งานสารบรรณ(1)
- 1. งานสารบรรณ
ระเบียบสำานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ.2526
ผู้รักษาการตามระเบียบ คือ ปลัดสำานักนายกรัฐมนตรี
มีผลบังคับใช้เมื่อ 1 มิถุนายน 2526
งานสารบรรณ คืออะไร
ตามระเบียบสำานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงาน
สารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 6 ได้ให้ความหมายของคำาว่า “งาน
สารบรรณ” ไว้ว่า หมายถึง “งานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงาน
เอกสารเริ่มตั้งแต่การจัดทำา การรับ การส่ง การเก็บรักษา การ
ยืม จนถึงการทำาลาย” ซึ่งเป็นการกำาหนดขั้นตอน และขอบข่าย
ของงานสารบรรณ ว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไรบ้าง แต่ในทาง
ปฏิบัติการบริหารงานเอกสารทั้งปวง จะเริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน
ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จำา ทำาสำาเนา ส่งหรือสื่อข้อความ รับ
บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ
ทำารหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตามและทำาลาย ทั้งนี้ ต้องทำาเป็น
ระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพเพื่อ
ประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย
คุณสมบัติของผู้ทำางานสารบรรณและงานธุรการได้เป็น
อย่างดี
ผู้ที่จะทำางานสารบรรณได้ดีจำาเป็นต้องรู้งานธุรการ
ด้วย เช่น การติดต่อ โต้ตอบ และประสานงาน รู้จักความควร
หรือไม่ควร มีความคล่องแคล่วว่องไว นอกจากนั้นต้องมีความรู้
ทางด้านภาษาเป็นอย่างดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งภาษาไทย รู้จักตัว
สะกด การันต์ วรรค ตอน แม่นยำา ศัพท์ และคำาแปลใน
- 2. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
พจนานุกรม ยิ่งมีความรู้ภาษาต่างประเทศด้วยยิ่งดี ต้องมีความ
ละเอียดรอบคอบ สุขุม และรวดเร็ว
หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ
ได้แก่
1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นซึ่ง
มิใช่ส่วนราชการ หรือ ถึงบุคคลภายนอก
3. หนังสือที่หน่วยราชการอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการ
หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำาขึ้นเพื่อเป็นหลักฐาน
ในราชการ
5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำาขึ้นตามกฎหมาย
ระเบียบ หรือข้อบังคับ
หนังสือ มี 6 ชนิด
1. หนังสือภายนอก
2. หนังสือภายใน
3. หนังสือประทับตรา
4. หนังสือสั่งการ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำาขึ้น หรือรับไว้เป็นหลัก
ฐาน
หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็น
แบบพิธี ใช้กระดาษครุฑ
- ใช้ติดต่อระหว่างส่วนราชการ
- ส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่น ซึ่งมิใช่ส่วน
ราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก
- 3. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็น
แบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก
- ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัด
เดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตรา
แทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้
หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจาก
หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อ
กำากับตรา ใช้กระดาษครุฑ ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการ กับ
ส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก
เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำาคัญ ได้แก่
1. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม
2. การส่งสำาเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือ
บรรณสาร
3. การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำาคัญ
หรือการเงิน
4. การแจ้งผลงานที่ได้ดำาเนินการไปแล้วให้ส่วน
ราชการที่เกี่ยวข้องทราบ
5. การเตือนเรื่องที่ค้าง
6. เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป
กำาหนด โดยทำาเป็นคำาสั่งให้ใช้หนังสือประทับตรา
หนังสือสั่งการ ให้ใช้ตามแบบที่กำาหนดไว้ใน
ระเบียบ เว้นแต่จะมีกฎหมายกำาหนดแบบไว้โดยเฉพาะ มี 3
ชนิด ได้แก่
1. คำาสั่ง
2. ระเบียบ
3. ข้อบังคับ
- 4. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
คำาสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้
ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษครุฑ
ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำานาจหน้าที่ได้
วางไว้ โดยจะอาศัยอำานาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็น
หลักปฏิบัติงานเป็นการประจำา ใช้กระดาษครุฑ
ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำานาจที่กำาหนด
ให้ใช้ โดยอาศัยอำานาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำาได้ ใช้
กระดาษครุฑ
หนังสือประชาสัมพันธ์ ใช้ตามแบบที่กำาหนดไว้ใน
ระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฎหมายกำาหนดแบบไว้โดยเฉพาะ มี 3
ชนิด ได้แก่
1. ประกาศ
2. แถลงการณ์
3. ข่าว
ประกาศ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศ
หรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษครุฑ
ในกรณีที่กฎหมายกำาหนดให้ทำาเป็นแจ้งความ ให้เปลี่ยนคำาว่า
ประกาศ เป็นแจ้งความ
แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการ
แถลงเพื่อทำาความเข้าใจในกิจการของราชการ หรือเหตุการณ์
หรือ กรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษครุฑ
ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นควรเผย
แพร่ให้ทราบ
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำาขึ้นหรือรับไว้เป็นหลัก
ฐานในราชการ คือ หนังสือที่ทางราชการจัดทำาขึ้นนอกจากที่
กล่าวมาแล้ว หรือที่หน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือ
บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้ มี 4
- 5. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
ชนิด ได้แก่
1. หนังสือรับรอง
2. รายงานการประชุม
3. บันทึก
4. หนังสืออื่น
หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้
เพื่อรับรองแก่ บุคคล นิติบุคคล หรือ หน่วยงาน เพื่อ
วัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง ให้ปรากฏแก่บุคคลทั่วไป ไม่
จำาเพาะเจาะจง ใช้กระดาษครุฑ โดยลงชื่อคำาขึ้นต้นว่า
"หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า ........ "
รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็น
ของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่
ประชุมไว้เป็นหลักฐาน
บันทึก คือข้อความที่ผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้
บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชา สั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา
หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับตำ่ากว่าส่วน
ราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ ใช้กระดาษ
บันทึกข้อความ
หนังสืออื่น คือ เอกสารที่เกิดขึ้นเนื่องจากการ
ปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐาน รวมถึง
ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง/ภาพ หรือหนังสือของบุคคล
ภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่ โดยลงรับเข้าทะเบียนรับไว้แล้ว มี
รูปแบบตามที่กฎกระทรวง ทบวง กรม กำาหนดขึ้นใช้ เว้นแต่จะ
มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่อง เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง
สัญญา หลักฐานการสืบสวน/สอบสวน และคำาร้อง เป็นต้น
ชั้นความเร็วของหนังสือมี 3 ประเภท
- 6. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
ด่วนที่สุด เจ้าหน้าที่ปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น
ด่วนมาก เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว ด่วน เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็ว
กว่าปกติ เท่าที่จะทำาได้
(ไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์)
การส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสาร เช่น โทรเลข
วิทยุโทรเลข โทรศัพท์ โทรสาร วิทยุสื่อสาร ให้ปฏิบัติเช่นเดียว
กับได้รับหนังสือ โดยให้ทำาหนังสือยืนยันตามไปทันที
การทำาสำาเนา 2 ฉบับ เก็บไว้ต้นเรื่อง 1 ฉบับ สารบรรณกลาง 1
ฉบับ
หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับจำานวนมาก มี
ใจความอย่างเดียวกัน โดยให้เพิ่มพยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียน
หนังสือส่ง เริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นลำาดับไปถึงสิ้นปีปฏิทิน
การรับ – ส่ง หนังสือ
หนังสือรับ รับเข้ามาจากภายนอก
1. จัดลำาดับความสำาคัญเร่งด่วน
ไม่ถูกต้อง ติดต่อเจ้าของเรื่อง และบันทึกข้อบกพร่อง
2. ประทับตรารับ มุมบนด้านขวาของหนังสือ กรอก
รายละเอียด เลขที่รับ วันที่ เวลา
3. ลงทะเบียนรับหนังสือ ในทะเบียนหนังสือรับ
4. จัดแยกหนังสือ ส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้อง
ดำาเนินการ โดยลงในช่องการปฏิบัติ ส่งได้ 2 วิธี ใช้สมุดส่ง
หนังสือ หรือให้ผู้รับลงรับในทะเบียนรับหนังสือก็ได้ การดำาเนิน
การตามขั้นตอนนี้ จะเสนอผ่านผู้บังคับบัญชาหรือไม่ ให้เป็นไป
ตามที่หัวหน้าส่วนราชการกำาหนด
- 7. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
หนังสือส่ง ส่งออกไปภายนอก
1. เจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ
รวมทั้งสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วน ส่งให้เจ้าหน้าที่สารบรรณ
กลางเพื่อส่งออก
2. เจ้าหน้าที่สารบรรณกลางลงทะเบียนหนังสือส่ง
เลขทะเบียนหนังสือส่งเรียงลำาดับติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทิน
ก่อนบรรจุซอง ตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ/สิ่งที่ส่งมาด้วย
ให้ครบถ้วน แล้วเปิดผนึก ส่งได้ 2 วิธี โดยทางไปรษณีย์ หรือ
ส่งโดยสุดส่งหนังสือ/ใบรับ ถ้าเป็นใบรับให้นำามาผนึกติดกับ
สำาเนาคู่ฉบับ
การเก็บรักษา ยืม และทำาลายหนังสือ
การเก็บหนังสือ
- เก็บระหว่างปฏิบัติ
- เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว
- เก็บเพื่อใช้ในการตรวจสอบ
การประทับตรากำาหนดเก็บหนังสือ มุมล่างด้านขวา
ของกระดาษแผ่นแรก และลงลายมือชื่อย่อกำากับตรา
