Releasebeschrijving Qsuite augustus

Toelichting inhoud major release zomer / najaar 2017, sept. 2017 Pagina 1 van 55
Toelichting
Major release Qsuite
Voorjaar en zomer 2017
Scherpenzeel, september 2017
Geachte relatie,
Door middel van dit document willen we u informeren over alle nieuwe functies die aan de Qsuite zijn
toegevoegd in de major release welke binnenkort aan uw omgeving ter beschikking zal worden
gesteld.
Deze major release bevat alle functionaliteiten die in het voorjaar en in de zomer van 2017 zijn
ontwikkeld. Omdat alle voor twee minder grote releases geplande functionaliteiten toch meer
samenhingen met elkaar dan eerst geacht hebben we alle functies bij elkaar in deze major release
uitgebracht. De planning, zoals deze op de website van Novire is gepubliceerd, is daarmee volledig
behaald, alleen worden de functies in één grote release in plaats meerdere kleinere releases
uitgebracht.
Dit heeft er ook mee te maken dat we – terwijl we veel nieuwe functionaliteiten ontwikkeld hebben –
ook nog eens ingrijpende technische aanpassingen in de programmatuur hebben kunnen doorvoeren.
Nog meer technische flexibiliteit: een vooruitstrevende SaaS-oplossing
De release die nu uitgebracht wordt omvat dus veel functionaliteiten die we in dit document nader
toelichten en uitleggen. In de afgelopen periode hebben we – naast al deze functionele verbeteringen
en toevoegingen – ook veel grote technische updates gedaan. Hierdoor is het nog meer mogelijk dan
het al was om flexibel met updates om te gaan. Vanuit de werking van de SaaS kunnen we u flexibel
en dynamisch nieuwe functionaliteiten bieden, zonder dat daar een door u merkbaar groot technisch
onderhoud voor nodig is. We zijn er trots op dat we op deze wijze zeer vooruitstrevend en heel flexibel
u van de benodigde functionaliteiten in de Qsuite kunnen voorzien.
Verschillende soorten nieuwe functionaliteiten
In het onderstaande document lichten we alle nieuwe beschikbare functionaliteiten toe. Sommige van
deze functies komen standaard voor iedereen beschikbaar. Andere functionaliteiten kunnen optioneel
worden aan- of uitgezet en weer andere functionaliteiten zijn beschikbaar om apart af te nemen.
Sommige functies worden nu opgeleverd en zijn een aanloop naar een nog grotere aanpassing die
hierna in de aankomende releases volgt. In de toelichting per onderdeel vindt u de uitleg.
Uw eventuele maatwerk en planning
Het kan zijn dat u op maat een vraag om nieuwe functionaliteiten aan ons heeft gesteld en dat deze
functies in deze update beschikbaar komen. In dat geval ontvangt u persoonlijk van ons apart bericht.
Heeft u een maatwerkvraag gesteld, welke nog niet in deze release zit, dan heeft u eerder van ons
een planning ontvangen wanneer de functies dan wel te verwachten zijn. Nu deze release is
uitgebracht, bekijken we opnieuw de planning en eventuele effecten van deze release daarop. Waar
van toepassing ontvangt u zo spoedig mogelijk van ons een nieuwe versie van uw planning.
We hopen u hiermee van dienst te zijn. Mocht u naar aanleiding van dit document vragen hebben, dan
vernemen we uw vraag graag middels een vraag via de supportknop of middels het reactiedocument.
Met vriendelijke groet,
Team Novire

Inhoud
Inhoud..................................................................................................................................................... 2
1 Algemeen....................................................................................................................................... 5
1.1 Vragenlijsten extern publiceren ............................................................................................... 5
1.2 Aanmaken klantdossier vanuit een aanvraag ......................................................................... 5
1.3 Vragenlijsten ook vragen ‘met bolletjes’ .................................................................................. 6
1.4 Intelligentie in de vragenlijsten door de afhankelijkheden....................................................... 6
1.5 Datumveld op ‘vandaag’ opslaan per abuis ............................................................................ 6
1.6 Synchronisatie van de persoonsgegevens.............................................................................. 6
1.7 Uitbreidingen in de verbergmodule.......................................................................................... 7
1.8 Uitbreidingen in de vertaalmodule........................................................................................... 8
2 Klantdossier .................................................................................................................................. 9
2.1 Een script dat controleert op dubbele klantdossiers................................................................ 9
2.2 Script om personen te verwijderen die geen dossier hebben ................................................. 9
2.3 Dossier aanmaken en meteen relevante informatie vastleggen bij het dossier-aanmaak-
scherm................................................................................................................................................. 9
2.4 Aanhef-opties......................................................................................................................... 10
2.5 Locaties toevoegen bij het klantdossier, bij het aanmaken van het dossier ......................... 11
2.6 Foto van een klant toe te voegen aan het klantdossier......................................................... 12
2.7 Voorblad van het klantdossier ook per profiel in te stellen.................................................... 12
2.8 Begeleidingsafspraken .......................................................................................................... 12
2.9 Uitbreiding rapportages met ‘begeleidingsafspraken’ ........................................................... 14
2.10 Uitbreiding rapportages met ‘rapportagesoorten’ .............................................................. 14
2.11 Nieuwe weergave van de rapportages: in journaal-stijl mét doorzoekmogelijkheid door alle
teksten 15
2.12 Mogelijkheid tot maken van notities / eigen werkaantekeningen in een dossier............... 15
2.13 Metingslijsten..................................................................................................................... 16
2.14 Werkprocessen in een klantdossier vastleggen ................................................................ 17
2.15 Notificatie bij het aflopen van de indicatie ......................................................................... 20
2.16 BSN controle...................................................................................................................... 20
2.17 Aanpassing datumnotatie op diverse plaatsen door het systeem..................................... 20
2.18 Opvolgacties bij rapportages en bij meldingen.................................................................. 20
3 Medewerkersdossier .................................................................................................................. 22
3.1 Overzicht van de opvolgacties in het dossier van de medewerker ....................................... 22
3.2 Mogelijkheid tot inzicht in alle klantrapportages ................................................................... 22
3.3 Matching ................................................................................................................................ 23
3.4 Kwalificaties vastleggen ........................................................................................................ 24
3.5 Uitbreiding vastlegging gegevens bij de contracten (incl. salarisschalen) ............................ 25
3.6 Verlof aanvragen en toekennen ............................................................................................ 25
3.7 Koppeling met Nmbrs en zo meteen ook salarisstroken in de medewerkersdossiers plaatsen
27

3.8 Koppeling met Beaufort van Raet.......................................................................................... 28
3.9 Koppeling Beaufort/Nmbrs en de match met de SSO voor wat betreft de data die uit
Beaufort komt.................................................................................................................................... 28
3.10 Jubilea ............................................................................................................................... 29
3.11 Wegschrijven van tijd op het werkbriefje naar aanleiding van een rapportage in het
medewerkersdossier (indirecte tijd) .................................................................................................. 29
3.12 Uitbreiding van de export van geregistreerde tijd in de dossiers van de vrijwilligers ........ 29
4 Medewerkerportaal ..................................................................................................................... 30
4.1 Nieuwe versie van het mobiele medewerkerportaal.............................................................. 30
4.2 Start- en stoptijden registreren .............................................................................................. 31
5 Organisatiedossier ..................................................................................................................... 32
5.1 Overdrachtsrapportages in een team.................................................................................... 32
5.2 Overzicht van de opvolgacties op het niveau van het team.................................................. 33
5.3 Activiteitenplanning................................................................................................................ 33
5.4 Het in één keer kunnen registreren van een rij aan deelnemers bij de activiteitenplanning. 34
5.5 Inschrijving voor activiteiten vanuit het klantdossier.............................................................. 34
5.6 Optimalisatie van de routeplanning voor de thuiszorg .......................................................... 35
5.7 Statusbord ............................................................................................................................. 38
5.8 Mogelijkheid tot het meegeven van statussen bij activiteiten................................................ 39
5.9 Nieuwe module voor locaties................................................................................................. 39
5.10 Mogelijkheid tot het plannen van materialen ..................................................................... 40
5.11 Nieuwe versies van het planbord en statusbord ............................................................... 40
5.12 Tijd schrijven en accorderen.............................................................................................. 40
5.13 Nieuwe module voor het vastleggen van tijdsregistraties ................................................. 40
5.14 Facturatiemodule............................................................................................................... 42
5.15 Aanlevering facturen aan De Heer Software voor declaratie bij het landelijk
berichtenverkeer................................................................................................................................ 44
5.16 Koppeling met PlanCare ten aanzien van de klantgegevens en de MIC meldingen ........ 46
5.17 Koppeling met Nedap ........................................................................................................ 46
5.18 Optimalisatie van de exports wanneer er veel meldingen zijn .......................................... 47
5.19 Notificatie bij het doorsturen van de meldingen én meer mogelijkheden om meldingen in
te zien 47
5.20 Koppeling met Ondertekenen.nl........................................................................................ 47
5.21 Migraties ............................................................................................................................ 48
5.22 AO/IC kader ontwikkeld op basis van het Improvement Model......................................... 48
5.23 Start gemaakt met een zelflerend planningsalgoritme ...................................................... 50
6 Leeromgeving ............................................................................................................................. 51
6.1 Leergroepen en klassen toe te voegen ................................................................................. 51
6.2 Het instrument voor het starten van kennisplatforms is nu gereed! ...................................... 52
6.3 Traject van start voor inventarisatie management informatie in de formele en informele zorg
52
7 De komende releases en de belangrijkste ontwikkelingen op dit moment .......................... 53
7.1 Nieuwe functionaliteiten op de website ................................................................................. 53
7.2 Samenwerkingen die leiden tot nieuwe concepten ............................................................... 53

7.3 Gestarte trajecten om te komen tot integrale dashboards en vertaling kwaliteitskaders naar
het Improvement Model .................................................................................................................... 53
7.4 Andere lopende trajecten ...................................................................................................... 54
7.5 Updates in de leeromgevingen.............................................................................................. 54
7.6 Uitrol ...................................................................................................................................... 55

1 Algemeen
1.1 Vragenlijsten extern publiceren
Het is vanaf nu mogelijk om vragenlijsten of aanmeldingsformulieren (bijvoorbeeld ten behoeve van de
aanvraag mantelzorgwaardering of een kanttevredenheidsonderzoek) extern op de eigen website van
de organisatie te publiceren. Door middel van een zogenaamd iFrame lijkt het alsof de vragenlijst op
de eigen website staat, maar is het feitelijk de vragenlijst binnen de Qsuite. Hierdoor kunnen toch ook
persoonsgegevens in deze vragenlijst worden vastgelegd. Ze worden namelijk binnen de beveiligde
omgeving van de Qsuite geregistreerd terwijl het lijkt alsof de gegevens op de website van uw
organisatie worden ingevoerd.
1.2 Aanmaken klantdossier vanuit een aanvraag
Wanneer er zo ‘van buitenaf’ een aanmelding wordt ingediend, door een aanvraagformulier vanaf de
website, en deze is niet anoniem ingevuld, dan kunnen we vanaf nu ook met één druk op de knop een
nieuw dossier aanmaken en alle informatie uit deze vragenlijst in het dossier laten plaatsen.
De knoppen zijn allemaal vernieuwd overigens op deze pagina. Ieder ingevuld formulier komt in een
lijst terecht. Rechts zie je de mogelijkheden om de vragenlijst te bewerken, te verwijderen of definitief
te maken. Ook kunnen de ingevulde gegevens naar Excel of Word worden geprint. Hieraan is nu de
donkerblauwe knop ‘dossier aanmaken’ toegevoegd. Klik je daar op, dan verschijnt er een pop up met
de dossiergegevens.
Klik je op ‘dossier aanmaken’ dan wordt het dossier aangemaakt
en verdwijnt de vragenlijst uit deze lijst, maar zijn alle gegevens
in het dossier van de klant opgeslagen.
Het aanmaken van een dossier kan alleen aan de ‘klantkant’. De
vragenlijsten publiceren op de website kan zowel aan de
medewerker- als de klantkant van de Qsuite.
In de volgende release…
Hier voegen we in de volgende release nog de mogelijkheid aan toe dat er niet alleen een geheel
nieuw dossier wordt aangemaakt, maar ook dat de Qsuite checkt of er al een dossier voor deze
persoon bestaat en dat de informatie uit de vragenlijst dan aan een bestaand dossier wordt
toegevoegd.
Kan ik hiervan gebruik maken?
Ja, wanneer er aanvullende afspraken worden gemaakt over de publicatie op de website. Eenmalig

