ref. aklat sa Filipino sa Piling Larang (Akademik)

1. AGENDA
Filipino sa Piling Larang (Akademik)
Isz
h

2. Ano ang Agenda?
Dito isinusulat ang mga paksang pag-uusapan sa isang pulong.
Lahat ng dadalo sa pulong ay may sipi nito. Maaaring madagdagan o
mabawasan ang nakatalang mga adyenda batay sa deliberasyon ng
mga ito sa lahat ng kasama sa pulong.
Ito rin ay isang mahalagang dokumento sa isang pagpupulong.
Isinusulat dito ang tinatalakay sa pagpupulong na bahagi ng
adyenda. Nakasulat din kung sinu-sino ang mga dumalo, anong oras
nagsimula at nagwakas ang pagpupulong gayundin ang lugar ng
pinagganapan nito.
Ito ang nagsisilbing tala ng isang malaking organisasyon
upang maging batayan at sanggunian ng mga bagay na tinalakay.

3. Ilang kahalagahan ng pagkakaroon ng adyenda ng pulong:
1. Ito ay nagsasad ng sumusunod na mga impormasyon:
a.mga paksang tatalakayin
b.mga taong tatalakay o magpaliwanag ng mga paksa
c.oras na itinakda para sa bawat paksa
2. Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong tulad ng
pagkakasunod-sunod ng mga paksang tatalakayin at kung
gaano katagal pag-uusapan ang mga ito

4. 3. Ito ay nagsisilbing talaan o tseklist na lubhang mahalaga
upang matiyak na ang lahat ng paksang tatalakayin ay kasama
sa talaan.
4. Ito ay nagbibigay rin ng pagkakataon sa mga kasapi sa
pulong na maging handa sa mga paksang tatalakayin o
pagdedesisyunan.
5. Ito ay nakakatulong nang malaki upang manatiling
nakapokus sa mga paksang tatalakayin sa pulong.

5. Ayon kay Sudaprasert (2014)
Ang Adyenda ang nagtatakda ng mga paksang tatalakayin
sa pulong.
Ang pagkakaroon ng maayos at sistematikong adyenda ay
isa sa mga susi ng matagumpay na pulong.

6. Apat (4) Elemento ng isang
organisadong pagpupulong:
1. Pagpaplano (Planning)
2. Paghahanda (Arranging)
3. Pagpoproseso (Processing)
4. Pagtatala (Recording)

7. I. Pagpaplano (Planning)
Mga tanong na dapat masagot sa pagpaplano ng isang pulong:
- Ano ba ang dapat na makuha o maabot ng grupo pagkatapos ng
pulong?
- Ano ang magiging epekto sa grupo kapag hindi nagpulong?
Kung kinakailangan magpulong, linawin ang layunin ng pulong:
Ito ba ay pagbibigay lamang ng impormasyon?
May mga kailangan bang pagpasyahan?
Mahalaga ito upang malinaw kung sino ang dapat na
iimbitahan sa pulong.

8. Magkaroon ng malinaw na layunin kung bakit dapat may
pagpupulong.
➔ Pagpaplano para sa organisasyon (Planning)
➔ Pagbibigay impormasyon (may mga dapat ipaalam sa mga
kasapi)
➔ Konsultasyon (may dapat isangguni na hindi kayang sagutin
ng ilang miyembro lamang)
➔ Paglutas ng problema (may suliranin na dapat magkaisa ang
lahat)
➔ Pagtatasa (evaluation, sa mga nakaraang gawain o proyekto)

9. II. Paghahanda (Arranging)
Sa imbitasyon (by letter, text, verbal) kailangan sabihan ang
mga taong dapat na sumalo sa pulong ng mga sumusunod:
- kailan (petsa at oras)
- saan (lugar ng pulong)
- ano ang agenda na tatalakayin (mga bagay na pag-uusapan)
- pagbasa at pagsang-ayon sa katitikan ng nakaraang pulong
- pagtalakay ng ibang paksa na may kinalaman sa nakaraang
pulong (pending matters)
- Pinakamahalagang pag-uusapan (business of the day), ibang
paksa (other matters)
- pagtatapos ng pulong (adjournment)

10. Ang paghahanda ay nakadepende rin sa mga partikular na tungkulin
ng mga tao sa pulong.
● Chairman / Presidentn (presiding officer)
- kailangang alam nya ang agenda, kung paano patatakbuhin ang
pulong, at alam kung paano hahawakan ang mga mahihirap at
kontrobersyal na mga isyu
● Secretary (kalihim)
- Kailangan nyang ihanda ang katitikan noong nakaraang pulong at
iba pang ulat at kasulatan ng organisayon

