1. Sözcük olarak Fransızcadan gelir. “Bureau”
sözcüğüdür. İşletmelerde yönetsel iş ve işlemlerin yapıldığı
yer anlamında kullanılmıştır. Türk Dil Kurumu’na göre ise
“çalışma odası” yazıhane, danışma ve yazı işlerinin
yürütüldüğü işyeri ve bölüm, şube biçiminde tanımlanmıştır.
Bürolar kurumların yönetsel faaliyetlerinin
yürütüldüğü en önemli birimlerdir. Büroları teknolojik
olarak iki kısımda incelemek mümkündür.
2. Yerleşim biçimlerine göre bürolar
Amaçlarına göre bürolar
Kurumlarına göre bürolar
Alanlarına göre bürolar
Modüler tasarımlı bürolar
4. Bir büroda iş ve işlemlerin yapılmasında ve iletişimin
sağlanmasında kullanılan tüm araçlara büro makineleri denir.
Büro yönetimindeki temel amaç; iş, insan ve makine arasındaki
uyumu ağlayıp; en kısa zamanda, en kaliteli biçimde ve ekonomik
şekilde verimliliğin sağlanmasıdır. Büro yöneticileri bürolarda
işlerin planlanması, iş programları, büroların örgütlenmesi,
örgütsel değişimin sağlanması, örgüt şemaları hazırlama, iş
analizleri, iş dağılımı, başarı standartları hazırlama ve başarı
değerleme faaliyetleri, insan kaynaklarının etkili yönetimi için
motivasyon teknikleri geliştirme, örgütsel çatışmanın
giderilmesi ve örgütsel bağlanmanın sağlanması, iş
basitleştirme, iş genişletme, iş zenginleştirme faaliyetlerini
yerine getirme gibi çok geniş alanlarda faaliyet
sürdürmektedir.
5. Büro makineleri doğru seçmek için; özelliklerini,
kapasitelerini, fiyatlarını iyi bilmek gerekir. Büro için
makine veya gereç alırken; ucuz, pahalı, basit ya da geniş
kapasiteli olması hizmet veya mal üretimine uygun şekilde
yapılmalıdır.
Ucuz, sağlam, kullanışlı ve rahat türden olmalıdır.
6. Standart, parçası bulunan, garanti süresi uzun ve servis
hizmeti en iyi olan mal alınmalıdır.
Gerektiğinde satın alma yerine kiralama yoluna
gidilmelidir.
İhtiyacın özelliklerine uygun olmalıdır.
Maliyet dengesi dikkate alınmalıdır.
7. Bürolarda kullanılan makinelerin bakım onarımları
veya garanti süresi vb. hususlar açısından teknik olarak da
aşağıdaki hususların dikkate alınması gereklidir:
Fonksiyonları itibariyle ihtiyaca uygun olmalıdır,
Özelliklerine göre fiyat araştırması yapılmalı,
Tamir ve bakım konusunda geniş bir servis ağına sahip
olmalı,
Yedek parça fiyatları göz önünde bulundurulmalı,
8. Standartlara uygun olmalı (TSE ve CE) Türk
Standartları ve Avrupa Standartları,
Kurumsal yapıya göre Türkçe menü ve kullanım
kılavuzu olmalı,
Güncellenebilir (upgrade) ve entegre edilebilir
olmalıdır.
9. Büro yönetiminde
bilgisayar teknolojisi,
yönetimin odak noktasını
oluşturmaktadır. Büro
yönetimi ve sekretarya
işleyişinin temelinde;
bilgisayarlar yazılımlarını
ve donanımını en az
düzeyde tanımak
gerekliliği yatmaktadır.
10. Birden çok bilgisayarın
bağlı bulunduğu bilgisayarın denetiminde, o bilgisayarda
bulunan programları paylaştığı makineye sunucu adı verilir.
Donanım olarak sunucular, sorunsuz çalışmak üzere
kurulmuş, güvenilir, çok kullanıcıya hizmet eden bilgisayar
sistemidir.
11. Ana bilgisayarlar masaüstü bilgisayarlara benzerse
de aşağıdaki noktalarda farklılık gösterir:
Çok kullanıcıya hizmet
verdiğinden, çoklu işlemci desteği, hızlı bir sistem, fazla
bellek miktarı barındırmak.