moet de koppeling met de eigen website tot stand worden gebracht. Wanneer dat gedaan is, kunnen
nieuwe vragenlijsten worden toegevoegd.
1.3 Vragenlijsten ook vragen ‘met bolletjes’
In de Qsuite kunnen we op veel plaatsen gebruik maken van flexibele, zelf samen te stellen,
vragenlijsten. Dit zijn de zogenaamde ‘webformulieren’ die we inmiddels zonder tussenkomst van de
technische ontwikkelaars kunnen opmaken. Dit is één van de belangrijkste ingrediënten die het
mogelijk maken om de Qsuite zo flexibel naar alle inrichtingen ’toe te kneden’ terwijl we toch van één
bronsysteem gebruik maken.
In deze formulieren is het nu ook mogelijk om vragen toe te voegen waarmee met keuze-bolletjes
antwoorden kunnen worden gegeven.
Ja, dit zit standaard in de SaaS-oplossing inbegrepen. Wil je deze optie ergens toepassen, neem dan
vanuit het kernteam daarover contact op met de servicedesk of via het reactiedocument.
1.4 Intelligentie in de vragenlijsten door de afhankelijkheden
Daarnaast is er nog een andere grote aanpassing doorgevoerd. Het is nu technisch mogelijk om de
weergave van velden af te laten hangen van antwoorden uit andere velden. Zo kunnen formulieren
veel compacter en overzichtelijker worden weergegeven. Bij alle onderdelen die we vanaf heden gaan
ontwikkelen, houden we hier uiteraard al helemaal rekening mee. Met de formulieren die tot nu toe al
zijn ontwikkeld, gaan we stap voor stap de verbeterslag doorvoeren. Beetje bij beetje gaan we zo de
Qsuite nog strakker vormgeven en gebruiksvriendelijker maken.
1.5 Datumveld op ‘vandaag’ opslaan per abuis
In een aantal velden in de Qsuite kon een datum leeggelaten worden. Echter, onder water werd dan
per abuis de datum van vandaag opgeslagen. Niet zo handig bij bijvoorbeeld geboortedata. Dit euvel
is inmiddels verholpen en een geboortedatum is nu ook echt leeg.
1.6 Synchronisatie van de persoonsgegevens
Al een kleine periode geleden, hebben we een tussenrelease uitgebracht waarin de synchronisatie
van de persoonsgegevens tussen de ‘personenpagina’ en de inhoud van het dossier zelf verbeterd is.
Aan organisaties die dat deel veelvuldig gebruiken hebben we voorgesteld om de inhoud van het
dossier zoveel mogelijk alleen te tonen en niet meer te bewerken. Dat vermindert nog eens sterk de
foutkans. Inmiddels hebben een aantal organisaties hiervan gebruik gemaakt. Wilt u dat ook? Vooral

wanneer u in de informele zorg werkzaam bent? Geeft u het dan aan ons door en dan assisteren we u
daarbij.
1.7 Uitbreidingen in de verbergmodule
In deze release is de verbergmodule uitgebreid. In verband met andere nieuwe functies zijn er onder
de persoonsgegevens en de dossiergegevens veel nieuwe velden toegevoegd (bijvoorbeeld om de
koppelingen met andere systemen mogelijk te maken), maar deze moeten niet in iedere omgeving
zichtbaar zijn. Wanneer je geen gebruik maakt van deze mogelijkheden, moet je namelijk ook niet met
deze extra velden ‘belast’ worden. De verbergmodule die te vinden is onder Beheer > Instellingen >
Organisatie-instellingen > Tabje Zichtbare onderdelen is daarom uitgebreid met veel onderdelen.
Ook kan nu bijvoorbeeld het BSN nummer verborgen
worden zodat organisaties die dit veld niet willen
registreren, dit ook niet hoeven te zien.
Ook zijn er onderdelen te verbergen bij het scherm van de
rapportages en contactverslagen te verbergen, waardoor
dat een vereenvoudigd scherm kan worden. Werk je niet
met een plan met doelen? Dan kunnen die onderdelen
ook bij het contactverslag weggehaald worden.
Ja, dit zit standaard in de SaaS-oplossing inbegrepen. Wil
je deze optie ergens toepassen, neem dan vanuit het
kernteam daarover contact op met de servicedesk of via
het reactiedocument.

1.8 Uitbreidingen in de vertaalmodule
Ook de vertaalmodule is
uitgebreid met een aantal
termen die nieuw zijn
toegevoegd aan de Qsuite
maar ook vertaald kunnen
worden. Zo kunnen
bijvoorbeeld de
‘begeleidingsafspraken’
worden vertaald.
Het toevoegen van nieuwe
termen aan de
vertaalmodule is een
complexe zaak. Alleen
termen die niet uniform zijn
en op zo min mogelijk
plaatsen door de gehele
applicatie heen
voorkomen, kunnen we
aan de vertaalmodule toevoegen.

2 Klantdossier
2.1 Een script dat controleert op dubbele klantdossiers
We hebben een functie toegevoegd waarmee dubbele dossiers kunnen worden opgespoord. We
hadden vooraf de wens om deze functie toe te voegen bij het aanmaken van het dossier zelf. Dus dat
de check op een eventueel dubbel aan te maken dossier meteen daar plaatsvindt. Dit bleek echter te
veel rekenkracht te kosten bij het aanmaken van het dossier, waardoor er snelheid verloren ging. We
hebben daarom nu een script ontwikkeld wat wel achteraf helpt om dossier op te schonen en te
vergelijken.
Als beheerder kan je gaan naar Personen en dan kiezen voor ‘Dubbele personen’. De dossiers die
veel op elkaar lijken worden hier getoond, (op naam, adres, BSN, geboortedatum). Op basis van deze
informatie kan je dan informatie uit dossiers handmatig overzetten (wanneer nodig) en een dossier
verwijderen.
Het beste is om deze check regelmatig uit te voeren, zodat je voorkomt dat er dubbele dossiers
ontstaan en dus dubbelingen al verwijderd voordat er informatie in wordt geplaatst.
2.2 Script om personen te verwijderen die geen dossier hebben
We hebben tevens vanaf nu een script beschikbaar welke het mogelijk maakt om personen welke
geen dossier hebben of geen sociale relatie zijn, te verwijderen. Deze vraag ontstond uit een groot
aantal migraties die we uitvoerden. Na uitvoering van de migraties bleken er toch wel veel ‘vervuilde
personen’ in de database te staan, welke we nu met een druk op de knop kunnen verwijderen. Deze
functie kan alleen door onze ontwikkelaars worden aangeroepen, maar is wel nu volledig
geautomatiseerd.
Ja, dit zit standaard in de SaaS-oplossing inbegrepen. De knop wordt beschikbaar gesteld in jullie
omgeving en kan gebruikt gaan worden door de beheerder.
2.3 Dossier aanmaken en meteen relevante informatie vastleggen bij het dossier-aanmaak-
scherm
Vanaf nu is het mogelijk om bij het ‘dossier-aanmeld-scherm’ ook een eigen formulier toe te voegen.
Wanneer er dus meteen gegevens vastgelegd kunnen worden – naast de personalia – ten behoeve
van het dossier, dan kan dat nu ook door dit op maat zo in te richten. We hoeven dan niet langer eerst
een dossier aan te maken en dan door te klikken naar het dossier om de gegevens alsnog vast te

leggen, maar we kunnen dit meteen al doen.
2.4 Aanhef-opties
Ook kunnen we vanaf nu een keuzelijst toevoegen bij de ‘aanhef’ van de persoon op de ‘zoek-
personen-en-dossier in plaats van een leeg tekstveld. Dat staat wel net zo netjes bij bijvoorbeeld het
aanmaken van brieven; we schrijven dan alles op dezelfde wijze.
Voordat we deze optie op de live-omgeving konden plaatsen, hebben we wel de aanpassing gemaakt
dat al bestaande ‘aanheffen’ niet worden overschreven.
Aanpassing dat al bestaande ingevoerde aanhef niet wordt overschreven. De aanhef-opties zijn door
de beheerder zelf in te stellen.

Ja, dit zit standaard in de SaaS-oplossing inbegrepen. De knop wordt beschikbaar gesteld in jullie
omgeving en kan gebruikt gaan worden door de beheerder.
2.5 Locaties toevoegen bij het klantdossier, bij het aanmaken van het dossier
Ook is het bij ditzelfde scherm nu mogelijk om klantgebonden locaties toe te voegen. Uiteraard is ook
dit tabje ‘locaties’ een instelling die aan en uit gezet kan worden. Maar wanneer je ten aanzien van de
planning met vaste locaties werkt én met klantgebonden locaties, dan is dit de plaats om deze locaties
vast te leggen.

2.6 Foto van een klant toe te voegen aan het klantdossier
Ook op het voorblad van het klantdossier kan vanaf nu een foto worden geplaatst. Zo kan je vanaf
heden niet alleen een foto zien in het dossier van de medewerker maar dus ook van de klant.
Is er geen foto geüpload, dan zie je het volgende grijze plaatje:
Ja, dit zit standaard in de SaaS-oplossing inbegrepen. De knop wordt beschikbaar
gesteld in jullie omgeving en kan gebruikt gaan worden door een foto te uploaden
bij de personalia van de klant.
2.7 Voorblad van het klantdossier ook per profiel in te stellen
Naast een foto toevoegen, kan het voorblad van het klantdossier nog verder worden verbeterd. Om de
voorbladen van de klantdossiers nog meer af te stemmen op het profiel van het dossier, kunnen nu
ook de weer te geven velden worden onderscheiden per klantprofiel. Er kon al wel per rol
onderscheiden worden welke rol wat van het voorblad mocht zien en niet, maar dit was nog niet
mogelijk per klantprofiel. Daarom zag je soms zaken in een bepaald dossier die helemaal niet van
toepassing waren (of zijn). Deze overbodige informatie kan dus nu ook verborgen worden en alleen in
die dossiers worden getoond wanneer dat van toepassing is
2.8 Begeleidingsafspraken
In het klantdossier kunnen vanaf nu ook begeleidingsafspraken worden vastgelegd. Dit zijn afspraken
die specifiek voor deze klant gelden in een bepaalde periode. Het kunnen ook de do’s en dont’s zijn.
Waar moeten we op letten in het geval van deze klant? Wat zijn de afspraken waar we rekening mee
moeten houden? Wanneer je in het dossier onder de begeleidingsafspraken klikt, dan kan je daar de
verschillende afspraken vastleggen, een toelichting, een kleur meegeven en een starten een
einddatum.

Wanneer je de afspraken hier hebt ingevuld, dan verschijnen de afspraken die nu actueel zijn op het
voorblad.
Ga je met je muis over de afspraken, dan verschijnt de toelichting. Zo heb je altijd de belangrijkste
afspraken op dit moment ‘onder de knop’.
Overigens zijn ook deze
begeleidingsafspraken te
verbergen én te vertalen. In
dit voorbeeld zijn de
begeleidingsafspraken
vertaald naar
‘aandachtspunten’.
Kan ik hiervan gebruik
maken?
Ja, dit zit standaard in de
SaaS-oplossing inbegrepen.
Wil je deze optie ergens
toepassen, neem dan vanuit
het kernteam daarover
contact op met de
servicedesk of via het
reactiedocument.

