Opas tarjoaa yleiskuvan tehokkaaseen järjestelmähankintaan liittyvistä asioista ja työvaiheista.

1. versio 0.3

2. 2
Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan
versio 0.3 | 23.11.2010
lataa uusin versio osoitteesta http://www.mp-plan.fi/opas
(C) MP-Plan Oy 2010

3. 3
Lukijalle,
tämä opas on kirjoitettu sinulle, joka olet hankkimassa tietojärjestelmää yrityksesi
tarpeisiin.
Tietojärjestelmien hankinta ei ole yrityksesi ydinliiketoimintaa, eikä yritykselläsi ole
välttämättä erityistä tietohallinto-osastoa joka vastaisi hankinnoista. Olen
kirjoittanut tämän oppaan antaakseni sinulle yleiskuvan järjestelmähankinnan
läpivientiin liittyvistä asioista - hankinnan tärkeimmistä osa-alueista jotta hankintasi
onnistuu parhaalla mahdollisella tavalla.
Amerikkalaisen Standish Groupin tutkimus vuodelta 2008 kertoi, että vain 29
prosenttia kaikista tutkimusaineiston tietojärjestelmähankkeista toteutui aikataulun
ja kustannusarvion mukaisina. 59 prosenttia hankkeista ylitti sekä kustannusarvion
että aikataulutuksen, eikä siltikään toteuttanut kaikkia tavoiteltuja järjestelmän
piirteitä. 18 prosenttia hankkeista lopetettiin kesken, ennen niiden valmistumista.
Koska tietojärjestelmähankkeet ovat teknisiä, vaativia ja monimutkaisia, tulee niiden
läpivientiin kiinnittää erityistä huomiota.
Järjestelmähankkeiden tavoitteena on tehostaa yrityksen ydinliiketoimintaa,
ratkaista ongelmia, vakiinnuttaa ja luoda prosesseja sekä tehostaa tiedon kulkua ja
hallintaa. Huonosti toimiva tietojärjestelmä aiheuttaa merkittäviä ongelmia
yrityksen toiminnalle, luoden hallitsemattomia tappioita sekä tarpeettoman työajan
käytön että takertelevan toiminnan myötä. Turhaan sijoitettu hankintahinta saattaa
olla vain pieni osa huonosti toimivan tai liiketoimintatarpeisiin soveltumattoman
järjestelmän aiheuttamasta kokonaiskustannuksesta.
Hyvin toimiva tietojärjestelmä auttaa liiketoiminnan suorittamista, vauhdittaa
ihmisten työtä ja antaa siihen uusia näköaloja.
Kukaan tuskin lähtisi vaikkapa rakentamaan toimitiloja ilman tarkkoja suunnitelmia
ja piirustuksia. Myös tietojärjestelmän hankinta kannattaa toteuttaa huolellisesti, ja
siinä toivon tämän lyhyen oppaan sinua auttavan!
Oulussa 10.6.2010,
Mikko Pekkala

4. 4
PROJEKTI
Projekti on tehokas tapa toteuttaa hankkeita, joiden tulee täyttää tietyt vaatimukset
ja valmistua aikataulussa. Projektilla on aina alku, sekä loppu. Mikäli projektin
loputtua halutaan yhä toteuttaa muutoksia hankkeen tuotokseen, tulee muutoksille
aloittaa uusi projekti. Näin vältetään tilanne jossa muutokset seuraavat
hallitsematta toisiaan, toimintaympäristö ei koskaan vakiinnu ja jatkuvasta
epävarmuudesta syntyy hallitseva prosessi.
Projektin puitteet esitetään usein projektikolmiolla:
Perussääntönä on että mikäli projektin aikana mitä tahansa kolmion osaa
muutetaan, tulee kartoittaa ja ymmärtää vaikutukset muihin projektin perusosiin.
Mikäli projektin aikana esimerkiksi lisätään tai tarkennetaan vaatimuksia, vaikuttaa
se hyvin todennäköisesti sekä hankkeen kuluihin että valmistumisaikatauluun.

