Its all about risk awareness

2. 2
Introduction - Risiko
Risiko dapat didefinisikan sebagai “ancaman atau
kemungkinan sebuah kejadian yang dapat mempengaruhi
kemampuan perusahaan dalam mencapai obyektifnya“.

3. 3
Introduction - Risiko
Paradigma Manajemen Resiko
RISK
control
identify
analyze
plan
track

4. 4
Introduction - Risiko

5. 5
Penilaian - Risiko
Persiapan Penilaian Risiko
 Menetapkan Kriteria dan Skala Dampak dan
Kemungkinan yang Akan Digunakan
 Menetapkan Selera Risiko (Risk Appetite) Manajemen
 Menuangkan Kesepakatan yang Dihasilkan Kedalam
Suatu Dokumen
 Menyiapkan Bahan-bahan
Pemilihan Tujuan yang Relevan
Penilaian Risiko
 Mengenali/Mengidentifikasi Risiko
 Menganalisis Risiko
 Memeringkat Risiko
 Memvalidasi Risiko
 Memutuskan Cara Menanggapi Risiko

6. 6
Identifikasi - Risiko
Identifikasi Resiko adalah proses pemahaman apakah sebuah kejadian berpotensi
menghambat atau menggagalkan tujuan.
Alat dan teknik yang dapat digunakan :
–Brainstorming
–Interview
TUJUAN: menempuh perjalanan dengan pesawat dari
A ke B untuk menghadiri rapat pada pukul
9.00 a.m.

7. 7
Ilustrasi - Risiko
TUJUAN: menempuh perjalanan dengan pesawat dari A ke B untuk
menghadiri rapat pada pukul 9.00 a.m.
Terlambat dan melewatkan rapat
Tidak ada makanan dalam pesawat
sehingga jadi kelaparan
Ketinggalan pesawat sehingga
tidak dapat berangkat ke kota B
Cuaca buruk membuat pesawat
tidak dapat berangkat ke kota B
 Ini adalah pernyataan dampak dari risiko, bukan
risiko itu sendiri
 Ini bukan risiko terhadap pencapaian tujuan/
tujuannya berbeda
 Ini adalah risiko, yang dapat dikendalikan
dengan memastikan masih banyak waktu untuk
mencapai bandara
 Ini adalah risiko, yang tidak dapat dikendalikan,
namun kita dapat membuat rencana
kontinjensinya.

8. 8
Identifikasi - Risiko
Proses menetapkan apa, dimana, kapan, mengapa, dan bagaimana sesuatu dapat
terjadi, sehingga dapat berdampak negatif terhadap pencapaian tujuan (4w + h)
UNIT
KERJA
PEMILIK
RISIKO
LUAS
RISIKO
LINGKUP
IDENTIFIKASI
Secara garis besar pengelompokan
risiko meliputi:
 Jenis risiko
 Sumber risiko
 Penerima risiko
 Tingkat kemungkinan dan
dampak terjadinya risiko
(level risiko)
 Level kemampuan
mengendalikan risiko
 Hierarki risiko

9. 9
Identifikasi - Risiko

10. 10
Analisa - Risiko
 mengidentifikasi risiko-risiko potensial, baik
yang berasal dari faktor internal maupun faktor
eksternal;
 memeringkat risiko-risiko berdasarkan
kebutuhan untuk segera mendapat
penanganan;
 meyakinkan pihak manajemen instansi bahwa
terdapat risiko-risiko yang menjadi prioritas
untuk dikelola secara efektif.
 kriteria dan skala dampak
dan kemungkinan;
 kriteria penerimaan risiko;
 daftar risiko dan peta risiko
sesuai tujuan terpilih;dan
 daftar risiko dan peta risiko
tervalidasi sesuai tujuan
terpilih.
Analisa risiko adalah berbicara tentang pengembangan dan pemahaman terhadap
risiko. Analisa risiko dibuat dengan mempertimbangkan sumber risiko, akibat positif
dan negatif, serta kemungkinan akibat itu terjadi.