2.9 Uitbreiding rapportages met ‘begeleidingsafspraken’
Nu de begeleidingsafspraken kunnen worden vastgelegd, kan er ook op worden gerapporteerd. Bij de
rapportages kunnen ook deze begeleidingsafspraken worden geselecteerd.
In een volgende release
Voegen we de begeleidingsafspraken ook aan de exports en prints van deze rapportages.
2.10 Uitbreiding rapportages met ‘rapportagesoorten’
Bij rapportages kunnen nog meer eigen kenmerken worden toegevoegd. In dit geval zijn het geen
kenmerken die per individuele klant kunnen worden bepaald, maar kenmerken die in één keer voor
alle klanten worden bepaald en door de beheerder kunnen worden vastgelegd.
De beheerder kan deze rapportagesoorten aanmaken.
Zodat deze woorden vervolgens kunnen worden toegevoegd bij een rapportage of contactverslag.
Ook dit is weer bedoeld om zelf nog meer extra kenmerken bij rapportages te kunnen toevoegen.

2.11 Nieuwe weergave van de rapportages: in journaal-stijl mét doorzoekmogelijkheid door
alle teksten
Op velen verzoek – én op speciaal verzoek van stichting Limena – hebben we de pagina met de
weergave van de rapportages / contactverslagen aangepast. Tot nu toe kon je per rapportage een pop
up oproepen die dan de tekst weergaf van de rapportage. Zo kon je één voor één de rapportages
bekijken. Handiger is om een soort logboekfunctie in journaalstijl te hebben waardoor je sneller door
alle rapportages heen kunt lezen. Met de ‘lees meer’ knop wordt de rest van de tekst binnen een
rapportage getoond wanneer de tekst langer is. Standaard worden de laatste 10 rapportages getoond.
Door een zoekterm in te voeren kan er door alle rapportages gezocht worden naar bepaalde termen
die in de rapportages voorkomen, zodat je kunt zoeken of er ergens iets over gerapporteerd is.
Ja, dit zit standaard in de SaaS-oplossing inbegrepen.
2.12 Mogelijkheid tot maken van notities / eigen werkaantekeningen in een dossier
Onder de knop ‘notities’ (die ook weer flexibel aan en uit te zetten is) kan een medewerker een
persoonlijke werkaantekening maken. Deze werkaantekeningen zijn alleen zichtbaar voor de
medewerker die de werkaantekening ook heeft toegevoegd hier.
Wanneer je op de grijze knop ‘notities’ klikt, kunnen er persoonlijke aantekeningen worden
toegevoegd.

Zijn er notities toegevoegd, dan wordt de knop groen en zo kan je snel zien of er inderdaad
persoonlijke werkaantekeningen in het dossier aanwezig zijn.
Ja, dit zit standaard in de SaaS-oplossing
inbegrepen. Wil je deze optie ergens
toepassen, neem dan vanuit het kernteam
daarover contact op met de servicedesk of
via het reactiedocument.
Voegen we de mogelijkheid toe om deze persoonlijke werkaantekeningen ook met een druk op de
knop aan de rapportages / contactverslagen toe te voegen, zodat de persoonlijke notities daarmee
gepubliceerd worden voor iedereen die recht heeft tot inzage.
2.13 Metingslijsten
In het klantdossier kunnen we vanaf nu ook een pagina toevoegen waarop metingen kunnen worden
vastgelegd. Denk hier bijvoorbeeld aan temperatuur, tensie, gewicht, vochthuishouding etc.. We
hebben gekozen voor een flexibele oplossing waarbij meerdere eenheden op één pagina kunnen
worden geregistreerd en waarmee met filters heel gemakkelijk inzage kan worden verkregen in de
ontwikkeling van deze metingen bij de klant.
Als beheerder kan de instellingen van deze pagina goed zetten.
Per soort metingen hangen
categorieën en weeg- en
meeteenheden. Zo kunnen
altijd de juiste waarden
worden verwerkt in het
dossier van de klant.
In het dossier van de klant
ziet deze pagina er dan als
volgt uit:

maken?
SaaS-oplossing inbegrepen.
Wil je deze optie ergens
toepassen, neem dan vanuit
het kernteam daarover
contact op met de
reactiedocument.
Gaan we het mogelijk
maken om ook grafieken te
tonen per te meten
onderdeel zodat je nog meer
in één oogopslag kunt zien
hoe zich een bepaalde
waarde ontwikkelt.
2.14 Werkprocessen in een klantdossier vastleggen
Een hele belangrijke en grote stap die we hebben kunnen toevoegen in deze release is het kunnen
samenstellen van een werkproces en het kunnen toevoegen van een werkproces aan het dossier van
de klant. Een werkproces (uiteraard ook qua term te vertalen) is een bundeling van activiteiten. Deze
activiteiten bij elkaar voren dus eigenlijk ‘het product van de organisatie zelf’. Dat is het mooie hieraan:

als organisatie kan je je eigen producten leidend laten zijn in de processen die je uitvoert. De
productcodes van de gemeenten of van andere financiers worden hiermee volgend.
Een werkproces stel je dus samen vanuit activiteiten. Deze werkprocessen zijn ontwikkeld op verzoek
van MEE Groningen. Deze organisatie kan op basis hiervan namelijk een zeer uiteenlopende range
aan producten leveren, zowel rechtstreeks aan cliënten, maar ook aan organisaties.
Omdat een werkproces uit activiteiten bestaat, moeten er eerst onderliggende activiteiten worden
aangemaakt. Zo kan een werkproces ‘intensieve thuisbegeleiding’ bijvoorbeeld bestaan uit een
intakegesprek, het opmaken van een plan, het voeren van drie begeleidingsgesprekken en een
evaluatie. Het werkproces vormt hiermee dus een vorm van een zorgpad. Voor bepaalde klantgroepen
kunnen één of meerdere producten beschikbaar zijn om in te zetten.
Een product bestaat dan uit verschillende activiteiten. Uiteraard moeten de activiteiten die worden
geleverd op voortgang gemonitord kunnen worden maar moet er ook gekeken kunnen worden naar
het feit of het product binnen de geldende beschikking valt.
Zo ontstaat er een maximale grip op het proces ‘aan de voorkant’.
Per klant kunnen er één of meerdere producten (werkprocessen) worden ingezet. We koppelen deze
werkprocessen dus aan de geldende beschikkingen. Vervolgens verschijnt er op het voorblad van het
dossier een blok waarin de gegevens over het werkproces zichtbaar worden.
De gegevens over het werkproces zelf, de gegevens over de gekoppelde beschikkingen en contracten
maar ook een scherm met status en voortgang waarin je exact kunt zien hoe ver we zijn in het
doorlopen van alle stappen van dit werkproces.

Het overzicht houden over de voortgang van dit werkproces hangt ook samen met het ook nieuwe
onderdeel ‘statusbord’ zoals dat zichtbaar is bij het deel ‘organisatie’. Waar je hier de voortgang en de
status per individueel dossier kunt volgen, kan je in het statusbord het totaal over alle dossiers (met
hetzelfde proces) monitoren.
Uiteraard kan er ook binnen dit werkproces gerapporteerd worden op doelen:
Én hebben we overzicht over de uitnutting van de beschikking. Binnen dit werkproces kunnen we
namelijk de planning en de realisatie al aan de voorkant afzetten tegen de beschikking. Zodat je altijd
aan de voorkant weet hoeveel uur je nog te leveren hebt, hoeveel daarvan ook al gepland is en waar
de knelpunten eventueel optreden, zodat er vooraf dus al tijdig maatregelen kunnen worden getroffen.
Gaan we de checks and balances rondom de werkprocessen verfijnen en de schermen nog strakker
trekken. We gaan het mogelijk maken om ook alleen een aantal minuten te kunnen registreren
(zonder starten eindtijd) en we gaan het mogelijk maken om bij een activiteit direct te kunnen
rapporteren.

2.15 Notificatie bij het aflopen van de indicatie
In de nieuwe notificatiemodule is de notificatie rondom het aflopen van de indicatie of beschikking
inmiddels heel flexibel toe te voegen. Is deze in jullie omgeving ingesteld, dan ontvangen de
desbetreffende medewerkers binnen de desbetreffende periode een mail en/of een berichtje via de
Qsuite in de berichten box.
Ja, dit zit standaard in de SaaS-oplossing
inbegrepen. Wil je deze optie ergens toepassen,
neem dan vanuit het kernteam daarover contact
op met de servicedesk of via het
reactiedocument.
Gaan we nog meer notificaties op deze manier
beschikbaar stellen. De notificatiemodule is al
gereed maar notificatie voor notificatie testen we
stevig door en stellen we ter beschikking wanneer
de instellingen helemaal gereed zijn.
2.16 BSN controle
In de Qsuite is nu ook de BSN controle ingevoerd. Voor een goede koppeling met het landelijk
berichtenverkeer middels De Heer Software is het nodig om op BSN te kunnen controleren en uit te
wisselen over en weer. De check op de landelijke BSN tabel is daarom ook vanuit de Qsuite
noodzakelijk en om die reken toegevoegd. Het BSN nummer is dus overigens ook aan de
verbergmodule toegevoegd zodat organisaties die juist de BSN niet wensen te registreren, dit gehele
veld niet zien. Deze aanpassing is op verzoek van IPSO gedaan.
2.17 Aanpassing datumnotatie op diverse plaatsen door het systeem
Ook op verzoek van een aantal organisaties zijn datumnotaties door het systeem heen aangepast.
Hier en daar stonden Amerikaanse notaties en deze hebben we aangepast naar Europese
weergaven.
2.18 Opvolgacties bij rapportages en bij meldingen
Het laatste onderdeel in deze release ten aanzien van het klantdossier is iets waar we heel blij mee
zijn. Vanaf nu is het mogelijk om opvolgacties (verbeteracties) toe te voegen in het dossier van de
klant. Wanneer je bijvoorbeeld bij een melding van een incident of een klacht afhandelt, kan je direct
een opvolgactie aanmaken. Deze opvolgactie kan worden toegewezen aan een medewerker en een
datum aan worden gekoppeld.
Deze medewerker krijgt uiteraard de actie weer in het eigen dossier te zien. Op deze manier maken
we de opvolging van alle verbeteracties inzichtelijk.

Een verbeteractie heeft een titel, een einddatum, een verantwoordelijke en een omschrijving /
toelichting.
Deze opvolgacties kunnen vanuit verschillende onderdelen in het klantdossier worden aangemaakt.
Bekijken we op welke plekken we deze opvolgacties nog meer kunnen toevoegen. Deze opvolgacties
worden onder andere ook bij de overdrachtsrapportage toegevoegd en op andere plaatsen, zoals bij
het MDO verslag. Het principe van verbeteracties toevoegen kan natuurlijk op veel plaatsen in het
systeem erg behulpzaam zijn.

3 Medewerkersdossier
3.1 Overzicht van de opvolgacties in het dossier van de medewerker
Wanneer we opvolgacties vanuit de klantdossiers (rapportages) en de meldingen (en straks vanuit
meer en meer plaatsen uit het systeem) ontvangen, dan hebben we ook één overzicht nodig waar alle
opvolgacties zichtbaar zijn die aan mij als medewerker zijn toegewezen.
Immers, daar kan ik dan zien welke verbeteracties voor mij gelden. Daarom hebben we de
mogelijkheid gemaakt om op 1 plaats in het dossier van de medewerker een pagina te publiceren
waar je alle opvolgacties die op jou van toepassing zijn, kunt overzien én ook gereed kunt melden.
Binnen een team of afdeling is het vervolgens ook wel heel handig om ook te kunnen inzien wat de
status is van alle opvolgacties die uit staan in het team. Of om te zien wat er opgepakt moet worden
wanneer een collega bijvoorbeeld ziek is. Daarom voegen we ook een pagina toe aan de teampagina
waarop alle verbeteracties van alle medewerkers van het gehele team zichtbaar zijn. Ze hiervoor het
onderdeel organisatiedossier.
Maken we deze acties ook downloadbaar naar Excel.
3.2 Mogelijkheid tot inzicht in alle klantrapportages
Vanuit het medewerkersmenu is het vanaf nu mogelijk om alle klantrapportages – vanuit alle dossiers
waar je toegang toe hebt – te bekijken. Ook deze toevoeging is op verzoek van stichting Limena
mogelijk gemaakt. Op dezelfde journaal-wijze worden alle contactverslagen of rapportages getoond uit
alle dossiers waar je rechten toe hebt. Zo kan je in één ‘scroll’ alle informatie doorlopen en ben je ‘snel
bij’ wanneer je je dienst begint. Ook hebben we hier de zoekfunctie toegevoegd waardoor je in een set
aan gegevens makkelijk op zoekwoorden kunt zoeken.