Kullanılan ana bilgisayarın
gereksinimlerine göre ne kadar güncelleştirilebileceği.
Örneğin, artan işlem yüküne karşılık işlemci sayısı veya hızı
artırabiliyor mu? Bellek miktarı ne kadar arttırılabiliyor?
Kullanılan donanımlar
yedekli mi? Arıza çıktığında yedeği otomatik olarak devreye
girip sorunsuz bir şekilde çalışmaya devam edilebiliyor mu?
12. Bilgisayarlar
özelliklerinden bazılarına
sahip olup cepte, çantada
taşınabilen ve işlevler sınırlı
olan bilgisayarlardır.
Bir işletmenin,
laboratuarın ortamında kablolu veya kablosuz ağa bağlı
bilgisayarlardır.
13. Bir sisteme bağlı
olmayan kendi
çevrebirimleri üzerinde
olan kişisel kullanılan
bilgisayarlara kişisel
bilgisayarlar denir.
Masaüstü ve dizüstü
bilgisayarlar olarak iki
türdür.
Ev ve işyeri kullanıcılarının
kişisel işlemlerini yapmakta kullandıkları bilgisayar
sistemidir. Bağımsız çalışabilen bilgisayarlar masa üstü
olarak adlandırılır.
14. Ev ve işyeri
kullanıcılarının kişisel
işlemlerini yapmakta kullanmak
ve yanında taşımak amacıyla
toplantı, eğitim öğretim,
internet erişimi vb. işlemlerde
yararlandıkları taşınabilen
bilgisayarlardır.
15. İlk fotokopi üretim
tarihi 1950’lere dayanır.
Xerox isminde bir Amerikan
firması tarafından
üretilmiştir. İlk üretilen
fotokopi makineleri sulu
sistem olup mekanik ağırlıklı
üretimlerdir. Daha sonraları
kapasite ve teknolojik
yetersizlik üzerine yine Xerox
firması kuru sistem dediğimiz
fırınlama yöntemiyle çoğaltma
yapan makineler üretmiştir.
16. Kamu ve özel kuruluşlar,
Eğitim kuruluşları,
Askeri birlikler,
Hastaneler,
Bankalar,
Kütüphaneler.
17. Makine distribütörden alınmalıdır. Aksi takdirde
yedek parça ve diğer sarf malzemelerinde sıkıntı
çekilebilir,
Makineler büyük ölçüde optik ve elektronik
parçalardan oluşmaktadır. Dolayısıyla sık sık arızalar
yaşanabilir, bu nedenle yetkili servisin olması çok
önemlidir,
Kurum ihtiyacı ile doğru orantılı kapasiteye sahip bir
makine alınmalıdır,
18. En son teknolojiye uygun bir makine alınmalıdır,
Makinenin satın alındığı firma güvenli olmalıdır.
Zamandan tasarruf sağlar,
Ekonomiktir, böylelikle verim artar,
İşyerlerinin gizli bilgi içeren evrakları büro dışına
çıkmamış olur,
Yazı ve resimler orijinaline sadık kalınarak olduğu
gibi çoğaltılabilir,
Makine fiyatları pahalı olmasına karşılık, çok üretim
yapıldığı için biri başına maliyet düşüktür,
19. Yazı ebatları enine veya boyuna büyültülebilir,
küçültülebilir, kopyalar oldukça nettir,
Kağıtların ön ve arkası kullanılabildiği için büyük
ölçüde kağıt tasarrufu sağlanır,
Kullanımı çok kolay olduğu için ayrı bir personel
gerektirmez, büroda çalışan herke kullanabilir,
Proje, harita ve fotoğraf gibi dokümanlar aslına
uygun olarak çoğaltılabilir,
Çoğaltma sonunda atık madde olmadığı için çevre
kirliliği olmaz,
Renkli olarak da çoğaltma yapılabilir.
20. Tarayıcı, kağıt üzerindeki
resim, fotoğraf ve metinleri optik
olarak tarayan ve onları bilgisayarın
kullanabileceği sayısal verilere
dönüştüren çevre birimidir.
