meeting virtual.
Bagian penting berikutnya adalah menentukan peran
peserta agar virtual meeting anda berjalan lancar dan
efisien. Pertimbangkan struktur berikut untuk
pembagian peran pada meeting anda;
Tentukan peran peserta saat meeting
Notulensi
mencatat pembicaraan
selama meeting,
melakukan highlighting pembicaraan
dan membuat resume meeting.
Fasilitator
bertugas untuk memimpin meeting,
memastikan pembicaraan sesuai
agenda dan giliran bicara peserta.
Tech support
bertugas untuk mengkoordinasikan
peserta dengan aplikasi meeting dan
menyelesaikan persoalan-persoalan
teknis yang dihadapi peserta.
Timekeeper
berkoordinasi dengan fasilitator
dan peserta untuk mengingatkan
batas waktu bicara dan batas
waktu meeting.
01
www.poligrabs.com
PT Balada Komunikasi Visual
POLIGRABS
Creative Studio

3. Sepakati waktu bersama
Kesepakatan waktu adalah hal yang paling penting
dalam pelaksanaan meeting virtual, pastikan semua
peserta dapat mengalokasikan waktu untuk meeting
tanpa gangguan.
Bagikan bahan meeting
sebelum meeting
Pastikan semua peserta memiliki bahan meeting
minimal satu hingga dua hari sebelum meeting
untuk memastikan setiap peserta memahami agenda
meeting dan dapat memberikan opini yang sesuai
untuk mencapai kesimpulan bersama.
SAAT
MEETING
Berikan jeda
pertanyaan atau
minta pendapat
02
Buat presentasi
yang menarik dan
interaktif
Mulai dengan
perkenalan
Berinteraksi dengan
peserta lain
www.poligrabs.com
PT Balada Komunikasi Visual
POLIGRABS
Creative Studio
?

4. SETELAH
MEETING
Pada dasarnya, virtual meeting dengan meeting offline biasa
tidak begitu banyak perbedaan. Hanya saja pertemuan dimediasi
oleh perangkat digital. Kebingungan kita dimulai ketika kita tidak
mengenal media perantara ini dengan baik, mungkin karena belum
terbiasa. Selama proses adaptasi ini tentunya banyak kendala yang
kita hadapi. Namun semakin sering kita mencari solusi semakin baik
kualitas virtual meeting kita nanti.
03
www.poligrabs.com
PT Balada Komunikasi Visual
POLIGRABS
Creative Studio
Poligrabs membantu anda menyampaikan
pesan dan informasi kepada audience dan
segmentasi spesifik anda melalui infografis,
visualisasi data dan editorial design.
(+62) 22 2045 4551
(+62) 857 9719 4970
headquarter@poligrabs.com
Jl. Cigadung Raya Barat
No. 15, Cigadung,
Bandung
Jawa Barat, Indonesia
Jl. Tebet Timur Dalam VC
No.17, Tebet, DKI Jakarta,
Indonesia
Bagikan
resume meeting
Akhiri dengan
rencana aksi