Dokumen tersebut membahas tentang analisis dan desain sistem knowledge management untuk Perwakilan Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia di Kendari. Ringkasannya adalah sebagai berikut: 1) Menganalisis kebutuhan sistem KMS keuangan Perwakilan BPK di Kendari dan merancang sistem tersebut. 2) Melakukan wawancara untuk mengidentifikasi pengetahuan yang ada dan kebutuhan pengguna. 3) Merancang sistem KMS keuangan

1. LOGO
ANALISA DAN DESAIN
KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM KEUANGAN
PADA PERWAKILAN BPK RI DI KENDARI
VERONIKA DEWI PUSPITAYANI
NRP. 9108.205.808

2. BAB 1 PENDAHULUAN

3. Latar Belakang
• melaksanakan salah satu renstra BPK RI
• proses keuangan masih tergantung dari beberapa orang
• mutasi dari dan ke Bagian Keuangan Perwakilan BPK RI
• menunggu pelatihan keuangan dari Kantor BPK Pusat
• memberikan penjelasan kepada pengguna awam
• mengurangi penggunaan kertas
• memanfaatkan sarana jaringan intranet yang ada

4. Perumusan Masalah
• Bagaimana menentukan spesifikasi kebutuhan KMS Keuangan
pada Perwakilan BPK RI Kendari
• Bagaimana mendesain sistem KMS Keuangan pada Perwakilan
BPK RI Kendari
Ruang Lingkup Penelitian
• Menganalisa pengetahuan yang ada untuk menentukan
spesifikasi kebutuhan KMS Keuangan pada Perwakilan BPK RI
Kendari
• Membuat desain KMS Keuangan yang dapat memenuhi
kebutuhan informasi pada Perwakilan BPK RI di Kendari

5. Tujuan
• membuat desain KMS Keuangan yang sesuai dengan
spesifikasi kebutuhan pada tahap analisis.
Manfaat
• Mendorong proses untuk mengubah pengetahuan
individu (tacit) menjadi pengetahuan organisasi
(explicit)
• Hasil desain KMS Keuangan dapat digunakan sebagai
acuan karyawan pada Perwakilan BPK RI di Kendari
untuk meningkatkan kelancaran dalam mengerjakan
tugas sehari-hari
• Pengetahuan organisasi (institusi) maupun individu
dapat ditangani secara terpadu

6. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

7. Pengertian Knowledge management
• pengelolaan knowledge perusahaan dalam menciptakan nilai
bisnis (business value) dan menghasilkan keunggulan
kompetitif yang berkesinambungan (sustainable competitive
advantage) dengan mengoptimalkan proses penciptaan,
pengkomunikasian dan pengaplikasian semua knowledge yang
dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan bisnis
Dimensi Pengetahuan
• Dimensi epistemology – apakah pengetahuan tersebut
termasuk tasit atau eksplisit
• Dimensi ontology – apakah itu diketahui pada level individu,
grup, organisasi, atau antar organisasi
Eksternalisasi Tacit Knowledge
• penciptaan knowledge melalui proses interaksi antara
pengetahuan eksplisit dan tacit

8. KMS Komersial
 KnowledgeBase Manager Pro
bagaimana perusahaan mengkontribusikan knowledge
 Knowledge Base Manager Pro
 Knowledgebase Administrasi Manager Pro
 Knowledge Base berbasis Host
 NOVO Solution
merupakan help desk berbasis web untuk Better & Faster Support Customer
 Knowledge Base Novo 4,6,
 Customer Support Novo,
 Novo Help Desk Software,
 Novo Aset 4,6,
 Dokumen Manager Novo 4,6,
 Novo Service Desk 4,6 dan
 Omni Star KBase
merupakan perangkat lunak untuk manajemen pengetahuan
banyak digunakan oleh bisnis kecil, universitas, organisasi nirlaba dan organisasi perusahaan.

9. UML
 Unified Modeling Language adalah sebuah "bahasa" yang telah
menjadi standar dalam industri visualisasi untuk merancang
model sistem dan mendokumentasikan sistem piranti lunak
 UML didefinisikan antara lain dalam diagram use case, class,
statechart, activity, dan sequence
Evaluasi
• proses pemeriksaan dan analisis, yang menjamin bahwa
suatu desain perangkat lunak sesuai dengan
spesifikasinya dan memenuhi kebutuhan

10. BAB 3 METODE PENELITIAN

12. Tahap Persiapan
Studi literatur - menjadi latar belakang disusunnya penelitian ini
Mempelajari sistem yang sedang berjalan - kondisi sistem saat ini dapat diketahui
Tahap Evaluasi Infrastruktur
Menganalisa infrastruktur Perwakilan BPK RI Kendari
menganalisa sistem eksisting terkait infrastruktur
kegiatan reviu dokumen, observasi, dan wawancara
Tahap Analisa dan Desain Sistem
Analisa kebutuhan Sistem
Audit Knowledge
Desain sistem (fungsionalitas dan antarmuka)
Analisa desain sistem
Tahap Penyelesaian
kesimpulan dari hasil desain sistem yang dilakukan
saran untuk desain berikutnya agar sistem lebih baik.

