1. Увод у табеле
Табеле су суштински важни објекти у бази података јер се у њима складиште све информације или подаци. На
пример, база података у предузећу може да садржи табелу „Контакти" у којој су ускладиштена имена добављача,
њихове адресе електронске поште и бројеви телефона. Овај чланак садржи преглед табела у програму Access.
Пре него што направите табеле утврдите шта вам је све потребно и одредите све табеле које ће вам можда бити
потребне. Увод у планирање и дизајнирање базе података пронаћи ћете у чланку Основе дизајна базе података.
У овом чланку:
Преглед
Додавање табеле у Access базу података на стоном рачунару
Преглед
Релациона база података као Access обично има неколико повезаних табела. У добро дизајнираној бази података
свака табела складишти податке о одређеној теми, као што су запослени или производи. Табела садржи записе
(редове) и поља (колоне). Поља садрже различите типове података, као што су текст, бројеви, датуми и
хипервезе.
1 Запис: Садржи специфичне податке, као што су информације о одређеном запосленом или производу.
2 Поље: Садржи податке о једном аспекту теме табеле, као што је име или адреса електронске поште.
3 Вредност поља : Сваки запис има вредност поља. На пример, Цонтосо, Лтд. или неко@пример.цом.
Својства табеле и поља
Својства дефинишу карактеристике и понашање табела и поља те управљају њима. Својства табеле подешавају се
на њеном листу са својствима. На пример, можете да подесите својство Подразумевани приказ да бисте задали
како ће се табела подразумевано приказивати. Својство поља дефинише аспект понашања поља. Својства поља
можете да подешавате у приказу дизајна коришћењем окна Својства поља. Свако поље има тип података који
дефинише врсту информација које се у њему чувају. На пример, типови података су више редова текста или
валута.
Релације између табела
Иако свака табела у бази података складишти податке о специфичној теми, табеле у релационој бази података,
каква је Access, чувају податке о сродним темама. На пример, база података може да складишти:
Табелу клијената која наводи клијенте вашег предузећа и њихове адресе.
Табелу производа која наводи производе које продајете, укључујући цену и слику за сваку ставку.
Табелу поруџбина која прати поруџбине клијената.
Да бисте повезали податке ускладиштене у различитим табелама направићете релације. Релација је логичка веза
између две табеле које имају заједничко поље.
Кључеви
Поља која су део релације између табела називају се кључеви. Кључ се обично састоји од једног поља, али може
се састојати и од више поља. Постоје две врсте кључева:
Примарни кључ: Табела може да има само један примарни кључ. Примарни кључ се састоји од једног
или више поља која јединствено идентификују сваки запис ускладиштен у табели. Access аутоматски
даје јединствен идентификациони број - назива се ИД број - који служи као примарни кључ. За више
информација погледајтедодавање или мењање примарног кључа табеле.
Споредни кључ: Споредни кључ садржи вредности које одговарају вредностима у примарном кључу
друге табеле. На пример, можда имате табелу „Поруџбине“ у којој свака поруџбина има ИД број
клијента који одговара запису у табели „Клијенти“. Поље за ИД клијента је споредни кључ табеле
„Поруџбине“.
1
2. 2
Усаглашеност вредности између поља кључа чини
основу релације између табела. Релацију између
табела користите да бисте комбиновали податке из
сродних табела. На пример, претпоставимо да имате
табелу „Клијенти“ и табелу „Поруџбине“. Поље
примарног кључа „ИД“ идентификује сваки запис у
табели „Клијенти“.
Да бисте сваку поруџбину повезали са клијентом, у
табелу „Поруџбине“ додајете поље споредног кључа
које одговара пољу „ИД“ у табели „Клијенти“, а затим
креирате релацију између два кључа. Када додате
запис у табелу „Поруџбине“, за ИД клијента користите
вредност из табеле „Клијенти“. Кад год желите да
прикажете информације о клијенту поруџбине,
користите релацију да бисте идентификовали податке
из табеле „Клијенти“ који одговарају одређеним
записима из табеле „Поруџбине“.
Релација између табела видљива у прозору „Релације“.
1 Примарни кључ означен је иконом кључа поред имена поља.
2 Споредни кључ – обратите пажњу на одсуство иконе кључа.
Предности коришћења релација
Одвојено чување података у сродним табелама доноси следеће предности:
Доследност Будући да се свака ставка података записује само једном у једној табели, мања је могућност
двосмислености или недоследности. На пример, име клијента складиштите само једном у табели о
клијентима, а не понављате складиштење (потенцијално недоследно) у табели која садржи податке о
поруџбини.
Ефикасност Записивање података само на једном месту значи да користите мање простора на диску.
Поред тога, мање табеле обично брже обезбеђују податке од већих табела. Коначно, уколико не користите
засебне табеле за одвојене теме, у табелама ће доћи до поља без вредности (одсуства података) и
сувишних вредности, што доводи до трошења простора и утиче на перформансе.