5. 5
Projekti kannattaa organisoida siten, että projektihenkilöstö tuntee ja hallitsee
vastuunsa. Projektiorganisaation yleinen perusrakenne on seuraava:
Projektin ohjausryhmän kokoonpano riippuu toteutettavan hankkeen laajuudesta.
Ohjausryhmään tulisi kuulua henkilö, joka omistaa hankkeen. Hankkeen omistaja on
esimerkiksi se henkilö, jonka vastuulla olevaa liiketoimintaa hankkeella tehostetaan.
Ohjausryhmällä tulisi myös olla riittävästi valtuuksia, jotta se pystyy tarvittaessa
tekemään projektikolmion osia koskevia päätöksiä. Mikäli projektin aikana tulee
esille tarpeita tehdä muutoksia projektin puitteisiin, haetaan päätös muutoksen
tekemiselle ohjausryhmästä. Näin päätökset ovat hallittuja ja niiden vaikutus
hankkeen tuloksiin tiedostetaan.
Projektipäällikkö toimii projektin aktiivisena vetäjänä. Projektipäällikön vastuulla on
huolehtia että projekti viedään lävitse suunnitellun aikataulun puitteissa,
vaatimukset täytetään eikä budjetti ylity. Mikäli projektipäällikkö havaitsee että
jonkin tavoitteen toteutuminen on vaarassa, eikä hän pysty itse hallitsemaan riskiä,
vie projektipäällikkö asian käsiteltäväksi ohjausryhmään. Vain ohjausryhmällä on
valtuudet muuttaa jotain projektin perusosaa ongelman ratkaisemiseksi – budjettia
(lisäämällä projektin resursseja), vaatimuksia (esimerkiksi päättämällä että jotain
tavoitetta ei projektissa toteuteta) tai aikataulua (myöntämällä lisäaikaa projektin
läpivientiin).
Projektiryhmä toteuttaa projektin tehtävät projektipäällikön ohjeistuksessa, hakien
tarvittaessa projektipäälliköltä ratkaisut tehtävissä mahdollisesti eteen tuleviin
ongelmiin.

6. 6
BUDJETTI
Projektikolmion osista ensimmäisenä voidaan budjetin suhteen todeta, että
budjetissa tulee huomioida tietojärjestelmän hankintahinnan lisäksi yrityksesi oman
työn myötä aiheutuvat kustannukset.
Järjestelmän varsinaisen hankintahinnan käsitämme luontevasti – hinta koostuu
mm. lisenssimaksuista, käyttöönoton yhteydessä toimittajan suunnitellusti
tekemästä työstä eli mm. muutosten työveloituksista, käyttöönottoon liittyvistä
kertaluonteisista palveluveloituksista, koulutusveloituksista sekä mahdollisten
laitteiden hankintahinnoista. Toistuvia kustannuksia voivat aiheuttaa erilaiset
ylläpitomaksut, mahdollisen ulkoistetun laitteistokapasiteetin vuokra- ja
hallinnoimiskulut sekä järjestelmätukeen liittyvät veloitukset.
Toinen tärkeä tekijä budjetissa on järjestelmän vastaanottajan tekemän työn määrä,
jota ei välttämättä aina osata ottaa täysin huomioon kustannuksia arvioitaessa.
Kaikesta tehdystä työstä aiheutuu kuitenkin kustannuksia, joita ei kannata sivuuttaa
ajatuksella että työt hoidetaan ”oman toimen ohella”.
Järjestelmän vastaanottajan tekemään työhön sisältyvät yleisesti mm.
hankintaprojektin suunnittelu ja ohjaus, järjestelmän määrittelyyn osallistuminen,
järjestelmän käyttöönotto sekä loppukäyttäjäkoulutusten järjestäminen.
Käyttöönottoon liittyen tulee huomioida käyttöönotossa tapahtuvan perustietojen
perustamisen aiheuttama työ, sekä mahdollisesti muista järjestelmistä tapahtuvan
perustietojen tuonnin aiheuttama työ. Näitä työvaiheita on usein mahdollista
automatisoida esimerkiksi toteuttamalla kerta- tai toistuvaisluonteisia siirtoja
järjestelmien välillä, ja kannattaakin harkita onko työ kustannustehokkaampaa
suorittaa käsin vai automaattisesti. Tämä luonnollisesti riippuu mm. siirtorutiinien
toteutuksen aiheuttamasta työmäärästä.