13. BAB 4 DESAIN DAN ANALISA
KMS

14. Infrastruktur
No Hardware Software Jaringan
1 Server Windows server Intranet
2 PC client Windows XP Internet
3 PC stand alone Windows
4 Notebook Microsoft Office
5 Printer Open Office
6 Scanner Aplikasi perintah membayar
7 Router Sistem informasi keuangan
8 Switch Aplikasi gaji
9 IP phone Aplikasi pelaporan
10 Modem Sistem informasi inventaris

15. Knowledge yang telah ada
No Knowledge Pemilik Penyimpanan Pencarian
Perwakilan Individu Hard copy Soft copy
1 SOP √ √ √ Buku Register
2 Peraturan √ √ √ Buku Register
3 Handout √ √ √ Buku Register
4 SPJ √ √ Buku Register
5 Notulen rapat √ √ √ Buku Register
6 Laporan rutin √ √ √ Buku Register
7 Pengalaman √ Personal
8 Informasi √ Personal
9 inovasi (ide) √ Personal
10 Keahlian √ Personal

16. KMS Komersial
Fitur
OmniStar
KBase
NOVO
Solution
KB Man
Pro
Get Knowledge
proactively search √ √ √
Provide a useful resource √
Answer common questions using FAQs √
Article Import/Export √ √
User Subscribed Updates √ √ √
Information access feature √ √ √
Make Knowledge
Tailor information based on customer feedback √ √ √
Post Unlimited Articles √
Users Can Save Articles √
Unlimited Attachments √ √
Archive information as your knowledge base grows √
Question Management √
Perbandingan Fitur Knowledge Management Software

17. Fitur
OmniStar
KBase
NOVO
Solution
KB
Man
Pro
Administration
Multi-Level Administrations √ √ √
Password Protect Folders √
SEO Friendly Articles √
WYSIWYG features √
Detailed Reporting √ √ √
Create Internal Staff Articles √
Built-in Article Editor √ √ √
Create Unlimited Sub-Categories √
Publication options √
User Interaction
Multi-language Support √ √ √
Mouse-Over Glossary √
Web Based √ √
Work Flow System √
Layout customization √ √

18. Wawancara User
Pertanyaan :
 Menurut Anda, bagaimana jika kebutuhan pengetahuan
pegawai mengenai sub bagian keuangan di
implementasikan menggunakan layanan TI?
 Menurut Anda, apa saja praktik pengelolaan pengetahuan
keuangan yang telah ada dan berjalan efektif saat ini serta
ingin dimasukkan dalam KMS yang akan dibangun?
 Menurut Anda, apa saja yang diperlukan dalam
mengimplementasikan KMS Keuangan?
 Menurut Anda, apa saja konten yang diharapkan dari KMS
yang akan dibangun?

19. Kesimpulan :
 Perwakilan telah siap dan meningkatkan kinerja serta citra kantor
 Pengelolaan pengetahuan keuangan yang ada antara lain rapat
intern dan sosialisasi. Pengetahuan yang ada dapat dibagi dalam
4 (empat) jenis kelompok besar dan dapat disusun menjadi suatu
struktur pengetahuan seperti dalam Gambar 4.6.
 implementasi KMS menggunakan infrastruktur yang telah ada
Selain pembangunan, sebaiknya pemeliharaan juga diperhatikan
baik dari segi software (data, sistem, keamanan) maupun
hardware (perangkat TI secara fisik).
 Konten yang diharapkan agar sistem menjadi interaktif dan
mudah dicerna diharapkan sebagian besar berisi gambar, contoh
kasus, cerita pengalaman dan media interaktif untuk diskusi.