Yapılan her türlü görüşme iş yaşamıyla ilgili ise
notlarla veya dikte makinesi ile kaydedilmesi yararlı
olacaktır. Çoğunlukla yöneticiler, yazılarını sekretere
yazdırmak yerine, dikte makineleriyle konuyu aktarımı
tercih ederler. Bu durum yöneticinin ve sekretaryanın
zamanını iyi kullanmasını sağlar.
21. Bu makineler sadece dikteyi
kaydetmek amacıyla ve dikteyi veren tarafından kullanılır.
Bu dikte makineleri, önceden
kaydedilmiş diktelerin ilgili büro çalışanı tarafından
çevrildiği zamanlarda kullanılan dikte makineleridir.
Bu tür makineler hem dikte hem de çevirme yapacak
şekilde üretilmiştir.
22. Portatif dikte ve çevirme makinelerinin küçük olması
taşınma kolaylığı sağlar. Yaklaşık 250 gr. ağırlığında,
12x7x2,5 cm boyundadır ve pille çalışır.
Bu tip dikte ve çevirme makineleri elektrikle veya
pille çalışır.
Uzun süreli konuşmalarda; konferans, seminer,
toplantı, kongre vb. daha büyük dikte ve çevirme
makineleri, yaklaşık 55x45x20 cm boyutlarında olanlar
tercih edilir.
23. Mektup ve yazışmalar için plak, bant, uzun süreli
konuşmaların kaydedilmesinde ise, makaraya sarılmış uzun
manyetik bantlar kullanılır.
Masa tipi dikte ve çevirme makinelerine mikrofon,
kulaklık, elle veya ayakla kullanılan komuta aleti,
gerekiyorsa telefon bağlanır.
TV ve radyo stüdyolarında uzun metrajlı dikte ve
çeviri için kullanılır.
24. Bürolarda kullanılan her
türlü basılı metin, fotoğraf,
çizim, vb. belgeleri karşıdaki
bir alıcıya gönderilmesini
sağlayan araca faks denir.
120 sayfa bellek
250 sayfalık kağıt kaseti
Çoklu gönderim listesi: Telefon girişi, manual
25. Polling Özelliği (gönderme ve alma)
Zaman görüntüleme özelliği
Gönderim raporu
Telefon
199 isim girişi
Alfabetik tuş takımı ile çabuk arama
Arayan kimliği görüntüleme
Kopyalama
26. Sunum araçlarından en sık
kullanılan bir cihazdır. Özellikle
öğretim kurumlarında sıkça
rastlanır.
Objektif: 1 Lens f = 280 mm
Ampul: 2x 400/36V
Çalışma Alanı: 285 x 285 mm
Işık Çıkışı: 3200lm
Faz (Akım)5 A
27. Düşük Sesli Soğutucu Sistemi: <40 dB
Voltaj (50–60): 220 / 230 / 240 V
Projeksiyon Yükselme Açısı: 360 Derece
Projeksiyon Mesafesi: 1,5 – 5m
Ambalaj Ölçüleri: 56 x 46x 36 cm
Net Ağırlık: 10,5 kg
Plastik Kasa
Fazla Isınmaya Karşı Korunmalı
Katlanabilir, Taşınması Kolay
Değiştirilebilir Ampul
Güvenlik Düğmesi
360 Derece Döner Kafa
28. Çağımızda vazgeçilmez iletişim
aracı telefonlar günlük yaşamımızın bir
parçası durumuna gelmiştir. Alexander
Graham Bell’in tarafından 1876 yılında
bulunmuştur. Tarih olarak 1908’de ilk
defa İstanbul da daha sonra İzmir’de
telefon sistemi kurulmuş. Ancak bu
sistemler yine fişli ve bataryalı
gelişmemiş sistemlerdir.
29. Telefon görüşmelerinde aşağıdaki kuralların
uygulanması iletişim etkinliği artıran görgü ve nezaket
kuralı sayılmaktadır:
Konuşmaya bir selamlaşma sözcüğü ile başlanmalıdır.
Resmi telefon konuşmalarında “efendim”, üstlere ise,
“buyurun efendim” demelidir.
Telefon görüşmelerinde yanıtlar açıklayıcı olmalıdır.