7. 7
VAATIMUKSET
Järjestelmän hankinnalla on aina tavoite. Tavoite kannattaa purkaa tarkoiksi ja
yksiselitteisiksi vaatimuksiksi, joiden mukaan hankittava järjestelmä voidaan valita
tai suunnitella, ja joiden mukaisesti projektin päättyessä voidaan todeta tavoitteiden
toteutuminen. Vaatimusten määrittelyssä voidaan lähteä liiketoiminnan
kehittämisen tavoitteesta, josta johdetaan järjestelmän toiminnalliset ja tekniset
vaatimukset hankkeen tavoitteen saavuttamiseksi.
Vaatimukset kirjataan vaatimusmäärittelydokumentaatioon, joka hyväksytään
projektin ohjausryhmän tasolla - ja lukitaan. Mikäli vaatimuksiin liittyen havaitaan
muutostarpeita projektin aikana, on se lähtökohtaisesti päätavoitteen -
liiketoiminnan kehittämisen - kannalta hyvä asia, sillä on kuitenkin aina sitä parempi
mitä varhaisemmassa vaiheessa pystytään hahmottamaan oikeat vaatimukset
järjestelmän toteuttamiseksi.
Aina kun muutoksia hyväksyttyihin ja lukittuihin vaatimuksiin joudutaan tekemään,
tulee muutokset käsitellä hallitun muutosmenettelyn kautta ja tiedostaa sekä
hyväksyä vaikutukset projektikolmion muihin perusosiin – budjettiin ja aikatauluun.
Vaikutus on hyvin todennäköisesti sitä suurempi, mitä myöhäisemmässä vaiheessa
projektia muutostarpeet havaitaan.

8. 8
AIKATAULU, SEURANTA JA PALAVERIT
Aikataulutuksella hallitaan projektin tehtävien ajoitus siten, että tehtävien
riippuvuussuhteet huomioidaan, ja tehtäviin osataan varata riittävästi niiden
vaatimia resursseja. Tehtävien suorittaminen ajallaan vaatii usein sekä hankkeen
toteuttajan että vastaanottajan resursseja, työmäärän jakautumisen vaihdellessa
projektin eri vaiheissa. Koska etenkin hankkeen vastaanottajalla on usein runsaasti
myös projektin ulkopuolisia tehtäviä, on tärkeää pystyä priorisoimaan tehtäviä ja
varata tarpeeksi työaikaa projektin läpivientiin projektin niissä vaiheissa joissa
panostusta tarvitaan.
Projektin aikataulu tulee rakentaa siten, että projektin edistymisen seuraaminen on
tehokasta. Aikataulussa tulee olla riittävästi välietappeja, joiden saavuttamista
tarkkaillaan. Viimeistään mikäli jokin välietapeista viivästyy, tulee ongelma ratkaista
siten että projektin valmistuminen aikataulussa vaatimukset täyttäen ei vaarannu.
Sopivin välietapein on suositeltavaa kokoontua myös projektin ohjausryhmän
kesken toteamaan projektin edistyminen. Ohjausryhmäkokouksissa voidaan käsitellä
projektissa päätöstä tarvitsevia asioita, ja säännöllinen ohjausryhmäraportointi
myös varmistaa sen, ettei projektin viivästyminen tule käsittelyyn pahimmassa
tapauksessa liian myöhässä.
Välietappien seuraamisen lisäksi on suotavaa että projektiryhmä kokoontuu
projektin tilannepalavereihin mieluummin liian tiheään, kuin liian harvoin. Vaikka
saattaisi ajatella, että ”turha” palaverointi vain kuluttaa tehokasta työaikaa, ei tämä
kuitenkaan pidä paikkaansa kunhan palaverikäytäntö pidetään tehokkaana.
Mikäli käsiteltäviä asioita ei ole paljoa, voidaan palaveri viedä nopeasti ja
tehokkaasti lävitse. Säännöllisellä kokoontumisella pidetään työt käynnissä, voidaan
ratkaista nopeasti eteen tulevat ongelmat ja varmistetaan tiedonkulku projektin
sisällä.
Tulee kuitenkin muistaa, että tehokas palaverikäytäntö ei tarkoita sitä että ennalta
tiedetyt asiat todetaan ja eriävät mielipiteet sivuutetaan. Koska järjestelmähankinta
merkitsee aina myös muutoksia järjestelmän käyttäjien työtapoihin, voidaan
yhteisellä päätöksenteolla myös helpottaa järjestelmän tulevaa käyttöönottoa