20. Struktur Pengetahuan
Keuangan
Pelaksanaan PertanggungjawabanPerencanaan Pelaporan
Jenis Kegiatan
(RKP & RKPP)
Jenis Kegiatan
(Permintaan &
pencairan dana)
Proses Kerja
Waktu
Penyelesaian
Tim Penyusun
Data yang
diperlukan
Jenis Kegiatan
(Intern, KPPN,
dll)
Jenis Kegiatan
(Intern, Dep Keu,
LK, dll)
Peraturan
Kelengkapan
dokumen
Proses Kerja
Waktu
Penyelesaian
Tim Penyusun
Data yang
diperlukan
Peraturan
Kelengkapan
dokumen
Proses Kerja
Waktu
Penyelesaian
Tim Penyusun
Data yang
diperlukan
Peraturan
Kelengkapan
dokumen
Proses Kerja
Waktu
Penyelesaian
Tim Penyusun
Data yang
diperlukan
Peraturan
Kelengkapan
dokumen

21. Analisis Kebutuhan
Kode Kebutuhan User Use Case Prioritas
K1 Sistem dapat melakukan pencarian knowledge yang
telah tersimpan sesuai struktur knowledge dengan
menggunakan keyword
Pegawai Search Tinggi
K2 Sistem dapat melakukan pengambilan knowledge dari
sistem dengan mendownload knowledge
Pegawai Search Rendah
K3 Sistem dapat menampilkan knowledge secara lengkap
dengan memilih knowledge yang akan dilihat
Pegawai Search Sedang
K4 Sistem dapat menampilkan tanya jawab dari seluruh
pegawai dalam memecahkan permasalahan keuangan
Pegawai Search Sedang
K5 Pegawai dapat mengirim knowledge yang dituliskan ke
sistem untuk disebarluaskan setelah diproses
Pegawai Create Tinggi
K6 Pegawai dapat mengirimkan pertanyaan seputar
permasalahan keuangan kepada sistem dan sistem yang
akan mengatur untuk mencarikan jawabannya melalui
Kasubag Keuangan maupun forum tanya jawab
Pegawai Create Sedang
K7 Pegawai dapat mengirimkan jawaban atas pertanyaan
yang dilempar ke forum tanya jawab
Pegawai Create Sedang

22. Analisis Kebutuhan
Kode Kebutuhan User Use Case Prioritas
K8 Pegawai dapat mengirimkan komentar atas tanya jawab
atau artikel yang dipublikasikan
Pegawai Create Rendah
K9 Staf TI dapat mengelola data pegawai untuk penambahan,
mengubahan, dan pengurangan pegawai.
Staf TI Manage user Tinggi
K10 Staf TI dapat mengelola knowledge dengan memasukkan
knowledge baru ke dalam strukturnya, memberikan status
untuk proses editing knowledge, dan membuat keyword
untuk mempermudah pencarian knowledge.
Staf TI Manage
knowledge
Tinggi
K11 Sistem dapat membuat laporan secara otomatis setelah
ditentukan periode laporan dibuat
Staf TI Report Tinggi
K12 Kasubag Keuangan dapat melakukan editing atas
knowledge baru yang dikirimkan pegawai agar sesuai
dengan peraturan yang sedang berlaku
Kasubag
Keuangan
Edit Tinggi
K13 Kasubag Keuangan dapat memberikan persetujuan atas
knowledge yang telah melalui proses editing
Kasubag
Keuangan
Approval Tinggi
K14 Kasubag Keuangan dapat mempublikasikan knowledge
yang telah disetujui layak untuk konsumsi umum
Kasubag
Keuangan
Approval Sedang

23. Identifikasi user

24. Use Case

25. UC-1
ID UC-1
Nama use case Pengelolaan Knowledge
Actor Staf TI
Diskripsi singkat administrator memutakhirkan struktur
knowledge dan membuat keyword untuk
setiap knowledge yang ada
Prasyarat berada di halaman home administrator
Kondisi akhir sukses berhasil menyusun knowledge sesuai
struktur dan membuat keywordnya
Aliran normal
User action:
1. memilih pengaturan knowledge
3. memilih knowledge yang akan diatur
5. memilih kode untuk memasukkan
knowledge ke dalam struktur knowledge
6. memberikan status untuk editing
7. memasukkan keyword
8. memilih tombol simpan
System Response :
2. menampilkan daftar knowledge yang
belum diatur
4. menampilkan knowledge dilengkapi tool
untuk memutakhirkan knowledge
9. memutakhirkan struktur, status dan
keyword knowledge
Alur alternatif:
8.1. jika Staf TI gagal melakukan pemutakhiran struktur, status dan keyword knowledge,
maka harus mengulang proses pemutakhiran knowledge