Telefon başka birimlere ise, o birimin numarasını
vermek yerine mümkünse aktarma yolunu seçmek, nezaket
kurallarına daha uygundur.
Telefonu beklemeye aldığınız durumlarda, zaman
zaman kişiye dönerek onunla ilgilendiğinizi göstermelisiniz.
30. Yönetici toplantıda iken ona acil ve önemli
telefonların gelmesi durumunda toplantının bölünmemesi
için bu durum yöneticiye bir notla iletilmelidir.
Aranan şahsın yerinde olmaması durumunda, karşı
tarafa arayan kişinin yerinde olmadığı iletilip kimin
aradığını sorup not alınmalıdır.
Görüşme yapmadan önce kimin aradığını öğrenilmek
isteniyorsa bunun karşı tarafa hissettirilmemesi gerekir.
Konuşmaların bitirilmesinde karşı taraf beklenmelidir.
31. Ülke kodu: 90
Türkiye’de telefon kod numaraları 7 rakamlıdır.
Her il için Alan Kodu kullanılmaktadır.
Alan kodları 3 rakamlıdır.
Şehirlerarası arama çıkış kodu: 0
Milletlerarası arama çıkış kodu: 00
Özel servis numaraları “1” ile başlamaktadır.
İl içi aramalar: Birbirlerini kod kullanmadan, doğrudan
7rakamlı telefon numarası çevirerek ararlar.
İller arası arama: Birbirlerini alan kodu ile ararlar.
900’lü telefonları arama
800’lü telefonları arama
Çağrı sistemi arama
32. Araç telefon
numaraları da 7 rakamlıdır
ve alan kodu 522’dir. Tüm
Türkiye’de arama şekli:
0+522+Araç Telefon
Numarası
İş görüşmelerinin yapılması,
randevuların ayarlanması, yapılan
değişikliklerin haber verilmesi,
ticari ilişkilerin düzenlenmesi mal
alışverişi vb. alanlarda sık sık
başvurulan bir araçtır.
34. Araç içerisine montajı yapılmış
araç kullanırken haberleşme imkanı sağlar.
Bu tür telefonlar günlük yaşamda
telsiz telefon olarak da adlandırılmaktadır.
Belirli mesafede telefon makinesine bağlı
kalınmaksızın konuşma olanağı sağlar.
İnternetin kullanımının yaygınlaşmasıyla
birlikte ekonomik konuşma imkanı sunan bir sistemdir.
35. Herhangi bir mekana ve
zamana bağlı kalmaksızın
sistemin bulunduğu tüm yerlerde
konuşma imkanı sağlar.
Sesli ve görüntülü iletişim,
Faks bağlantıları,
TURNET (Türk Telekom’un internet servisi sistemi),
TURPAK (Türkiye paket anahtarlamalı bilgi alış-veriş servisi),
TELE BİLGİ (Türk Telekom’un bir modem aracılığı ile telefon hatları
üzerinden oluşturduğu bilgi bankacılığı),
Çağrı sistemleri,
Özel modem araçlar ile konutlardan, dersleri izleyebilme, işleri
yapabilme,
Kablolu TV yayıncılığı,
ISDN (Tümleşik Hizmetler Sayısal Şebekesi) hizmetleri.
36. Son Arama Tekrarı ( **# )
Tercihli Direkt Arama ( *53* Telefon Numarası # )
Kısaltılmış Arama ( *51* Telefon Numarası # )
Çağrı Yönlendirme ( *21* Yönlendirilecek Telefon
Numarası # )
Meşgulde Çağrı Yönlendirme ( *60* Yönlendirilecek
Telefon Numarası # )
Çağrı Bekletme
Telefon Kilitleme
Konferans Görüşme
Rahatsız Edilmeme ( *26# )
Bilgi Alma ve Çağrı Aktarma
Meşguldeki Aboneyi Bulma ( *37# )
Uyandırma ( *55* Saat #)
37. Projeksiyon cihazları bir metni, resim ve grafiği ve
belgeleri izleyiciye sunum amacıyla perdeye yansıtan ve
geniş izleyici kitlesine gösterim olanağı sunan bir araçtır.
Projeksiyon cihazı günlük yaşamda DATA ŞOV ve SİNE
VİZYON olarak da adlandırılmaktadır.