11. ● Mga kasapi sa pulong (members)
- Kailangang pag-aralan nila ang mga agenda o mga bagay na pag-
uusapan para aktibo ang kanilang pakikilahok
Sa paghahanda sa pagpupulong:
- ihanda ang lugar (mesa, upuan, pagkaing kung kailangan,
palikuran, kasiguruhan, seguridad atbp)
- mga gagamitin (pisara, whiteboard, chalk, pentel pen atbp)
- pag-aralan ang paksa na tatalakayin, kung kinakailangan
magtalaga ng taong mas higit na nakakaalam sa usapin

12. III. Pagpoprose (Processing)
Ang pulong ay dapat mayroong mga “rules, prcedures o
standing orders” kung paano ito patatakbuhin.
Ang ilang mahalagang patakaran (rules) ng pulong at ang
tungkol sa mga dumalo (attendance) at pagsasagawa ng desisyon.
❖ Quorum
- Ito ang bilang ng mga kasapi ng kasama sa pulong na dapat
dumalo para maging opisyal ang pulong. Madalas ito ay 50% + 1
ng bilang ng mga inaasahang dadalo sa pulong.

13. ❖ Consensus
- Isang proseso ng pagdedesisyon na kung saan kinukuha ang
nagkakaisang desisyon ng lahat ng mga kasapi sa pulong
❖ Simpleng mayorya
- Isang proseso ng pagdedesisyon na kung saan kinakailangan
ang 50% + 1 (simple majority) ng pagsang-ayon o hindi
pagsang-ayon ng mga nakadalo sa isang opisyal na pulong
❖ 2/3 Majority
- Isang proseso ng pagdedesisyon na kung saan kinakailangan
ang ⅔ o 66% ng pagsang-ayon o hindi pagsang-ayon ng mga
dumalo sa isang opisyal na pulong

14. Pagsisimula at Pagtatapos ng Pulong
- Simulan ang pagpupulong sa itinakdang panahon o oras.
- Sikaping matapos ang pagpupulong sa itinakdang oras,
alalahanin na ang ibang kasapi ay may iba pang
nakatatakdang gagawin.

15. III. Pagtatala (Recording)
Ang tala ng pulong ay tinatawag na “katitikan (minutes)”, ito
ay mahalaga dahil ito ang opisyal na rekord ng mga desisyon at
pinagusapan sa pulong.
Hindi lamang kalihim ang dapat magtala, ang mga kasapi dapat
ay nagtatala rin upang jhindi nila makalimutan ang pinag-usapan.
Mga may mahalagang papel sa pulong:
1. Pinuno (chairperson)
2. sekretarya (secretary/kalihim)
3. mga kasapi sa pulong (members of the meeting)

16. 1. Pinuno
- tinatawag na “facilitator” taga-patnubay o meeting leader
- naniniguro na maayos ang takbo ng pag-uusap at pagde-
desisyon
- parang pulis-trapiko na nagpapaandar o nagpapahinto ng
usapan sa pulong
Partikular na Gawain ng Chairperson:
- nangunguna at nag-aambag sa usapan
- kumukuha ng impormasyon at paglilinaw tungkol sa mga bagay
na pinag-uusapan
- nagbibigay ng karagdagang impormasyon, naglilinaw at
nagpapatawa sa mga usapan
- nag-aayos ng sistema ng pulong
- namamagitan sa mga alitan o hindi pagkakaunawaan ng mga
kasama sa pulong

17. 2. Sekretarya
- tinatawag ding recorder, minutes-taker, o tagatala
- responsibilidad nya ang sistematikong pagtatala ng mga napag-
uusapan at desisyon sa pulong
- tungkulin nya na ipaalala kung ano ang dapat pag-uusapan upang
hindi mawala sa direksyon ang grupo at maging tuloy-tuloy ang
pag-uusap
3. Mga kasapi sa pulong
- sila ang mga aktibong miyembro o kalahok sa pulong
- responsibilidad nila na ipaalala sa chairperson at secretary ang
kanilang mga gawain
- sila angbabahagi, nagpapaliwanag, nagtatanong, makatuwirang
pamumuna at gumagawa ng desisyon
Maari silang magbigay ng mungkahi o panukala sa
pamamaraan ng pulong.

18. Mga Dapat Iwasan sa Pulong:
1. Malabong layunin sa pulong
- Dapat malinaw ang layunin sa pulong, ang may iba’t-ibang paksa
ang pinag-uusapan at walang direksyon ang pulong ay
nakakawalang gana sa mga kasapi.
1. Bara-bara na pulong
- Walang sistema ang pulong, ang lahat ay gustong magsalita kaya
nagkakagulo kaya dapat ang “house rules”.
1. Pagtalakay sa napakaraming bagay
- Hindi na nagiging epektibo ang pulong dahil sa dami ng agenda
at pinag-uusapan, pagod na ang isip ng nagpupulong.