หนังสือที่เก็บไว้ตลอดไป ประทับตรา ห้ามทำาลาย
ด้วย หมึกสีแดง
หนังสือที่ต้องเก็บโดยมีกำาหนดเวลา ประทับตรา
เก็บถึง พ.ศ…… ด้วยหมึกสีนำ้าเงิน
อายุการเก็บหนังสือ ปกติไม่น้อยกว่า 10 ปี ยกเว้น
1. หนังสือที่ต้องสงวนไว้เป็นความลับ
2. หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำานวนของ
ศาลหรือพนักงานสอบสวน
3. หนังสือที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียม
จารีตประเพณี สถิติหลักฐาน หรือเรื่องที่ต้องใช้สำาหรับศึกษา
- 8. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
ค้นคว้า
4. หนังสือที่ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่
สำาเนาที่มีต้นเรื่องค้นได้จากที่อื่น เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
5. หนังสือที่เป็นธรรมดา ซึ่งไม่มีความสำาคัญ และ
เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำา เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี
หนังสือที่เกี่ยวกับการเงิน ซึ่งไม่ใช่เอกสารสิทธิ
หากเห็นว่าไม่จำาเป็นต้องเก็บถึง 10 ปี ให้ทำาความตกลงกับ
กระทรวงการคลังเพื่อขอทำาลายได้ ทุกปีปฏิทินให้ส่วนราชการ
จัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ 25 ปี พร้อมบัญชีส่งมอบให้กอง
จดหมายเหตุแห่งชาติ ภายใน 31 มกราคม ของปีถัดไปเว้นแต่
1. หนังสือต้องสงวนเป็นความลับ
2. หนังสือที่มีกฎหมาย ข้อบังคับ หรือระเบียบที่ออก
ใช้เป็นการทั่วไปกำาหนดไว้เป็นอย่างอื่น
3. หนังสือที่มีความจำาเป็นต้องเก็บไว้ที่ส่วนราชการ
นั้น
การทำาลายหนังสือ ภายใน 60 วัน หลังสิ้นปีปฏิทิน
ให้เจ้าหน้าที่สำารวจและจัดทำาบัญชีหนังสือขอทำาลายเสนอ
หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม เพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะ
กรรมการทำาลายหนังสือ คณะกรมการทำาลายหนังสือ ประกอบ
ด้วย ประธาน และกรรมการอีกอย่างน้อย 2 คน (ระดับ 3 ขึ้น
ไป)
ตราครุฑมี 2 ขนาด
- ตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร
- ตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร
ตราชื่อส่วนราชการที่ใช้เป็นหนังสือประทับตรา มี
รูปวงกลมซ้อนกัน เส้นผ่านศูนย์กลางวงนอก 4.5 เซนติเมตร
วงใน 3.5 เซนติเมตร ล้อมครุฑ
- 9. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
ข้อแตกต่าง หนังสือภายใน กับ หนังสือภายนอก
หนังสือภายใน คือ หนังสือที่ติดต่อราชการที่เป็นพิธี
น้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง
ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน โดยใช้กระดาษบันทึกข้อความ
ลดรูปแบบลงมา เช่น ไม่ต้องลงที่ตั้งและคำาลงท้าย ขอบเขตการ
ใช้หนังสือแคบลงมา (ติดต่อเฉพาะภายในกระทรวง ทบวง กรม
หรือจังหวัดเดียวกัน) ไม่สามารถใช้ติดต่อกับบุคคลภายนอกได้
รายละเอียดรูปแบบ มีหัวข้อกำาหนดให้ลงคล้ายกับหนังสือ
ภายนอก แต่มีหัวข้อน้อยกว่า
ใช้กระดาษบันทึกข้อความเท่านั้น
กรณีที่ตามระเบียบ ฯ วรรคท้าย ข้อ 12 กำาหนดไว้
ว่า ในกรณีที่กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงค์จะ
กำาหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะ เพื่อใช้ตามความเหมาะสมก็
ให้กระทำาได้ นั้น อาจแยกประเด็นการเขียน เป็นหัวข้อ เช่น
แยกเป็น
- เรื่องเดิม
- ข้อเท็จจริง
- ข้อกฎหมาย
- ความเห็นเจ้าหน้าที่
- ข้อพิจารณา
ซึ่งจะเห็นได้ว่าการกำาหนดรูปแบบการเขียนหนังสือ
ดังกล่าว เป็นลักษณะการเขียนในข้อความของหนังสือเท่านั้น
ไม่ทำาเป็นรูปแบบและลักษณะการใช้หนังสือภายในเปลี่ยนแปลง
ไป
การควบคุมและเร่งรัดงานสารบรรณ
การควบคุมและเร่งรัดงานสารบรรณ คือ การ
ควบคุมให้งานสารบรรณดำาเนินไปโดยเรียบร้อย ถูกต้อง ตาม
- 10. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
ระเบียบ รวดเร็ว และมีหลักฐานครบถ้วน เพื่อให้การปฏิบัติงาน
ในเรื่องนั้น ๆ ได้เสร็จสิ้นโดยเร็ว
การควบคุมและเร่งรัดงานสารบรรณจะบังเกิดผล
มากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับการเอาใจใส่ควบคุมของผู้บังคับ
บัญชาตามลำาดับชั้น และเพื่อให้งานสารบรรณดำาเนินไปด้วย
ความรวดเร็วและเรียบร้อย ผู้บังคับบัญชาต้องปฏิบัติงาน
สารบรรณให้เป็นตัวอย่างอันดีแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา
1. การเร่งรัดงานด้านสารบรรณทั่วไป ให้ดำาเนิน
การดังนี้
1.1 เพื่อให้งานราชการดำาเนินไปด้วย
ความรวดเร็ว หนังสือราชการทั้งปวงที่ไม่มีปัญหา ควรจะต้องรีบ
ดำาเนินการให้เสร็จเรียบร้อยไปโดยเร็ว และหากจะต้องตอบให้
ทราบก็ให้ตอบให้ผู้ถามทราบโดยเร็วตามกำาหนดระยะเวลาที่
กำาหนดไว้ สำาหรับการปฏิบัติราชการของส่วนราชการนั้น ๆ
1.2 หนังสือราชการทั้งปวงที่ไม่มี
ปัญหา เมื่อถึงบุคคลใดบุคคลนั้นต้องพิจารณาเสนอความคิด
เห็นให้ทันที ให้เสร็จในวันนั้น หรืออย่างช้าในวันรุ่งขึ้น
1.3 งานที่ประทับตราคำาว่า ด่วนที่สุด
ด่วนมาก ด่วน ให้รีบดำาเนินการให้เสร็จโดยทันที สำาหรับ
งานที่มีกำาหนดเวลา ให้เร่งดำาเนินการให้แล้วเสร็จภายใน
กำาหนดเวลา
1.4 สำาหรับงานทั้งปวง ถ้าเป็นงานที่มี
ปัญญาให้แจ้งให้เจ้าของเรื่องที่ถามทราบถึงปัญหาชั้นหนึ่งก่อน
2. การตรวจสอบเพื่อเร่งรัดงาน ให้มีการตรวจสอบ
งานสารบรรณเพื่อดำาเนินการเร่งรัดเป็นงวด ๆ