3.3 Matching
Onderdelen van deze functie waren al eerder op de live omgeving geplaatst. Voor alle volledigheid
benoemen we de functionaliteiten hier nog wel, zodat we de uitleg ervan netjes op de daarvoor
bestemde plaats hebben gedocumenteerd. We hebben de volgende onderdelen toegevoegd die
betrekking hebben op het kunnen koppelen van een hulpvrager en een vrijwilliger:
1. De mogelijkheid om de einddatum bij de hulpvraag en het hulpaanbod en de match open te laten
2. Toevoeging van de mogelijkheid op de matchingspagina om matches die al zijn afgesloten met een
aparte kleur te onderscheiden
3. Toevoeging van de mogelijkheid om op de matchingspagina hier ook apart op te filteren, danwel om
de openstaande matches te filteren bij openstaand
Zorgen we ervoor dat de exports van deze gegevens hier ook weer helemaal op aansluiten. Inmiddels
hebben we ontdekt dat door deze aanpassing ook een aantal gegevens niet meer worden
geëxporteerd, terwijl dat wel zo zou moeten zijn. We hebben daarom op de releaseplanning de
volgende onderdelen met voorrang kunnen plaatsen:
De te verwachten aanpassingen zijn:
1. Uitbreiding export matches
De export matches zal worden uitgebreid met de volgende kolommen:
- CliëntID
- MedewerkerID
- Adresgegevens cliënt
- Gemeente cliënt
- Adresgegevens medewerker

- Gemeente medewerker
Door deze aanpassingen is het makkelijker om matches per gemeente weer te geven en zijn
adresgegevens van cliënten en medewerkers direct inzichtelijk.
2. Uitbreiding export ‘Activiteiten per deelnemer’
Deze export zal worden uitgebreid met de volgende kolommen:
- Adresgegevens deelnemer
- Gemeente deelnemer
Door deze aanpassing is het mogelijk activiteiten per deelnemer per gemeente weer te geven. Dit
maakt verantwoording naar de gemeente toe gemakkelijker.
3. Einddatum matches
Matches werden niet meegenomen in de export als er geen einddatum van de match was ingevoerd.
Dit probleem was ontstaan nadat we een paar weken geleden een update hebben gedaan. Dit is
aangepast waardoor matches zonder einddatum meegenomen worden in de export matches.
Om te export te genereren voert u daar alsnog een starten einddatum in. De matches zonder
einddatum worden hier automatisch in meegenomen. Mocht het toch wenselijk zijn voor een
specifieke rapportage om de matches zonder einddatum eruit te filteren, dan kan dat in de
gegenereerde export door gebruik van filters. U geeft bij het filter dan aan dat ‘lege cellen’ niet worden
weergegeven.
4. Overleden en verwijderde personen
Bij de matches wordt het nu mogelijk de overleden en verwijderde personen mee te nemen in de
export. Op deze manier blijven gemaakte matches in het verleden zichtbaar en toegankelijk voor de
nodige rapportages en verantwoordingen.
U kunt dan zelf kiezen of u alle personen of alleen de actuele personen wilt uitdraaien.
5. Contacttypen exports
We gaan ervoor zorgen dat alle contactverslagen die in de klantdossiers zijn gedaan uitgedraaid
kunnen worden en dat daar de contacttypen ook in worden geëxporteerd, zodat ook daar de
rapportages over te genereren zijn.
3.4 Kwalificaties vastleggen
Een heel belangrijk ingrediënt voor de planning zijn de kwalificaties van medewerkers. Door in de
dossiers van de medewerkers de kwalificaties vast te leggen, kan er in een volgende stap in de
planning rekening mee gehouden worden. Bij kwalificaties gaat het dus over bekwaam- en
bevoegdheden ten aanzien van de voorbehouden en risicovolle handelingen binnen de verzorging en
verpleging, maar ook om het hebben van de juiste kwalificaties om bepaalde activiteiten uit te voeren.
Bij alle handelingen én alle activiteiten kan er zelf in de omgeving worden aangegeven of deze
handeling specifiek in het dossier van de medewerkers moet kunnen worden vastgelegd. We hebben
het dus zo flexibel opgezet dat iedere organisatie ook zelf kan definiëren welke activiteiten of
zorghandelingen vragen om een desbetreffende kwalificatie. Uiteraard is dat in de VVT veel meer een
strakke eis doordat je te maken hebt met voorbehouden en risicovolle handelingen. In andere
sectoren kan men hier veel meer eigen

maken?
SaaS-oplossing
inbegrepen. Wil je deze
optie ergens toepassen,
neem dan vanuit het
kernteam daarover
contact op met de
reactiedocument.
Integreren we deze
kwalificaties in het
planningsalgoritme zodat
je bij het maken van een
planning ondersteund
wordt in het kiezen van de
juiste medewerkers voor de contactmomenten of activiteiten bij de klanten. Door de kwalificaties en de
zorghandelingen / activiteiten te matchen met elkaar kan je bij de planning sturen op kwaliteit en de
best passende inzet van medewerkers.
3.5 Uitbreiding vastlegging gegevens bij de contracten (incl. salarisschalen)
De gegevens bij het vastleggen van de contracten van de
medewerkers zijn uitgebreid. Vanaf nu kunnen
salarisschalen worden vastgelegd en kunnen deze
worden gekoppeld. Ook kan er een parttimepercentage
worden vastgelegd.
Om te rekenen met het parttime dienstverband kan er bij
de organisatie-instellingen het aantal uren bij een fulltime
dienstverband worden vastgelegd. Deze gegevens
worden hier vastgelegd ook in verband met de koppeling
met Nmbrs, het personeelssysteem. Op deze manier kan
de gegevensuitwisseling met Nmbrs goed plaatsvinden.
3.6 Verlof aanvragen en toekennen
Een verlofmodule was al langer aanwezig binnen de Qsuite, maar te beperkt. Op verzoek van stichting
Omega hebben we een uitgebreide verlofmodule ontwikkeld, waarin verschillende verlofcategorieën
kunnen worden opgenomen. In de vorige versie was er slechts sprake van één type verlof. Conform
de cao is dat niet afdoende. Je hebt immers wettelijk verlof, maar ook bovenwettelijk verlof. En daarbij:
wanneer je dan ook nog eens meer uren maakt dan je contract, dan kan je ook nog compensatieverlof
opbouwen.

Dit compensatieverlof hebben we een flexibele instelling gemaakt. Wanneer compensatieverlof van
toepassing is op de organisatie, kan je dit aanzetten. Geldt compensatieverlof in je organisatie niet,
dan vinken we het vinkje niet aan.
Werk je wel met compensatieverlof dan houdt de Qsuite
automatisch bij hoeveel compensatie je opbouwt wanneer je
meer werkt dan je contract.
Als beheerder kan je verschillende verlofsoorten aanmaken.
Deze kunnen worden ingedeeld in wettelijk en
bovenwettelijk verlof, hebben een aflooptermijn en kunnen
van een specifieke kleur worden voorzien.
In het dossier van de medewerker kan vervolgens de verlofmodule worden geactiveerd. Als
leidinggevende of personeelsfunctionaris heb je de rechten om de verlofsaldi vanuit voorgaande jaren
in te voeren.
Dan hebben we daarmee het beginsaldo voor het huidige jaar. In dit huidige jaar kunnen
medewerkers verlofaanvragen doen en worden deze goed- of afgekeurd.
De leidinggevende of personeelsfunctionaris kan ook verlofsaldi van categorie wisselen en kan
eindsaldo overhevelen naar het volgende jaar. Uiteraard hoedt de Qsuite zelf rekening met de
afloopperioden van de verlofsaldi.
Wanneer de optie ‘compensatieverlof’ is aangezet in de omgeving van de organisatie, dan rekent het
systeem ook met dit compensatieverlof. Dit verlof bouw je op door meer te werken (werk+verlof) dan
je contract. Opnemen van je compensatieverlof kan je ook weer doen door het opnemen ervan hier
aan te vragen. Op de nieuwe urenstaten wordt het compensatieverlof apart weergegeven.

Integreren we de toegekende verlof in het planningsalgoritme zodat je dan heel gericht een overzicht
krijgt – bij het plannen – dat een medewerker op dit moment niet beschikbaar is. Ook maken we het
mogelijk om bij een verlofaanvraag te tonen op welke momenten en voor welke activiteiten de
medewerker ingepland is op het moment dat er een verlofaanvraag wordt ingediend, zodat je
weloverwogen kan kijken of het verlof kan worden ingepast en welke maatregelen er eventueel
moeten worden genomen.
Ook maken we het mogelijk om de verlofregistraties naar Excel te exporteren en worden de
notificaties ook op deze module weer geactiveerd zodat de leidinggevende en de
personeelsfunctionaris weten dat er een verlofaanvraag is ingediend.
3.7 Koppeling met Nmbrs en zo meteen ook salarisstroken in de medewerkersdossiers
plaatsen
In de afgelopen periode is er een koppeling met Nmbrs ontwikkeld. Bij Van der Spek Uitvaart, Omega
en stichting MEE is deze koppeling inmiddels al ingezet.
Gebruikt uw organisatie Nmbrs voor het HRM deel en/of de verloningen? Dan kunt u voor de
uitwisseling van de persoonsgegevens, contractgegevens, salarisgegevens, maar ook voor het vullen
van de beschikbaarheidsagenda de gegevens uit Nmbrs halen. Hiermee voorkomt u dubbele invoer.
Ook verlof- en verzuimregistraties kunnen vanuit Nmbrs in de Qsuite worden geplaatst. Maar deze
beweging kan ook andersom: de verloven en het verzuim registreren in de Qsuite en die in Nmbrs
laten plaatsen. Ook is het mogelijk om gewerkte uren in Nmbrs te plaatsen, zodat op basis daarvan de
verloning kan plaatsvinden. Zo is er op veel manieren een integratie mogelijk. Zeker wanneer uw
organisatie intensief plant, zijn de juiste medewerkersgegevens onontbeerlijk. Hoe minder dubbel
invoerwerk, hoe minder foutkans en hoe minder tijd die hieraan besteed hoeft te worden.
Bovendien is de koppeling ook zo gemaakt dat ook meteen de salarisstroken vanuit Nmbrs in de
dossiers van de medewerkers worden geplaatst. Ook dat scheelt veel tijd (en papier) in het
verstrekken van de salarisstroken. De medewerkers kunnen nu zelf hun salarisstroken in hun dossier
in de Qsuite vinden en het daar uit halen.