Разумљивост Дизајн базе података је лакше разумети ако су теме правилно одвојене у табелама.
Додавање табеле у базу података на стоном рачунару
Креирајте нову табелу ако имате нови извор података који не припадају ниједној постојећој табели. Постоји
неколико начина да се дода табела у Access базу података, на пример тако што се креира нова база података,
уметне табела у постојећу базу података, или увезе табела из другог извора података или повеже са њом – као
што је Microsoft Office Excel радна свеска, Microsoft Office Word документ, текстуална датотека, веб услуга или
нека друга база података. Када креирате нову, празну базу података, у њу се аут оматски умеће нова, празна
табела. Након тога можете унети податке у табелу да бисте почели да дефинишете поља.
Више информација о додавању поља у базу података на стоном рачунару можете пронаћи у чланку Додавање
поља у табелу.
Креирање нове табеле у новој бази података
1. На картици File изаберите ставку New > кликните на Blank desktop database.
2. У пољу File name откуцајте име датотеке за нову базу података.
3. Да бисте сачували базу података на другој локацији, кликните на икону фасцикле.
4. Кликните на дугме Create.
Нова база података се отвара са новом табелом која се зове Table1, преименујте је на основу података које
складишти.
3. Креирање нове табеле у постојећој бази података
1. Изаберите ставке File > Open и изаберите базу података ако је наведена на листи Recent. Ако није,
изаберите неку од опција за тражење како бисте пронашли базу података.
2. У оквиру картице Create кликните на дугме Table.
Додаје се нова табела и отвара се у приказу листа са подацима.
Спољни подаци
Везе можете креирати ка разним спољним изворима података као што су друге базе података, текстуалне
датотеке и Excel радне свеске. Када креирате везе ка спољним подацима, Access може да користи везу као да је у
питању табела. У зависности од спољног извора података и начина на који креирате везу, можете да уређујете
податке у повезаној табели и креирате релације које укључују повезану табелу. Међутим, није могуће променити
дизајн спољних података помоћу везе.
Креирање табеле помоћу увоза или повезивања
Табелу можете да креирате тако што ћете увести податке ускладиштене на другом месту или се повезати с њима.
Можете да увезете податке из Excel радног листа, Windows SharePoint Services листе, XML датотеке, друге Access
базе података, Microsoft Office Outlook фасцикле и још многих других извора, или да се повежете с њима.
Када увезете податке, креирате копију података у новој табели тренутне базе података. Наредне промене
изворних података неће утицати на увезене податке, нити ће промене увезених података утицати на изворне
податке. Када се повежете са извором података и увезете податке, увезене податке можете користити без
повезивања са извором. Дизајн увезене табеле можете променити.
Када се повезујете са подацима, креирате повезану табелу у тренутној бази података која представља актуелну
везу ка постојећим информацијама ускладиштеним на другом месту. Када промените податке у повезаној
табели, мењате их у извору. Сваки пут када се подаци у извору промене, та промена се приказује у повезаној
табели. Морате бити у могућности да се повежете са извором података при сваком коришћењу повезане табеле.
Није могуће променити дизајн повезане табеле.
1. На картици External data, у групи Import&Link изаберите неки од доступних извора података.
2. Следите упутства у дијалозима који се појављују при сваком кораку.
Access ће креирати нову табелу и приказати је у окну за навигацију.
Подешавање својстава табеле базе података на стоном рачунару
Можете поставити својства која се примењују на целу табелу или на целе записе.
1. Изаберите табелу чија својства желите да поставите.
2. На картици Home, у групи Views кликните на алатку Views, а затим изаберите ставку Design View.
3. На картици Design, у групи Show/Hide изаберите ставку Property Sheet
4. На листу са својствима изаберите картицу General.
5. Кликните на поље са леве стране својства које желите да поставите и унесите поставку својства.
6. Да бисте сачували промене, притисните комбинацију тастера CTRL+S.
Додавање поља у табелу базе података на стоном рачунару
Сваки део података који желите да пратите, складиштите у пољу. На пример, у табели контаката креирате поља
за презиме, име, број телефона и адресу. У табели производа креирате поља за име производа, ИД производа и
цену.
Пре креирања поља, покушајте да рашчланите податке на најмање корисне делове. Касније је много
једноставније комбиновати податке, него их рашчлањивати. На пример, уместо поља за пуно име , размотрите
креирање засебних поља за презиме и име. У том случају можете једноставно вршити претрагу или сортирање
по имену, презимену или и једном и другом. Ако планирате да извештавате о некој ставци података, да је
3
4. сортирате, претражујете или израчунавате, у поље поставите само ту ставку. Више информација о дизајнирању
базе података и креирању поља потражите у везама у одељку Такође погледајте.