โดยแบ่งออกเป็น 3 งวด คือ ประจำาสัปดาห์ ประจำาเดือน และ
ประจำาปี
2.1 การเร่งรัดประจำาสัปดาห์ จะต้อง
พิจารณาว่างานที่ผ่านมาในสัปดาห์หนึ่ง งานเสร็จเรียบร้อย
- 11. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
เพียงใด จัดเก็บเข้าแฟ้มเรียบร้อยตามระเบียบหรือไม่ งานที่คั่ง
ค้างมีมากน้อยเพียงใด ติดค้างอยู่ที่ใด แล้วเร่งรัดให้มีการปฏิบัติ
โดยรวดเร็วด้วยวาจาหรือหนังสือ
2.2 การเร่งรัดประจำาเดือน ให้
พิจารณาว่างานที่รับเข้ามาแต่ละเดือนดำาเนินการเสร็จเรียบร้อย
เพียงใด จัดเก็บเข้าระบบเรียบร้อยตามระเบียบหรือไม่ งานที่คั่ง
ค้างติดอยู่ที่ใด และได้ดำาเนินการไปแล้วเพียงไร แล้วเร่งรัดให้มี
การปฏิบัติโดยเร็ว การเตือนเมื่อเห็นล่าช้า ให้เตือนเป็นหนังสือ
2.3 การเร่งรัดประจำาปี ให้ปฏิบัติเช่น
เดียวกับการเร่งรัดประจำาเดือน แต่ให้พิจารณาว่า หนังสือที่
เก็บไว้นั้นจะต้องได้รับการทำาลายตามระเบียบที่กำาหนดไว้หรือ
ไม่อีกด้วย
2.4 งานที่เป็นเรื่องเร่งด่วนเป็นกรณี
พิเศษ ให้มีการเตือนเร่งรัดเป็นพิเศษ ไม่ต้องคำานึงถึงเวลาที่
กำาหนดไว
งานบริหารทั่วไป
งานบริหารทั่วไป เป็นภารกิจหนึ่งของโรงเรียนในการสนับสนุนส่ง
เสริมการปฏิบัติงานของโรงเรียนให้บรรลุตามนโยบาย และมาตรฐาน
การศึกษาที่โรงเรียนกำาหนดให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เช่น การ
ดำาเนินงานธุรการ การประชาสัมพันธ์ งานประสานราชการ การจัด
ระบบการบริหารและพัฒนาองค์กร งานเทคโนโลยีสารสนเทศ การจัด
ทำาสำามะโนนักเรียน การรับนักเรียน การจัดระบบ
การควบคุมภายในหน่วยงาน การดูแลสถานที่และสภาพแวดล้อม งาน
บริการสาธารณะ งานเลขานุการคณะกรรมการสถานศึกษาขั้นพื้นฐาน
การประสานและพัฒนาเครือข่ายการศึกษา การส่งเสริมสนับสนุนด้าน
วิชาการ งบประมาณ และบุคลากร การระดมทรัพยากรเพื่อการศึกษา
งานส่งเสริมงานกิจการนักเรียน การส่งเสริมสนับสนุนและประสานงาน
งานการศึกษาของบุคคล ชุมชน องค์กร หน่วยงานสถาบันสังคม
- 12. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
อื่นที่จัดการศึกษา ซึ่งผู้รับผิดชอบงานควรรู้แนวปฏิบัติราชการ ดังนี้
1. การดำาเนินงานธุรการ
1.1 งานสารบรรณ
1.2 งานธุรการทั่วไป
2. งานทะเบียน
2.1 งานพัฒนาระบบและเครือข่ายข้อมูลสารสนเทศ
2.2 การจัดระบบบริหารและการพัฒนาองค์กร
2.3 งานเทคโนโลยีและสารสนเทศ
2.4 การจัดระบบการควบคุมภายใน
3. งานอาคารสถานที่
4. การพานักเรียนไปทัศนศึกษานอกสถานศึกษา
5. งานเลขานุการคณะกรรมการสถานศึกษาขั้นพื้นฐาน
6. การประสานและพัฒนาเครือข่ายการศึกษา
7. การวางแผนการบริหารการศึกษา
8. การระดมทรัพยากรเพื่อการศึกษา
งานธุรการ
1. งานสารบรรณ
กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ ประกาศ คำาสั่ง ที่เกี่ยวข้อง
ระเบียบสำานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.
2526
ความหมายของงานสารบรรณ
“งานสารบรรณ” หมายความว่า งานที่เกี่ยวกับการบริหารงาน
เอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำา การรับ-ส่ง การเก็บรักษา การ
ยืม จนถึงการทำาลาย
“หนังสือ” หมายถึง หนังสือราชการ
ขอบข่ายของงานสารบรรณ
งานสารบรรณเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับเรื่องดังต่อไปนี้
1. การผลิตหรือจัดทำาเอกสาร
2. การรับและการส่งหนังสือราชการ
3. การเก็บรักษา และการยืมหนังสือราชการ
1
- 13. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
4. การทำาลายหนังสือราชการ
ความสำาคัญและประโยชน์ของงานสารบรรณ
ความสำาคัญของงานที่เกี่ยวกับหนังสือเอกสาร อาจกล่าวโดยสรุป
ได้ดังนี้
1. ใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารงาน
2. ใช้เป็นสื่อในการติดต่อทำาความเข้าใจระหว่างหน่วยงานกับ
หน่วยงาน หน่วยงานกับบุคคล
และบุคคลกับบุคคล
3. เป็นเครื่องเตือนความจำาของหน่วยงาน
4. เป็นหลักฐานอ้างอิงการติดต่อหรือการทำาความตกลง
5. เป็นสิ่งที่มีคุณค่าในการศึกษาค้นคว้าต่อไปในอนาคต
ความหมายและชนิดของหนังสือราชการ
ระเบียบสำานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
ได้กำาหนดความหมายและชนิดของหนังสือราชการไว้ว่า หนังสือ
ราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือที่มีไป
มาระหว่างส่วนราชการ หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใด
ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคล
ภายนอก หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่บุคคล
ภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ รวมทั้ง
เอกสารที่ทางราชการจัดทำาขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ และ
เอกสารที่ทางราชการจัดทำาขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
ชนิดของหนังสือราชการ
หนังสือราชการมี 6 ชนิด คือ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน
หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ และหนังสือที่
เจ้าหน้าที่ทำาขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
กระดาษตราครุฑ ที่ใช้สำาหรับหนังสือราชการ กำาหนดแบบและ
ขนาดไว้ในระเบียบงานสารบรรณข้อ 74 และ ข้อ 75 ให้ใช้กระดาษ
ปอนด์ขาว นำ้าหนัก 60 กรัม ต่อตารางเมตร ขนาด เอ 4 หมายถึง
ขนาด
2