Ja, dit kan. Deze oplossing zit niet standaard in de SaaS oplossing, maar is aanvullend aan te
schaffen. Er zijn kosten aan verbonden vanwege de acties die moeten worden doorlopen om de
synchronisatie van de bestaande gegevens in beide systemen te realiseren én om de koppeling te
activeren, maar daarnaast ook om de koppeling functioneel te laten aansluiten op de processen van
de organisatie. Heeft belangstelling, dan vertellen we u graag meer over de mogelijkheden.
3.8 Koppeling met Beaufort van Raet
Zo hebben we ook een koppeling met het HRM-systeem Beaufort ontwikkeld. Deze koppeling is van
iets andere aard. In deze variant, die ontwikkeld is voor de Lelie zorggroep, worden de
medewerkersgegevens met een export en importfunctie vanuit Beaufort gehaald en in de Qsuite
geplaatst. Deze koppeling is in samenwerking ontwikkeld met Windkracht VI.
WindkrachtVI heeft naar tevredenheid van de klant en Novire een gestandaardiseerde export
ontwikkeld naar Qsuite van Novire.
Omdat het een Beaufort Interface export betreft, is het een automatisch achtergrondproces.
Dagelijks worden wijzigingen in de medewerker gegevens in HR Core (Beaufort) automatisch
geëxporteerd en verzonden naar Novire. Medewerkers zijn tot een aantal aan te geven dagen na de
datum uit dienst onderdeel van de export. Daarna wordt een bestand geleverd dat er voor zorgt dat
deze medewerkers geen onderdeel van export zijn.
Op deze manier is er een betrouwbare en veilige koppeling tussen HR Core (Beaufort) en Qsuite
gerealiseerd. De koppeling werkt probleemloos naast eventuele andere Beaufort Interface exporten.
Randvoorwaarde: uw Beaufortlicentie bevat de module “BINT Raet HR Beaufort Interface”.
Het bovenstaande geldt ook als u HR Core Online (Beaufort Online) gebruikt.
Ja, dit kan. Deze oplossing zit niet standaard in de SaaS oplossing, maar is aanvullend aan te
schaffen. Er zijn kosten aan verbonden vanwege de acties die moeten worden doorlopen om de
synchronisatie van de bestaande gegevens in beide systemen te realiseren én om de koppeling te
activeren, maar daarnaast ook om de koppeling functioneel te laten aansluiten op de processen van
de organisatie. Heeft belangstelling, dan vertellen we u graag meer over de mogelijkheden.
3.9 Koppeling Beaufort/Nmbrs en de match met de SSO voor wat betreft de data die uit
Beaufort komt
Al langer hadden we de mogelijkheid om een Single Sign On oplossing toe te passen (SSO). Dat
betekent dat de Qsuite wordt gekoppeld aan de Active Directory van een organisatie en de Qsuite zo
onderdeel wordt van het netwerk. Voor de medewerkers van de organisatie erg handig, want ben je
ingelogd op het netwerk dan hoef je niet nogmaals op de Qsuite in te loggen. Vanuit de SSO komen
dus als het ware medewerkers ‘de Qsuite binnen gedruppeld’. Er hoeven geen aparte dossiers en
accounts meer aangemaakt te worden. De Active Directory vult de Qsuite vanzelf met medewerkers.
Echter, wanneer we een koppeling met Nmbrs of Beaufort hebben, dan gebeurt aan die kant
hetzelfde. Ook daar worden de medewerkers de Qsuite ingetrokken. En dat is precies het lastige punt:
dat moet niet dubbel gebeuren. We hebben daarom de koppelingen naar alle drie de onderdelen zó
aangepast dat er geen dubbelingen kunnen ontstaan, maar alles wel helemaal netjes en strak
verloopt.
Medewerkers
© WindkrachtVI®
Medewerkers
Tabellen
Te blok. Medew.

3.10 Jubilea
Als beheerder kan je nu ook jubilea aanmaken in de Qsuite. De contractgegevens van de
medewerkers worden afgezet tegen deze jubilea-termijnen.
Gaan we notificaties aan de notificatiemodule toevoegen om ook op tijd de juiste signaleringen te
ontvangen wanneer een jubileum zich aandient.
3.11 Wegschrijven van tijd op het werkbriefje naar aanleiding van een rapportage in het
medewerkersdossier (indirecte tijd)
Omdat er in de informele zorg ook door betaalde krachten begeleiding wordt geboden aan vrijwilligers
(die ook een variant van het medewerkersdossier hebben) en de tijd die de beroepskrachten daaraan
besteden ook moet worden verantwoord hebben we een koppeling gerealiseerd tussen het maken
van een contactverslag in een medewerkersdossier én het schrijven op tijd. Dit is weliswaar wel
indirecte tijd, maar door de flexibele codering kunnen er ook de juiste codes aan meegegeven worden.
Op deze manier kunnen contactverslagen en tijd schrijven mooi gecombineerd worden.
3.12 Uitbreiding van de export van geregistreerde tijd in de dossiers van de vrijwilligers
Vanuit deze voorgaande aanpassing hebben we ook nog een kleinere aanpassing doorgevoerd bij het
exporteren van de geregistreerde tijd. In de tijden registratie-export hebben we bij de indirecte
tijdsregistratie nu ook vermeld wie het verslag bij de medewerker heeft ingevoerd. Zo is snel te zien
welke medewerker met een account een verslag in het dossier van een andere medewerker heeft
geplaatst. Vooral voor de organisaties in de informele zorg is dit van belang, want zo kan men snel
zien op welke momenten er contact is geweest met vrijwilligers.
Ja, dit zit standaard in de SaaS-oplossing inbegrepen en wordt vanzelf toegepast.

4 Medewerkerportaal
4.1 Nieuwe versie van het mobiele medewerkerportaal
In deze release hebben we ook het mobiele medewerkerportaal verder uitgebouwd. Het zwaartepunt
van deze versie van het portaal ligt bij de planning. Vanuit de planning worden de te leveren
activiteiten worden getoond. De medewerker heeft binnen het portaal op de tablet of de telefoon
daardoor altijd inzicht in de uit te voeren acties. Vanuit de planning – het regiecentrum – worden zo de
medewerkers geïnformeerd over de planning. Medewerkers kunnen dit portaal op hun mobiele
telefoon of hun tablet openen. De vormgeving is geheel afgestemd op een klein scherm.
Vanuit de tijdlijn op het startscherm klik je als
medewerker door en zie je de onderliggende acties
én de toelichtingen daarbij. Vanuit de afspraak klik
je door op de persoonsgegevens van de klant, zodat
je de adresgegevens hebt. Wanneer er een
wijziging in de planning wordt gedaan door de
planner, dan kan er een extra opmerking aan een
planningsgroep op een dag of een opmerking bij
een afzonderlijke afspraak worden geplaatst. De
medewerker krijgt deze opmerking te zien.
Vervolgens kan een medewerker een rapportage
toevoegen die wordt opgeslagen in het dossier van
de klant uiteraard. We hebben ook een notificatie
aan de notificatiemodule toegevoegd waarmee je
kunt instellen dat de eerst verantwoordelijke of een
andere rol een bericht krijgt wanneer de activiteit /
contactmoment is afgerond en er wordt
weergegeven of er wel of geen bijzonderheden zijn.
Er worden geen inhoudelijke gegevens vastgelegd
in het berichtje, want uiteraard kunnen we geen
persoonlijke gegevens in de mail communiceren.
Wanneer een medewerker vanuit het portaal
bijzonderheden meldt, dan worden deze bij de
activiteit of het contactmoment opgeslagen. De
planning heeft vanuit het regiecentrum overzicht, omdat ze daarvan een signaal ontvangt. Zo is er
communicatie tussen de medewerker en de planning geregeld en altijd vastgelegd bij de
desbetreffende activiteiten.
Vanaf de tijdlijn kunnen er ook indirecte uren worden geboekt.
In de mobiele app kunnen bij een activiteit of bij een contactmoment ook kilometers worden geplaatst.
Tenslotte zie je in de tijdlijn in het portaal ook of de activiteiten of contactmomenten zijn geregistreerd
of niet zodat de medewerker meteen overzicht heeft over het feit of er nog activiteiten ontbreken of
niet. Uiteraard staat alles in dit portaal in nauwe verbindingen met alle onderdelen uit de planning, de
urenstaten, het accorderen en het factureren. Het is het centrale en veilige communicatiemiddel om de
afstemming tussen de planning en de medewerker te regelen én om de registratie dicht bij de bron te
laten plaatsvinden: des te betrouwbaarder worden de registraties op deze manier!

4.2 Start- en stoptijden registreren
In het medewerkerportaal hebben we tenslotte nog een nieuwe functie toegevoegd. We kunnen vanaf
nu starten stoptijden registreren. Een stopwatchfunctie binnen de Qsuite houdt de tijden bij en
registreert deze werkelijke tijden naast de geplande tijden.
Wanneer een medewerker start bij een afspraak, dan drukt zij de startknop in en de begintijd wordt
vastgelegd. Wanneer een medewerker weggaat bij een afspraak, dan drukt zij de stopknop in en de
eindtijd wordt vastgelegd.
Nu hebben we naast de geplande tijden ook de geregistreerde tijden vastgelegd in de Qsuite. Na een
periode van bekijken hoe deze registraties verlopen worden de declaraties gebaseerd op deze
werkelijke tijden. Wanneer er helemaal geen start- of eindtijd is vastgelegd (omdat de medewerker dat
mogelijk vergeten is), dan worden de geplande tijden gebruikt voor de declaratie, zodat er geen
productieverlies ontstaat.
Na het drukken op de stopknop krijg je overigens een schermpje: waren er bijzonderheden? Wanneer
er bijzonderheden waren, dan kunnen deze worden toegevoegd. Ook dit is weer een manier van
communiceren met de planning. We hebben de stopwatchfunctie zo ontwikkeld dat deze veel breder
en op meer plekken in te zetten is, mocht dat in de toekomst wenselijk zijn.
Ja, zeker, maar dit zit niet in de standaard SaaS-oplossing. Voor het gebruik van het
medewerkerportaal worden aanvullende afspraken gemaakt. Heeft u belangstelling, neem dan gerist
contact met ons op. We lichten graag e.e.a. toe.
Gaan we door met de doorontwikkeling. Op basis van de ervaringen in de praktijk bekijken we wat er
verder allemaal nog aan toegevoegd kan worden om het gehele proces rondom de klant nog beter en
strakker te faciliteren. In samenwerking met AMO Actieve Opvang gaan we in de komende release
ook nog functies toevoegen over het registreren van medicatie én het verdelen van groepen over
meerdere begeleiders zodat je als begeleider ziet welke kinderen (klanten) er allemaal in de groep
zitten, maar ook welke kinderen er juist door jou vervoerd moeten worden of juist onder jouw
verantwoordelijkheid vallen bij het uitvoeren van de groepsactiviteiten.

5 Organisatiedossier
5.1 Overdrachtsrapportages in een team
Op de teampagina kunnen de teamleden nu ook overdrachtsrapportages toevoegen.
Dat zijn rapportages die niet aan een klant gebonden zijn, maar juist zijn bedoeld om een meer
algemene overdracht te schrijven. Samen met de pagina in het medewerkersdossier met juist alle
klantrapportages heeft een medewerker die een dienst begint alle informatie beschikbaar om bij
aanvang van een dienst snel de laatste informatie tot zich te nemen.
Ook hier hebben we weer de ‘lees meer’ en de ‘doorzoekfunctie’ ingebouwd zodat er ook in de
overdrachtsrapportages snel inzicht is.
Een nieuwe
overdrachtsrapportage kan op
verschillende velden worden
ingevuld.
De overdrachtsrapportage is in
een tab geplaatst naast de
pagina waarop de gedeelde
klantrapportages zichtbaar zijn.
Deze gedeelde rapportages
zijn vanuit de klantdossiers
hier geplaatst. Daarnaast
hebben medewerkers ook de
mogelijkheid om alle
klantrapportages te bekijken.
Zo hebben medewerkers aan
het begin van hun dienst
inzage in de overdracht en wat
er in de dossier van de klanten
is gebeurd.

