หน่วยที่ 4 การจัดการเกี่ยวกับงานด้านเอกสาร

2. การบันทึกเอกสารนั้น ต้องเลือกบันทึกเอกสารให้เหมาะ
กับการนาไปใช้งาน
1. การบันทึกเอกสารใหม่
2. การบันทึกเอกสารแบบสาเนา
3. การบันทึกเอกสาร
Word 97-2003

3. ก า ร เ ปิ ด แ ฟ้ ม
เอกสารสามารถเลือก
เปิดได้โดยการสร้างแฟ้ ม
เอกสารใหม่ หรือเลือก
เปิ ดจากอุปกรณ์บันทึก
ข้อมูลเพื่อนามาปรับปรุง
แก้ไข

4. เป็ นการตรวจสอบ
เอกสารครั้งสุดท้ายก่อน
พิมพ์ว่ามีส่วนใดที่ต้องการ
แก้ไขหรือไม่ ซึ่งการดู
ตัวอย่างก่อนพิมพ์นั้นเลือกดู
จากเมนูแฟ้ ม > พิมพ์

5. 1. เลือกเครื่องมือพิมพ์ที่จะสั่งพิมพ์
2. กาหนดจานวนหน้าที่จะพิมพ์
3. กาหนดจานวนชุดสาเนาเอกสาร
ที่จะพิมพ์
4. คลิกปุ่ ม พิมพ์ (Print)

6. 1. เลือกตาแหน่งที่จะจัดวางภาพ
2. คลิกแท็บแทรก
3. คลิกเลือกรูปภาพ
4. เลือกภาพที่ต้องการ
5. คลิกปุ่ มแทรก

7. วิธีการแทรกเลขหน้าใน
เอกสาร หากเอกสารที่จะ
แทรกเลขหน้าเป็ นเอกสารที่มี
ส่วนแรกเป็ นหน้าในแนวตั้ง
และส่วนที่สองเป็ นหน้าใน
แนวนอน จะต้องมีการตั้งค่า
จากในหัวข้อ Section Breaks

8. การตั้งแท็บโดยใช้ Ribbon
การตั้งแท็บโดยใช้
Ribbon เป็ นการตั้งแท็บโดย
ใช้กล่องโต้ตอบแท็บ ซึ่ง
สามารถตั้งแท็บได้หลายชนิด
และหลายแท็บพร้อมกัน และ
มีความแม่นยาและละเอียด

9. คือ การจัดรูปแบบ
องค์ประกอบต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
กับเอกสาร เช่น การตั้งค่า
หน้ากระดาษ การใส่สีข้อความ
ขอบกระดาษ แนวการจัดวาง
ตลอดจนการจัดรูปแบบหน้า
เอกสารให้สวยงามด้วยสีสัน
และเส้นขอบ

10. การปรับแต่งแบบอักษร
ชนิดแบบตัวอักษรสามารถแบ่งได้เป็ นแบบอักษรสากล
ที่ถูกนามาใช้กันอย่างแพร่หลายและมีแบบอักษรที่ถูกปรับไว้
ใช้กับภาษาในแต่ละประเทศ

11. การกาหนดขนาดของตัวอักษร
ขนาดของตัวอักษรจะมีหน่วยวัดเป็ น “พอยต์” ใช้ตัวย่อ
ว่า “pt” (1 พอยต์เท่ากับ 1/72 นิ้ ว)

12. การเลือกลักษณะของแบบตัวอักษร
สามารถเปลี่ยนลักษณะของข้อความให้เป็ นตัวหนา ตัว
เอียง หรือขีดเส้นใต้ก็ได้ ซึ่งสามารถเปลี่ยนได้โดยคลิกปุ่ ม
ลักษณะของแบบตัวอักษรในแถบเครื่องมือ

13. การตกแต่งข้อความด้วยสี
หากต้องการให้ข้อความและพื้ นหลังที่พิมพ์มีสีอื่น
เพื่อให้ดูแปลกและน่าสนใจมากยิ่งขึ้ น สามารถทาได้ดังนี้
1. เลือกข้อความที่ต้องการเปลี่ยนสี
2. เลือกสีอักษรที่ต้องการ
3. สีอักษรจะเปลี่ยนตามสีที่ต้องการ

14. การตีกรอบข้อความ
การเน้นข้อความหรือการกาหนดหัวข้อต่าง ๆ การเน้น
หัวข้อมีด้วยกันหลายวิธี เช่นการขีดเส้นใต้ การทาตัวหนา การ
ทาตัวเอียงแต่วิธีหนึ่งที่นิยมมากคือ การตีกรอบข้อความ

15. การแทรกอักขระและสัญลักษณ์พิเศษ
นอกเหนือจากอักษรปกติทั่วไป ยังสามารถแทรก
สัญลักษณ์พิเศษลงไปในเอกสารได้ เช่น สัญลักษณ์ถูก หรือ
ซองจดหมาย

16. การแทรกข้อความศิลป์
โปรแกรมอักษรศิลป์ เป็ นรูปแบบอักษรสาเร็จรูปที่ถูก
ออกแบบมามีหลายรูปแบบให้เลือกใช้งาน

17. การกาหนดคอลัมน์
(Column) ให้กับเอกสารจะใช้
ในกรณีที่ต้องการสร้าง
เอกสารในการนาเสนอใน
รูปแบบต่างๆ เช่น การทา
แผ่นพับ โบชัวร์ เป็นต้น

18. การพิมพ์หนังสือราชการ
นั้นจะไม่เหมือนกับการพิมพ์
หนังสือทั่วไป หนังสือราชการจะ
มีแบบฟอร์มต่างๆ ตามหัวข้อ
เรื่องซึ่งมีความแตกต่างกันตาม
การนาไปใช้งานด้านต่างๆ

19. 1. การสร้างเอกสาร
หรือหนังสือที่ใช้เป็ นเอกสาร
หลัก แต่ให้เว้นชื่อหรือที่อยู่
ของผู้รับไว้ แล้วให้ทาการ
บันทึกเอกสารหลักไว้

20. 2. การเตรียมรายชื่อผู้รับ (Data Source) หรือ
แหล่งข้อมูลที่จะนามาเป็ นแฟ้ มที่จะผสานเข้าไปในเอกสาร
หลัก