19. 4. Pag-atake sa indibidwal
- May mga kasama sa pulong na mahilig umatake o pumuna sa
pagkatao ng isang indibidwal. Nagiging personal ang talakayan,
kaya’t dahil dito nagkakasamaan ng loob ang mga tao sa pulong.
5. Pag-iwas sa Problema
- Posible sa isang pulong ay hindi ilabas ng mga kasama ang
problema ng organisasyon. Sa halip, ang binabanggit nila ay
iba’t-iba at walang kabuluhang bagay para maiwasan ang
problema.
6. Kawalan ng pagtitiwala sa isa’t isa
- Walang ibubunga ang mga pulong na walang pagtitiwala at
pagbubukas sa isa’t-isa.

20. 7. Masamang Kapaligiran ng Pulong
- Masyadong maingay o magulo ang lugar ng pinagpupulungan kaya
hindi magkarinigan. Minsan naman ay napakainit ng lugar o
maraming istorbo gaya ng mga usyoso na nanonoood, nakikinig o
nakikisali, magkakalayo ang mga kinalalagyan ng mga kasamahan,
dapat ang pinuno ay nakikitsa at naririnig ang lahat.
8. Hindi tamang oras ng pagpupulong
- Ang miting ay hindi dapat natatapat sa alanganing oras - tulad
halimbawa ng tanghaling tapat, sobrang gabi o sa oras ng
trabaho ng mga manggagawqa.

21. Sino ang mga kasamang nakakagulo sa
pulong??
1. Mr. Huli (Parating Huli)
- nahihinto ang takbo ng pag-uusap dahil kailangang ipaliwanag
at ulitin sa nahuling dumating kung anong nangyari o napag-
usapan
2. Mr. Umali (Maagang Umaalis)
- umaalis kaagad kahit hindi pa tapos ang pulong. Kadalasan ay
hindi nakakasama sa pagdedesisyon sa huling bahagi ng pulong
at siya pa minsan ang reklamador.

22. 3. Mr. Sira (Sirang Plaka)
- pauli-ulit ang sinasabi dahil maaaring hindi nakikinig o talagang
may kakulitan lang o gumagawa ng sariling “papel” o gustong
palaging “bida”. Dahil dito nauubos ang oras ng pulong
4. Mrs. Duda (Parating Nagdududa)
- Anumang tinatalakay sa pulong ay pinagdududahan o
pinagsususpetsahan. Ang tingin niya ay laging may masama o
negatibong balak ang grupo o ang ilang mga kasama. Walang
tiwala sa kakayahan ng kasamahan
5. Mr. Iling (Laging Umiiling-iling)
- Parang laging hindi tanggap ang sinasabi ng mga kasama sa
grupo, na sa tuwing may sasabihin ang kasamahan ay pailing-
iling na wala namang sinasabi

23. 6. Miss Gana (Walang Gana)
- Bagamat pisikal na nasa pulong, ang kanyang isip ay nasa ibang
lugar ay may ibang ginagawa; nagbabasa, nagdo-drowing, hikab
ng hikab, natutulog atbp habang nagpupulong
7. Mr. Whisper (Bulungero)
- Nakakainis at nakakailang dahil kahit nagsasalita ang mga
kasama sa grupo ay bulong siya ng bulong (pangiti-ngiti pa kung
minsan) sa kanyang katabi. Para bang may intrigang sinasabi sa
katabi.
8. Mr. Apeng Daldal (Daldalero)
- Halos sa buong pulong, siya at siya na lamang ang nagsasalita.
Kadalasan din siya ang may pinakamalakas na boses, at madalas
ay “out of topic”

24. 9. Miss Tsismosa
- Nagdadala ng kung anu-anong balita, tsismis at intriga na
walang katuturan sa pulong. Dahil dito, nauubos ang oras ng
pulong sa kanyang mga kuwento.
10. Mr. Henyo (Masyadong Marunong)
- Ayaw magpatalo kahit kanino. Ayaw din niyang makinig sa
mungkahi ng iba dahil akala niya ay siya ang palaging tama.
11. Mr. Pal (Paalis-alis)
- Habang nagpupulong, paalis-alis (pupunta ng cr, tatawag sa
telepono o cellphone, makikipagkuwentuhan sa iba, at kung anu-
ano pa ang pinagkaka-abalahan) pero pagbalik ay maraming
tanong

25. 12. Mr. Tang (Tagasunod)
- Taga-tango at nakikisanay sa lahat ng nangyayari sa pulong at
walang sariling opinyon, kundi sama-sama lang sa mas maraming
kasama.
“Mr. Chairmain I moved for the adjournment of the Meeting…”
“I second the motion”
Now ladies and gentlemen, there is a move for adjournment and
duly seconded. Meeting adjourn… Mr. Chairman presiding until
next meeting.