5.2 Overzicht van de opvolgacties op het niveau van het team
Bij het klantdossier en bij het medewerkersdossier kwamen ze ook al aan de orde: de opvolgacties.
Het is hét instrument om zichtbare opvolging te geven aan contacten met klanten, of opvolging aan
meldingen die actie vragen Wanneer een verbeteractie is toegewezen aan een
5.3 Activiteitenplanning
In onze activiteitenplannen hebben we ook een aantal verbeteringen doorgevoerd. Deze
verbeteringen zijn in de afgelopen periode ook al direct op de live omgeving gezet, maar we hebben
deze aanpassingen nog niet breed gecommuniceerd. Daarom nemen we de toelichting op deze
aanpassingen toch mee in deze release.
Bij de activiteitenplanning hebben we het mogelijk gemaakt dat geregistreerde aanwezigheid bij een
activiteit omgezet wordt in een tijdregel in de tijden registratie-export. Daarmee kan deze regel ook
geaccordeerd worden. Door het accorderen wordt vervolgens de activiteit in de activiteitenagenda
vergrendeld zodat deze niet meer aangepast kan worden.
In het kader van de AO/IC is dat van groot belang, want alleen zo blijft de registratie van de
aanwezigheid en de te declareren geregistreerde tijd kloppend geregistreerd staan. In dat licht hebben
we het ook mogelijk gemaakt om toch een tijdschrijfregel aan te maken wanneer er geen medewerker
aan de activiteit gekoppeld is. In de tijden registratie-export wordt dan een regel aangemaakt waarbij
de kolommen met de medewerkersgegevens leeg zijn, zodat deze gegevens alsnog kunnen worden
aangevuld.
Ook kan nu nog gemakkelijker een nieuwe klant aan een reeks worden toegevoegd.
Ja, dit zit standaard in de SaaS-oplossing inbegrepen en is al binnen jullie omgeving
geïmplementeerd.

5.4 Het in één keer kunnen registreren van een rij aan deelnemers bij de activiteitenplanning
Het is ook mogelijk sinds kort dat je een reeks van deelnemers in één keer op ‘aanwezig’ (of één van
de andere twee opties) zet door op het woord ‘aanwezig’ te klikken. Alle vinkjes gaan dan in één keer
aan of uit.
5.5 Inschrijving voor activiteiten vanuit het klantdossier
Aan het klantdossier kan nu een pagina worden toegevoegd waarop je een klant meteen kan
inschrijven op de al geplande activiteiten in de activiteitenagenda. Zo worden de al geplande
groepsactiviteiten (het programma) en de doelen van de klant uit het dossier van de klant bij elkaar
gebracht. Door de inschrijving wordt namelijk duidelijk hoe je exact vorm geeft aan de uitvoering van
de begeleidingsdoelen in het plan van de klant. Wanneer we de klant steeds als vertrekpunt nemen,
dan zou je ook vanuit het klantdossier moeten kunnen inschrijven. Vandaar dat we deze optie hebben
toegevoegd.

Gaan we deze pagina op verzoek van AMO Actieve Opvang verder uitbreiden zodat je op deze
uitgebreidere pagina ook meer management informatie kunt terugvinden: hoeveel ruimte hebben we
nog op welke groep om daar nieuwe inschrijvingen te plaatsen?
5.6 Optimalisatie van de routeplanning voor de thuiszorg
Ook hebben we in deze release gewerkt aan deel 1 van de optimalisatie van de routeplanning voor de
thuiszorg. Al geruime tijd zijn we met stichting Allcura uit Benthuizen in gezamenlijk bezig om de
routeplanning voor de thuiszorg te optimaliseren. We zijn er dan ook heel blij mee dat we in deze
release ook deel 1 van de optimalisatie van deze planning hebben kunnen doorvoeren. De volgende
onderdelen zijn hierin opgenomen:
1. Bij het kopiëren van het plan is er de
mogelijkheid om aan te geven dat je alle
datums in één keer wilt vervangen.
Gebruik je die mogelijkheid dat worden
alle starten einddata in het plan in één
keer vervangen door deze ingegeven
nieuwe data. Dit wordt op veler verzoek
doorgevoerd, zodat niet meer met
kopiëren en plakken de datums hoeven
worden gewijzigd. Hoewel dit niet sec
een onderdeel is dat echt met de
planning zozeer te maken heeft, hebben
we dit onderdeel hier wel in betrokken.
2. Bij het plannen wordt de reistijd apart
ingepland, zodat het ook los van een
klant kan worden gepland. Tot nu toe
werd de reistijd wel als een apart
onderdeel gepland, maar altijd wel
gekoppeld aan een contactmoment.

3. De reistijd wordt bij het plannen standaard altijd gevuld met 5 minuten. Dit is wel te overschrijven
maar al voor-ingevuld. Dit aantal van 5 minuten is flexibel in te stellen per organisatie.
4. Wanneer er een wijziging in de planning wordt gedaan door de planner, dan kan er een extra
opmerking aan een planningsgroep op een dag OF een opmerking bij een afzonderlijke afspraak
worden geplaatst. De medewerker krijgt deze opmerking te zien in zijn of haar mobiele
medewerkerportaal, zodat er vanuit het regiecentrum (de planning) gecommuniceerd kan worden door
de planning aan te passen. Nu zijn het steeds losse onderdelen met kans op fouten en die integreren
we dan juist met elkaar.
5. Het is mogelijk om binnen een planningsgroep een medewerker in één keer te kunnen vervangen,
zodat je niet alle afzonderlijke geplande contactmomenten langs moet gaan.
6. De agenda binnen de planningsgroep wordt na het selecteren van de klant in de groep om te
plannen al meteen standaard gevuld met alle tijden vanuit de concept-planning van die klant, zodat de
planning meteen ‘voorgevuld’ wordt.
Wat we ook hebben aangepast en wat inmiddels al is gereleasd, is het feit dat de acties die binnen
een contactmoment vallen niet langer over elkaar heen worden geregistreerd maar na elkaar.
vanuit het kernteam daarover contact op met de servicedesk of via het reactiedocument. Het vraagt
wel een inrichtingstraject om dit goed in te richten en te onderhouden, dus daar zijn wel extra kosten
aan verbonden. Vraag ons gerust naar de mogelijkheden.
Gaan we dit onderdeel nog veel verder uitbouwen. We maken een pagina in het mobiele portaal
waarin de medewerkers in een team van elkaar kunnen zien waar ze zijn en zo onderling contact met
elkaar kunnen opnemen.
We voegen dan ook een notificatie aan de notificatiemodule toe waarbij je melding ontvangt wanneer
er een bericht is toegevoegd in die toelichting en jij aan die activiteit / contactmoment bent
toegevoegd. De notificaties in de Qsuite zelf hebben weer een link waardoor je meteen door kunt
klikken naar de gedeelde rapportage bijvoorbeeld.
We sluiten de einddata van de plannen en de indicaties op elkaar aan. Er zit nu nog 1 dag verschil in
en we gaan het mogelijk maken om binnen een planningsgroep te filteren.
Maar we gaan vooral de planners nog meer ondersteunen. We bouwen een eerste versie van de
‘meedenkversie’ in.
Bij het zoeken naar de best passende medewerker bekijkt de Qsuite:
1. Welke medewerkers er op dit moment een geldig contract hebben
2. Welke medewerkers daarbinnen op dit moment geen verlof hebben
3. Welke medewerkers daarbinnen op dit moment niet een verzuimregistratie hebben
4. Welke medewerkers daarbinnen op dit moment beschikbaar zijn (vanuit de
beschikbaarheidsagenda)
5. Welke medewerkers daarbinnen in de bekwaam- en bevoegdheden een activiteit in hun dossier
hebben die overeenkomt met deze activiteit / actie (uit productportfolio)
6. Welke medewerkers daarbinnen nog ruimte binnen hun contracturen hebben (als het totaal
contracturen over het gehele jaar tot nu toe -/- totaal binnen dit jaar al geregistreerde uren in het
verleden + totaal binnen dit jaar al geplande uren in de toekomst <= 0, dan medewerker lager op de
ranking plaatsen).
Op basis hiervan krijg je een ranking toegewezen en kan je als planner snel zien wie je het beste kunt
kiezen om toe te wijzen aan een afzonderlijk contactmoment of een afzonderlijke activiteit.

Daarnaast maken we een functie
waarbij je dit algoritme niet alleen op
een afzonderlijk contactmoment kunt
toepassen, maar ook over een periode
over de planning kunt ‘laten lopen’. Zo
zie je snel waar nog knelpunten zitten
of waar nog verbeteringen en
optimalisaties mogelijk zijn.
Dit is onze eerste versie van de
ondersteuning van de planning.
Daarnaast zijn we gestart met een
zelflerend algoritme waarbij de
planning echt voor je gemaakt kan
gaan worden op termijn. Meer
daarover verderop in dit document.
En ook gaan we een aantal functies toevoegen om medewerkers in één keer te kunnen vervangen of
om op basis van de koppeling met Google Maps de routes en de reistijden te kunnen bekijken.
En we bouwen een overzicht waarmee je als planner en management ook snel kunt zien hoe optimaal
je planning is ingevuld: hoe is de inzet bij de medewerkers? En hoe is de inzet bij de klanten? Leveren
we wat we moeten leveren? En blijven we binnen de contracturen en nemen we voldoende verlof op?
Hoeveel uur hebben we dan nog te plannen in de resterende periode? Komen we daarmee uit? Zien
we al knelpunten vooraf aankomen? Kunnen we daar dan al op anticiperen? Hoe slimmer we kunnen

schakelen al bij de planning, hoe meer we vooraf kunnen beïnvloeden. Zowel ten aanzien van de
kwaliteit van zorg als ten aanzien van de bedrijfsvoering.
5.7 Statusbord
In het deel over het klantdossier las je al dat we daar de mogelijkheid tot het toevoegen van
werkprocessen hebben gecreëerd. Het werkproces bestaat uit activiteiten die in chronologische
volgorde bij elkaar zijn geplaatst. Op het voorblad van het klantdossier kan je zo overzicht houden
over de voortgang van de uitvoering van het werkproces.
Het overzicht houden over de voortgang van dit werkproces hangt ook samen met het ook nieuwe
onderdeel ‘statusbord’ zoals dat zichtbaar is bij het deel ‘organisatie’. Waar je hier de voortgang en de
status per individueel dossier kunt volgen, kan je in het statusbord het totaal over alle dossiers (met
hetzelfde proces) monitoren. Dit statusbord is ontwikkeld in samenwerking met Van der Spek Uitvaart.
Het geeft over alle processen heen een overzicht en doorkijkje in de voortgang en de status van alle
activiteiten die nodig zijn om een proces van A tot Z uit te voeren.
Uiteraard is het bord zo flexibel opgezet dat alle vormen van trajecten en processen hier in passen.
Het is hét instrument om op een heel logische wijze de procesbewaking over alle dossiers heen te
laten ontstaan.

De activiteiten zijn immers ook weer gewoon de activiteiten die je vanuit de planning plant, die de
medewerkers in hun tijdlijn in het klantenportaal zien, die ze registreren en waar je facturen van kunt
maken. Zo hang alles met elkaar samen. Verderop in dit document lees je ook over deze totale
samenhangende lijn dor de hele applicatie heen.
5.8 Mogelijkheid tot het meegeven van statussen bij activiteiten
Om de kleuren in het statusbord te krijgen, moeten de activiteiten een status meekrijgen. De status
heeft weer een kleur en zo ontstaan de kleuren op het statusbord. Ook dit is dus helemaal flexibel in
te richten.
5.9 Nieuwe module voor locaties
Gekoppeld aan dit statusbord is het ook mogelijk om centraal locaties te beheren en deze aan
dossiers toe te voegen. Zo kan ook de van en naar-locatie op het statusbord getoond worden. Op
verzoek van Yarden hadden we al eerder de mogelijkheid tot locaties toegevoegd. Nu kunnen
klantgebonden locaties apart worden vastgelegd, zodat de database schoon blijft en klantgebonden
locaties alleen bij de klant zelf zichtbaar zijn.