Када креирате поље, можете да поставите и својства поља да бисте контролисали његов изглед и понашање.
Ново поље можете креирати у програму Access тако што ћете податке унети у нову колону у приказу листа са
подацима. Када поље креирате уносом података у приказу листа са подацима, Access пољу аутоматски додељује
тип података заснован на вредности коју унесете. Ако унос не подразумева ниједан други тип података, Access
тип података поставља на вредност Short text али га по потреби можете променити.
Додавање поља уносом података
Када креирате нову табелу или отворите постојећу табелу у приказу листа са подацима, у табелу можете додати
поље тако што ћете унети податке у колону листа са подацима Click to Add.
4
Унесите податке у празну колону Click to Add.
Да бисте променили име поља:
1. Креирајте табелу или је отворите у приказу листа са подацима.
2. У колони Click to Add у празну ћелију унесите податак.
3. Два пута кликните на подразумевано име Field и унесите ново име
4. Користите описно име да би се поље лакше идентификовало.
Постављање својстава поља
Када креирате поље, можете да поставите својства поља да бисте контролисали његов изглед и понашање.
На пример, постављањем својстава поља можете:
Контролисати изглед података у пољу
Допринети спречавању уноса неисправних података у поље
Навести подразумеване вредности поља
Допринети убрзавању претраживања и сортирања поља
Нека доступна својства поља можете да поставите док радите у приказу листа са подацима. Међутим, да бисте
имали приступ и да бисте поставили комплетну листу својстава поља, морате да користите приказ дизајна.
Постављање својстава поља у приказу листа са подацима (Datasheet View)
Током рада у приказу листа са подацима пољу можете променити име, тип података, својство Формат, као и нека
друга његова својства.
Да бисте отворили табелу у приказу листа са подацима (Datasheet View): У окну за навигацију кликните
десним тастером миша на табелу и у приручном менију изаберите ставку Open.
Да бисте променили име поља: Када поље додате уносом података у приказу листа са подацима, Access
пољу аутоматски додељује генеричко име. Access првом новом пољу додељује име Field1, другом новом
пољу име Field2 и тако даље. Име поља се подразумевано користи као његова ознака где год се поље
приказује, на пример, у наслову колоне на листу са подацима. Ако преименујете поља и дате им описнија
имена, лакше ћете их користити приликом приказивања или уређивања записа.
1. Кликните десним тастером миша на наслов поља које желите да преименујете (на пример, Field1).
2. У приручном менију изаберите ставку Rename Field.
5. 3. У наслов поља унесите ново име.
Имена поља се могу састојати од највише 64 знака (слова или бројева), укључујући размаке.
Промена типа података поља
Када поље креирате уносом података у приказ листа са подацима, Access испитује те податке како би утврдио
одговарајући тип података за то поље. На пример, ако унесете 1/1/2014, Access те податке препознаје као датум
и поставља тип података поља на вредност Date & Time. Ако Access не може поуздано да утврди тип података,
тип података се подразумевано поставља на вредност Short Text.
У неким случајевима ћете можда желети ручно да промените тип података поља. Претпоставимо да имате
бројеве матичне књиге од којих неки почињу са нулом, на пример 0910314. Ако у ново поље у приказу листа са
подацима унесете 0910314, функција аутоматског откривања типа података за то поље бира тип података
Number и уклаља почетну нулу. Пошто су матични бројеви ознаке, а не бројеви са којима ћете изводити
математичке операције, требало би да користе тип података Short Text. Користите следећу процедуру да бисте
променили тип података поља.
1. Изаберите картицу Fields.
2. У групи Formatting, са листе Data type изаберите жељени тип података.
Промена формата поља
Поред утврђивања типа података новог поља, Access такође може поставити својство Format за поље, у
зависности од тога шта унесете. На пример, ако унесете вредност „10:50“, Access поставља тип података на
вредност Date & Time, а својство Format на вредност Short time. Да бисте ручно променили својство поља
Format, урадите следеће:
1. На траци изаберите картицу Fields.
2. У групи Formatting, на листу Format унесите жељени облик.
НАПОМЕНА Листа Format је можда недоступна за нека поља (на пример, текстуално поље), у зависности од
типа података поља.
Постављање других својстава поља
1. У приказу листа са подацима изаберите поље за које желите да поставите својство.
2. На картици Fields, у групи Formatting изаберите жељена својства.
Постављање својстава поља
Својство поља можете да поставите отварањем табеле у приказу дизајна (Design View).
Да бисте отворили табелу у приказу дизајна: У окну за навигацију кликните десним тастером миша на
табелу, а затим у приручном менију изаберите ставку Design View.
Да бисте променили тип података поља: Пронађите име поља којем желите да поставите тип података,
кликните на поље Data Type и затим с листе изаберите тип података.
5
