Leeromgeving Digital Preservation 06 Beheer en digital preservation

1. Leeromgeving
Digital
Preservation
6 Beheer en digital preservation
Beheer en preservation
• in het vorige onderdeel zagen we hoe
de opname verloopt
• wat gebeurt er daarna?

2. Leeromgeving
Digital
Preservation
6 Beheer en digital preservation
Volwassenheidsniveau
Beheer en preservation worden ondersteund
door de functies:
• archival storage
• data management
• preservation planning
• administration
Voor archival storage en data management is
het van belang zo snel mogelijk ‘in control’ zijn.
dit zijn basisfuncties voor een e-depot.
Digital preservation en preservation planning
kunnen wel al ontwikkeld worden, maar pas
nadat het duurzaamheidsbeleid gereed is.
Ook de hoeveelheid content in het e-depot
speelt hierbij een rol. Er moet immers sprake
zijn van toetsbaarheid aan de praktijk.

3. Leeromgeving
Digital
Preservation
6 Beheer en digital preservation
Beheer en digital preservation:
Zijn:
• Systeemfunctie
Beheer en preservation worden bijna geheel
als systeemfunctie uitgevoerd.
• Mensenwerk
Een deel van preservationfunctie blijft
mensenwerk. Veranderingen die kunnen
leiden tot het in onbruik raken van software
en besandsformaten worden in de gaten
gehouden via de monitoringfunctie en
technology watch.
Worden uitgevoerd binnen:
• Preservation planning
Acties die nodig zijn om verlies aan
informatie te voorkomen, worden voorbereid
binnen de preservation planning.
• Preservation management
Acties worden uitgevoerd binnen het
preservation management. Het kan
bijvoorbeeld gaan om het migreren
naar een ander bestandsformaat.

4. Leeromgeving
Digital
Preservation
6 Beheer en digital preservation
Beheer en preservation
 Analoog en digitaal :

5. 2 Het proces en OAIS
Beheer en conservering
analoog en digitaal
Analoog in vergelijking met digitaal
beheer, containers etc.

6. Leeromgeving
Digital
Preservation
6 Beheer en digital preservation
Digitaal en analoog
Als een archief opgenomen is, is het
opgeslagen in de storage

7. 6 Beheer en digital preservation
Digitaal en analoog
Binnen het e-depot zijn de dossiers en
bestanden georganiseerd binnen de AIP’s.
De verpakkingen en omslagen zijn vishaken
geworden. Deze bevatten ook allerlei andere
informatie over de bestanden.

8. Leeromgeving
Digital
Preservation
6 Beheer en digital preservation
Beschrijving digitaal en analoog
Verwijzing naar de beschrijving:

9. Leeromgeving
Digital
Preservation
6 Beheer en digital preservation
Digitaal, ordening en structuur
Digitaal
Binnen de beheerfunctie worden archieven
• in hun structuur bij elkaar gehouden
• wordt de relatie tussen digitale objecten en
documenten en hun metadata permanent
in stand gehouden.
Een e-depot is een bak aan informatie.
De archival packages en metadata zorgen
voor de structuur daarbinnen.
Zonder alle informatie binnen de vishaken valt
een archief in zijn structuur uit elkaar,
en gaat alle beheerinformatie verloren, het
archief is niet meer beheerbaar.

10. 6 Beheer en digital preservation
Analoog en digitaal, conservering
Analoog
Er wordt passief en actief geconserveerd en
gerestaureerd. Vanuit het conserveringsbeleid
worden de omstandigheden en de toestand
van de collectie in de gaten gehouden.

11. Leeromgeving
Digital
Preservation
6 Beheer en digital preservation
Analoog en digitaal, conservering
Digitaal
Via de monitoring functie en technology watch
worden veranderingen in techniek en
veranderingen bij de gebruiker de gaten
gehouden. Welke risico’s doen zich voor
m.b.t. het behoud van informatie?
En welke eisen en wensen doen zich voor als
gevolg van veranderingen bij de gebruiker?
Als het nodig is worden er acties gepland en
uitgevoerd.

12. 6 Beheer en digital preservation
Analoog en digitaal, conservering
Digitaal: actie en verslag.
Een bestand dat in onbruik dreigt te raken kan
gemigreerd worden naar een ander
bestandsformaat. Als een bestand
gemigreerd is, wordt van deze event, het type
event en de gebruikte softwaretool verslag
gedaan in de AIP.

13. Leeromgeving
Digital
Preservation
6 Beheer en digital preservation
Rollen, verantwoordelijkheden
Om te komen tot een werkende digital preservation
functie is het van belang een aantal rollen en verant-
woordelijkheden te benoemen. Dat zou er als volgt
uit kunnen zien.
Functie / proces Rol
Opstellen en beheren
duurzaamheidsbeleid
Bestuur
directie en management
in overleg met
duurzaamheidsofficer
Opstellen en beheer
preservation strategy
Duurzaamheidsofficer
met verantwoording
naar bestuur en directie
Inrichten processen en
systemen
Bestuur, directie en
management in overleg met
duurzaamheidsofficer en
hoofd informatiemanagement
Implementeren van
preservation strategy
in preservation planning
Duurzaamhiedsofficer
Uitvoeren van preservation
management binnen e-depot
Rol te bepalen
Onder leiding van
duurzaamheidsofficer
Beheer van het data-
management, van de
adminstration functie en van
de archival storage
Applicatiebeheerder e-depot

14. Verwerking de rapportering resultaten.
Wat we geleerd en nog niet of onvoldoende geleerd hebben zal gebruikt worden voor de
rapportage van de leerresultaten binnen de vier resultaatgebieden.
Resultaatgebied Geleerd Nog onvoldoende
geleerd
Opvolging
Kennisontwikkeling en
aanleren
basisvaardigheden
Bijdrage aan eisen aan
processen, systemen en
informatie
Bijdrage eisen aan
competenties, rollen,
vaardigheden en taken
Bijdrage aan eisen
aan bestuur, organisatie
en beleid
Tools en methodieken