11. 11
Evaluasi - Risiko
Maksud dari evaluasi risiko adalah untuk membuat keputusan berdasar pada hasil
analisa risiko tentang perlunya perlakuan dan prioritas perlakuan terhadap risiko.
Keputusan dalam mengevaluasi berdasarkan pada peringkat risiko yang telah
diperoleh dari hasil analisis risiko, juga dapat didasarkan atas nilai ambang yang
ditetapkan sesuai dengan:
 Tingkat dampak yang telah
ditentukan,
 Kemungkinan timbulnya suatu
kejadian tertentu,
 Efek kumulatif dari beberapa
kejadian,
 Rentang ketidakpastian terhadap
tingkat-tingkat risiko.

12. 12
Trik dan Tip
 Pengenalan risiko bisa berangkat dari permasalahan yang ada yang mungkin
terjadi lagi, namun identifikasi risiko lainnya tetap harus dilakukan,
 Uraikan setiap proses yang dilaksanakan dalam rangkaian aktivitas yang
berjalan saat ini dan lakukan identifikasi atas kejadian kejadian negatif yang
mungkin timbul pada setiap tahapan proses tersebut,
 Lihat risiko dari berbagai sudut pandang seperti;
 internal; man, money, machine, material, dan method,
 eksternal; politik, ekonomi, sosial, budaya, hukum, keamanan, dan aspek alam.
 Kelemahan-kelemahan lingkungan pengendalian agar diperhatikan,
 Disamping melalui diskusi kelompok, beberapa teknik lainnya dapat
digunakan untuk mengidentifikasi risiko; interviu, survey, reviu dokumen,
analisis, observasi, investigasi kasus, pendapat ahli.

13. 13
Pengendalian Internal
Meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikordinasikan
yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta
milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan
efisiensi dalam operasi.
Definisi merefleksikan konsep dasar sbb:
 Pengendalian internal adalah suatu proses,
 Pengendalian internal dipengaruhi oleh sumber
daya manusia, jadi tidak hanya berupa manual
kebijakan dan formulir,
 Pengendalian internal hanya memberikan
jaminan memadai, bukan keyakinan mutlak,
terhadap manajemen dan dewan komisaris.

14. Pengendalian Internal

15. 15
 Preventive – mari
berhenti sebelum terjadi
hasil (hal-hal) yang tidak
diinginkan.
 Detective – mari kita
temukan masalah
sebelum tumbuh menjadi
besar.
 Membaca dan memahami Kebijakan yang berlaku
untuk mempelajari cara yang tepat untuk melakukan
pekerjaan,
 Review proses persetujuan untuk pengeluaran barang
untuk memastikan proses tersebut sesuai dengan
ketentuan,
 Penggunaan password komputer untuk mencegah
user yang tidak sah mengakses kedalam system.
 Hitung jumlah uang kas dan rekonsiliasi
bank,
 Membandingkan transaksi di laporan
bulanan/mingguan/harian dengan dokumen
terkait,
 Pemantauan pengeluaran biaya untuk
mencegah jumlah pengeluaran tidak sesuai
dengan yang dianggarkan.
Pengendalian Internal

16. 16
Peran Pimpinan
1. Pimpinan melakukan analisis menyeluruh terhadap pengaruh risiko.
2. Pimpinan merumuskan pendekatan dalam mengelola dan mengendalikan risiko
berdasarkan berapa banyak risiko yang dapat diterima.
Status Risiko = Probabilitas x Dampak
MATRIKS ANALISIS RISIKO 5X5
Dampak
1 2 3 4 5
Deskripsi
Proba-
bilitas
Likeli-
hood
Tidak
signifikan
Kecil Medium Besar
Katas-
tropik
Hampir pasti 90% 5
Kemungkinan besar 70% 4
Mungkin 50% 3
Kemungkinan kecil 30% 2
Sangat jarang 10% 1