38. *Projeksiyon cihazları elektrik ile çalışır.
*Satın alınan cihazın kullanılabilmesine ilişkin tüm
bilgiler kullanım kitapçıklarında, cd içeriklerinde
bulunmaktadır.
*Projeksiyon cihazı kullanırken lens kapağı açık
tutulmalıdır; kullanılmadığı zamanlarda kapalı tutulmalıdır.
*Çalışan büro ve işyerlerinde voltaj problemi varsa
cihaz bekleme durumunda bırakılmamalıdır.
*Çalışan bir projeksiyon cihazı lambası nedeniyle
aşırı ısınır ve havalandırmaya ihtiyaç duyar.
39. Projeksiyon cihazlarının içinde yer alan
lambalar çalışma süresinde aşırı ısınırlar ve fanlar
yardımıyla sürekli soğutma yapılır.
Havalandırması yeterli olmayan, aşırı
tozlu ya da nemli ortamlarda projeksiyon cihazı kullanımı
önerilmemektedir.
Sehpa üzerinde önden projeksiyon,
Sehpa üzerinde ters projeksiyon,
Tavana asarak önden projeksiyon
Tavana asarak ters projeksiyon
Ortamın aydınlığı
Mesafe
Uygun perde seçimi
40. Teksir makineleri,
Fotokopi makineleri,
Dizgi ve baskı makineleri,
Teksir makineleri.
Mürekkepli Teksir Makineleri: Mürekkepli
teksir makinelerinde mumlu kağıt ve mürekkep
kullanılır.
İspirtolu Teksir Makineleri: Çoğaltılması istenen
metin resim grafik ispirtolu teksir kağıdına
geçirilir.
Fotokopi Makineleri: En yaygın olarak kullanılan
çoğaltma makinesidir. Her türlü yazı ve baskıdan
kağıda kopya çıkarabilme özelliği olan
makinelerdir.
41. Bürolarda iş yaşamının
gerektirdiği bütün iş ve işlemler
yapılır. Hesap makineleri üzerinde
bulunan klavye yardımıyla tuşlara
basılarak hesap yapmaya yarayan
makinelerdir. Yazarkasalar da bir
çeşit hesap makinesidir.
Mekanik Hesap Makinesi: Bu
tür hesap makineleri günümüzde
pek kullanılmamaktadır. Bir kol
yardımıyla çalışan makinelerdir.
Facit hesap makineleri en uygun
örnektir.
42. Elektrikli Hesap Makineleri:
Dokunmatik özelliğe sahiptir.
Klavyede yer alan tüm tuşlara bir
güç gerekmeksizin dokunulması
yeterlidir.
Bir hesap makinesi klavyesinde;
Çarpma
Toplama
Çıkarma
Bölme
Eşittir
Yüzde vb. özellikler standarttır. Gelişmiş özelliği bulunan
hesap makinelerinde bunlara ek fonksiyonlar mevcuttur.
43. Tüm yazışmalar, iş mektupları,
fatura düzenlemeleri, sipariş
mektupları daktilo makineleri ile
yapılmaktaydı. Teknolojik gelişmeler
özellikle bilgisayar alanındaki
donanım ve yazılımların yaygın
kullanımı daktilo makinelerinin
işlevini ortadan kaldırmıştır.
Mekanik Daktilo Makineleri: Elektriksiz olup, mekanik olarak
çalışırlar.
Elektrikli Daktilo Makineleri: İşleme prensibi mekanik ile
aynıdır. Tuşa basıldığında harfin şeride, dolayısıyla kağıda
vurma işlemi elektrikli olarak gerçekleştirilir. Elektrikli
daktiloların kaset şeritli ve silicili, çubuklu elektrikli daktilo,
küreli elektrikli daktilo, papatya tipi elektrikli daktilo gibi
44. Portatif Daktilo Makineleri: Boyutları itibariyle
küçüktür. Büro içinde ve dışında rahat taşımaya
uygundur. Şaryoları küçük olduğu için büyük ebatlı
kağıt kullanım imkanı yoktur.
Büro Tipi Daktilo Makineleri: Boyutu itibariyle büyük
ve ağır makinelerdir. Taşımaya uygun değildir.
