В течение года региональные филиалы формируют заявки на закупку аппаратно-программных средств, которые проходят согласование. Существующая технология документооборота (использование форматов файлов Excel для хранения прайс-листов и формирования заявок, электронной почты для передачи файлов) приводит к задержкам при начальном составлении, согласовании и проверке заявок, получении информации о состоянии заявок. Система предназначена для ускорения этих процессов за счет централизации хранения информации, автоматизации формирования и проверки заявок, автоматического информирования (по электронной почте) пользователей системы об изменении состояния заявок, предоставления оперативной и статистической отчетности. Система обеспечивает юридически значимый документооборот как внутри Россельхозбанка, так и между филиалами Россельхозбанка – участниками Системы и поставщиками.

1. Автоматизированная система централизованной закупки аппаратно-
программных средств Россельхозбанка (АС Закупка АПС)
В течение года региональные филиалы формируют заявки на закупку АПС, которые проходят
согласование. Существующая технология документооборота (использование форматов файлов
Excel для хранения прайс-листов и формирования заявок, электронной почты для передачи
файлов) приводит к задержкам при начальном составлении, согласовании и проверке заявок,
получении информации о состоянии заявок. Система предназначена для ускорения этих
процессов за счет централизации хранения информации, автоматизации формирования и
проверки заявок, автоматического информирования (по электронной почте) пользователей
системы об изменении состояния заявок, предоставления оперативной и статистической
отчетности. Система обеспечивает юридически значимый документооборот как внутри
Россельхозбанка, так и между филиалами Россельхозбанка – участниками Системы и
поставщиками.
Основное преимущество внедрения автоматизированной системы (АС) — оптимизация затрат на
закупку аппаратно-программных средств (АПС) за счет объединения небольших разовых закупок в
большие поставки в течение года и тем самым получение дополнительных скидок.
Другие преимущества АС централизованной закупки:
 контроль над закупочными ценами и поставщиками — есть возможность приостановить
закупки при превышении ранее оговоренной цены или приостановить оформление заказов у
поставщика;
 возможность получения сводной информации по размещенным подразделениями заказам
на АПС позволяет вести контроль бюджета на АПС и вводить дополнительное согласование
или приостановление закупок;
 возможность получения актуальной информации о состоянии заказа, всем
заинтересованным лицам видны сроки, текущий статус и исполнители, что повышает
управляемость и скорость согласования и исполнения процессов закупки;
 наличие средств автоматического контроля и типизация прайс-листов позволяют снизить
количество ошибок при оформлении заказов, а также создать основу для оптимизации
расходов на техническое сопровождение за счет унификации применяемого в банке
оборудования;
 существенное снижение бумажного документооборота при оформлении и согласовании
заказов.
Взаимодействия пользователей в системе возможны как с применением ЭЦП и внедрением
соответствующих процедур обеспечения юридической значимости, так и по смешанной схеме,
когда на этапе согласования пользователи работают с электронной копией документа, а на этапе
утверждения и исполнения — документ (спецификация) распечатывается в бумажную форму,
подписывается и заверяется печатью на бумаге.

2. АС «Закупка АПС» используется в подразделениях, ответственных за автоматизацию и закупки
аппаратно-программных средств в территориальных подразделениях и центральном аппарате
банка. Рабочие места АС «Закупка АПС» устанавливаются у руководителей территориальных
подразделений и центрального аппарата, курирующих вопросы автоматизации и закупок
аппаратно-программных средств, и исполнителей в подразделениях. Кроме того, рабочие места
устанавливаются у поставщиков и производителей (вендоров) АПС, с которыми у банка заключены
соглашения о поставках оборудования и ПО. Установка рабочего места подразумевает настройку
подключения к серверу АС «Закупка АПС» и установку и настройку средств ЭЦП и VPN по
необходимости.
Автоматизация процесса обеспечения закупок построена на следующих основных принципах:
 центральный аппарат, территориальные подразделения, поставщики и производители
(вендоры) взаимодействуют в рамках единой распределенной системы. Для доступа к
системе пользователей центрального аппарат используется локальная вычислительная
сеть центрального аппарата, пользователей территориальных подразделений —
корпоративная вычислительная сеть, пользователей поставщиков и производителей —
защищенный канал поверх публичной сети передачи данных (Интернет);
 согласование заказов на закупку проводится в электронном виде. Утверждение возможно в
электронном виде с использованием ЭЦП или в виде традиционного бумажного документа,
без использования ЭЦП;
 все участники процесса согласования и утверждения заказов территориальных
подразделений имеют возможность получать информацию о заказах на всех стадиях их
жизни в пределах полномочий, отведенных соответствующему пользователю системы;
 проверка заказов на стадии оформления на предмет соответствия действующим прайс-
листам производится АС автоматически без участия пользователя;
 в системе реализованы средства автоматизации процесса анализа прайс-листов
(изменение цен на продукцию и услуги по сравнению с предыдущим прайс-листом,
соответствие прайс-листа условиям Генерального соглашения о поставках оборудования и
ПО между поставщиком, банком и производителем (ГС));
 ведение хронологии жизненного цикла ГС, прайс-листов и заказов от момента создания до
перевода в архив или аннулирования с фиксацией пользователей, изменявших состояние.
В АС различают четыре основных автоматизируемых процесса:
 внесение и учет сведений о заключенных банком ГС, в рамках которых осуществляется
закупка для территориальных подразделений и центрального аппарата;
 формирование, согласование, введение в действие, обновление и аннулирование прайс-
листов к ГС;
 формирование, согласование и утверждение заказов территориальных подразделений и
центрального аппарата на поставку в рамках ГС;

3.  контроль над исполнением заказов (сведения об отгрузке, оплате и штрафных санкциях).
Архитектура системы
Центральный аппарат
ПроизводительПоставщик
Маршрутизатор доступа к
корпоративной сети
Межсетевой экран
Маршрутизатор доступа к
Internet
Internet
Внешний сегмент системы
Сервер Приложений
Веб-сервер
Внутренний сегмент системы
Сервер Active Directory
Cервер
СУБД
Системное ПО
MS Windows Server
DNS
Active Directory
Exchange Server
Ethernet Сервер Exchange
Системное ПО
MS Windows Server
DNS
Active Directory
Ethernet
Системное ПО
MS Windows Server
Exchange Server
Системное ПО
MS Windows Server
MS SQL Server
Прикладное ПО
БД АС Закупка АПС
Служба создания и
рассылки
нотификационных
сообщений
Служба анализа данных
Системное ПО
MS Windows Server
Internet Information Services
MS .NET FrameWork
Прикладное ПО
АС Закупка АПС
Сервер Active Directory
Системное ПО
MS Windows Server
Internet Information Services
MS .NET FrameWork
Прикладное ПО
АС Закупка АПС
Филиал
Корпоративная IP-сеть