17. 17
Respon Pimpinan
Apa yang Terjadi Apa yang Harus Dilakukan
Risiko Status Sangat Tinggi
Tujuan dan hasil tidak tercapai
Mengakibatkan kerugian finansial yang besar
Mengurangi kapabilitas instansi
Reputasi instansi sangat menurun
Pengelolaan yang bersifat urgen dan aktif, melibatkan
pimpinan tingkat tinggi.
Strategi risiko wajib dilaksanakan secepatnya.
Pendekatan yang segera dan tepat serta pelaporan secara
rutin
Risiko Status Tinggi
Beberapa tujuan dan hasil tidak tercapai.
Mengakibatkan kerugian finansial yang cukup besar.
Mengurangi kapabilitas instansi.
Cukup menurunkan reputasi.
Perlu pengelolaan aktif dan review rutin.
Strategi harus dilaksanakan, terutama difokuskan pada
pemeliharaan kendali yang sudah baik.
Pendekatan yang tepat
Risiko Status Menengah
Mengganggu kualitas atau ketepatan waktu dari tujuan dan
hasilnya.
Mengakibatkan kerugian finansial, pengurangan kapabilitas
dan reputasi yang reasonable.
Perlu dikelola dan direviu secara rutin.
Perlu pengendalian intern yang efektif dan pemantauan.
Strategi harus dilaksanakan.
Risiko Status Rendah
Mengganggu kualitas, kuantitas, dan ketepatan waktu dari
tujuan dan hasilnya.
Mengakibatkan kerugian finansial, penurunan kapabilitas dan
reputasi yang tidak besar/minimal
Prosedur rutin yang cukup untuk menanggung dampak.
Perlu pengendalian intern yang efektif dan pemantauan.
Strategi yang fokus pada pemantauan dan reviu terhadap
prosedur pengendalian yang sudah ada.
Risiko Status Sangat Rendah
Dampak terhadap pencapaian tujuan dan hasil adalah sangat
kecil.
Kerugian keuangan, penurunan kapabilitas, atau reputasi
adalah sangat kecil.
Hanya perlu pemantauan singkat.
Pengendalian normal sudah mencukupi.
Jika sama sekali tidak diperhatikan, risiko-risiko ini dapat
meningkat statusnya/prioritasnya.

19. 19
Kontrol Mendasar
Setoran uang dari Pos/
Channel/ Pameran maksimal
H+1
SALES
Cash Opname harianKASIR
Setoran uang penerimaan ke Bank
maksimal H+1
KASIR
Proses review WIP dan konfirmasi
deviasi (kejanggalan) prosesnya FRONTDESK
Konfirmasi Penjualan (Diskon/additional fee) min 10% dan
menindaklanjuti hasilnya
ADMIN
Stock opname parts secara berkala (random &
sampling)
PARTMAN
Cetak Invoice, BASTK dan
Penyerahan unit setelah
dinyatakan sah
ADMIN
Stock opname aksesori dan
hadiah
SOH & ADH
SOH & ADH
Stock Opname Unit
9 Kontrol
Mendasar

20. 20
Kontrol Mendasar
Jenis Control Control Risiko
Stock Opname Unit • Memastikan semua unit diasuransikan,
• PDI melakukan pengecekan secara konsiten dan dilaporkan
kepada ADH/ADMS,
• Cepat menindaklanjuti pada saat terjadi selisih (+/-) jumlah unit,
• Lakukan stock opname secara konsisten,
• Catat proses mutasi disistem (Tanggal & Lokasi)
• Lakukan pencatatan saat terjadi mutasi.
• Motor di Showroom/ Pos/
Channel hilang,
• Data stock motor di sistem tidak
update,
• Motor tidak bisa diinput ke sistem
karena belum terima invoice dari
MD,
• Lokasi motor tidak sesuai dengan
yang tercatat di sistem (tidak
teridentifikasi).
Cetak Invoice, BASTK
dan Penyerahan unit
setelah dinyatakan sah
• Dilarang mengeluarkan motor jika tidak ada Picking Slip,
• Pastikan Picking Slip tercetak dan diserahkan oleh PDI ke Driver
sebelum motor diserahkan,
• Jika menggunakan DO Manual harus disetujui oleh Admin
Manager & GM Operation,
• Proses mutasi wajib menggunakan form mutasi manual yang
disetujui oleh Kacab sebagai dasar proses mutasi di sistem,
• Pengeluaran motor tidak diperkenankan dengan PO lisan,
• Konfirmasi ke konsumen sebelum pengiriman motor,
• Pastikan konsumen tandatangan BASTK dengan nama dan
tanggal terima.
• Motor keluar tanpa persetujuan
pejabat terkait,
• Motor dikirim sebelum pelunasan,
• Kirim unit tanpa DO/ mutasi
sistem,
• Kirim unit tanpa PO Sementara/
Sistem dari leasing,
• Konsumen merasa tidak
menerima motor.
• Invoice dan kwitansi dibuat
manual dan disalahgunakan.