- 14. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
210 X 297 ม.ม. พิมพ์ครุฑ ขนาดตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร ด้วยหมึกสี
ดำา หรือทำาครุฑดุนที่กึ่งกลางส่วนบนของกระดาษ
1. หนังสือภายนอก
หนังสือภายนอก ใช้เป็นหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี
ระหว่างส่วนราชการ
(ต่างกระทรวง ทบวง กรม) หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่ง
มิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคล
ภายนอก กำาหนดให้ใช้กระดาษตราครุฑ ซึ่งมีส่วนประกอบ คือ
1.1 ที่
1.2 ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ
1.3 วัน เดือน ปี
1.4 เรื่อง
1.5 คำาขึ้นต้น
1.6 อ้างถึง (ถ้ามี)
1.7 สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)
1.8 ข้อความ (เนื้อหาของหนังสือ)
1.9 คำาลงท้าย
1.10 ลงชื่อ
1.11 ตำาแหน่ง
1.12 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
1.13 โทร. (หมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของ
เรื่อง)
1.14 สำาเนาส่ง (ถ้ามี)
รายละเอียดของหนังสือภายนอก
1.1 ที่
เป็นส่วนที่อยู่ทางด้านซ้ายบนสุดของหนังสือ ซึ่งหนังสือ
ทุกฉบับจะมีกำาหนดไว้เพื่อ
1) เป็นข้ออ้างอิงของฝ่ายที่ส่งหนังสือออก ในกรณีที่จะ
มีการอ้างอิงถึงหนังสือฉบับนั้น
ในการติดตามเรื่องหรือเพื่อการติดต่อ โต้ตอบหลังจากที่ได้ส่งหนังสือ
นั้นออกไปแล้ว
2) เป็นประโยชน์ในการเก็บเรื่องระหว่างปฏิบัติ หรือ
เมื่อเรื่องนั้นได้ดำาเนินการเป็นที่เรียบร้อยแล้ว
3) เป็นข้ออ้างอิง เมื่อต้องการจะค้นหาเรื่องที่ได้เก็บไว้
3
- 15. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
4) เป็นตัวเลขแสดงสถิติแสดงปริมาณของหนังสือที่ได้มี
การติดต่อกับหน่วยงานต่างๆ
ในรอบปีปฏิทินหนึ่ง ตัวอย่างเช่น
ที่ ศธ 04099/145
ศธ รหัสพยัญชนะของกระทรวงศึกษาธิการ
04099 เลขรหัสของสำานักงานเขตพื้นที่การศึกษา
พิจิตร เขต 1
145 เลขทะเบียนหนังสือส่งของสำานักงานเขตพื้นที่
การศึกษาพิจิตร เขต 1
1.2 ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ
1) ให้ลงชื่อของส่วนราชการที่เป็นเจ้าของหนังสือนั้น
2) ลงที่ตั้งของส่วนราชการที่สามารถติดต่อทาง
ไปรษณีย์ได้สะดวก (ที่ตั้งของส่วนราชการ ความยาวไม่ควรเกิน 2-3
บรรทัด การลงที่ตั้งจะวางรูปแบบอย่างไรนั้น ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของ
ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ เนื่องจากชื่อส่วนราชการและที่ตั้งมีความ
ยาวไม่เท่ากัน)
3) ตำาแหน่งของส่วนราชการเจ้าของหนังสือ จะอยู่ทาง
ด้านขวาของหนังสือและอยู่บรรทัดเดียวกับ “ที่” เช่น
1.3 วัน เดือน ปี
1) ให้ลงตัวเลขของวันที่
2) ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก
หนังสือ
3) ไม่ต้องมีคำาว่า วันที่ เดือน พ.ศ. นำาหน้า
4) สำาหรับตำาแหน่งของตัวเลขของวันที่ จะปรากฏอยู่
ตรงกึ่งกลางของหน้ากระดาษต่อจาก
ที่อยู่ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ตัวอย่างเช่น
1.4 เรื่อง
1) กำาหนดชื่อเรื่องด้วยสาระสำาคัญที่เป็นใจความที่สั้น
กะทัดรัด และครอบคลุมเนื้อหา
ของหนังสือ
2) ถ้าเป็นเรื่องที่เคยติดต่อกันมาก่อน โดยปกติจะลง
“เรื่อง” ของหนังสือฉบับเดิม
เรื่องควรใช้เป็นชื่อเรื่องเดียวกัน
1.5 คำาขึ้นต้น
4
- 16. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
1) ให้ใช้คำาขึ้นต้นตามตารางการใช้คำาขึ้นต้น
สรรพนาม และคำาลงท้ายที่กำาหนดไว้ในภาคผนวก ระเบียบงาน
สารบรรณ
2) ลงเฉพาะตำาแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีไปถึง (โดยไม่
ต้องมีคำาว่า “ฯพณฯ” หรือ “ท่าน” นำาหน้า) หรือลงชื่อบุคคลในกรณีที่
เป็นการติดต่อกับบุคคลโดยไม่เกี่ยวกับตำาแหน่งหน้าที่ เช่น
กราบเรียน ประธานองคมนตรี
เรียน เลขาธิการคณะกรรมการการศึกษา
ขั้นพื้นฐาน
เรียน นางสาวอำาพร ศรีชาวนา
นมัสการ เจ้าคณะจังหวัดพิจิตร (สำาหรับพระภิกษุ
สงฆ์ทั่วไป)
3) ในกรณีที่ตำาแหน่งนั้นมีบุคคลครองตำาแหน่งมากกว่า
1 คน ขึ้นไป ให้ระบุทั้งตำาแหน่ง
และชื่อ เช่น ตำาแหน่งรองผู้อำานวยการสำานักงานเขตพื้นที่การศึกษา
พิจิตร เขต 1 ควรใช้คำาขึ้นต้น ดังนี้
1.6 อ้างถึง (ถ้ามี)
1) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยติดต่อกันมาก่อน
2) ในกรณีที่มีหนังสือที่เคยติดต่อกันมาก่อนหลายฉบับ
ให้ลงอ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้าย
ที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องหรือสาระสำาคัญที่เกี่ยวข้องต้อง
นำามาพิจารณา การเขียน “อ้างถึง” ให้เขียนชื่อส่วนราชการเจ้าของ
หนังสือ เลขที่หนังสือ และวัน เดือน ปี ที่ออกหนังสือ เช่น
1.7 สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)
1) ให้ลงชื่อเอกสาร สิ่งของ ที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือ
ฉบับนั้น เช่น
2) หากไม่สามารถบรรจุลงในซองเดียวกันได้ ให้แจ้ง
ด้วยว่าส่งไปโดยทางใด การเขียน
“สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้เขียนชื่อเอกสาร สิ่งของ ส่วนราชการเจ้าของ
หนังสือ เลขที่หนังสือ และวัน เดือน ปี ที่ออกหนังสือ พร้อมทั้งจำานวน
ของสิ่งของที่ส่งไป
- 17. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