26. UC-2
ID UC-2
Nama use case Pengelolaan user dalam hal ini pegawai
perwakilan
Actor Staf TI
Diskripsi singkat Staf TI mengelola user melalui editing
(menghapus, menambahkan, mengubah
data pegawai)
Prasyarat berada di halaman home administrator
Kondisi akhir sukses berhasil memutakhirkandata pegawai
Aliran normal
User action:
1. memilih halaman pengaturan user
3.a. memilih tambah pegawai
3.a2.mengisi form tambah pegawai
3.a3.memililh tombol simpan
3.b. memilih hapus pegawai
3.b2.memilihtombol ya
3.c.memilihmengubah data pegawai
3.c2.mengubah data pegawai
3.c3.memilihtombol simpan
System Response :
2. menampilkandaftar seluruh pegawai
3.a1. menampilkanform tambah pegawai
3.a4.menambah daftar pegawai
3.b1.menampilkan pertanyaan penghapusan
3.b3.menghapus daftar pegawai
3.c1. menampilkandata pegawai
3.c4. memutakhirkandata pegawai
Alur alternative:
3.d. jika Staf TI gagal melakukan pemutakhirandata yang telah dilakukan, maka harus
diulangproses pemutakhiran data pegawai.

27. UC-3
ID UC-3
Nama use case Membuat report
Actor Staf TI
Diskripsi singkat Staf TI melaporkan seluruh kegiatan yang
terjadi dalam sistem KM secara periodik
Prasyarat Staf TI berada di halaman home
administrator
Kondisi akhir sukses Staf TI berhasil mencetak laporan
Aliran normal
User action:
1. memilih Report
3. mengisi jenis laporan
4. mengisi periode laporan
5. memilih tampilkan laporan
7. memilih simpan laporan
System Response :
2. menampilkan form Report
6. menampilkan laporan sesuai periode dan
tanggal laporan
8. menyimpan laporan
Alur alternative:
5.1. memilih tombol cetak untuk mencetak laporan.

28. UC-4
ID UC-4
Nama use case Pembuatan Knowledge
Actor Pegawai
Diskripsi singkat Pegawai melakukan pengiriman knowledge
berupa pengetahuan eksplisit (buku/
manual/ pedoman/ handout diklat),
pengetahuan tacit (pengalaman, artikel,
inovasi).
Prasyarat Pegawai berada pada halaman home user
Kondisi akhir sukses Pengiriman knowledgeberhasil dilakukan
Aliran normal
User action:
1. memilih CREATE knowledge
3. mengisi judul dan penulis knowledge
4. menulis dan atau melampirkan
knowledge
5. menekan tombol KIRIM
System Response :
2. menampilkan halaman untuk membuat
knowledge
6. mengirim knowledge
Alur alternative:
5.1 jika pengiriman knowledge gagal, maka pegawai harus mengulangi proses pengiriman
knowledge dari awal.

29. UC-5
ID UC-5
Nama use case Pencarian knowledge
Actor Pegawai
Diskripsi singkat Pegawai mencari knowledge dalam KMS
Keuangan
Prasyarat Pegawai berada pada kolom pencarian di
halaman utama
Kondisi akhir sukses Pegawai berhasil melihat knowledge yang
dicari
Aliran normal
User action:
1. mengetikkan kata kunci di kotak
pencarian
2. pilih jenis knowledge/ tanya jawab
3. pilih tombol GO
5. memilih knowledge yang akan dilihat
7. pilih tombol download untuk
mengambil knowledge
9. memilih cetak knowledge
System Response :
4. menampilkan daftar judul knowledge
yang dicari
6. menampilkan knowledge sesuai keyword
8. mengambil knowledge ke perangkat user
10. knowledge dicetak
Alur alternative:
3.1. jika pencarian gagal pegawai harus mengulang proses pencarian

30. UC-6
ID UC-6
Nama use case Penyuntingan knowledge
Actor Kasubag Keuangan
Diskripsi singkat Kasubag Keuangan melakukan proses
editing pada knowledge yang baru
dikirimkan oleh pegawai
Prasyarat Kasubag Keuangan berada di halaman
EDIT untuk manager
Kondisi akhir sukses Kasubag Keuangan berhasil menyunting
knowledge baru
Aliran normal
User action:
1. memilih halaman edit knowledge
3. memilih view untuk knowledge yang
akan di edit
5. melakukan editing terhadap knowledge
6. isi status edited
7. memilih tombol Simpan
System Response :
2. menampilkan daftar knowledge yang
belum di edit
4. menampilkan knowledge yang dipilih
8. mengupdate knowledge
Alur alternative:
5.1. Kasubag Keuangan memilih tombol BATAL