21. 21
Kontrol Mendasar
Jenis Control Control Risiko
Setoran uang dari
Pos/Channel/Pameran
maksimal H+1
• Pastikan setoran uang di Kasir dan langsung dibuatkan kwitansi
penerimaan
• Catat dalam logbook penerimaan setoran dari Sales ke PIC Pos dan
dari Sales/PIC Pos ke Kasir,
• Pastikan setoran dari Pos/ Channel ke rekening TDM maksimal H+1,
• Bandingkan LPH vs Kwitansi vs Fisik uang tidak terdapat perbedaan.
• Selisih uang,
• Uang tidak diterima oleh Kasir,
• Uang penerimaan tidak/terlambat
disetorkan oleh Sales/ PIC Pos/
Kasir,
• CIB & CIT melebihi coverage
asuransi.
Cash Opname harian • Hitung jumlah uang dan bandingkan dengan jumlah/transaksi disistem
dan LPH (fisik uang +bon-bon/kwitansi vs plafond),
• Pastikan seluruh transaksi tercatat di sistem,
• Penyimpanan uang sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
• Frontdesk/Ka. Mekanik harus melakukan setoran tunai yang diterima
kepada Kasir maksimal H+1 dengan menggunakan logbook.
• Selisih uang,
• Penggunaan uang yang tidak
sesuai dengan ketentuan
(otorisasi),
• Penyalahgunaan penggunaan uang
kas kecil,
• Penyimpanan uang yang tidak
sesuai ketentuan.
Konfirmasi Penjualan
(Diskon/additional fee)
min 10% dan
menindaklanjuti hasilnya
• Konfirmasi kekonsumen secara berkala untuk memastikan diskon tidak
dialihkan ke Mediator/ diambil oleh Marketing,
• Pastikan pengajuan diskon sesuai dengan kententuan yang berlaku,
• Pastikan master matrix diskon telah terinput disistem dan direview
secara berkala,
• Review kelengkapan dokumen (FC KTP dan Telepon) penjualan
melalui Mediator saat dibukakan DO dan telah terinput disytem.
• Diskon konsumen dialihkan ke
Mediator/ diambil oleh Marketing,
• Diskon yang diberikan kekonsumen
tidak sesuai ketentuan,
• Fee Mediator tidak diterima
Mediator.

22. 22
Kontrol Mendasar
Jenis Control Control Risiko
Setoran uang
penerimaan ke Bank
maksimal H+1
• Cocokkan jumlah phisik uang dan setoran ke Bank sesuai dengan
bukti setoran, phisik uang dan LPH
• Pastikan uang penerimaan konsumen disetorkan ke Bank sesuai
ketentuan dan tidak digunakan untuk keperluan operasional
kecuali disetujui secara tertulis oleh pejabat terkait (Admin
Manager & GM Operation).
• Penyalahgunaan uang yang tidak
sesuai dengan ketentuan,
• Keterlambatan penyetoran ke
Bank.
Proses review WIP dan
konfirmasi deviasai
(kejanggalan)
prosesnya
• Lakukan pemeriksaan WIP/WO open seminggu sekali untuk
memastikan tidak ada long outstanding WO dan masalah atas
WIP yang belum ditutup
• Pastikan tidak ada pembatalan/pengalihan sparepart untuk
menutupi kekurangan/selisih,
• Pastikan Frontdesk dan Kepala Mekanik melakukan stock take
dan membandingkannya dengan WIP/WO vs fisik motor vs kunci
motor,
• Lakukan pengecekan pembatalan WO, Picking Slip dan Invoice
telah sesuai dengan ketentuan.
• Tidak ada penerimaan
pembayaran dari Konsumen atas
WO Open,
• Penyalahgunaan sparepart,
• Selisih stock take antara fisik
dengan yang tercatat di sistem,
• Pembatalan dilakukan oleh pihak
yang tidak berwenang.