1.8 ข้อความ (เนื้อหาของหนังสือ) เนื้อหาสาระที่ต้องการจะ
ให้ผู้รับได้ทราบ
ข้อความในหนังสือจะต้องชัดเจน เข้าใจง่าย และมีสาระ
ครบถ้วน เนื้อหาในหนังสือราชการ แบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ
1) ข้อความเหตุ เป็นส่วนเริ่มต้นของเนื้อหา เป็น
ข้อความที่กล่าวถึงสาเหตุที่มีหนังสือไป หรือแจ้งให้ผู้รับทราบว่าหน่วย
งานของผู้เขียนจะทำาอะไร หรือมีเหตุการณ์อะไรเกิดขึ้น
2) ข้อความตอนผลหรือข้อความจุดประสงค์ เป็น
ข้อความในย่อหน้าที่ 2 ที่นับว่ามี
ความสำาคัญ เพราะเนื้อความจะกล่าวถึงจุดประสงค์ของหนังสือฉบับนั้น
ซึ่งจะต้องเขียนให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับหนังสือทราบว่าผู้เขียนมีจุด
ประสงค์อย่างไร
3) บทสรุป เป็นส่วนสุดท้ายของการเขียนเนื้อหา ซึ่ง
เป็นจุดประสงค์สรุปสุดท้าย เพื่อเน้นให้ผู้รับจดหมายทำาอะไร หรือทำา
อย่างไร ควรจะย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่เริ่มต้นด้วยคำาว่า “จึง” แล้วตาม
ด้วยข้อความที่บอกถึงจุดประสงค์ (ข้อความที่สรุปต้องให้สัมพันธ์กับจุด
ประสงค์ในตอนต้น) เช่น
ในกรณีที่ต้องการเพียงให้ผู้รับได้ทราบเนื้อหาใน
หนังสือ อาจใช้ว่า
- จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
- จึงเรียนมาเพื่อทราบ
ในกรณีที่ต้องการเพียงให้ผู้รับดำาเนินเรื่องตามขั้น
ตอนต่อไป อาจใช้ว่า
- จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาดำาเนินการต่อไป
- จึงเรียนมาเพื่อทราบ และดำาเนินการต่อไป
ในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับตัดสินใจในเรื่องที่ปรากฏ
ในหนังสือ อาจใช้ว่า
- จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ
- จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาให้ความอนุเคราะห์
1.9 คำาลงท้าย
ให้ใช้คำาลงท้ายตามตารางการใช้คำาขึ้นต้น สรรพนาม
และคำาลงท้าย ซึ่งกำาหนดไว้ในภาคผนวก ซึ่งจะต้องให้สัมพันธ์กับคำา
ขึ้นต้น เช่น
- ขอแสดงความนับถือ
5
- 18. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
- ขอนมัสการด้วยความเคารพ (สำาหรับพระภิกษุสงฆ์
ทั่วไป)
1.10 ลงชื่อ
1) ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อ
เต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ในวงเล็บใต้ลายมือชื่อด้วยทุกครั้ง ซึ่งการ
พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือนั้นให้ใช้คำานำาหน้าชื่อว่านาย นาง
นางสาว หน้าชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ
2) ในกรณีที่เจ้าของลายมือชื่อมีตำาแหน่งทางวิชาการ
คือ ศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ และผู้ช่วยศาสตราจารย์ ให้พิมพ์
คำาเต็มของตำาแหน่งทางวิชาการไว้หน้าชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ เช่น
ลายมือชื่อ
(นายประณต ม่วงอุดม)
ผู้อำานวยการโรงเรียนนรราช
วิทยาคม
1.11 ตำาแหน่ง
ให้ลงชื่อตำาแหน่งของเจ้าของหนังสือไว้ใต้ชื่อเต็ม เช่น
ลายมือชื่อ
(นายประณต ม่วงอุดม)
ผู้อำานวยการโรงเรียนนรราช
วิทยาคม
กรณี รองผอ./หรือผู้รักษาราชการแทนให้ลงชื่อ
ตำาแหน่ง ดังนี้
ลายมือชื่อ
(นายอุดม ม่วงประณีต)
ครูชำานาญพิเศษ รักษาราชการ
แทน
ผู้อำานวยการโรงเรียนนรราช
วิทยาคม
1.12 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่
ออกหนังสือ เช่น งานบริหารทั่วไป งานวิชาการ งานบริหารบุคคล งาน
งบประมาณ
6
- 19. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
1.13 โทร.
ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
และหมายเลขโทรศัพท์ภายใน
(ถ้ามี) ไว้ใต้ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง พร้อมทั้งหมายเลขโทรสาร
และ E-mail เช่น
โทร. 0 5661 2415 ต่อ 15
โทรสาร 0 5661 3664
E- mail : phichit1.net
1.14 สำาเนาส่ง (ถ้ามี)
ในกรณีที่ได้จัดส่งสำาเนาไปให้ส่วนราชการหรือผู้ที่
เกี่ยวข้อง และประสงค์ให้ผู้รับทราบว่าได้ส่งสำาเนาไปให้ผู้ใดแล้วบ้าง
ให้พิมพ์ชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลที่ส่งสำาเนาไปให้แล้วในบรรทัดต่อ
จากหมายเลขโทรศัพท์ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง เช่น
โทร. 0 5661 2415
โทร. 0 5661 2415 ต่อ 15
โทรสาร 0 5661 3664
E- mail : phichit1.net
สำาเนาส่ง
นายกเทศมนตรีเมืองพิจิตร วิทยาลัยเทคนิคพิจิตร
ข้อควรระวัง ซึ่งมักพบข้อผิดพลาดอยู่เป็นประจำา คือ ครุฑ ใน
หนังสือราชการ มักจะมี
ขนาดตัวครุฑไม่เป็นไปตามมาตรฐาน
- ลักษณะครุฑแบบมาตรฐานมี 2 ขนาด คือ
1) มาตรฐานของครุฑภายนอก คือ ขนาดตัวครุฑ
สูง 3 เซนติเมตร
2) มาตรฐานของครุฑภายใน คือ ขนาดตัวครุฑ
สูง 1.5 เซนติเมตร
7
- 20. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
แบบหนังสือภายนอก ชั้นความลับ (ถ้ามี)
( ตามระเบียบข้อ ๑๑ )
ชั้นความเร็ว (ถ้ามี)
…………………ที่ ศธ . / ……..
โรงเรียน................................
.............................................
(วัน เดือน ปี)
เรื่อง…………………………………………………………….
(คำาขึ้น
ต้น)...................................................................................
อ้างถึง (ถ้า
มี)................................................................................
สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้า
มี)....................................................................
(ข้อความ)
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
………………………………………………… ………
…………………………….
8
- 22. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
2.8 ตำาแหน่ง ตามตัวอย่างแบบหนังสือภายในที่ระบุไว้ใน
ภาคผนวก
รายละเอียดของหนังสือภายใน
2.1 ส่วนราชการ
ให้เขียนส่วนราชการ “เจ้าของเรื่อง” (ไม่ใช่ส่วน
ราชการเจ้าของหนังสือ) และเขียน
เช่นเดียวกับส่วนท้ายหนังสือ ของหนังสือภายนอก
1) กรณีส่วนราชการออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป
ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง
2) กรณีส่วนราชการออกหนังสือตำ่ากว่าระดับกรมลงมา
ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกรม หรือส่วนราชการ
เจ้าของเรื่อง (พร้อมทั้งระบุหมายเลขโทรศัพท์ เช่น สำานักงานเขตพื้นที่
การศึกษาพิจิตร เขต 1 กลุ่มอำานวยการ โทร. 0 5661 2415)
2.2 ข้อความ (เนื้อหา)
เนื้อหาสาระที่ต้องการจะให้ผู้รับได้ทราบข้อความใน
หนังสือจะต้องชัดเจน เข้าใจง่าย และมีสาระครบถ้วน ข้อความใน
หนังสือราชการแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ
1) ส่วนเนื้อหา ที่เป็นเหตุ หรือความเป็นมาของเรื่อง
2) ส่วนเนื้อหา ที่เป็นผลการดำาเนินงาน หรือผลจาก
เหตุ
3) ส่วนเนื้อหา ที่เป็นจุดประสงค์
2.3 ท้ายหนังสือ
ใช้เช่นเดียวกับหนังสือภายนอก แต่ไม่มีคำาลงท้าย เช่น
จึงเรียนมาเพื่อทราบ
(นายประณต ม่วงอุดม)
ผู้อำานวยการ
โรงเรียนนรราชวิทยาคม
แบบหนังสือภายใน
( ตามระเบียบข้อ ๑๒ )
1
0
- 24. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
3. หนังสือประทับตรา
หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อ
ของหัวหน้าส่วนราชการ
ระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับ
มอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบ
ลงชื่อย่อกำากับตราการใช้หนังสือประทับตรา ให้ใช้ได้ระหว่าง
ส่วนราชการกับส่วนราชการ เช่น ระหว่างสำานักงานเขตพื้นที่การศึกษา
พิจิตร เขต 1 กับ สำานักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน หรือ
ใช้ระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เช่น ระหว่างสำานักงานเขต
พื้นที่การศึกษาพิจิตร เขต 1 กับนายจิตต์ แจ่มกระจ่าง ในการใช้
หนังสือประทับตรา ให้ใช้เฉพาะกรณี
ที่ไม่ใช่เรื่องสำาคัญ ซึ่งได้แก่
• การขอรายละเอียดเพิ่มเติม
• การส่งสำาเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร
• การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำาคัญหรือการเงิน
• การแจ้งผลงานที่ได้ดำาเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่
เกี่ยวข้องทราบ
• การเตือนเรื่องที่ค้าง เช่น ส่วนราชการ ก. ได้มีหนังสือขอ
ให้ส่วนราชการ ข. ชี้แจงรายละเอียดเพิ่มเติม ไปเป็นเวลานานแล้วยัง
ไม่ได้รับคำาตอบ ส่วนราชการ ก. จึงทำาหนังสือ
• เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำาหนดโดยทำา
เป็นคำาสั่งให้ใช้หนังสือ
ประทับตรา
รายละเอียดของหนังสือประทับตรา
3.1 ที่ ใช้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำาตัวของเจ้าของ
เรื่อง ซึ่งมีการกำาหนดรหัสพยัญชนะ และเลขประจำาตัวของเจ้าของเรื่อง
เช่นเดียวกับหนังสือภายนอก ข้อ (1)
3.2 ถึง ให้ลงชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลที่
หนังสือนั้นมีถึง เช่น ถึงกรมบัญชีกลาง
หนังสือประทับตรา ไม่ใช้คำาขึ้นต้นจึงต้องดูฐานะของ
ผู้รับหนังสือด้วยว่าสมควรจะใช้หนังสือประเภทนี้หรือไม่
3.3 ข้อความ ให้ลงสาระสำาคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจ
ง่าย
1
1
- 25. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
3.4 ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก ให้ลงชื่อส่วนราชการที่
ส่งหนังสืออกไว้ใต้ข้อความพอสมควร เช่น สำานักงานเขตพื้นที่การ
ศึกษาพิจิตร เขต 1
3.5 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และ
ตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ เช่น 19 เมษายน 2553
3.6 ตราชื่อส่วนราชการ ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการ ซึ่ง
กำาหนดลักษณะไว้ตามระเบียบ
ข้อ 72
3.7 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของ
เรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ให้พิมพ์ไว้ระดับตำ่าลงมาอีกหนึ่ง
บรรทัด จากบรรทัดสุดท้ายของหนังสือทางริมกระดาษซ้ายมือ
3.8 โทร. หรือที่ตั้ง ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วน
ราชการเจ้าของเรื่อง และหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ด้วย ในกรณี
ที่ไม่มีโทรศัพท์ ให้ลงที่ตั้งของส่วนราชการ เจ้าของเรื่องโดยให้ลง
ตำาบลที่อยู่
ตามความจำาเป็น และแขวงไปรษณีย์ (ถ้ามี)
แบบหนังสือประทับตรา ชั้นความลับ (ถ้ามี)
( ตามระเบียบข้อ 14 )
ชั้นความเร็ว (ถ้ามี)
…………ที่ ศธ / ……..
ถึง………………………………………………………………..
(ข้อความ)
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………..
1
2
- 26. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
( ลงชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือ )
( ตราชื่อส่วนราชการ )
(ลงชื่อย่อกำากับตรา)
(วัน เดือน ปี )
(ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง)
โทร……………………..
โทรสาร……………………….