9. 9
merkittävästi jo projektin aikana. Myös työprosessien yleinen kehittäminen
järjestelmän käyttöönoton yhteydessä on luontevaa. Siksi tuleekin huolestua, mikäli
projektin aikana ei palavereissa synny lainkaan keskustelua, jolloin mahdollisia
epävarmuutta aiheuttavia asioita ja riskejä ei päästä käsittelemään ja ratkaisemaan.
”Bell Labs on yhdysvaltalainen tutkimus- ja kehitysorganisaatio, jossa
on kehitetty muun muassa transistori, laser, informaatioteoria, Unix-
käyttöjärjestelmä ja C-ohjelmointikieli. Kun tiimien innovatiivisuus
laski, syytä ryhdyttiin heti etsimään. Havaittiin että tiimit olivat
ystävystyneet sen verran toistensa kanssa, etteivät enää viitsineet
haastaa toisiaan kovin helposti. Ratkaisuna yhtiö palkkasi kaiken
maailman eri alojen ihmisiä, joita istutettiin tiimeihin esittämään
tyhmiä kysymyksiä. Innovaatiotaso nousi jälleen.”
– Kauppalehti Optio 17/2010 s. 50

10. 10
KÄYTTÖÖNOTTO
Kun projekti lähestyy loppuaan, projektin työt alkavat olla valmiina ja tavoitteet
lähenevät toteutumistaan, on jäljellä vielä yksi projektin tärkeimmistä, mutta usein
myös vähälle huomiolle jäävä vaihe. Käyttöönottovaihe siihen liittyvine
vastaanottotarkistuksineen saattaa vaatia ennakoimattoman suuren panostuksen
sekä hankkeen vastaanottajalta että toteuttajalta.
Käyttöönottovaiheessa tulee tarkistaa projektin vaatimusten toteutuminen, sekä
laadullisesti että määrällisesti. Mikäli tässä vaiheessa havaitaan ongelmia
vaatimuksien täyttymisessä, tai ongelmia vaatimuksien määrittelyssä, saattaa se
aiheuttaa suuria ongelmia projektikolmion muille osille – budjetille ja aikataululle.
Mikäli ongelmat jäävät havaitsematta tai käsittelemättä käyttöönottovaiheessa,
vaikutukset liiketoiminnalle ja hankkeen tavoitteelle ovat väistämättä merkittäviä.
Käyttöönottovaiheen yhteydessä tarkistetaan projektikolmion pääosien tila, ja
tehdään päätös projektin päättämisestä. Mikäli projektin aikana on esimerkiksi
havaittu tarpeita uusien vaatimusten toteuttamiseen, tai on päätetty jättää osa
alkuperäisistä vaatimuksista projektin ulkopuolelle, voidaan päättää näiden
vaatimusten toteuttamisesta projektin jälkeen. Tällöin tätä varten tulee aloittaa uusi
projekti, jolloin tavoitteen ja vaatimusten saavuttaminen on hallittua.