5.10 Mogelijkheid tot het plannen van materialen
Ook materialen hebben we op deze manier toegevoegd. De materialen hadden we als entiteit al in de
Qsuite, maar vanaf nu is het ook mogelijk om materialen ook statussen mee te geven en deze ook
mee te plannen zodat de status van het materiaal ook in het statusbord verschijnt. Het plan is om dit
deel in de komende periode verder uit te bouwen en er ook een voorraadbeheerfunctie aan toe te
voegen, zodat je zeker weet dat wanneer je een materiaal meeplant er ook nog voldoende materialen
beschikbaar zijn.
5.11 Nieuwe versies van het planbord en statusbord
Naast dit alles hebben we in het voorjaar ook nieuwe versies van het planbord en het statusbord
ontwikkeld. Het was een tegenvaller in onze ontwikkelplanning want niemand zat zozeer te wachten
op een nieuwe versie. Qua functionaliteiten voegde het iets toe, maar toch was het hard nodig. Door
het volume aan activiteiten dat Yarden inmiddels in het systeem plaatste, werd duidelijk dat het
opslaan op de webpagina zelf te traag begon te worden. Het grote aantal activiteiten en het grote
aantal dossiers leidde tot stagnaties en vastlopende pagina’s. We hebben daarom moeten besluiten
om toch nieuwe versies van de borden te bouwen. Gelukkig hadden onze ontwikkelaars ideeën over
hoe je op een andere manier met deze hoeveelheid data kunt omgaan en het resultaat mag er zijn: de
data wordt nu niet op de webpagina’s tijdelijk opgeslagen maar rechtstreeks in de database. Een
technisch grote aanpassing waar we blij mee zijn. De duurzaamheid van de Qsuite is hiermee weer
bekrachtigd.
vanuit het kernteam daarover contact op met de servicedesk of via het reactiedocument. Het vraagt
wel een inrichtingstraject om dit goed in te richten en te onderhouden, dus daar zijn wel extra kosten
aan verbonden. Vraag ons gerust naar de mogelijkheden.
Gaan we dit onderdeel nog veel verder uitbouwen. We maken een pagina in het mobiele portaal
waarop de lopende afspraken van een dag te zien zijn zodat deze pagina op een monitor in het
regiecentrum kan worden gepubliceerd en we gaan een aantal kleinere optimalisaties doorvoeren die
uit de tests bij Van der Spek naar voren kwamen.
5.12 Tijd schrijven en accorderen
In de afgelopen periode hebben we ook een belangrijke fix doorgevoerd in het kunnen accorderen en
daarna niet meer kunnen aanpassen van een registratie. Ook hebben we het mogelijk gemaakt om
een verwijderde rapportage met tijd wel opnieuw te kunnen toevoegen. OP zo’n manier dat
inhoudelijke en qua tijd schrijven alles nog blijft kloppen met elkaar.
5.13 Nieuwe module voor het vastleggen van tijdsregistraties
Samenhangend met de nieuwe verlofmodule hebben we ook een nieuwe versie van ‘het werkbriefje’
gemaakt. Tot nu toe beschikten we al over een werkbriefje in agendavorm en beschikten we ook over
een mogelijkheid om geregistreerde uren te accorderen, maar op verzoek van MEE Groningen
hebben we nu ook de weekstaat ontwikkeld, welke niet – zoals de agenda – aan tijden is gekoppeld,
maar veel meer stuurt op totale uren per week. Zodat het lijnmanagement gemakkelijk de uren van de
medewerker kan accorderen. Deze stap is voorliggend op de huidige ‘accordeer’ stap door de
controller. De controleer accordeert de productie vanuit de ‘klantkant’ namelijk: voldoen alle
productieregels aan de voorwaarden vanuit de beschikking of indicatie?
Deze accordeerstap die we middels deze urenstaat toevoegen, is juist geend op de
‘medewerkerskant’: hoe komen de uren uit bij iedere medewerker.

Gaan we deze pagina nog de verhouding toevoegen tussen de directe en indirecte tijd, zodat je in één
oogopslag kunt zien hoe de verhouding is en mede op basis daarvan ook snel kunt accorderen.
Tevens gaan we een ander overzicht erbij ontwikkelen welke inzicht geeft in de ontwikkeling van de
uren van de medewerker over een langere periode. Immers, nu accordeer je per week, maar hoe
houd je het overzicht over het totale verloop van de opbouw van alle uren en het opnemen van verlof?
Immers, juist ook in de context van het geheel is ook de beoordeling van deze ene week van belang.
Dit overzicht is dus voor het accorderen van de gewerkte tijd van belang, maar misschien nog wel
meer voor de planning. Hoe meer zicht op de uren en de optimale planning vooraf, hoe beter de greep
op de bedrijfsvoering. Immers, wanneer je nog verbeterpunten ziet, kan je die in de planning nog
bijsturen en daar nog de vruchten van plukken. Bij beide onderdelen zal dit nog te ontwikkelen
overzicht daarom van grote meerwaarde zijn.

Ook gaan we dit nog verder optimaliseren, naar ook wellicht één pagina waarop een leidinggevende in
één keer alle uren van alle medewerkers kan accorderen. Deze plannen zijn al uitgedacht maar we
gaan ook eerst even in de praktijk ervaren hoe dit verloopt.
5.14 Facturatiemodule
We zijn er trots op de geheel nieuwe facturatiemodule te mogen presenteren in deze release!
De facturatiemodule is zeer uitgebreid en duurzaam opgezet zodat niet alleen geleverde
zorgmomenten of geregistreerde activiteiten kunnen worden gefactureerd en gedeclareerd, maar dat
de facturatiemodule ook gereed is om ingezette materialen en andere te factureren onderdelen te
kunnen factureren. Het is een breed opgezette facturatiemodule dat zeer toekomstbestendig is
opgezet. Zowel publieke als private dienstverlening kan vanuit hier worden gefactureerd.
Uiteraard is ook alles ingebouwd wat noodzakelijk is om de te genereren facturen te exporteren
richting de boekhouding.
Het unieke aan deze facturatiemodule is namelijk ook nog eens dat niet alleen verkoopfacturen
kunnen worden gegenereerd op basis van de geregistreerde diensten, tijd en services, maar ook
inkoopfacturen.
We hebben dit zeer bewust zo ontwikkeld, omdat we het daarmee mogelijk maken om nog
gemakkelijker in netwerkverband samen te werken rondom de klant. Aan de voorkant van het proces
– in het dossier van de klant, bij het werkproces of bij het zorgplan en planning – worden de
verschillende ‘bouwstenen’ (activiteiten) uit het traject van de klant verdeeld onder de betrokken
professionals. Het totaal aan geleverde diensten aan de klant wordt gefactureerd middels een

verkoopfactuur, maar de diensten die worden ingehuurd door externen kunnen ook nog eens worden
samengevoegd in een inkoopfactuur. Op deze wijze kan er zeer efficiënt in de keten ‘worden
afgerekend’ voor wat er aan werkelijke inzet is geleverd. Zo kunnen er geen verschillen ontstaan
tussen verkoop en inkoop die voor rekening van de hoofdaannemer komen; alles is op dezelfde
productieregels gebaseerd.
Dat is dus ook steeds de bron: de geplande en geleverde (en geregistreerde tijd) vanuit het zorgplan
of vanuit het begeleidingsplan (dat concreet is gemaakt in het werkproces).
Vanuit deze lijn is ook helder waarom dit zo’n grote release is: van werkproces tot planning afvinken in
het medewerkerportaal, tot werkelijk starten stoptijden registreren, tot verlof aanvragen en
vastleggen, tot uren accorderen in de nieuwe weekstaat én tot en met factureren: het vormt allemaal
één keten dat door de hele applicatie heen vervlochten zit.
Facturen kunnen dus zowel worden opgemaakt op basis van zorghandelingen of activiteiten die onder
water aan een landelijke productcode zijn gekoppeld (voor de facturatie via het landelijke
berichtenverkeer bijvoorbeeld), maar ook op basis van eigen ingevoerde tarieven bij bepaalde
activiteiten (zodat er rechtstreeks privaat kan worden gefactureerd). Wanneer er een landelijke
productcode (prestatie) aan een activiteit is gekoppeld, dan is het bedrag dat daaraan gekoppeld is,
voorliggend op de eigen ingevoerde prijs. Moet het naast elkaar bestaan? Dan kan dat, maar maken
we er een extra te kiezen activiteit voor aan.
Alles is zo flexibel opgezet dat we er alle kanten mee op kunnen!
Stel je een factuur samen dan krijg je alle geaccordeerde en nog niet eerder gefactureerde
productieregels te zien. Deze klik je aan en zo stel je de factuur samen:

De factuur wordt ook printbaar gemaakt op een PDF
sjabloon. Deze is nu nog erg basic, maar in een
volgende release maken we ook deze meer flexibel
zodat het eigen factuursjabloon van de organisatie hier
ook in geplaatst kan worden.
Wil je deze optie ergens toepassen, neem dan vanuit
het kernteam daarover contact op met de servicedesk
of via het reactiedocument. Het vraagt wel een
inrichtingstraject om dit goed in te richten en te
onderhouden, dus daar zijn wel wat extra kosten aan
verbonden. Vraag ons gerust naar de mogelijkheden.
Gaan we de factuursjabloon verder verfijnen zodat daar
meer maatwerk in mogelijk is en bouwen we een set
aan rekenregels in die het mogelijk maken om ook
factuureregels te generen die nog niet eerder
gefactureerd waren, omdat ze niet declarabel waren,
maar dat nu wel zijn omdat er bijvoorbeeld een beschikking met terugwerkende kracht is afgegeven.
5.15 Aanlevering facturen aan De Heer Software voor declaratie bij het landelijk
berichtenverkeer
In de afgelopen periode is er een zeer mooie samenwerking ontstaat met De Heer Software. We
hebben gezamenlijk vastgesteld dat onze producten (PlanCare van De Her Software) en Qsuite mooi
op elkaar aansluiten. Het gedegen administratieve proces van De Heer sluit aan op de gedegenheid
van Novire. Novire heeft altijd aangegeven liever niet zelf de declaratiestandaarden te faciliteren
omdat daar veel tijd en energie in gaat zitten, terwijl we die tijd en energie liever stoppen aan de
voorkant van het systeem; in de facilitering van het klantproces. De Heer Software echter krijgt veel
vragen uit de markt die niet passen bij het grotere PlanCare – systeem, maar ook niet bij het lichte
mijnzorgdeclaratie.nl. Precies daartussenin past de Qsuite. In gezamenlijkheid bieden we nu de

oplossing aan de markt in alle mogelijke varianties.
De eerste samenwerking op deze manier is tot stand gekomen bij Ons Bedrijf uit Barneveld, maar
inmiddels zijn er veel organisaties gevolgd en staan er een heel aantal in de wachtrij.
Deze nieuwe organisaties allemaal ook om per januari volop te starten met het declareren via De Heer
Software. Bij Ons Bedrijf gebeurt dat al maar nog niet volledig geautomatiseerd. We zijn er blij mee
dat we in samenwerking met Ons Bedrijf de werkwijze helemaal doorleven en direct automatiseren.
In de koppeling met De Heer Software hebben we op dit moment al de technische koppelingen
kunnen leggen in het doorzenden van de geschreven productieregels (vanuit een factuur), zodat je bij
een opgemaakte factuur kunt
aangeven dat de productieregels
binnen het landelijke
berichtenverkeer gedeclareerd
moeten worden.
De regels worden dan naar
PlanCare verzonden en vanuit daar
gefactureerd. Op dit moment
bouwen we de terugkoppeling van
de productieregels nog in (iedere
productieregels moet in de Qsuite
herleidbaar zijn ten aanzien van de
status: goedgekeurd of afgekeurd
en na afkeur weer opnieuw kunnen
activeren) én de pagina’s ten
aanzien van het uitwisseling van de
beschikkingen en de MAZ en MEZ
meldingen was nét nog niet ver genoeg gereed om al in deze release mee te komen, maar dit staat
wel op de rol om in de eerstvolgende release mee te komen. De koppeling is daarmee dan volledig
gereed.