ชั้นความลับ (ถ้ามี)
4. หนังสือสั่งการ
หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด ได้แก่ คำาสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ
ตัวอย่าง เช่น คำาสั่ง
4.1 คำาสั่ง เป็นข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดย
ชอบด้วยกฎหมาย กำาหนดให้ใช้กระดาษตราครุฑ ซึ่งมีส่วนประกอบ
คือ
1) คำาสั่ง
2) ที่
3) เรื่อง
4) ข้อความ
5) สั่ง ณ วันที่
6) ลงชื่อ
7) ตำาแหน่ง
รายละเอียดของหนังสือสั่งการ (คำาสั่ง) มีดังนี้
1) คำาสั่ง
ให้ลงชื่อส่วนราชการ หรือตำาแหน่งของผู้มีอำานาจที่ออก
คำาสั่ง เช่น คำาสั่งสำานักงาน
เขตพื้นที่การศึกษาพิจิตร เขต 1
2) ที่
ให้ลงเลขที่ที่ออกคำาสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข 1 เรียง
เป็นลำาดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน
ทับเลขปีพุทธศักราชที่ออกคำาสั่ง เช่น 1/2550
1
3
- 27. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
3) เรื่อง
ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกคำาสั่ง เช่น แต่งตั้งกรรมการคัดเลือก
บุคคลเข้าเป็นลูกจ้างชั่วคราว
4) ข้อความ
ให้อ้างเหตุที่ออกคำาสั่ง และอ้างถึงอำานาจที่ให้ออกคำาสั่ง
(ถ้ามี) ไว้ด้วย แล้วจึงลงข้อความ
ที่สั่ง และวันใช้บังคับ
5) สั่ง ณ วันที่
ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี
พุทธศักราชที่ออกคำาสั่ง
6) ลงชื่อ
ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกคำาสั่ง และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของ
ลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
7) ตำาแหน่ง ตามตัวอย่างแบบของหนังสือสั่งการ
ให้ลงตำาแหน่งของผู้ออกคำาสั่ง
คำาสั่ง (ส่วนราชการหรือตำาแหน่งของผู้มีอำานาจที่ออก
คำาสั่ง)
ที่............/............
เรื่อง.........................................................................
...............................................
ข้อความ......................................................................
........................................................
........................................................................................
..................................................................
........................................................................................
..................................................................
1
4
- 29. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
แบบทะเบียนคำาสั่ง
วันที่ ....... เดือน ............................ พ.ศ. ..............
เลขที่คำา
สั่ง
ลงวันที่ เรื่อง ผู้ปฏิบัติ
หมายเห
ตุ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
หนังสือประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ
แถลงการณ์ ข่าว
ตัวอย่างที่ได้ปฏิบัติเป็นประจำา เช่น ประกาศ
5.1 ประกาศ เป็นข้อความที่ทางราชการประกาศ หรือชี้แจง
ให้ทราบหรือแนะแนวทางให้ปฏิบัติ กำาหนดให้ใช้กระดาษตราครุฑ ซึ่ง
มีส่วนประกอบ คือ
1) ประกาศ
2) เรื่อง
3) ข้อความ
1
6
- 30. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
4) ประกาศ ณ วันที่
5) ลงชื่อ
6) ตำาแหน่ง ตามตัวอย่างแบบของหนังสือ
ประชาสัมพันธ์ (ประกาศ)ที่ระบุไว้
ในภาคผนวกของระเบียบสำานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. 2526
รายละเอียดของหนังสือประชาสัมพันธ์ (ประกาศ)
คือ
1) ประกาศ
ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกประกาศ
2) เรื่อง
ให้ลงชื่อเรื่องที่ประกาศ
3) ข้อความ
ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกประกาศและข้อความที่ประกาศ
4) ประกาศ ณ วันที่
ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี
พุทธศักราชที่ออกประกาศ
5) ลงชื่อ
ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกประกาศ และพิมพ์ชื่อเต็มของ
เจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
6) ตำาแหน่ง ตามตัวอย่างแบบของหนังสือ
ประชาสัมพันธ์ (ประกาศ)
ให้ลงตำาแหน่งของผู้ออกประกาศ
*** ในกรณีที่กฎหมายกำาหนดให้ทำาเป็นแจ้งความ ให้
เปลี่ยนคำาว่า ประกาศ เป็น แจ้งความ
แบบประกาศ
( ตามระเบียบข้อ 20 )
1
7
- 33. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
…………ที่ ศธ ../ …….. ส่วน
ราชการ..........................................
(ข้อความ)หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า (ระบุชื่อบุคคล
นิติบุคคล หรือหน่วยงานที่จะให้การรับรองพร้อมทั้งลงตำาแหน่งและ
สังกัด หรือที่ตั้ง แล้วต่อด้วยข้อความที่รับรอง)
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
….
…ให้ไว้ ณ วันที่ .………………………………
พ. ……………ศ .
( ส่วนนี้ใช้สำาหรับเรื่องสำาคัญ ) ( ลงชื่อ )
( พิมพ์ชื่อเต็ม )
(ตำาแหน่ง)
( ประทับตราชื่อส่วนราชการ )
(ลงชื่อผู้ได้รับการรับรอง)
(พิมพ์ชื่อเต็ม)
ชั้นความลับ (ถ้ามี)
รูป
ถ่าย
(ถ้ามี)
- 34. คู่มือจัดทำาสารสนเทศและการปฏิบัติงานธุรการโรงเรียนบ้านควนโส
6.2 รายงานการประชุม คือ การบันทึกความเห็นของผู้มา
ประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของ
ที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน โดยกรอกรายละเอียด ดังนี้
แบบรายงานการประชุม
( ตามระเบียบข้อ 25 )
………………………รายงานการประชุม
ครั้งที่……………….
……………………………เมื่อ ..
………………………………………………………ณ .
…………………
ผู้มาประชุม
1. ………………………………………………..
2. …………………………………………….....
3. ………………………………………………..
ผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี)
1. ………………………………………………….
2. …………………………………………………
3. …………………………………………………
ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)
1. ………………………………………………….
2. …………………………………………………
เริ่มประชุมเวลา..........................
นาย.........................................ตำาแหน่งประธาน
กรรมการได้กล่าวเปิดประชุม และทำาหน้าที่เป็นประธานในที่ประชุมได้
ดำาเนินการประชุมตามวาระต่างๆ ดังต่อไปนี้
ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
2
0
2
1