31. UC-7
ID UC-7
Nama use case Persetujuan Knowledge
Actor Kasubag Keuangan
Diskripsi singkat Kasubag Keuangan menyetujui knowledge
yang telah di edit sebelumnya untuk
dipublikasikan sehingga dapat diakses oleh
seluruh pegawai
Prasyarat Kasubag Keuangan berada pada halaman
approval untuk manager
Kondisi akhir sukses Kasubag Keuangan berhasil menyetujui
knowledge
Aliran normal
User action:
1. memilih halaman approval
3. memilih view untuk knowledge yang akan di
approved
5. memilih Approved
7. memilih Publikasi
9. memilih Simpan
System Response :
2. menampilkandaftar knowledge belum di
approved
4. menampilkanknowledge yang akan
diapproved
6. Knowledge telah disetujui
8. Knowledge dipublikasi
10. Knowledge disimpan
Alur alternative:
5.1. Knowledge yang tidak disetujui akan tetap tersimpan di kotak approval

32. Class Diagram

33. Sequence Diagram

40. Desain antarmuka KMS Keuangan

58. Evaluasi KMS Keuangan
No User Interface Use Case Kebutuhan Keterangan
1 H11 Halaman utama administrator Manage
Knowledge,
User, Report
K9
K10
K11
Ada
2 H12 Halaman utama pegawai Search
Create
K1
K5
K6
K7
K8
Ada
3 H13 Halaman utama manager Edit
Approval
K12
K13
K14
Ada
4 H21 Halaman
daftar pengelolaan knowledge
Manage knowledge K10 Ada
5 H22 Halaman pengelolaan knowledge Manage
Knowledge
K10 Ada
6 H31 Halaman daftar user Manage user K9 Ada

59. Evaluasi KMS Keuangan
No User Interface Use Case Kebutuhan Keterangan
7 H32 Halaman tambah user Manage user K9 Ada
8 H33 Halaman edit user Manage user K9 Ada
9 H34 Halaman peringatan
penghapusan use
Manage user K9 Ada
10 H41 Halaman pembuatan laporan Report K11 Ada
11 H42 Halaman tampilan laporan Report K11 Ada
12 H5 Halaman create knowledge Create K5
K6
K7
K8
Ada

60. Evaluasi KMS Keuangan
No User Interface Use Case Kebutuhan Keterangan
13 H61 Halaman hasil pencarian Search
K3
Ada
14 H62 Halaman tampilan
knowledge
Search
K3
K4
Ada
15 H71 Halaman
daftar edit knowledge
Edit K12 Ada
16 H72 Halaman tampilan edit knowledge Edit K12 Ada
17 H81 Halaman daftar approval
knowledge
Approval K13
K14
Ada
18 H82 Halaman approval knowledge Approval K13
K14
Ada

61. BAB 5 PENUTUP

62. Simpulan
 Spesifikasi kebutuhan KMS Keuangan ditentukan
dari kebutuhan pengguna dan pengetahuan yang
ada serta disesuaikan dengan kemampuan
pengguna dalam pembelajaran
 KMS Keuangan telah didesain sesuai dengan
spesifikasi kebutuhan melalui evaluasi perunutan
untuk verifikasi ketersediaan desain

63. Saran
 Perlu diadakan evaluasi yang berkelanjutan untuk
pengembangan desain dan implementasi sistem.
 Diharapkan desain dan implementasi sistem yang
akan datang dapat di integrasikan dengan sistem
lainnya.

64. DAFTAR PUSTAKA
 Tiwana, Amrit., 6 Desember 1999,The Knowledge Management
Toolkit 2nd Edition., Prentice Hall
 Turban., Aronson., Liang., 2005, Decidion Support System and
Intelligent System, Seventh Edition, The McGraw-Hill Companies,
Inc
 Tobing, Paul L., 2007, Knowledge Management Konsep, Arsitektur
dan Implementasi, Graha Ilmu
 J. Rhem, Anthony,2006, UML for Developing Knowledge
Management Systems, Auerbach Publications Taylor & Francis
Group Boca Raton New York
 Alan Dennis, 2002, System Analysis and Design An Object-
Oriented Approach with UML, John Wiley & Sons, Inc
 Jefferey A. Hoffer – Joey F. George – Joseph S. Valacich, Modern
System Analysis And Design, Fifth Edition, 2008, Prentice Hall

65. LOGO
www.themegallery.com