Kullanım olarak portatif daktilo makinelerine göre
üstün özellikleri vardır. Bu tip makineler uzun şaryolu
ve kısa şaryolu diye de adlandırılır.
45. Klavye: Daktilo makinelerinin ön kısmında bulunan
ve üzerinde harf, sembol ve rakamların bulunduğu
bölümdür.
Şaryo: Şaryo üzerine kağıt takılmasını sağlayan
bir merdaneden oluşmuş aynı zamanda kağıt
cetvelinin yer aldığı bölümdür.
Kasa: Daktilo makinesinin tüm parçalarının
bulunduğu ve klavye ve şaryonun da üzerinde yer
aldığı bölümdür.
46. Tüm dünyada finans sektöründeki
gelişme; en büyük mübadele aracı olan para
hacmini büyütmüştür. İki türlü para sayma
makinesi mevcuttur. Kağıt para sayma
makineleri ve metal para sayma makineleri.
47. Hazne kapasitesi: 200 adet desteleme
İstenen adette desteleme ( 1 – 9999 )
Kullanım şekli: otomatik ve manuel
Hazne genişliği: 300 adet
Ekran şekli: dijital
Kağıt para sayma makineleri dışında metal
paraları sayan makineler de kullanılmaktadır. Özelliği
metal paraya duyarlı olmasıdır.
48. Her bir farklı madeni para farklı haznelere
ayrılarak saydırılır.
Deste Sayım Modu ve Serbest Sayım Modu olmak
üzere isteğe bağlı sayım yapar.
Sayılan her para cinsi için isteğe bağlı istenilen
adette deste yapılır.
Her bir farklı madeni para için deste değerleri
verilerek saydırılabilir.
Sayım sonrası sayılan her madeni para biriminin
sayım adeti ve hangi gözde olduğu hakkında rapor verir.
Para cinslerinin desteleme adeti isteğe bağlıdır,
kullanıcının kullanım fonksiyonuna göre
değiştirilebilirler.
49. Özel ve tüm kamu kuruluşlarında gizlilik dereceli
evraklar vardır. Bunlar dışında kurumca önemli sayılan
evraklar ve üçüncü şahısların eline geçmesi uygun olmayan
dokümanların imha edilmesi gerekebilir. Bu durumlarda
evrak yoğunluğuna göre evrak imha makineleri kullanılır.
Sunum odaları kurumlarda bilgilendirme ve iletişim
kurma amaçlı kullanılan fiziki mekanlardır. Sunum
odalarında bulunması gerekli büro araçları; projeksiyon
makinesi, perde, kumanda aracı, bilgisayar, yazıcı vb.
araçlardır.
50. Çağdaş bürolarda artık daktilonun yerini bilgi ve
iletişim teknolojilerinin aldığı ve alt yapı olarak da internet
teknolojilerinin kullanıldığı görülmektedir.
Toplantı odaları, kurum çalışanlarının veya kurum
dışından ilgili taraflarının herhangi bir konuda yapacakları
toplantılar için kullanılan fiziki mekanlardır.
51. Başlıca Masaüstü Sarf Malzemeleri
*Nikelli ataşlar ve dev ataşlar
*Renkli ataşlar ve maşa raptiyeler
*Kristal ve silindir kutuda ataşlar
*Toplu iğneler
*Kıskaçlar
*Zımba ve delgeçler
*Evrak rafları ve magazinlikler
*Kalemlikler ve organizeler
*Bant kesiciler ve koli bantlama makinesi
*Ambalaj lastikleri
*Büro makasları
*Diğer makaslar
*Maket bıçakları ve yedekleri
*Fosforlu kalemler
*Yapıştırıcı grubu
*Sunum dosyaları
*Şerit siliciler ve silgiler
*Plastik ve çelik cetveller
*Para kasaları
*Perfore grubu
*Faks kağıtları
*Çöp kovaları
*Yapışkanlı not kağıdı serisi
*Muhtelif ürünler
*Bant – bant makineleri
*Evrak rafı – masa seti – sumen
*Kağıt tutucu
*Kesici – silici- yapıştırıcı
*Takvim altlığı – zımba teli –
zımba makinesi