23. 23
Kontrol Mendasar
Jenis Control Control Risiko
Stock opname aksesori
dan hadiah
• Pastikan seluruh pembuatan DO harus melakukan pengeluaran
aksesoris di sistem,
• Pastikan proses perhitungan aksesoris telah dilakukan 2x dalam 1
bulan (sistem vs fisik aksesoris vs fisik motor),
• Pastikan proses konfirmasi penerimaan hadiah ke Konsumen
dijalankan secara konsisten,
• Penyerahan hadiah konsumen wajib menggunakan tanda terima
hasil print out sistem.
• Terdapat selisih aksesoris,
• Hadiah tidak diterima oleh
Konsumen,
• Data stock hadiah tidak
update/sesuai kondisi
sebenarnya,
• Penyalahgunaan aksesoris dan
barang hadiah.
Stock opname parts
secara berkala (random
& sampling)
• Pastikan proses stock opname part dilakukan secara berkala dan
oleh PIC yang sesuai dengan ketentuan,
• Penyimpanan dan penyusunan sparepart diletakkan dan disusun
sesuai dengan ketentuan,
• Lakukan pengecekan part yang diterima jika rusak segera lakukan
retur,
• Pastikan proses pengeluaran part dilakukan oleh PIC yang
ditunjuk,
• Pastikan seluruh pengeluaran part tercatat di sistem.
• Potensi kehilangan sparepart,
• Sparepart rusak karena
kesalahan proses penyimpanan,
• Sparepart rusak tidak dilakukan
retur,
• Selisih sparepart tidak terindikasi
karena keluar tidak sesuai
ketentuan,
• Penyalahgunaan sparepart.

24. 24
Evaluasi atas Kecukupan
Aspek yang perlu diperhatikan dalam
menilai kecukupan rancangan kegiatan
pengendalian antara lain meliputi:
 Tepat waktu
 Seimbang
 Akuntabel
 Diletakkan secara benar
 Alat mencapai hasil
 Membahas sebab dan dampak
1. Stock Opname Unit
2. Kontrol Delivery Order
3. Kontrol Setoran Tunai
4. Konfirmasi Penjualan
5. Cash count
6. A/R aging kontrol & F/U
7. WIP review
8. Stock Opname Aksesoris & Hadiah
9. Stock Opname Parts
RiskBasedInternalAudit

26. 26
Pemeriksaan Audit
• Memberikan tingkat jaminan yang lebih tinggi atas proses dan
hasil audit,
• Membantu meningkatkan dalam proses manajeman
pengelolaan risiko dan proses pengendalian risiko perusahaan,
• Memberikan nilai tambah bagi jasa audit melalui
rekomendasi/saran yang terkait dengan peningkatan kinerja
organisasi dan bagaimana mengelola risiko operasi.

27. 27
No Scope Audit Contoh temuan
1 Kontrol mendasar
* Tidak melakukan SO unit
* Tidak melakukan SO sparepart
2 Pemeriksaan Kasir
* Uang dibrangkas melebihi CIT & CIB
* kunci & password di pegang oleh orang yang sama
3 Pemeriksaan Petty Cash
* Selisih petty cash
* pengeluaran petty cash tidak menggunakan sistem
4
Pemeriksaan Penerimaan Tunai
& LPH
* Delay setoran
* Selisih penerimaan tunai
5
Pemeriksaan Aksesoris & Barang
Hadiah
* Selisih Aksesoris & barang hadiah
* Aksesoris rusak
6
Pemeriksaan pemabatalan
invoice
* pembatalan tidak ada persetujuan
* tidak ada dokumentasi pembatalan
Pemeriksaan Audit

28. 28
No Scope Audit Contoh temuan
7 Pemeriksaan AR * AR Overdue
8 Pemeriksaan Unit
* Unit beda lokasi
* Unit rusak
9 Pemeriksaan BPKB
* BPKB belum dilakukan penerimaan
* BPKB sudah ke Konsumen, fisik masih tercatat di sistem
10
Pemeriksaan data penjualan
showroom
* unit keluar tanpa PO leasing
11 Pemeriksaan data karyawan * Karyawan sudah resign, namun masih tercatat pada sistem
12 Pemeriksaan WO & WIP
* Unit sudah diservice belum buat WO
* tidak melakukan kontrol WO menginap
13 Pemeriksaan Sparepart
* Selisih part
* Part tidak tercatat di sistem
14
Pemeriksaan tools Mekanik &
Special tools
* Mekanik tidak melakukan pemeriksaan tools setiap hari
* Tools mekanik hilang
15
Pemeriksaan data penjualan
bengkel
* Kwuitansi tidak di print
Pemeriksaan Audit

29. Question
&
Answer