11. 11
Käyttöönottovaiheen tärkeä osa on myös uusien työtapojen käyttöönotto
järjestelmän käyttäjien keskuudessa. Hankkeen ja projektin tarkoituksenahan ei ole
jonkin tietyn teknisen tietojärjestelmän hankinta, vaan alkuperäisen ongelman
ratkaiseminen tai muu liiketoiminnan tehostaminen. Järjestelmän käyttöönotto tuo
mukanaan väistämättä muutoksia yrityksen työntekijöiden käyttämiin prosesseihin,
toimintatapoihin.
Jotta kehittämistavoitteet toteutuisivat mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti
tuoden suurimman mahdollisen hyödyn yritykselle, tulee uusien menetelmien
käyttöönotosta tehdä niin vaivatonta ja sujuvaa kuin mahdollista. Siksi järjestelmän
levittämiseen, koulutukseen ja ohjeistukseen tulee kiinnittää erityisesti huomiota.

12. 12
MUUTOS
Kuten tässä oppaassa onkin jo useaan kertaan todettu, tulee
tietojärjestelmäprojektissa aina huomioida se, että itse järjestelmän käyttöönotto
johtaa väistämättömään muutokseen ympäristössänsä.
Tämä aiheuttaa yhden järjestelmäprojektien suurimmista haasteista, sillä
muutoksen johdosta on erityisen vaikeaa pystyä järjestelmän määrittelyvaiheessa
ymmärtämään kaikkia vaatimuksia jotka tuleva - muuttunut - käyttöympäristö
järjestelmälle asettaa. Järjestelmäprojekteissa onkin tämän johdosta tärkeää pystyä
hyvän alkumäärittelyn lisäksi myös tarkentamaan ja muuttamaan ”tähtäyspistettä”
hallitusti, ilman että vaikutukset mm. budjettiin ja aikatauluun ovat
hallitsemattomia.
Käyttäjäorganisaatioiden - joille tietojärjestelmien hankinta ei yleensä ole usein
toistuvaa ja vakiintunutta työtä – tulee osata huomioida että koko
järjestelmähankkeen laajuus on pelkän järjestelmän hankinnan osaa suurempi. Näin
ollen tietojärjestelmätoimittajan keskittyessä oman toimitusprojektinsa
suunnittelussa järjestelmän rakentamisen ja toimituksen osaan,
käyttäjäorganisaation tulee hallita myös työtapojen ja prosessien muutoksen
läpivienti.

13. 13

14. 14
JÄLKISANAT
Olet juuri lukenut pikaisesti lävitse yrityksemme tarjoaman Lyhyen Oppaan
Tietojärjestelmän Hankintaan. Haluamme tällä oppaalla antaa yleiskuvan
tehokkaaseen järjestelmähankintaan liittyvistä asioista ja työvaiheista. Toivomme
sinun saaneen oppaastamme ajatuksia tulevien hankintojesi hoitamiseen siten että
hankintojen läpivienti ja käyttöönotto olisi mahdollisimman tehokasta ja
liiketoimintaasi hyödyttävää.
Tietojärjestelmien monimutkaisuuden ja teknisen vaativuuden johdosta
hankintoihin tulee käyttää riittävästi työaikaa, ja tarvittaessa yrityksenne on
mahdollista hankkia myös ulkopuolista, riippumatonta asiantuntija-apua hankinnan
laadun varmistamiseen ja suurimman mahdollisen hyödyn realisoimiseen yrityksen
liiketoiminnalle.
Täydennämme opastamme uusin version aika-ajoin. Voit tarkistaa ja ladata
uusimman version aina verkko-osoitteestamme, www.mp-plan.fi/opas.
Verkkosivuiltamme löydät halutessasi myös lisätietoja tarjoamistamme palveluista,
ja sovimme mielellämme tapaamisen kanssasi keskustellaksemme juuri sinun
hankintasi erikoispiirteistä! Vastaanotamme mielellämme myös palautetta
oppaamme sisällöstä.
Mikko Pekkala
MP-PLAN OY
Kiilakiventie 1
90250 Oulu
e-mail: mikko.pekkala@mp-plan.fi
web: www.mp-plan.fi
puhelin: 0400 935 988