5.16 Koppeling met PlanCare ten aanzien van de klantgegevens en de MIC meldingen
Voor Lelie zorggroep hebben we in de afgelopen periode nog een andere koppeling met PlanCare
gerealiseerd. In dit geval gaat het niet over declareren, maar juist over het kwalitatief afwikkelen van
MIC meldingen die in PlanCare worden vastgelegd.
Binnen de intramurale zorg van Lelie zorggroep werkt men met het cliëntdossier in PlanCare. Daarin
worden ook incidentmeldingen geregistreerd. De MIC meldingen zitten echter ‘besloten’ in het ECD
terwijl ze juist gebruikt kunnen worden om te verbeteren. Maar daarvoor moeten ze wel in een
verbetercyclus geplaatst worden. De Qsuite faciliteert daarin. De cliënten uit PlanCare worden in de
Qsuite geplaatst, waarna ook de MIC meldingen worden gesynchroniseerd. In de Qsuite worden de
MIC meldingen vervolgens in een procesroute geplaatst en gestructureerd afgehandeld.
5.17 Koppeling met Nedap
Om deze zelfde reden hebben we ook een koppeling met ONS Nedap kunnen realiseren. Ook op
verzoek van Lelie zorggroep, omdat ONS wordt gebruikt bij de extramurale zorg. Ook vanuit deze
applicatie worden de cliënten gesynchroniseerd en de MIC’s in de Qsuite getrokken om daar veilig
(qua persoonsgegevens) te kunnen worden afgehandeld. Tot nu ging de analyse en de afwikkeling via
Excel waardoor de veiligheid van deze gevoelige gegevens toch niet helemaal kon worden
gegarandeerd. Via de beveiligde lijn ONS – Qsuite wordt hier nu helemaal in voorzien. Hiermee is de
organisatie ook voor dit deel klaar voor de nieuwe aankomende Europese norm op het gebied van
informatieveiligheid.

5.18 Optimalisatie van de exports wanneer er veel meldingen zijn
Naar aanleiding van deze koppelingen en de afwikkeling van alle meldingen binnen een dergelijk
grote organisatie als Lelie zorggroep (3000+ medewerkers) waren er ook wat optimalisaties nodig bij
het genereren van de exports. Alle ingediende en afgehandelde (MIC)meldingen moeten immers ook
nog wel goed in exports en dashboards gevat kunnen worden. Om het volume aan te kunnen en
e.e.a. goed op snelheid te houden, hebben we hier in de afgelopen periode ook een aantal
aanpassingen in doorgevoerd.
5.19 Notificatie bij het doorsturen van de meldingen én meer mogelijkheden om meldingen in
te zien
Tevens hebben we in de afgelopen periode de notificatie verbeterd die je krijgt wanneer er een
melding aan je wordt doorgestuurd. Tenslotte hebben we op dit onderdeel de mogelijkheid
toegevoegd om zonder beheerdersrechten wel meer meldingen te kunnen inzien dan alleen die van
jezelf, maar ook meldingen te kunnen zien die openstaan (of zijn gemeld, of aan zijn toegewezen) bij
medewerkers waar jij de leidinggevende van bent. Zodat je daardoor ook maximaal zicht kan houden
op alle signalen rondom klanten en medewerkers waar je verantwoordelijk voor bent.
5.20 Koppeling met Ondertekenen.nl
We hebben nóg een koppeling kunnen ontwikkelen in de afgelopen periode. We hebben een mooie
geïntegreerde oplossing samen met Evidos (van Ondertekenen.nl) gerealiseerd. Door middel van
deze koppeling is het mogelijk om overeenkomsten, plannen en andere documenten met een druk op
de knop vanuit de Qsuite aan te bieden ter ondertekening. De app van Evidos zorgt voor het afleveren
van het te ondertekenen document bij de ondertekenaar, de automatische reminders en het
terugzenden van het digitaal (met waarborgzegel) ondertekende document. De Qsuite zorgt er
vervolgens voor dat dit getekende document automatisch in het documentenarchief wordt
weggeschreven. In de Qsuite kan je ook de status zien: staat het document nog uit? Of is het
inmiddels ondertekend retour? Zonder dat er nog papier aan te pas komt, kan je alle documenten zo
netjes ondertekend in de dossiers krijgen.

Ja, zeker! Hiervoor is het noodzakelijk om de aparte module af te nemen. Informeer bij ons vrijblijvend
naar de mogelijkheden.
5.21 Migraties
In deze periode hebben we ook weer een heel aantal migraties uitgevoerd en voorbereid. De migratie
van MezzoRegistratie hebben we inmiddels ongeveer 25 keer uitgevoerd. Maar daarnaast hebben we
ook migraties vanuit ERP, BIZ en diverse Access-databases in de formele en informele zorg
uitgevoerd. Op dit moment bereiden we de migratie vanuit MEE@Work voor.
Naast het toepassen van het standaard migratiescript vanuit MezzoRegistratie hebben we dit ook voor
een aantal organisaties op maat aangepast, zodat ook de specifieke inrichting van MezzoRegistratie
wel goed mee gemigreerd wordt naar de Qsuite.
5.22 AO/IC kader ontwikkeld op basis van het Improvement Model
Als zorgorganisatie je administratieve processen tot in de puntjes in orde hebben. Zodat je met vlag en
wimpel de toets van de zorgverzekeraar, gemeente of andere financier kan doorstaan. Het is in deze
tijd harder nodig dan ooit. En dit is zeker niet alleen een administratieve aangelegenheid. Integendeel,
het gaat om het methodisch verantwoorden van de zorgprocessen. Wanneer dát klopt, kloppen de
administratieve processen. Vanuit dit gedachtegoed werkt Novire op dit moment aan het AO/IC kader
op basis van het Improvement Model.
AO/IC kader
Het AO/IC kader biedt houvast, want door het kader weet je als organisatie zeker: voldoen we aan alle
normen die de financier ons stelt. Voldoen we daarmee dan ook aan de landelijke eisen die de
accountants opgelegd hebben gekregen en kunnen we dus dan de toets van de accountant én de
toets binnen de materiële controle doorstaan?
Noodzaak, want de controles nemen toe
Dat er een behoefte is aan een dergelijk kader, merken we in de praktijk steeds meer. De
verzekeraars duiken namelijk steeds vaker en steeds dieper de processen én de dossiers in om na te
gaan of de geleverde zorg wel als rechtmatig en doelmatig kan worden bestempeld.
Wanneer er in een steekproef uit de dossiers onregelmatigheden worden aangetroffen op basis
waarvan deze doelmatigheid of rechtmatigheid in twijfel kan worden getrokken, dan wordt daar direct
een bedrag aan gehangen. Dit bedrag wordt vervolgens geëxtrapoleerd naar alle dossiers en voilà:
het bedrag om terug te betalen is bekend. Het niet tot in de puntjes op orde hebben van de dossiers is
hiermee een enorm bedrijfsrisico geworden. Dat is al zo binnen de Wet Langdurige Zorg en de
Zorgverzekeringswet en het is een kwestie van tijd voordat ook gemeentes binnen de WMO en de
Jeugdwet dit principe gaan toepassen. Dit jaar al 70 gemeentes die ondersteuning nodig hebben bij
het onderzoeken van ernstige fraudezaken: dat zal net zonder gevolg blijven. Resultaat? Nog strakker
beleid en daarom voor organisaties nog een groter belang om tot in de puntjes de processen te
beheersen. Vanuit administratief oogpunt is het dus van groot belang om als organisatie deze
processen te beheersen. Gaat het hierbij dan alleen om administratie?
Het proces vanuit de klant
Het gaat zeker niet om administratie. Juist de manier waarop het inhoudelijke zorgproces wordt
vormgegeven is onderwerp van onderzoek. Wanneer er voldoende methodisch wordt onderbouwd
welke zorg wordt geboden en waarom, dan is er ook administratief geen risico.
Juist om die reden is het Improvement Model zo’n goede basis voor een administratief kader. Het
model houdt ons scherp: de klant is altijd het vertrekpunt, en de administratie is volgend!

Wanneer je een administratief proces vanuit de inhoud insteekt, ontstaat er ook een totaal andere
dynamiek. Daar waar zorgprofessionals anders aangeven dat het ‘slechts administratie is’, gaat het nu
gewoon over het vak de professional: het methodisch zorgproces. Daarmee hebben we dan ook een
brug geslagen en samenhang gebracht. Zodat we met elkaar – samen in een organisatie – zo kunnen
werken aan een gesloten cyclus: aan goede zorg rondom de klant én een stevige verantwoording en
bedrijfsvoering.
Langs die opbouw, met daarin alle controleprotocollen voor de accountants geïntegreerd, ontstaat een
heel stevig kader.
Van een theoretisch kader naar een praktische toepassing
Uiteraard laten we het als Novire niet alleen bij een dergelijk theoretisch kader. Het gaat er juist om
hoe je het in de praktijk zo logisch mogelijk maakt. Daarmee zorg je ervoor dat theorie en praktijk
elkaar versterken. Uiteraard verwerken wij het kader daarom in onze Qsuite; een hulpmiddel waarmee

je al werkend en lerend aan de gestelde eisen voldoet. In alle onderdelen die nu ook aan de Qsuite
zijn toegevoegd, zoals de facturatiemodule, zijn de principes van dit AO/IC kader geïntegreerd.
Marleen Hakkert, als stagiaire Bedrijfskunde van de Christelijke Hogeschool Ede, heeft in de
afgelopen maanden aan dit project gewerkt, én aan het beschrijven wat de praktische toepassing in
de Qsuite is. Zodat op basis daarvan de Qsuite ook de ISAE certificering gaat behalen.
5.23 Start gemaakt met een zelflerend planningsalgoritme
Hiervoor heb je al gelezen dat we stappen hebben gezet met het optimaliseren van de planning.
Hierbij kijken we vooral naar hoe het systeem met je mee kunt denken wanneer je zelf plant. Dus:
welke medewerker kan ik voor deze specifieke activiteit of dit specifieke contactmoment nu het beste
kiezen? Hoe komen we uit qua deskundigheden? Qua contracturen? Etc. Maar wat nu wanneer een
systeem op basis van een hoeveelheid klantvragen en op basis van een set aan beschikbare
medewerkers zelf de beste opties zoekt? Op basis van alle rekenregels die erachter liggen ten
aanzien van beschikbaarheid, kwalificaties, reisafstanden, wenstijden, randvoorwaarden ten aanzien
van de arbeidstijdenwet en de cao enzovoorts. Wanneer een heel slim algoritme ook nog eens
zelflerend is dan kan je uiteindelijk een zelfplannend systeem ontwikkelen. Met als een zelfrijdende
auto klinkt dat nog ver weg, maar dat is het niet. Een aantal ontwikkelaars is sinds de laatste weken
bezig om dit zelflerend-algoritme te ontwikkelen. Niet om het meteen al toe te passen. Zeker niet,
maar wel om dit algoritme de komende twee – drie jaar schaduw te laten draaien naast alle
planningen die er overal in de Qsuite worden gemaakt. Steeds weer vergelijkt het algoritme zichzelf
met planningen die nog ‘handmatig’ in de Qsuite worden gemaakt. En op basis daarvan maakt het
zichzelf steeds slimmer. Totdat de planningen ergens op beginnen te lijken en slimmer worden dan
wat we zelf kunnen plannen. Tot dat het veilig genoeg is om in deze ‘zelfrijdende auto’ te stappen.

Releasebeschrijving Qsuite augustus

Releasebeschrijving Qsuite augustus

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Releasebeschrijving Qsuite augustus

Similar to Releasebeschrijving Qsuite augustus (20)

More from Evelien Verkade

More from Evelien Verkade (20)

Releasebeschrijving Qsuite augustus